Projektledarens guide till att implementera ett efterlevnadsprogram
Jag har arbetat inom B2B SaaS-området i nästan ett decennium, och under hela den tiden har mitt mål varit att kontinuerligt öka intäkterna. Det finns många olika sätt att uppnå detta mål, men den gemensamma faktorn för dem alla, som är avgörande för framgång, är god projektledning.
Under de senaste två åren har jag talat med erfarna experter på stora företag och konsultbyråer, såsom Everbridge och Mirai Security, för att lära mig mer om denna nischade bransch som kallas GRC, eller styrning, risk och efterlevnad. Om du har hamnat här har du förmodligen hört talas om det och kanske till och med vill lära dig hur man implementerar ett efterlevnadsprogram för sitt företag eller sin kund.
Jag skrev den här korta guiden för att lyfta fram viktiga kunskapsområden inom projektledning och bästa praxis som experterna säger är avgörande för att framgångsrikt implementera efterlevnadsprogram i praktiskt taget alla organisationer.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är ett efterlevnadsprogram?
Även om det kan definieras på flera olika sätt är ett efterlevnadsprogram i grunden ett ”system av processer, policyer och rutiner samt kontroller som har utvecklats för att säkerställa efterlevnad av alla tillämpliga regler, föreskrifter, avtal och policyer som styr organisationens handlingar.”
Manuella metoder jämfört med GRC-verktyg
Ett av de första besluten en projektledare behöver fatta är om man ska använda GRC-verktyg eller manuella metoder. Att implementera efterlevnadsprogram med manuella metoder (kalkylblad, Word-dokument, e-post och så vidare) har fördelarna att de initiala kostnaderna är låga, att lösningen kan anpassas efter företagets behov och att arbetet potentiellt kan slutföras snabbare än med ett automatiserat system.
Nackdelen med att använda manuella metoder är att de inte är skalbara och snabbt kan bli ohanterliga när företagets behov av efterlevnad växer. Ju fler efterlevnadsramverk du behöver följa, desto fler teammedlemmar och intressenter krävs för att stödja dem.
Det innebär att du behöver utöka ditt efterlevnadsteam, vilket medför den största kostnaden vid manuell hantering av efterlevnad: löner. En vitbok om kostnaden för efterlevnad i medelstora banker visade att personal står för mer än 70 % av efterlevnadskostnaderna.
Skalbarhet är ofta anledningen till att projektledare väljer GRC-lösningar när de implementerar och hanterar efterlevnadsprogram. Utöver kostnadsbesparingar omfattar andra fördelar en ökad övergripande prestanda tack vare processautomatisering, minskad bristande efterlevnad och bättre insyn i hela organisationen.
Oavsett om du väljer att implementera efterlevnadsprogram med ett manuellt tillvägagångssätt eller med ett GRC-verktyg kommer följande kunskapsområden och bästa praxis att tillämpas på samma sätt.
Relaterad läsning: Vad är StandardFusion? Översikt & genomgång av funktioner
Vad är kunskapsområden inom projektledning?
Du känner kanske redan till dessa koncept ganska väl eftersom projektledare använder dem i sitt dagliga arbete, men jag ger ändå en snabb repetition.
Precis som med alla framgångsrika projekt kräver implementeringen av ett efterlevnadsprogram noggrann planering, organisering och genomförande från början till slut. Institutet för projektledning (PMI) skapade ett ramverk som kallas Projektledningens kunskapsområde (PMBOK). Det standardiserar all terminologi, vägledning, bästa praxis och processer som projektledare följer.
Inom PMBOK (som nu finns i sin sjunde utgåva) hittar du koncept som kallas processgrupper och kunskapsområden. Processgrupper är de övergripande faserna i ett projekt, och kunskapsområden är grupper av individuella processer som kan följas.
I grunden bryter dessa vägledningar ner projektet i hanterbara faser och steg så att implementeringen av efterlevnaden kan genomföras framgångsrikt.
De viktigaste kunskapsområdena för att implementera ett efterlevnadsprogram
Integration
Integration är grundläggande för efterlevnadsprogram. Det finns mycket information som behöver nå rätt intressenter vid rätt tidpunkt för att säkerställa insyn och ansvarsskyldighet. Integrationen sammanför de pågående individuella processerna och uppgifterna som behövs för att uppfylla efterlevnadsreglerna.
Bristande kommunikation, bristande förståelse och bristande planering är alla ledande orsaker till bristande efterlevnad. Det kan vara svårast att hålla integrationen effektiv och aktuell, särskilt när efterlevnadsprogram växer.
För att minska dubbelarbete, fel, förlorat arbete och förlorad tid som går åt till att knyta ihop trådarna är det bäst att skapa ett centraliserat system. Ett GRC-verktyg ger organisationens medlemmar ett centraliserat och lättillgängligt efterlevnadsprogram. Dessa är enklare att hantera och kan integreras fullt ut i hela företaget. Fördela uppgifterna därefter och delegera dem till respektive ansvarig.
Vill du inte använda ett GRC-verktyg?: Jotform är ett manuellt formulärverktyg med utmärkta funktioner för efterlevnad.
Omfattning
Det är mycket lätt att hamna i kaninhål som tar dig utanför projektets omfattning. För att förhindra omfattningsglidning, som kan leda till förseningar i implementeringen, bör du ta dig tid att fastställa en tydligt definierad omfattning.
När du definierar din omfattningsbeskrivning för en efterlevnadsimplementering är det bäst att fokusera på de mål som krävs för att uppfylla kraven i din specifika certifiering. Notera alla tillämpliga krav på regelefterlevnad som är relevanta för din bransch och ditt land, och anpassa organisationens mål, intressenternas förväntningar och tillgängliga resurser därefter.
Kvalitet
Kvalitetsledning handlar inte om perfektion, utan om att leverera konsekvens i dina projekt. Inom kunskapsområdet omfattning talade vi om att förstå dina intressenters förväntningar. Den andra delen handlar om att fastställa rimliga överenskommelser mellan intressenterna och ditt implementeringsteam.
Det kommer med all säkerhet att finnas luckor när du först bygger upp ett efterlevnadsprogram. Genom att genomföra gapanalyser samt interna och externa revisioner kan du identifiera:
- hur effektiva kontrollerna och policyerna är
- hur dina kontroller och policyer överensstämmer med din omfattning
- vad som saknas eller inte verkar rimligt
Det rekommenderas också att be en tredje part att genomföra en opartisk bedömning.
Risk
Riskhantering handlar om att identifiera, kategorisera och prioritera risker så att du kan planera hur de ska minskas. När du implementerar efterlevnadsprogram bör du fokusera på att bedöma de risker som är relevanta för just den implementeringen.
Det innebär att granska kontroller, policyer och rutiner samt dokumentera vad som görs, av vem, i vilket syfte, huruvida det har gjorts och hur det ska göras med steg-för-steg-instruktioner. Vissa ramverk tillhandahåller en strukturerad checklista för att definiera kontroller i efterlevnadsprogram som ska minska risker.
När du har definierat kontroller, policyer och rutiner måste du utse ansvariga och intressenter för kontrollerna och policyerna samt ge teammedlemmarna ansvar för processen och hålla dem ansvariga för att hantera den.
En av de stora fördelarna med att använda ett GRC-verktyg är möjligheten att automatisera övervakningen och hanteringen av kontroller, särskilt i stor skala. Det är här manuella metoder verkligen kan göra arbetsflöden tröga och skapa luckor och bristande efterlevnad.
Personalresurser
Ditt team är din viktigaste resurs, och resurshantering handlar om mer än att bara tilldela uppgifter. Det är viktigt att du förstår teamets förmågor, arbetar inom deras begränsningar, identifierar kunskapsluckor, ger dem möjligheter att utvecklas och följer deras framsteg.
Oavsett om det sker genom utbildning eller verktyg är det ditt ansvar att stödja teamet och avsätta de resurser som krävs för detta. GRC-system kan tilldela ansvar för kontroller, så att du vet exakt vilka resurser du behöver för den delen av implementeringen.
Kommunikation
Kommunikationshantering är avgörande bland kunskapsområdena. Projektledare kan ägna ungefär 90 % av sin tid åt kommunikation, eftersom det håller alla involverade informerade om varje aspekt av projektet eller, i detta fall, implementeringen.
Din kommunikationshanteringsplan är avgörande för att fastställa hur förändringar och uppdateringar ska kommuniceras, identifiera vem som behöver veta vad och när, innan implementeringen börjar. Beroende på vilka ramverk du vill uppfylla kraven i behöver du ta fram rapporter för att visa att kraven uppfylls och för att informera intressenter.
Det slutar inte med implementeringen: planera för avvikelser
Det här är en allmän guide till de kunskapsområden inom projektledning och processgrupper som tenderar att ha störst inverkan på hur framgångsrikt det är att implementera ett efterlevnadsprogram. Men på sätt och vis är implementeringen bara början.
Du behöver till exempel skapa korrigerande åtgärder och åtgärdsplaner för när avvikelser faktiskt uppstår. Dessa planer beskriver uppgifter som bör utföras för att genomföra de nödvändiga korrigeringarna.
Efter att ha genomfört de korrigerande åtgärderna i åtgärdsplanen återstår processen med kontinuerlig och löpande övervakning. Kontroller bör testas regelbundet, och genom att konfigurera automatiserade återkommande uppgifter blir det lättare att säkerställa att ert efterlevnadsprogram uppnår en högre mognadsgrad.
Om du vill läsa mer om implementering och efterlevnadsprogram, samt mer om GRC-programvaruverktyg, kan du prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager.
Har du någonsin hört talas om självstyrande team? Om du undrar vad det skulle kunna innebära för dig kan du läsa detta: Projektteam utan projektledare: En utforskning av projektledningsdilemmat (med Julia Ryzhkova från Railsware)
