4 ledare berättar: Det första de skulle göra om en projektledare ’plötsligt slutade
Övergångsplan: Att hålla en uppdaterad övergångsplan är avgörande för projektets kontinuitet efter att en central medlem lämnar.
Riskbedömning: Att snabbt granska riskerna är nödvändigt för att identifiera potentiella hinder innan en teammedlem ersätts.
Ersättningsstrategi: Avgör om en avgående projektledare ska ersättas eller om arbetet ska fortsätta utan en, baserat på dokumentationens kvalitet.
Fördel med kännedom: Att använda välbekanta talanger som ersättare kan underlätta övergången, men tillräckliga resurser krävs fortfarande.
Systematisk bemanning: Ett effektivt bemanningssystem hjälper till att snabbt tillsätta lediga platser utan att skapa kaos.
Att en projektledare slutar mitt under ett projekt är en av de mest störande saker som kan hända. Instinkten är att få panik — men erfarna ledare har en handlingsplan. Här är vad de faktiskt gör först och varför förberedelser innan krisen är minst lika viktiga som agerandet under den.
Ta fram överlämningsplanen — om du har en
Det viktigaste steget när en central teammedlem lämnar är att veta hur det står till med din dokumentation. För Bill Dow, chef för företagsövergripande PMO vid UW Medicine, innebär det att direkt gå till en överlämningsplan som borde ha hållits uppdaterad hela tiden. ”Alla PM måste ha en överlämningsplan, oavsett vad”, säger Dow och tillägger att ”en överlämningsplan är det första stället jag går till, och därför ser jag alltid till att de är uppdaterade”. Enligt hans erfarenhet innebär det, när en PM lämnar ett projekt mitt under arbetet oavsett omständigheterna, att en efterträdare omedelbart kan förstå projektets status och hitta viktiga dokument — utan att behöva famla i mörkret.
Alla PM måste ha en överlämningsplan, oavsett vad. Det är det första stället jag går till.
Bedöm omedelbart risker och upptäck dolda hinder
Innan du ens börjar fundera på vem som ska fylla den tomma platsen är det klokast att snabbt granska riskerna. Nalini Vadivelan, senior huvudansvarig teknisk programchef på Oracle, berättar vad hon fokuserar på först: ”Om en projektledare lämnar mitt under ett projekt är det viktigaste att fråga: ’Finns det något som utgör en enorm risk för projektet?’ Ta reda på det. Finns det några hinder? Du måste ta reda på det och hantera riskerna.” Målet är inte att hitta någon att skylla på — utan att synliggöra allt som i det tysta skulle kunna få projektet att spåra ur om det lämnas utan granskning.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Om en projektledare lämnar mitt under ett projekt är det viktigaste att fråga: ’Finns det något som utgör en enorm risk för projektet?’ Finns det några hinder? Du måste ta reda på det och hantera riskerna.
Avgör om du ska sätta in en ersättare eller fortsätta
När den första riskgenomgången är klar står ledningen inför ett vägval. Vadivelan uttrycker det enkelt: ”de två alternativ du har är att sätta in någon ny i det här projektet eller fortsätta projektet utan PM”. Den avgörande faktorn handlar ofta om hur disciplinerad den avgående teammedlemmen var när det gällde sina uppföljningsrutiner — ”om uppföljningen var välgjord tycker jag att vilken annan PM som helst som kopplas in borde kunna ta över därifrån”. Bra dokumentation garanterar inte en smidig övergång, men utan den är inget av alternativen realistiskt.
Förlita dig på välbekanta talanger när du kan
När en ersättare behövs är det bästa alternativet inte alltid ett nytt ansikte — ibland är det någon som redan står nära arbetet. Marissa Taffer, grundare och vd för M. Taffer Consulting, beskriver ett sådant scenario från sin egen erfarenhet: ”Ett av de stora projekten jag arbetade med berodde på att PM:en slutade, och jag var redan där och gjorde annat arbete. De frågade: ’Finns det någon möjlighet att du skulle kunna ta över det här projektet igen? Den kontext jag redan hade hjälpte mycket.’” Men även med den kontexten krävde arbetets omfattning fortfarande förstärkning — ”när jag väl kom in behövde jag fortfarande en andra partner. Projektet var så stort”. Lärdomen är att kännedom om arbetet är en tillgång i stora och komplexa projekt, men den eliminerar inte behovet av tillräckliga resurser.
Ett av de stora projekten jag genomförde berodde på att projektledaren till slut slutade, och jag var redan där och utförde annat arbete. De frågade: ‘Finns det något sätt du skulle kunna ta över det här projektet igen? Den kontext jag redan hade hjälpte mycket.
Agera snabbt med bemanning — med rätt system
När en plats blir ledig är snabbhet viktigt. Men snabbhet utan ett system skapar bara mer kaos. Alexandria O'Bannon, bemanningschef (projektverksamhetschef) på JUMP! Foundation, har byggt ett arbetsflöde som är särskilt utformat för att korta tiden det tar för att identifiera och placera tillgängliga talanger. "En av de största flaskhalsarna jag har är tiden det tar för mig att gå igenom ungefär 300 saker", förklarar hon — så hon effektiviserade hela resursplaneringsprocessen: "Jag lägger in alla jobbannonser som jag har på gång [i ett system], klickar på alla regioner dit jag vill skicka personer, och det genererar en lista åt mig över vilka som är tillgängliga i vilka länder och på vilka datum, och sedan bemannar jag därifrån." Resultatet är en snabb insatsförmåga som förvandlar det som tidigare var ett tidskrävande fram och tillbaka till en nästan omedelbar matchning.
Jag lägger in alla jobbannonser som jag har på gång [i ett system], klickar på alla regioner dit jag vill skicka personer, och det genererar en lista åt mig över vilka som är tillgängliga
Den bästa förberedelsen sker innan krisen
Den gemensamma nämnaren för alla dessa metoder är att de PM:er som hanterar plötsliga avgångar bäst inte reagerar från noll — de genomför en plan som de redan har byggt upp. Uppdaterade övergångsdokument, disciplinerad projektuppföljning, bemanningssystem utformade för snabbhet: inget av detta kan trollas fram i samma ögonblick som en uppsägning kommer in. Den bästa tiden att förbereda sig på att en central teammedlem slutar är långt innan det händer. När den dagen kommer — och så småningom gör den det — beror skillnaden mellan en mindre störning och en fullskalig kris ofta på det arbete som utfördes långt innan någon sa adjö.
Vill du ha fler insikter som dessa? Registrera dig för ett kostnadsfritt DPM-konto för att höra från fler experter som dessa.
