Projektledarens genväg: Verktyg som faktiskt eliminerar rutinarbetet
AI-mötesanteckningar: AI-verktyg som Fathom och Read AI förbättrar fokus under möten genom att automatisera anteckningsarbetet.
Effektiv schemaläggning: Verktyg för evenemangsschemaläggning som WhenAvailable effektiviserar bokningsprocessen och minimerar tiden som läggs på e-postväxling.
Skapa standardrutiner: Med Loom kan teammedlemmar dokumentera arbetsprocesser muntligt, vilket gör det enklare och effektivare att skapa standardrutiner.
Återfinning av information: Glean förenklar informationssökningen när projekt ska startas genom att ge snabb åtkomst till den information som behövs.
Kunskapsbas för kunder: Notebook LLM samlar kundinformation på ett ställe, vilket ger snabbare åtkomst till viktiga detaljer och minskar tiden som läggs på sökning.
Projektledare är väl bekanta med det administrativa arbetets slit — timmar som går åt till att anteckna, jaga bekräftelser på schemaläggning, manuellt skapa uppgiftslistor och leta genom system efter information som borde finnas ett klick bort. Det faktiska arbetet med att leda ett projekt — strategi, kommunikation och problemlösning — begravs ofta under ett berg av lågprioriterade uppgifter i stora volymer.
Men allt fler projektledare upptäcker att rätt projektledningsverktyg, inklusive några oväntade sådana, avsevärt minskar den bördan. Här är vad de faktiskt använder.
AI-mötesanteckningar: Var närvarande utan att missa detaljerna
En av de mest ihållande källorna till onödigt arbete för projektledare är själva mötet — eller mer exakt allt som måste göras under och efter det. Att anteckna, följa upp åtgärdspunkter och skapa en sammanfattning som faktiskt är användbar kräver både tid och mental energi. AI-drivna mötesverktyg har börjat förändra den ekvationen på ett meningsfullt sätt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Megan Cotterman, fraktionerad projektledare och verksamhetskonsult, har gjort Fathom till en regelbunden del av sitt arbetsflöde av just den anledningen. ”Ett av mina favoritverktyg är Fathom”, säger hon. ”För AI-generering av mötesanteckningar var det verkligen en förändring för mig det senaste året att kunna vara närvarande i ett möte utan att behöva oroa mig för att febrilt anteckna, kombinerat med AI-funktionen där man kan ställa frågor till verktyget efteråt.” Möjligheten att vara helt närvarande i ett samtal — i stället för att dela uppmärksamheten mellan att lyssna och skriva — är en förändring som får större effekt vid varje möte i en projektledares kalender.
Ett av mina favoritverktyg är Fathom för AI-generering av mötesanteckningar.
Ryan Gilbreath, teknisk projektledare på RTS Labs, förlitar sig på Read AI av samma anledning, men med den extra pressen att hantera en stor mängd parallellt arbete. ”Read AI, min AI-antecknare”, säger han, ”har verkligen blivit min andra hjärna. Det är som min personliga projektledarassistent som hjälper mig att dokumentera nästa steg och mötets höjdpunkter.” Gilbreath hanterar mellan nio och tio projekt samtidigt och beskriver verktyget som det som hjälper honom att hålla jämna steg med allt.
Schemaläggning utan ändlösa mejltrådar
Schemaläggning — särskilt vid bemanning, uppdrag eller samordning inom en stor grupp — är en av de uppgifter som ser enkel ut men i det tysta slukar enorma mängder tid. Mejlen som går fram och tillbaka, uteblivna svar och konflikter i tillgängligheten: allt läggs ihop. Alexandria O'Bannon, bemanningsansvarig på JUMP! Foundation, hittade en lösning utanför den traditionella projektledningstekniken i ett schemaläggningsverktyg för evenemang som heter WhenAvailable.
”Ett nytt verktyg som jag har börjat använda är inte ett projektledningsverktyg, men jag har gjort det till ett projektledningsverktyg”, förklarar O'Bannon. ”WhenAvailable är i princip ett RSVP-kalenderverktyg – det minskar mejlandet fram och tillbaka. Jag skickar ett mejl, personerna jag bokar med kontrollerar det och sedan får jag en lista över tillgängliga datum som passar alla. Det minskar mejlandet med två dagar.” Det är en påminnelse om att minskat onödigt arbete inte alltid kräver en specialbyggd projektledningslösning — ibland gör ett enkelt, välanvänt verktyg jobbet bättre.
Ett nytt verktyg som jag har börjat använda är inte ett projektledningsverktyg, men jag har gjort det till ett. Det heter WhenAvailable.
Skapa standardrutiner utan manuellt skrivarbete
Standardiserade arbetsrutiner är värdefulla, men att få ett team att skapa dem är en annan sak. Dokumentationsprocessen känns tung, och att be människor skriva ner sina processer samtidigt som de utför sitt arbete är ett säkert sätt att mötas av motstånd. Derek Fredrickson, grundare och vd för The COO Solution, hittade ett sätt att helt kringgå det motståndet.
"När jag introducerar idén med SOP:er för teammedlemmar eller kunder känns det för dem som att jag vill att de ska dokumentera vad de gör medan de gör det, vilket verkar svårt", säger Fredrickson. "Så i stället sa jag: varför använder ni inte ett verktyg som Loom och helt enkelt pratar igenom hur ni gör det ni gör? Sedan kan de hämta transkriberingen från Loom. Man lägger in den i AI, så genererar det en SOP, i stället för att skriva in hela SOP:en från grunden." Resultatet blir dokumentation som faktiskt skapas, utan den manuella arbetsinsats som vanligtvis får processen att stanna innan den ens har börjat.
Använd Loom och prata igenom hur ni gör det ni gör. Sedan kan ni hämta transkriberingen från Loom. Man lägger in den i AI, så genererar det en SOP.
Ta sig igenom företagsdataöverflödet
För PM:er som arbetar inom stora organisationer med omfattande teknikstackar kan en betydande del av dagen försvinna i arbetet med att helt enkelt hitta information. Att klicka sig igenom system, navigera bland flikar och jämföra uppgifter mellan register – det är friktion som byggs på. Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager på Palo Alto Networks, använder Glean för att ta sig igenom det.
"Jag använder Glean för att spara tid när vi arbetar oss igenom stegen för projektinitiering", förklarar Gutierrez. "Tidigare var vi tvungna att manuellt klicka oss in i Salesforce och sedan gå igenom alla dessa separata flikar för att hitta den information vi behövde. Med Glean kan man i stället bara ge det en instruktion, så får man svaret direkt." Att eliminera den söktiden redan under projektinitieringen innebär i sig en betydande minskning av arbete med lågt värde i en av projektets mest kritiska faser.
Jag använder Glean för att spara tid när vi arbetar oss igenom stegen för projektinitiering,
Skapa en smartare kunskapsbas för kunder
Att hålla reda på vad kunder har sagt, beslutat eller rapporterat under flera månaders samarbete är en utmaning för alla PM:er – och att leta igenom gamla anteckningar och rapporter efter en specifik detalj är precis den typ av uppgift som saktar ner allt. Jennifer Goebel, projektkoordinator på Baker Marketing Laboratory, använder Notebook LLM för att göra denna samlade kunskap omedelbart tillgänglig.
"Notebook LLM är något jag definitivt har använt mycket. Mitt team lägger in kundernas månadsrapporter och all ny information om kunden där", säger Goebel och tillägger att "om någon sedan skriver ett blogginlägg eller behöver hänvisa till exempelvis vad en kund sa på ett möte förra månaden kan de hitta det, i stället för att behöva leta efter anteckningarna. Det har definitivt gjort det mycket snabbare." Genom att samla kundinformationen i ett verktyg som kan sökas igenom direkt har hennes team omvandlat en tidskrävande sökprocess till en nästan omedelbar uppslagning.
Notebook LLM är något jag definitivt har använt mycket. Mitt team lägger in kundernas månadsrapporter och all ny information om kunden där.
Lös rätt problem
Det som förenar alla dessa verktyg är inte en kategori eller en prisnivå – det är problemet de löser. Vart och ett riktar in sig på en specifik typ av arbete med lågt värde och hög volym som i det tysta dränerar PM:ernas kapacitet: anteckningar, schemaläggning, registrering av uppgifter, dokumentation och informationsinhämtning.
De PM:er som ser de största vinsterna använder inte nödvändigtvis de mest avancerade plattformarna eller automatiserar de mest komplicerade arbetsflödena. Det är de som ärligt har granskat vart deras tid faktiskt går och hittat verktyg som eliminerar friktionen. Den granskningen är värd att göra.
Vill du ha fler insikter som dessa? Registrera dig för ett kostnadsfritt DPM-konto för att ta del av fler experters perspektiv.
