Så hanterar du människor utan att de ens vet om det
Vi har alla varit där – du gör ditt bästa för att undvika att detaljstyra ditt team, men sättet de gör saker på (eller inte gör saker på) får det att verka som om de vill bli detaljstyrda. Vissa dagar hinner du knappt gå ut efter en kaffe innan ditt team sms:ar dig i panik om ett till synes brådskande problem som inte kan lösas utan din hjälp.
Vad är det som händer? Hur får du ditt team att arbeta självständigt så att det faktum att du är borta i en vecka inte får dina kunder och ditt team att hamna i kaos? Så här gör du: du måste lära dig att leda människor – utan att de ens vet om det.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Så leder du människor utan att de ens vet om det
En stor utmaning inom projektledning är att lära sig leda människor så att de effektivt kan leda sig själva. Dessa tre huvudriktlinjer förklarar hur du leder människor så att du kan få ditt team att innovera och utveckla en känsla av ägarskap och självständighet i sina beslut.
1. Tydliggör vad som kräver din medverkan
Låt oss vara ärliga: om ditt team överöser dig med förfrågningar om hjälp antyder din nuvarande ledarstil att du inte litar på att de kan fatta beslut utan dig. Du måste åtgärda det – snabbt.
Även för din egen skull är det svårt att veta hur man leder människor om du inte har klargjort med ditt team vilka typer av problem som kräver din medverkan. Bryr du dig till exempel om vilket typsnitt som används i grafiken på lanseringssidan? Verktyget som teamet använder för att hantera interna arbetsflöden? Du är förmodligen mer bekymrad över förändringar som påverkar tidsplanen eller budgeten än över hur man definierar arbetets allra minsta estetiska och tekniska detaljer.
Utifrån din trygghetsnivå, kundens krav och projektets karaktär ska du dra en tydlig gräns för vilka typer av problem som kräver din återkoppling innan teamet agerar. Håll sedan fast vid det du sagt. Om du börjar backa kommer det att skapa förvirring och sätta igång en lavin av nya förfrågningar.
2. Förstärk dina förväntningar
Om du har tydliggjort dina förväntningar och teamet fortfarande inte följer dessa riktlinjer måste du lära dem att ta ansvar för sin del av överenskommelsen. Eftersom du är så fantastisk på det du gör är det bara naturligt att människor vill ta den enkla vägen och låta dig göra det hårda arbetet med att väga olika alternativ mot varandra och fatta ett beslut. Det är okej om du har en ny eller junior medarbetare som håller på att lära sig, men efter en viss punkt måste du ge dina kollegor den erfarenhet de behöver för att utvecklas.
Naturligtvis kommer det alltid att finnas någon i ditt team som är ihållande beroende av dig. Om du behöver veta hur man leder människor som ber om för mycket ledning är mitt råd detta: vänd på rollerna. Nästa gång någon frågar dig hur de ska strukturera rapporten som de har ägnat de senaste två veckorna åt att undersöka, stå emot impulsen att avslöja din oerhört starka personliga åsikt i frågan och be dem i stället berätta hur de själva ser på saken.
Om de inte förstår vinkeln att det här är deras chans att glänsa med sin briljanta beslutsförmåga, påpeka för dem vad de gör. De kanske inte ens inser det själva. Fråga dem varför de fortfarande känner behov av att rådfråga dig om detta och upprepa att du litar på att de kan komma fram till en riktigt vass lösning på egen hand. För det mesta är det bristande självförtroende (eller gammal vana) som är boven i dramat, och du måste ge ditt team tid att bygga upp dessa färdigheter, särskilt om du är coach i ett agilt projekt.
Jag har dock varit med om några situationer där inget antal ”Vad tycker du?” har gett de resultat jag hoppats på. Då kan du behöva ta smygande projektledning till nästa nivå: om ditt team ständigt bombarderar dig med snabbmeddelanden, gå offline en stund (Ja, det går! Världen kommer inte att gå under, jag lovar!). Stäng dörren. Gör vad du behöver för att signalera att du inte är tillgänglig. Innan du gör det ska du dock tydliggöra att ditt team på egen hand måste ta fram en lösning som levererar XYZ, med en tydlig deadline.
Det kan vara knepigt att lista ut hur man leder människor på det här mer distanserade sättet och samtidigt undviker att ge intrycket att man ignorerar dem – vilket definitivt inte är det du försöker åstadkomma. Sätt därför upp veckovisa enskilda möten med var och en av dina kollegor. En avsatt tid för möten lär dem att vänta med sina frågor tills du är tillgänglig och minimerar förhoppningsvis antalet onödiga förfrågningar som du annars skulle ha fått. Om de kommer till ert enskilda möte och inte har något att diskutera, avsluta mötet tidigt. Jag skulle bli förvånad om de inte hade förberett en lista med punkter på dagordningen veckan därpå. Det här är ytterligare ett subtilt sätt att lära ditt team att själva driva sina karriärer.
3. Lär ditt team att fiska
Du känner till ordspråket: ge någon en fisk, så har de mat för en dag. Lär någon hur man fiskar, så ger du dem mat för resten av livet.
I exemplet ovan frågade en teammedlem dig hur man strukturerar en rapport. Oavsett om personen visste det eller inte identifierade hen ett bredare problem som skulle vinna på att lösas. Närmare bestämt: om projektet hade en mall för leverabler skulle teamet inte behöva rådfråga dig när de påbörjar en ny uppgift. Särskilt när du leder ett agilt projekt är detta ett perfekt tillfälle att lära ut hur man fiskar. Berätta för teamet vid nästa dagliga avstämning att du har lagt märke till vissa inkonsekvenser i formatet för leverablerna och ge dem i uppgift att införa en lösning senast nästa vecka. Ta sedan ett steg tillbaka och invänta resultaten. När du lär dig att leda människor på det här sättet kan du bli överraskad av vad ditt team kommer fram till på egen hand, vilket ger positiva följdeffekter för dina projekt längre fram.
Något liknande hände nyligen i ett av mina projekt. När teamet uppmärksammade mig på problemet kändes det som om jag befann mig i en av de där böckerna där man själv väljer äventyret, som du brukade läsa som barn:
- Alternativ 1: Lös problemet själv. Det går snabbare och är mer effektivt.
- Alternativ 2: Berätta för teamet vad de ska göra. Du känner kunden så väl att du redan vet att de kommer att älska idén du har kommit på.
- Alternativ 3: Berätta för teamet att det finns ett problem. Motstå frestelsen att utforma en lösning och låt dem bestämma hur det ska lösas.
Visst erbjuder alternativ 1 och 2 vägarna med minst motstånd – men när du bläddrar fram till sida 100 i ditt fortsatta äventyr kommer du att se att din lösning fungerade ett tag på kort sikt, samtidigt som den sänkte projektet på lång sikt:
- I alternativ 1 körde du slut på dig själv. Projektet misslyckades eftersom du gjorde dig själv så oumbärlig att du aldrig fick möjlighet att strategiskt planera för det förväntade budgetunderskottet. Du fokuserade på detaljerna i stället för på hur man leder människor och projekt – kärnan i ditt arbete som PM.
- I alternativ 2 levererade teamet en vinnande lösning, men de utvecklades aldrig i sin kompetens. De högpresterande började känna motvilja mot dig. De svagare medlemmarnas utveckling hämmades. Personalomsättning följde, och de teammedlemmar som var kvar slutade lita på dig – eller på varandra. Projektet drabbades.
Överdrivet? Kanske lite. Men poängen är att när jag berättade för mitt team att de behövde leverera rapporter snabbare skapade de en stilguide och införde en intern kvalitetssäkringsprocess. Lösningen var mer kreativ och heltäckande än något jag själv hade kunnat komma på. Tiden jag lägger på granskning har minskat med 10 %, och alla i teamet har nu en gemensam förståelse för vad som behöver göras. Lita på att ditt team kan hantera arbetet, så kommer de att lita på att du leder dem.
Njut av resan
Att lära sig att leda människor – och projekt – sker inte över en natt. Det är en del av det som gör det så intressant! Att leda sitt team i projekt kräver repetition samt att man odlar tålamod och förtroende. För oss som arbetar i agila team är det viktigt att komma ihåg att agilt arbete är en iterativ process, men också en process som drivs av individer. Om du som agil PM lyckas inta en mer tillbakadragen roll kommer teamet att lära sig att lösa saker själva (med lite vägledning från dig). Vem vet? Du kanske till och med kan ta en kaffepaus – med eller utan ditt team – i lugn och ro.
Försöker du leda ditt team genom organisatorisk förändring eller förändring inom teamet? Läs mer om hur du kan leda dina team genom dessa övergångsperioder här.
