Guide till projektinitiering: 6 steg för att komma igång på rätt sätt

Vad är projektinitiering?

Projektinitiering är den första fasen i projektledningslivscykeln, där team definierar projektets mål, omfattning, intressenter, budget, tidsplan och övergripande genomförbarhet innan arbetet påbörjas.

Syftet med projektinitiering är att samordna team, samla in rätt resurser och projektledningsprogramvara, tydliggöra förväntningar, identifiera risker och skapa en stabil grund för ett framgångsrikt projektgenomförande.

Varför är projektinitieringsfasen viktig?

Projektinitieringsfasen är viktig eftersom den utgör den grundläggande uppsättningen för ditt projekt. Du identifierar intressenterna, teamet, projektmålen, målsättningarna och leveranserna. Projektinitieringsfasen är viktig eftersom den hjälper dig att:

• Framgångsrikt förstå projektets krav
• Ställa realistiska förväntningar på vad som skulle hända härnäst 
• Bygga förtroende i gruppen, inklusive hos sponsorn, kunden och intressenterna
• Undvika överarbete, omarbete, omfattningsglidning eller bristande leverans

Projektinitieringsprocessen: 6 steg

Här är de sex viktiga stegen i projektinitieringsprocessen.

1. Förstå projektets omfattning

Det första steget när ett projekt ska initieras är att förstå projektets omfattning, vanligtvis från projektsponsorn eller den huvudsakliga kundkontakten. Att förstå projektets omfattning innebär att få tydliga svar på följande frågor: 

1. Vad är det exakt som du [projektsponsor eller beställare] tycker att vi är här för att göra? 
2. Varför är detta viktigt? 
3. Varför är det viktigt att hantera detta nu? 
4. Vilka är fördelarna med att genomföra detta projekt? Hur skapas dessa fördelar? 
5. Vad kan hända om vi inte genomför detta projekt? 
6. Vilka förväntas vara involverade i detta projekt? Hur påverkar projektet dem? 
7. Vem kommer att sponsra projektet? 
8. Vad händer om vi behöver fler resurser eller om problemet är större än vi förstod från början? 
9. Vilka kända problem finns kring detta projekt? 
10. Har någon försökt genomföra detta projekt tidigare? Om ja, vad hände? 

När du har svaren på dessa frågor om projektinitiering kan du börja förstå anledningen till projektet och de viktigaste målen med att genomföra det. Du får också en bild av vad du behöver för att komma igång.

2. Validera omfattningen

Det andra steget innebär att presentera din version och din förståelse av projektet för de olika berörda intressenterna. Detta steg kallas ibland en genomförbarhetsstudie, men för mina ändamål föredrar jag att göra det lite öppnare och mer flexibelt. 

Du validerar omfattningen med berörda intressenter och får mycket mer information om hur allt hänger ihop och hur det efterfrågade projektet kommer att påverka förändringar i hela organisationen.

Exempelvis kan ett projekt för implementering av ett system verka enkelt för den person som vill ha det nya systemet, men följdeffekterna av att ändra processer i hela företaget, såsom processer som historiskt har varit beroende av ett annat verktyg, kan innebära betydande oro, stress och diskussioner om huruvida implementeringen över huvud taget är en bra idé.  

Proffstips

När du tar dig an det här skedet kommer du att möta en betydande mängd rädsla och hinder från de intressenter som påverkas av förändringen. Det är normalt. Ta rädslorna och övervägandena på allvar och skriv ner allihop. Du kanske inte förstår dem alla ännu, men det kommer du att göra så småningom, och då kommer du att vilja kunna återkomma till anteckningarna.

När du har fått en tydligare förståelse av problemet och projektets omfattning genom ett koncepttest, ska du ge din återkoppling och dina resultat till projektets intressent. Ge dem en uppdatering om vad du har kommit fram till och gå sedan vidare till nästa steg: att samla in nödvändiga resurser och ännu mer återkoppling. 

3. Samla in nödvändiga resurser och återkoppling

Det är dags att samla in de resurser som krävs för att genomföra projektet och hämta in ännu mer återkoppling från dessa personer. Börja med att kontakta cheferna för de teammedlemmar som du tror kan behövas i projektet, presentera upplägget och be dem och deras team om hjälp. 

Vid det här laget har du sannolikt tillräckligt med information för att börja utarbeta en övergripande projektplan, eller så finns det tillräckligt många hinder i vägen för teamet för att du måste gå tillbaka till projektsponsorn.

4. Sätt realistiska förväntningar på projektet

När du har samlat in återkoppling från alla som står nära projektet är det dags att sätta upp vissa förväntningar på hur allt kommer att gå, eller åtminstone hur det kommer att börja. Det här skedet kräver en betydande mängd förhandling och dokumentation – det kan ses som förplanering inför ett projekt. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Definiera vilka som är involverade i projektet och när

Här beskriver och definierar du intressenternas medverkan. Oavsett om det gäller externa eller interna intressenter är det mycket viktigt att vara tydlig med vem som utför uppgifter, godkänner leveranser eller granskar och ger återkoppling. 

Att skapa en RACI-matris är ett utmärkt sätt att göra detta. Jag har skrivit en artikel som går igenom RACI-matriser och hjälper dig att skapa en användbar RACI-matris.

Definiera projektets leveranser

I det här skedet av projektet har du en uppfattning om vilka leveranserna är. Nu är det dags att börja utveckla detta och sätta vissa ramar kring dem, så att ni kan komma överens om dem i SoW eller PID.

Använd den information du har och ordna ett internt möte för att gå igenom leveranserna med teamet. Om teamet ännu inte är på plats och du behöver gå vidare med att fastställa leveranserna kan du träffa ansvariga för respektive kompetensområde.

När du går igenom detta med teamet ska du se till att ha följande områden i åtanke för varje leverans:

• Vad är det?
• Vilket format kommer den att ha?
• Kommer det att krävas flera omgångar av ändringar?
• Vilka kommer att vara involverade?
• När ska den levereras?
• Är den beroende av någon annan leverans?

Här är ett exempel från ett av mina senaste projekt (jag har gjort det lite mer generellt):

	Leverans	Beskrivning
1.	Inledande angreppssätt för grundläggande design Format: Designfiler (Sketch), skickas för återkoppling med InVision Ändringar: Iterativa fram till 16/02/18	[Min byrå] definierar ett inledande angreppssätt för den grundläggande design som behövs som en del av steg 1 i det här projektet. De grundläggande elementen hämtas från de tre överenskomna plattformarna som står i fokus för steg 1. De grundläggande elementen omfattar typografi, rutnät, färger och ikoner.  Målet är att fastställa dessa grundläggande element så att de kan vägleda den inledande designutformningen och även framtida design i andra steg.
2.	Komponentinventering och prioritering Format: Dokumentation Ändringar: Iterativa fram till 16/02/18	[Kunden] tillhandahåller en komponentinventering till [min byrå], och [min byrå] granskar denna samt de tre identifierade plattformarna för att skapa en komponentlista. [Min byrå] prioriterar sedan dessa komponenter utifrån principen ”ta bort, förbättra, återanvänd” och grupperar dem i kategorier. Komponenterna kontrolleras i de tre plattformarna för att identifiera var gemensamma komponenter används. Denna komponentinventering och prioritering identifierar vilka kärnkomponenter som behövs för att innehållet ska levereras i prototypen.

Definiera projektets budget och tidsplan

Efter listan över era leveranser har ni nu en grov projektomfattning, och ni behöver ange tidsplan och roller för den. Samarbeta med era disciplinansvariga för att uppskatta tidsåtgången och teamets sammansättning för detta.

Beroende på processen kan ni behöva uppskatta arbetet i sprintar eller i faser med godkännanden. Se till att ni samarbetar med teamet kring detta för att fastställa rätt ramar.

Definiera framgångsmått

Glöm inte att projektet också behöver någon form av mätning, så att ni kan granska och förstå vad som fungerade eller inte fungerade, och hur framgångsrikt ni levererade. Skapa några mätkriterier som ni granskar i slutet (eller vid vissa faser under projektets gång).

Överväg områden som:

• Centrala KPI:er, t.ex. att öka antalet besökare på en webbplats
• Kundnöjdhet, dvs. hur nöjda var kunderna med hur projektet genomfördes?
• Teamets nöjdhet, dvs. hur nöjda var teammedlemmarna med hur projektet genomfördes?
• Avvikelse i tidsplanen
• Budgetavvikelse

Beakta risker

Att tänka framåt är en av de bästa sakerna ni kan göra under projektets initieringsfas. Det är mycket viktigt att tidigt fastställa risker som kan hindra projektet från att leverera. 

Skapa en RAID-logg för att tydliggöra risker, antaganden, problem och beroenden, och arbeta även igenom hur ni ska hantera dessa.

Se till att involvera teamet och överväg att hålla en förhandsanalys av möjliga misslyckanden med teamet, där ni brainstormar kring riskområden, eftersom de ofta kan komma på saker som ni inte ens har tänkt på.

5. Organisera teamet och verktygen

Målet med steg 5 är att göra teamet, metodiken och verktygen redo så att ni kan komma igång direkt med teamet.

Publicera de dokument som ni har arbetat med under de tidigare stegen och se till att de personer i teamet som har lyft farhågor ser att dessa farhågor återspeglas som risker som ni och teamet aktivt kommer att övervaka och hantera. 

Som en del av SoW eller PID är det användbart att definiera när och hur kommunikationen med intressenterna ska ske. Här är ett exempel:

Möte/kommunikation	Vilka	När
Dagligt ståmöte	Alla interna personer som aktivt arbetar med denna projektfas	Dagligen
Veckovis statusrapport	Skickas till projektledaren, som vidarebefordrar den till det större teamet	Varje vecka, måndag vid arbetsdagens slut
Veckovis granskning	Projektledaren och centrala intressenter	Varje vecka, fredag kl. 10.00
Statusuppdatering varannan vecka	Det större teamet	Varannan vecka, tisdag kl. 10.00

6. Lansering!

Det sista steget i initieringsfasen är att samla teamet och hålla ett formellt uppstartsmöte! Detta är ett spännande steg i projektledningslivscykeln och markerar som projektledare och ledare för teamet vad de åtar sig. 

Punkter att gå igenom under mötet:

• Presentationer
• Roller och ansvarsområden
• Viktiga intressenter och beslutsfattare
• Projektmål, leveranser och milstolpar
• Antaganden
• Projektets risker, både positiva och negativa
• Beroenden och projektbegränsningar
• Tidsplan och andra förändringsrelaterade överväganden
• Kostnader och förväntad avkastning på investeringen
• Mätvärden
• Teamets sammansättning

När detta uppstartsmöte är klart är ni på god väg att leverera framgångsrika projektresultat. Ni kan nu avsluta initieringsfasen i projektledningen och gå vidare till nästa steg i det arbetsflöde som Project Management Institute (PMI) beskriver: planeringsfasen.

Checklista för projektinitiering

Här är en praktisk checklista som täcker de viktigaste delarna ni behöver gå igenom under projektinitieringen.

Vad?	Saker att kontrollera
Personer	Internt Definiera teamets sammansättning Kom överens om arbetssätt Boka preliminära resurser Genomför ett internt uppstartsmöte Externt Definiera berörda intressenter Skapa och kom överens om RACI för roller & ansvarsområden Genomför ett uppstartsmöte med kunden
Process	Definiera projektprocessen Kom överens om och konfigurera verktyg Skapa en RAID-logg för risker Skapa SoW eller PID
Produkt	Krav Samla in befintliga och kända krav Beskriv projektets mål & syfte Granska & definiera leveranser Leveransöversikt Skapa en övergripande tidsplan Skapa en uppskattning baserad på leveranser, tidsplan & teamsammansättning

8 viktiga dokument i projektets initieringsfas

Resultatet av projektets initieringsfas är vanligtvis åtta specifika dokument:

1. Affärsfall: Motiveringen till varför projektet bör övervägas
2. Projektstadga: En översikt över projektet ur projektledarens perspektiv
3. Projektinitieringsdokument (PID): Grundläggande information om projektet
4. Arbetsbeskrivning (SoW): Kundinriktade dokument som beskriver produkten, tidsplaner och så vidare. Detta är ibland ett avtalsdokument, särskilt när det gäller externa kunder. 
5. Lista över antaganden: Dokumentation av de antaganden som beaktades när projektdokumenten och de inledande planerna skapades.
6. RACI-matris: En lista över vem som är ansvarig, ytterst ansvarig, rådfrågad och informerad under projektets livscykel; detta kan förändras över tid.
7. Riskregister och ärendelogg: En lista över viktiga risker (positiva och negativa) som upptäcktes under initieringsfasen; detta kan förändras över tid. 
8. Kommunikationsplan för projektet: Beskriver vem som ska informeras om vad, när, av vem och på vilket sätt. 

Även om detta inte är en uttömmande lista är dessa vanliga delar av initieringsfasen. När du initierar ett projekt ska du inte begränsa dig till dessa dokument. 

I princip är allt du lär dig om projektet du ska genomföra värdefullt, och jag rekommenderar starkt att du fångar så mycket information du kan, även om du ännu inte är säker på vad du ska göra med den. När du lär dig mer om de utmaningar som finns kommer den information du samlade in från början att bli mycket mer begriplig. 

5 utmaningar vid projektinitiering – och hur du övervinner dem

Det finns många utmaningar som du kan möta under projektets initieringsfas. Nedan har jag beskrivit fem viktiga utmaningar som jag ofta har stött på under projektinitiering, samt hur du kan hantera dem. 

1. Projektets initieringsfas går för långsamt

Ibland kan projektinitieringen börja dra ut för länge på tiden. Jag har sett detta många gånger, och det kan verkligen påverka projektet längre fram när du kämpar med att leverera enligt de tidsplaner du har lovat. 

Så håller du projektet i rätt tempo

Här är några tips för att säkerställa att du håller rätt tempo:

• Ha samtal eller möten för att diskutera och komma överens om saker. Detta kan ofta bidra till att snabba på processen, i stället för att ha mycket fram och tillbaka via e-post.
• Se till att kunden och teamet vet vilka leveranser de ansvarar för under projektets initieringsfas och vilka beroenden som ligger på dem. Påpeka direkt om de blockerar något som behöver gå vidare.
• Fastställ en övergripande tidsplan för denna fas. Före uppstartsmötet är det ofta lätt att irra runt, så se till att det finns ett tydligt mål att arbeta mot
• Tänk på teamets och kundens momentum. Hur får du människor engagerade och motiverade, och hur gör du framstegen tydliga? Eftersom projektets initieringsfas handlar mindre om själva genomförandet och mer om att skapa en gemensam bild av förutsättningarna, bör du försöka hitta konkreta saker som du och teamet kan göra för att göra projektet mer verkligt.

2. Att ta över ett projekt mitt i processen

Ofta utgår många råd om projektledning som jag läser från att du börjar alldeles i början av ett projekt och kan leda det från start.

Men vad händer om du kommer in i projektet halvvägs, eller i början av en viss fas? Det kan vara mycket svårt eftersom du inte har varit involverad i initieringsfasen. 

Så tar du över ett projekt mitt i processen

Prova dessa tips när du tar över ett projekt halvvägs:

• Se till att du har full koll på allt som har hänt tidigare. Om någon lämnar över till dig kan du be personen att tillhandahålla en lista över länkar, leveranser och tillhörande status samt länkar till viktiga dokument.
• Planera in uppstartsmöten för projektet med ditt team och därefter med intressenterna, precis som du skulle göra vid projektinitieringen i projektets ”riktiga” start. Även om du inte vill att teamet eller kunden ska behöva upprepa saker kommer de att uppskatta att du behöver komma ikapp, och det är också ett bra sätt att starta om teamet och gå vidare med en ny projektledare. 
• Det är också ett bra tillfälle att göra en projektgenomgång halvvägs – ni kan gå igenom befintliga risker eller den aktuella förbrukningstakten för budgeten för att säkerställa att alla fortfarande är samordnade.

3. Att bara ha en projektinitiering för ett projekt som sträcker sig över flera faser

Ett grundläggande problem med ett stort och långvarigt projekt är att bara ha en projektinitiering precis i början och sedan aldrig starta om när ni går in i olika faser. Det som beslutas för en fas gäller inte nödvändigtvis för alla faser och hela projektets löptid. 

Så hanterar du ett projekt med flera faser

Prova följande för ett projekt i flera faser:

• Om ditt projekt har tydligt avgränsade faser, till exempel en förstudiefas som är separat från utvecklingen, ska du behandla varje fas som ett miniprojekt i stället för att göra en större insats i förväg. Det ger viktiga utgångspunkter för varje fas, i stället för att ni försöker bygga många antaganden i början.
• Ha korta uppstartsmöten i varje fas och se till att ni har gått igenom checklistan för projektinitiering och täckt in varje punkt i den för den specifika fasen.

4. Det råder brist på tydlighet kring projektet

Ibland kan saker och ting kännas lite otydliga när du påbörjar projektinitieringsfasen, och projektmedlemmarna är osäkra på vad projektet faktiskt innebär. 

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Så prioriterar du uppgifter på ett smart sätt
• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

Så skapar du tydlighet kring projektet

Se till att du går igenom följande för att skapa samsyn i teamet:

• Se till att du har en tydlig lista över kundens krav. Kontrollera att du inkluderar verksamhetsmässiga, användarrelaterade och tekniska krav.
• Gå igenom dessa krav med teamet om du har ett team tilldelat. Om inte, se till att ansvariga för de olika kompetensområdena deltar. Se till att människor är engagerade från början.
• När du har hållit interna uppstartsmöten och uppstartsmöten med kunden ska du hålla uppe tempot i teamet – se till att teamet vet vad det ska leverera och känner engagemang för det.
• Involvera alltid teamet i utformningen av briefen, definitionen av leveranserna och projektets arbetssätt.

5. Det uppstår en försening innan projektet kommer igång

Har du någon gång blivit entusiastisk över att ett projekt ska starta, samlat in alla krav, definierat en plan och nästa steg, och sedan händer något som försenar starten? Då går momentumet förlorat och det föreslagna projektteamet skingras. 

Så övervinner du förseningar vid projektuppstarten

Här är några tips för att undvika förseningar:

• Om det pågår en diskussion om projektbudgeten ska du se till att gå igenom alla budgetbeslut ordentligt med kunden – vad får de för sina pengar? Var så tydlig du kan.
• Om de inte har råd med den föreslagna budgeten kan du titta på omfattningsbeskrivningen – finns det något där som du kan ta bort? Ha en öppen och ärlig diskussion med dem för att försöka hitta en kompromiss.
• För att få saker och ting att röra sig snabbt kan du försöka få en mindre budget godkänd för en förstudiefas.
• Om kunden inte engagerar sig eller missar tidiga deadlines ska du ta upp det med dem snabbt – hjälp dem att förstå vilken påverkan detta kommer att få på projektet.
• Om det finns interna problem med att få teamet på plats eller komma igång med arbetet ska du ta upp detta internt. Hjälp återigen ditt interna team och ledningen att förstå konsekvenserna av att projektet försenas.

10 vanliga misstag vid projektinitiering att undvika

Även välplanerade projekt kan misslyckas om initieringsfasen går för snabbt eller hanteras dåligt. Genom att undvika dessa vanliga misstag kan team förbättra samsynen, minska riskerna och skapa en starkare grund för att projektet ska lyckas.

1. Att börja utan tydliga mål: Vaga mål gör det svårt att mäta framgång, få intressenterna att dra åt samma håll eller prioritera arbetet effektivt. Varje projekt bör börja med tydligt definierade resultat och framgångskriterier.
2. Att ignorera intressenternas synpunkter: Om intressenterna inte involveras tidigt kan det leda till bristande samsyn, motstånd och motstridiga förväntningar senare under projektets livscykel.
3. Att definiera omfattningen för löst: En otydlig eller alltför bred omfattning ökar risken för att projektets omfattning gradvis utvidgas, att prioriteringarna förändras och att budgeten överskrids.
4. Att förbise projektrisker: Team fokuserar ofta mycket på leveranser och tidsplaner samtidigt som de ignorerar potentiella risker. Genom att identifiera risker tidigt kan man förhindra kostsamma överraskningar senare.
5. Att gå för snabbt till genomförandet: Att direkt kasta sig in i uppgifter innan ordentlig samsyn och nödvändiga godkännanden finns på plats kan skapa förvirring, omarbete och förseningar.
6. Att inte dokumentera antaganden: Antaganden om tidsplaner, resurser, budgetar eller beroenden bör dokumenteras tidigt för att undvika missförstånd under genomförandet.
7. Att inte definiera ägarskap och ansvar: Utan tydligt ledarskap och tydliga befogenheter att fatta beslut kan projekt stanna upp på grund av oklarhet kring ansvarsområden.
8. Att hoppa över genomförbarhets- eller resurskontroller: Att starta ett projekt utan att verifiera tillgängliga resurser, tidsplaner eller teknisk genomförbarhet kan skapa orealistiska förväntningar redan från dag ett.
9. Bristande kommunikation under uppstarten: Om team och intressenter inte har en gemensam bild av mål, ansvarsområden och förväntningar från början kan kommunikationsbrister snabbt få utvecklingen att spåra ur.
10. Att behandla initieringen som en formalitet: Vissa team skyndar igenom projektinitieringen bara för att ”komma igång”. I verkligheten lägger denna fas grunden för hela projektet och påverkar den långsiktiga framgången direkt.

Tio viktiga tips att komma ihåg när du initierar ett projekt

De bästa metoderna för projektinitiering hjälper team att definiera mål, skapa samsyn bland intressenterna, minska risker och bygga en stabil grund för projektets framgång från dag ett. Här är 10 tips att följa:

1. Sätt tonen för projektet tidigt.
2. Se till att få teamets stöd och engagemang tidigt.
3. Detsamma gäller kunden – involvera även kunden tidigt och ofta.
4. Se till att tydliga kommunikationsvägar upprättas med alla kunder eller intressenter.
5. Se till att det finns en överenskommen process att följa för projektet – men fastna inte i dokumentationen!
6. Försök däremot inte följa en viss process om den inte fungerar för ditt projekt.
7. Försök träffa kunden ansikte mot ansikte minst en gång innan projektet startar (om det är omöjligt kan ni ha ett videosamtal!)
8. Inför varje uppstartsmöte bör du sätta en tydlig agenda och få människor att känna sig delaktiga.
9. Försök framtidssäkra projektet genom att gå igenom risker och beroenden tillsammans med teamet.
10. Tänk alltid framåt – fokusera inte bara på projektets början!

Vanliga frågor

Vad skulle hända om jag hoppade över projektinitieringen?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eAtt hoppa över projektinitieringen leder ofta till problem senare i projektets livscykel, bland annat:\u003c/span\u003e
\u003cul\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eOenighet om intressenternas förväntningar\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eOtydliga projektmål\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eOkontrollerad omfattningsökning\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eBudgetöverskridanden\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eResurskonflikter\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eFörseningar och omarbete\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eÖkad projektrisk\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\u003c/ul\u003e
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eUtan en tydlig initieringsprocess kan team börja genomföra arbetet innan de helt förstår hur framgång ser ut eller varför projektet är viktigt. \u003c/span\u003e

Vad är skillnaden mellan projektinitiering och projektplanering?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektinitiering är den fas där du definierar projektet på en övergripande nivå och avgör om det är värt att genomföra. Det innefattar att identifiera mål, intressenter, affärsvärde, omfattning, risker och den övergripande genomförbarheten.\u003c/span\u003e

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektplaneringen kommer efter initieringen. Under planeringen tar du fram den detaljerade färdplanen för genomförandet, inklusive tidsplaner, budgetar, resursfördelning, kommunikationsplaner och uppdelning av arbetsuppgifter.\u003c/span\u003e

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eStegen besvarar två olika frågor:\u003c/span\u003e
\u003cul\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cb\u003eProjektinitiering:\u003c/b\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e Bör vi genomföra det här projektet?\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cb\u003eProjektplanering:\u003c/b\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e Hur ska vi genomföra det, exakt?\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\u003c/ul\u003e
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eUtan en ordentlig initiering sker planeringen ofta utifrån otydliga mål eller orealistiska förväntningar.\u003c/span\u003e

Hur länge bör projektinitieringsfasen pågå?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektinitieringens längd beror på projektets storlek, komplexitet och risknivå.\u003c/span\u003e

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eHär är en generell riktlinje:\u003c/span\u003e
\u003ctable\u003e
\u003ctbody\u003e
\u003ctr\u003e
\u003ctd\u003e\u003cb\u003eProjekttyp\u003c/b\u003e\u003c/td\u003e
\u003ctd\u003e\u003cb\u003eTypisk initieringslängd\u003c/b\u003e\u003c/td\u003e
\u003c/tr\u003e
\u003ctr\u003e
\u003ctd\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eSmå interna projekt\u003c/span\u003e\u003c/td\u003e
\u003ctd\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eNågra dagar till 1 vecka\u003c/span\u003e\u003c/td\u003e
\u003c/tr\u003e
\u003ctr\u003e
\u003ctd\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eMedelstora affärsprojekt\u003c/span\u003e\u003c/td\u003e
\u003ctd\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e1–3 veckor\u003c/span\u003e\u003c/td\u003e
\u003c/tr\u003e
\u003ctr\u003e
\u003ctd\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eStora företagsinitiativ\u003c/span\u003e\u003c/td\u003e
\u003ctd\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eFlera veckor till månader\u003c/span\u003e\u003c/td\u003e
\u003c/tr\u003e
\u003c/tbody\u003e
\u003c/table\u003e

Är projektinitiering en del av arbetsnedbrytningsstrukturen (WBS)?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eInte exakt. Arbetsnedbrytningsstrukturen skapas under planeringsfasen för att dela upp projektet i mindre leveranser och uppgifter. Projektinitieringsaktiviteter kan dock förekomma som ett övergripande avsnitt i WBS om organisationen följer upp alla projektfaser tillsammans. Till exempel:\u003c/span\u003e
\u003col\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektinitiering\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektplanering\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektgenomförande\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eÖvervakning och styrning\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektavslut\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\u003c/ol\u003e
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eÄven om initieringen alltså påverkar WBS betraktas den vanligtvis som en separat projektledningsfas snarare än som en del av själva WBS.\u003c/span\u003e

Vad är skillnaden mellan en projektstadga och ett projektinitieringsdokument (PID)?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eEn projektstadga är ett kort övergripande dokument som formellt godkänner projektet. Den definierar projektets syfte, intressenter och övergripande mål.\u003c/span\u003e

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eEtt projektinitieringsdokument (PID) är mer detaljerat. Det bygger vidare på projektstadgan och förklarar hur projektet ska ledas, styras och levereras.\u003c/span\u003e

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eI många organisationer skapas projektstadgan först för att få godkännande, medan PID fungerar som projektteamets operativa grund.\u003c/span\u003e

Hur väljer jag en projektmetod?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eVälj en \u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/which-methodology-for-projects/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eprojektmetod\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e utifrån hur din kund arbetar eller hur din byrå eller ditt team är organiserat. Helst bör du dock granska projektet, leveranserna och teamet och sedan hitta en process som passar behoven. \u003c/span\u003e

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eOfta handlar det om en blandning av olika\u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/project-management-methodologies-made-simple/\u0022\u003e \u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eprojektmetoder\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e. Tänk på följande när du överväger metod:&\u003c/span\u003e
\u003cul\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eHur stort är projektet?\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eHur fasta är omfattningen, tidsplanen och budgeten?\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eVilket team har du tillgängligt för arbetet?\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eHar du ett heltidsbemannat team eller delar de sin tid med andra projekt?\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eHur arbetar kunden i dag?\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eKommer du att ha en projektledare hos kunden som är fullt engagerad?\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\u003c/ul\u003e
\u0026nbsp;

Hur väljer jag verktyg för projektledning?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eVerktyg för projektledning\u003c/span\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e beror på projektet, teamet, kunden och budgeten. Undvik att lägga till många onödiga verktyg och fundera på hur väl de integreras. Några verktyg att överväga är:\u003c/span\u003e
\u003cul\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/requirements-management-tools/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eVerktyg för kravhantering\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e för att samordna intressenter och undvika förvirring.\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/resource-management-software/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProgramvara för resursstyrning och planering\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e, exempelvis Float eller Resource Guru\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/project-planning-tools/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProgramvara för projektplanering\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e, exempelvis Microsoft Project eller Gantt Pro\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/best-collaboration-tools/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eSamarbetsprogramvara\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e för användning med intressenter, exempelvis Google Sheets eller Confluence\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/project-scheduling-software/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProgramvara för projektschemaläggning\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e (du kan ofta även få\u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/best-free-project-scheduling-software/\u0022\u003e \u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003efria schemaläggningsverktyg\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e) för att hjälpa till att delegera uppgifter och hålla projektet på rätt spår\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/tools/best-communications-software/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eKommunikationsprogramvara\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e för användning med teamet och intressenter, exempelvis Slack eller Workspace\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\t\u003cli style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eProjektledningsprogramvara för interna uppgifter, exempelvis Jira eller Trello\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e
\u003c/ul\u003e
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003ePersonligen föredrar jag att hålla saker enkla, och jag använder ofta Google Sheets till många olika saker.\u003c/span\u003e

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eOavsett vilka verktyg du använder bör du se till att det interna teamet och intressenterna är överens och vet hur verktygen används effektivt. Undvik att göra saker onödigt komplicerade. Du kan alltid förfina verktygen senare i projektet om du märker att något inte fungerar.\u003c/span\u003e