6 saker du aldrig bör skriva i ett professionellt e-postmeddelande
Om du vill bli en riktigt bra projektledare måste du veta hur man pratar professionellt såväl som hur man agerar professionellt. Glöm standardfraser och överdrivet formella mejl till dina kunder – du behöver prata med dem som om du vore deras partner och hjälpte dem att utveckla sin verksamhet.
Det här sättet att skriva är inte vad vi fick lära oss i skolan, och det är inte så vi föreställde oss att vi skulle prata med våra kunder när vi började arbeta, men det är det bästa sättet att utveckla långvariga positiva kundrelationer. Det är rätt sätt att skriva mejl.
Här är mina viktigaste saker att undvika när du skriver mejl till kunder. Rensa bort dem från dina professionella mejl och se dina kundrelationer blomstra.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Du måste göra mer än att tro
Jag tror att det stämmer. Jag tror att vi pratade om det på mötet. Utvecklingsteamet tror att det går att göra.
Du kanske använder ordet tror i en mening eftersom du tänker att det får dig att låta professionell och positiv, men i själva verket får det dig att låta lite distanserad och mer som budbäraren än den som har koll.
Varför inte helt enkelt säga ”Ja, det stämmer.” Eller ”Det kan utvecklingsteamet göra.” Du kommer att låta mycket mer självsäker och pålitlig.
Ibland behöver du låta kunderna veta att du inte är 100 % säker för att hantera deras förväntningar. I stället för att förlita dig på ett litet ord för att förmedla det, säg det rakt ut: ”Utvecklingsteamet har undersökt saken och det första intrycket är positivt. Jag rekommenderar att vi avsätter en halv dag för att undersöka lösningen och säkerställa att den är genomförbar innan vi gör ett åtagande gentemot intressenterna.”
2. Sluta gissa, börja veta
Jag tror att vi kommer att överskrida budgeten för det här projektet med 20 % om vi inte vidtar korrigerande åtgärder. Jag gissar att vi kommer att ha tillräckligt med resurser för det. Jag antar att vi kan få in det i tidsplanen om vi tänker om kring vårt arbetssätt.
Den här trion av ord – tror, gissar och antar – finns på min svarta lista. Jag har sett projektledares rykte falla på grund av att de säger att de ”gissar” saker. Det låter hårt, men när en kund har investerat flera tusen dollar i ett projekt och du ansvarar för att leverera det, kan även de minsta sakerna göra kunden nervös.
Att säga att du tror, gissar eller antar kan uppfattas på ett av två sätt. Det första är att du verkar obeslutsam eller som om du lägger hela risken och beslutet på kunden.
Det andra är att det verkar som om du egentligen inte vet vad du gör eller pratar om, och därför gör en bästa möjliga gissning utifrån situationen. Inget av detta kommer att få dig att framstå i god dager.
Nästa gång du märker att dina fingrar skriver de här orden i ett professionellt mejl, varför inte prova ord som uppskatta eller prognostisera, eller formuleringen: ’Vi kan slutföra X inom tidsramen om vi är beredda att minska omfattningen av Y.’ Det visar att du har lagt tid på att överväga situationen och har en professionell rekommendation att komma med, baserad på fakta – inte gissningar.
3. Första intrycket
Precis som det första intrycket spelar de första orden i ett professionellt mejl roll. De första orden är lika viktiga som ämnesraden – det är vad mottagaren ser innan något annat. Om du gör fel här kommer hela tonen i ditt mejl att bli fel. Det är svårt nog att få någon att läsa ett mejl och tolka det exakt som du menade – så varför göra det svårare för dig själv med en inledningsrad som försätter mottagaren i försvarsställning?
Om du inte är säker på hur en inledning kan bli dålig, tänk på mejl du har fått som omedelbart försatt dig i dåligt humör. En av mina favoriter är ’Hej Janet med flera’ när jag själv är en av ”med flera”. Där känner man verkligen inte kärleken.
En annan favorit är mejlet som bara börjar med ’Peta,’ och kastar sig direkt in i innehållet. Inget hej, inget hallå, bara rakt på sak. Jag antar att personen bara är väldigt upptagen och att jag har tur som får en stund av deras tid … tänkte ingen kund någonsin.
Och slutligen ’Hej Peta’. Det här hade varit helt okej, men kom ihåg de där tusentals dollarna som investerats – ’Hej‘ inger inte en kund förtroende för att du kan ro det här projektet i hamn.
Håll det professionellt när du börjar skriva e-postmeddelanden och använd ‘Hej [namn]’, eller ‘Hej [namn],’ eller ‘Hej båda,’ Hej alla’, om det finns fler än en person i e-postmeddelandet.
4. Tala inte om för mig hur uppenbart det är
Det här ordet, uppenbarligen, är ännu ett nej-ord i e-postvärlden.
Såg du vad jag gjorde där? Ordet uppenbarligen används vanligtvis för att försöka lugna kunder eller tona ner något.
Men tänk efter: känner du dig lugnare när du läser meningen Vi pratade uppenbarligen om det här på det senaste mötet? Självklart inte. Det uppfattas som aggressivt och defensivt. Gör dina e-postmeddelanden en tjänst och bannlys det här ordet helt och hållet!
5. Hitta rätt ton
Trevlig fredag!
Usch. De flesta kunder är inte redo för den här nivån av hurtighet en fredagsmorgon. Men ännu värre är det när den här käcka frasen följs av en förklaring om att ett projekt är försenat, överskrider budgeten och inte går särskilt bra alls.
Inget visar en kund snabbare att du inte bryr dig om deras projekt och bara är intresserad av att få igång helgen än pinsamma standardfraser som krockar med det budskap du behöver förmedla. Var därför noga med tonen i ditt e-postmeddelande.
6. Var chefen
Den sista frasen att ta bort från dina professionella e-postmeddelanden är: ”Låt mig bekräfta med …”
Hur irriterande är det inte att ställa en fråga och få ett svar som egentligen inte är något svar alls? Föreställ dig att du försöker boka ett bord på en restaurang och får höra från hovmästaren att hen måste stämma av med kocken för att bekräfta din bokning. Ja, det krävs en hel by för att uppfostra ett projekt (åtminstone tror jag att det är så ordspråket lyder), men byn behöver fortfarande en hövding och som PM är det du. Stäm därför av med vem du behöver, men ge inte kunden en löpande kommentar.
Skriv bättre professionella e-postmeddelanden
Att prata ansikte mot ansikte och ringa kunder för att prata med dem är det bästa sättet att lära känna dem och deras verksamhet, men låt inte allt det hårda arbetet gå till spillo genom att skicka e-postmeddelanden som inte visar att du är den stjärna till PM som du är. Sätt stopp för de här oprofessionella misstagen i e-post och se dina kundrelationer växa.
Att skapa en kommunikationsplan för projektet hjälper dig också att se till att dina e-postmeddelanden når rätt intressenter vid rätt tidpunkt.
Vad händer härnäst?
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel samt möjlighet att få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
