Tips inför prestationsutvärderingen som alla projektledare bör känna till
Förberedelser är avgörande: Se prestationsutvärderingar som möjligheter till utveckling, förstå företagets upplägg och samla in data som synliggör dina insatser.
Lyft fram ditt ledarskap: Fokusera på hur ditt ledarskap och din problemlösningsförmåga bidrog till projektets framgång, utöver själva leveransen.
Lyft fram framgångar utanför projekten: Ta med prestationer utanför din arbetsbeskrivning, till exempel att handleda en mindre erfaren projektledare.
Använd återkoppling som ett verktyg för utveckling: Använd återkoppling från kollegor för att lyfta fram styrkor och hantera utvecklingsområden.
Håll samtalet levande: Återkom regelbundet till dina framgångar och mål för att vara förberedd och fokuserad året runt.
När jag hade min första prestationsbedömning som projektledare förberedde jag mig egentligen inte särskilt mycket. Jag var trots allt upptagen med att leda ett projekt. Såvitt jag förstod var mina uppgifter, framgångar och misslyckanden redan tydliga för min chef och mitt team.
Så när prestationsbedömningen började hade jag inte mycket att säga. Jag använde ordet ”vi” ofta, tonade ner mina egna insatser och pratade inte ens om de färdigheter jag ville utveckla. När jag fick konstruktiv feedback om mina ledarskapsmetoder stod jag tomhänt utan några data som stöd.
Jag lämnade bedömningen och kände mig lite nedslagen. Så fort den var över kom jag förstås ihåg alla olika framgångar och insatser jag hade gjort under året, sådant som hade hjälpt mig att utmärka mig inför min chef.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Gör inte som jag gjorde! Läs i stället vidare för att få tips om hur du lyckas med din nästa (eller första) prestationsbedömning som projektledare.
Innan din prestationsbedömning
Tänk om kring ditt sätt att se på saken
När du tänker på prestationsbedömningar, vad är det första du kommer att tänka på? Löneförhöjningar? Bonusar? Befordringar? Karriärutveckling?
Ja, allt detta kan bli resultatet av en prestationsbedömning, men om du fokuserar på det kommer du bara att bli mer nervös inför bedömningen.
Om du har en prestationsbedömning på gång kan du försöka tänka om kring den: Prestationsbedömningar är ett tillfälle att identifiera och reflektera över de färdigheter inom projektledning som du har lärt dig och stärkt. Det är också ett tillfälle att prata om utmaningarna och svårigheterna i din roll (kanske behöver du ett annat projektledningsverktyg eller en ny projektcertifiering).
Förstå företagets format för prestationsbedömningar
Om det här är din första prestationsbedömning på företaget är det viktigt att förstå vad du kan förvänta dig. Alla organisationer har sitt eget tillvägagångssätt. Vissa är informella och ber dig helt enkelt att prata om dina framgångar och utmaningar under det gångna året. Andra är mer formella och kan även innehålla en enkät eller mall som hjälper till att strukturera samtalet. För att klargöra organisationens tillvägagångssätt kan du fråga din chef:
- Hur kommer samtalet att struktureras? Finns det en mall som företaget använder för att vägleda prestationsbedömningar?
- Kommer samtalet att vara allmänt för alla medarbetare eller specifikt för rollen som projektledare?
- Om det ingår en självbedömning, hur kommer den informationen att användas i den officiella prestationsbedömningen?
Du kan också arbeta i en organisation där färdigheter är kopplade till olika typer av roller och nivåer inom projektledning – och där du kan motivera en befordran genom att skaffa dig färdigheterna för nästa nivå. Om du känner till det kompetensramverk som används i organisationen kan du använda samma terminologi och lägga upp en plan för vilka områden du fortfarande behöver utveckla.
Förbered dina samtalspunkter
Du behöver komma till din prestationsbedömning väl förberedd med fakta:
- Antalet personer du leder
- Antalet projekt som du har hanterat och levererat i tid
- Orsakerna till förseningar eller problem samt lösningarna
- De risker du har hanterat
- Det affärsvärde du har skapat
- Projektbudgetar
- Påverkan på kunder
- Förändringar som har genomförts
Och glöm inte alla de ytterligare aktiviteter som projektledare ofta bidrar till inom ramen för sin roll: introduktion, utbildning, budgetpresentationer och konflikthantering. Dessa aktiviteter omfattar ovärderliga färdigheter som du behöver lyfta fram och kvantifiera i din prestationsbedömning.
Helst har du under året fyllt i en aktivitetslogg (till exempel ett Google-dokument eller ett kalkylblad) med den här informationen. Naturligtvis är det lättare sagt än gjort när du balanserar en miljon andra prioriteringar. Om du väntade till sista minuten med att sammanställa den här informationen ska du bara komma ihåg att avsätta en eller två dagar för att organisera allt.
En viktig del av den här övningen är att samla in feedback från dina projektteammedlemmar och de intressenter du arbetar med. Ditt företag kan ha en formell feedbackprocess som ger dig synpunkter. Om inte, finns det inget som hindrar dig från att organisera en anonym enkät och fråga människor direkt om dina styrkor och förbättringsområden.
Under din prestationsbedömning
Gå längre än projektleveransen
Under ditt prestationssamtal, när du får frågor om dina ”framgångar”, kom ihåg att inte bara fokusera på projektleveransen. Sättet du samarbetar och kommunicerar på samt hur du motiverar ditt team är alla viktiga aspekter som du bör lyfta fram.
Jag har arbetat med projektledare som var kompetenta men som inte samarbetade på ett bra sätt. De förklarade inte visionen eller målen utan presenterade saker utan sammanhang och förväntade sig att teammedlemmarna skulle leverera. Du kan vara en utmärkt teknisk expert utan att vara en bra projektledare. Under ditt prestationssamtal behöver du tydliggöra att du är båda.
Fokusera på ”jag” i stället för ”vi”
Som projektledare är vi ingenting utan våra team. De resultat du uppnår är resultatet av teamets samarbete, men ditt prestationssamtal handlar om dig. Du kan inte låta dina egna insatser gå förlorade i samarbetet.
När du pratar om ditt teams framgångar, glöm inte att besvara följande frågor:
- Hur hjälpte du projektet att gå framåt?
- Hur hjälpte du till att lösa problem?
- Hur hjälpte du dina teammedlemmar att utvecklas?
Avfärda inte uppgifter som inte rör projekt
Under ditt prestationssamtal kan det vara lätt att glömma de meningsfulla uppgifter du utförde under året som inte ingick i din arbetsbeskrivning eller dina prestationsmål. Du kanske till exempel använde dina projektledningskunskaper för att hjälpa till att organisera ett lyckat evenemang. Eller så lade du tid på att informellt handleda en nyare projektledare på ditt företag. Eller så höll du ett webbinarium om riskhantering i en projektledningsgemenskap. Dessa insatser kanske inte ingår i din arbetsbeskrivning, men de visar fortfarande dina färdigheter och bidrag. Glöm inte att nämna dem!
Efter ditt prestationssamtal
Fortsätt samtalet
Prestationssamtal bör inte ta slut när diskussionen är över. Helst bör du ha regelbundna avstämningar med din chef för att diskutera din prestation och potentiella utvecklingsmöjligheter. Dessa avstämningar blir ofta inte av på grund av tidsbrist, organisationskultur eller projektens prioritet.
Det är helt okej att be din chef om fler sådana samtal om de inte är planerade. Och om chefen är motvillig, låt inte det hindra dig från att boka in ett möte med dig själv för att gå igenom dina framgångar, utmaningar och framsteg mot de mål som fastställdes vid ditt senaste prestationssamtal. Det här är också ett bra sätt att se till att du inte glömmer dina framgångar under året när du förbereder dig inför ditt officiella prestationssamtal.
Kom ihåg: det här handlar inte om att göda ditt ego – det handlar om att stärka ditt självförtroende och din karriär.
Vad händer nu?
Prestationssamtal är viktiga stunder i din karriär som projektledare. Det är ett tillfälle då du lär dig mer om dig själv – därför förtjänar de förberedelser och uppmärksamhet.
Vill du komma i kontakt med andra för att lära dig mer om produktivitetstips och bästa praxis inom projektledning? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och modeller och få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
