Projektgenomförandegrad: Vad det är och hur du beräknar den
Det är viktigt att följa upp: Genom att följa upp projektgenomförandegraden kan du bedöma prestationer, fatta välgrundade beslut och lyfta fram både framgångar och områden som behöver förbättras.
Toppar och dalar: En hög genomförandegrad kan tyda på goda prestationer, medan en låg grad kan bero på att man hanterar komplexa projekt – sammanhanget är viktigt när framgång ska bedömas.
Utmaningar i mängder: Många externa faktorer kan snedvrida projektgenomförandegraden – sammanhang och anpassningsförmåga är avgörande inom projektledning.
Att hålla koll på projektens slutförandegrad är avgörande för projektledare.
Efter att ha genomfört hundratals projekt under min karriär och förstått vilka KPI:er varje projekt måste uppnå för att betraktas som slutfört är detta en färdighet som jag fortfarande arbetar med att finslipa varje dag.
Här är varför slutförandegrader för projekt är viktiga, vilka de viktigaste utmaningarna är och hur de beräknas.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är projektets slutförandegrad?
Projektets slutförandegrad är en nyckelprestandaindikator (KPI) som hjälper organisationer att förstå hur väl deras projektledare presterar.
Projektets slutförandegrad visar antalet projekt som levereras både i tid och inom budget.
Varför är projektets slutförandegrad viktig?
Precis som alla andra KPI:er som mäts är projektets slutförandegrad viktig eftersom den kan ge insikter i projektledarens prestation.
Med det sagt betyder en hög slutförandegrad inte alltid att en projektledare är bra, och en låg slutförandegrad betyder inte att en projektledare är dålig.
Att ta sig an ett komplext och riskfyllt projekt kan till exempel innebära att det inte slutförs i tid eller inom budget. Att pausa och omförhandla tidsplanen och budgeten kan vara det rätta att göra.
En projektledare som pressar och trakasserar sitt team och skadar balansen mellan arbete och privatliv samt arbetsgemenskapen kan slutföra fler projekt. Men är det den typen av miljö du vill arbeta i eller låta ditt team arbeta i varje dag?
Som projektledare, är det verkligen så du vill leda ditt team framåt – genom att främja en giftig miljö präglad av hög press?
Så även om projektets slutförandegrad kan ge värdefulla insikter i en projektledares prestation är den inte den enda KPI:n. När man utvärderar en projektledare säger deras förklaring av slutförandegrader mer än själva siffran.
Utmaningar med projektets slutförandegrad
Anledningen till att jag avråder från att använda projektets slutförandegrad som mått på en projektledares förmåga är att så många saker som ligger utanför projektledarens kontroll kan påverka den.
Detta kan bland annat omfatta:
- Förlorad finansiering under projektets gång (t.ex. förlorad statlig finansiering eller ett bidrag)
- Viktiga intressenter lämnar organisationen eller drar tillbaka sitt stöd
- Personalrelaterade problem
- Projekt med en för snävt tilltagen budget
- Omfattningen eller förväntningarna är orimliga redan från början
- Programvaran når slutet av sin livscykel
Projektledare tilldelas ofta arbete utan att delta i diskussioner om omfattning eller budget, vilket kan göra utvärderingar av slutförandegraden orättvisa.
En projektledare på en myndighet med frysta budgetar kan till exempel vara mycket kompetent men ändå oförmögen att slutföra projekt.
Så beräknar du projektets slutförandegrad
Projektets slutförandegrad kan beräknas med en enkel formel. Den ser ut så här:
Antalet slutförda projekt/totala antalet påbörjade projekt * 100 = projektets slutförandegrad
Om jag till exempel tog mig an 10 projekt i år och slutförde 8 av dem i tid och inom budget skulle min slutförandegrad vara 80%.
Om du följer upp slutförandegrader årsvis utför du denna beräkning i slutet av varje år. Även om det inte krävs kan det vara ett bra mått att ta med i en prestationsöversyn. Om inget annat är det en intressant diskussionspunkt.
Så påverkar resursstyrning projektets slutförande
Resursstyrning kan avgöra om du lyckas eller misslyckas med projektets slutförandegrad. Även om det finns många faktorer som påverkar om ett projekt kan slutföras är resurser en av de viktigaste delarna.
De resurser du behöver hantera omfattar tid, budget, teamet som är tillgängligt för att arbeta med projektet, nödvändig hårdvara och programvara samt även teamets energi.
Om du har lett projekt under en längre tid vet du att det är ganska ovanligt att ha ett överflöd av alla resurser du behöver för projektet. Du skulle enkelt kunna uppnå mycket höga slutförandegrader om obegränsad tid och obegränsade pengar alltid fanns tillgängliga för projekt. Men så är det sällan, särskilt i dagens ekonomiska läge.
Det näst bästa vi kan göra är därför att proaktivt hantera resurser. När det gäller resursstyrning är här några av de vanligaste verktygen du har tillgång till.
Tid
God tidsplanering kan hjälpa dig att optimera schemat även när din tidslinje är pressad. Det kan innebära att proaktivt schemalägga designgranskningar med viktiga intressenter eller begränsa antalet personer som ska lämna feedback. Det kan också innebära att skapa tidsfönster för revideringar så att designern har tillräckligt med tid att implementera feedback innan nästa omgång granskningar.
Energi
Precis som tid är energi inte en obegränsad resurs. Att ha ett team som är helt utbränt kommer inte att hjälpa er att slutföra projektet. Genom att samarbeta med kunden eller intressenterna för att prioritera arbetet och minimera akuta insatser kan du förhindra att teamet blir utbränt.
Se till att teammedlemmarna arbetar rimliga arbetstider och har tid borta från arbetet för att vila och återhämta sig. Om du märker att en teammedlem visar tecken på utbrändhet eller tar längre tid på sig att slutföra uppgifter som de vanligtvis utför snabbt, uppmuntra dem att ta lite ledigt för att återhämta sig.
Teammedlemmar
Att ha rätt teammedlemmar är en av de viktigaste faktorerna för att nå er slutförandegrad. Ett team som saknar erfarenhet eller inte arbetar bra tillsammans kan lätt hindra projektets framsteg.
Andra vanliga problem är att ha för få medarbetare eller teammedlemmar som är överbelagda. Båda delarna kan orsaka stora problem för projektets slutförande.
Budget
Var noga med att följa hur projektbudgeten används, inklusive teamets arbetstimmar, möten, maskinvara och programvarukostnader. Om det återstående arbetet är omfattande och budgeten är pressad, se till att teamet och intressenterna förstår de potentiella riskerna.
Fråga om möjligheten till en ändringsorder eller en budgetökning för att ta reda på om ytterligare medel kan bli tillgängliga senare.
Enligt min erfarenhet kan detta vara en av de svåraste resurserna att hantera, särskilt när projektbudgeten är lägre än den behöver vara eftersom byrån eller organisationen gick med på att ta sig an projektet för en fast budget trots att de redan från början visste att budgeten var låg.
Jag har sett detta hända under lugna perioder, vid utveckling av nya tjänster eller för att ledningsgruppen ville kunna säga att de hade arbetat med en specifik kund.
Utrustning & programvara
Att ha rätt utrustning och programvara för att slutföra ett projekt är en viktig resurs som alltid måste hanteras noggrant. Även när du bygger en webbplats på en plattform med öppen källkod behöver du fortfarande tillägg, prenumerationer och optimeringsverktyg som Google Analytics för att funktionaliteten ska fungera korrekt.
För mobilappar bör du ha flera olika telefoner att testa på. Att göra nödvändig utrustning tillgänglig för teamet under kritiska projektfaser kan påskynda arbetet och säkerställa att projektet slutförs framgångsrikt.
Om du köper programvara bör du försöka budgetera för tillräckligt många licenser för det antal användare du har. Delade inloggningar kan ibland bromsa arbetet.
Verktyg för att hantera projektets slutförandegrad
Du behöver inte längre följa upp projektets slutförandegrad manuellt. Det finns många verktyg för resurshantering som du kan använda för att följa projektets arbetstakt och budget medan arbetet slutförs. Du kan använda dessa insikter från projektet som stöd i beslutsfattandet, vilket i slutändan hjälper dig att öka den övergripande slutförandegraden.
Här är några av de bästa verktygen för resurshantering som för närvarande finns tillgängliga:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Gå med för fler insikter om projektets slutförandegrad
Om projektets slutförandegrad är viktig för din organisation kan du gå med i vår aktiva och engagerade gemenskap för insikter som hjälper dig att bli en bättre projektledare.
Vi erbjuder verktyg och mallar som hjälper dig, samt en aktiv och engagerad gemenskap av kollegor som kan ge praktiska råd.
