En förändringshanteringsprocess i tre steg för projektledare

Vad är förändringsledning?

Låt oss börja från början och se till att vi alla har samma bild av vad förändringsledning faktiskt är. Inom projektledning och förändringsledning finns det mer än en definition, och det finns mycket bra information som vi kan dra nytta av från dem alla för att skapa en effektiv förändringsledning. 

Project Management Institute säger: ”Förändringsledning är en organiserad, systematisk tillämpning av kunskap, verktyg och förändringsresurser som ger organisationer en central process för att uppnå sin affärsstrategi.” 

De förklarar vidare att förändringsledning är ett systematiskt sätt att hantera förändring, både ur organisationens perspektiv och på individnivå. De fortsätter med att säga att förändringsledning är ett något tvetydigt begrepp. 

Det har åtminstone tre olika aspekter, däribland att anpassa sig till förändring, kontrollera förändring och genomföra förändring. Det är viktigt att förstå att ett proaktivt förhållningssätt till förändring ligger till grund för alla tre aspekterna. I nästa avsnitt ska vi titta på hur man kan vara proaktiv när det gäller förändring. 

En annan definition vi ska titta på kommer från PROSCI, organisationen som ansvarar för att certifiera yrkesverksamma inom förändringsledning. De definierar förändringsledning så här:  Förändringsledning är ett stödjande ramverk för att hantera förändringens mänskliga sida. 

Du lägger kanske märke till att deras betoning ligger på människosidan – vilket är en intressant kontrast till PMI:s definition. PMI:s definition fokuserar mer på organisationen och processen.

Även om detta är allmänna definitioner av förändringsledning bör du notera att ramverk för förändringsledning kan användas för kortsiktiga, långsiktiga och även omvälvande förändringar. Du kan behöva lägga till eller förenkla steg beroende på förändringens karaktär och på om det rör sig om en stor eller liten förändring. 

Vad är en process för förändringsledning?

Precis som definitionen av förändringsledning kan organisationers definition av sin process för förändringsledning variera. För våra syften är en process för förändringsledning helt enkelt det ramverk för hur en organisation eller ett team hanterar förändring. Processen och arbetsflödena kan variera beroende på vilken typ av organisatorisk förändring det handlar om.

Exempelvis kan den förändringsinsats som ett team på fyra personer, som arbetar med en webbplats åt en kund, genomför för att hantera kundens önskemål om att ändra en sida på webbplatsen vara mycket mindre komplex än när ett Fortune 500-företag vill byta ut hela sitt CRM-system och utbilda alla sina 1 200 säljare och chefer i den nya tekniken.

Läs mer om vikten av förändringsledning här.

Varför behöver projektledare en process för förändringsledning?

Precis som med det mesta vi gör som projektledare är det viktigt att ha en dokumenterad process. Men att ha en process för förändringsledning som projektledare kan vara avgörande för att ett komplext projekt ska lyckas. 

Enligt PROSCI innebär en process att:

• Medarbetare löper sex gånger större sannolikhet att uppnå projektmålen
• Fem gånger större sannolikhet att hålla tidsplanen 
• Två gånger större sannolikhet att hålla budgeten

Eftersom tidsplanen, omfattningen och budgeten är tre av de viktigaste sakerna som en bra projektledare fokuserar på när ett projekt eller en insats genomförs, bör dessa uppgifter hjälpa dig att förstå varför det är så viktigt att vi ställer oss bakom att ha en formell process.

En annan viktig anledning till att projektledare behöver ha en process för förändringsledning är teamets arbetsmoral. 

Tänk på det – när du arbetar med ett långt och komplext projekt med mycket förändring kan du bli yr i huvudet (bildligt talat) om förändringen inte genomförs och sedan hanteras på ett metodiskt sätt. 

Ibland behöver du sakta ner lite och verkligen bearbeta förändringen för att hålla projektet i rörelse på ett effektivt sätt och undvika att slösa timmar eller överbelasta teamet. 

Som projektledare är det ditt ansvar att leda teamet genom förändringen. Det innebär att bygga en strategi för förändringsledning som består av tre delar.

1. Förklara förändringen
2. Underlätta utvecklingen av en förändringshanteringsplan
3. Besvara frågor och ge återkoppling

Att ha ett konsekvent ramverk för detta kommer att hjälpa dig att bli mer framgångsrik.  Du kan till och med hitta (eller skapa) en egen mall för processen för att göra den mer repeterbar. Och när du blir mer bekväm med processen kanske du till och med vill automatisera den.

I ett långvarigt projekt kan det lätt uppstå förändringar i omfattningen, budgeten, tidsplanen och till och med projektteamet. Den stora uppsägningsvågen 2021 tydliggjorde verkligen den sista punkten för många projektledare. 

I mitt eget arbete såg jag detta när ett projekt som jag hade tagits in för att leda började med ett kärnteam på fyra personer. Eftersom tidsplanen ändrades tilldelades två av de ursprungliga teammedlemmarna andra projekt, och en lämnade företaget för en annan möjlighet. 

Detta ledde till förseningar i projektuppstarten, eftersom jag behövde introducera nya teammedlemmar och hjälpa till att tydliggöra förväntningarna kring roller och ansvarsområden.

När vi hade fått igång projektet flyttades ytterligare två projektteammedlemmar bort från projektet. Detta ledde till fler förseningar eftersom jag behövde organisera arbetet, få nya teammedlemmar ombord och hantera kundernas förväntningar.

Som du kan föreställa dig innebar detta fler timmar och ökad komplexitet för projektet. Att ha en process för att kommunicera förändringar internt och externt samt hantera all introduktion och avveckling var till stor hjälp för att hålla alla informerade och hålla projektet på rätt spår. 

Även om det inte gick att helt undvika att justera tidsplanen fortsatte projektet att fortskrida så smidigt som möjligt. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Exempel på en förändringshanteringsprocess

Det finns flera metoder som du kan använda när du skapar en förändringshanteringsplan. I det här inlägget tittar vi på PROSCI:s metod. De använder två modeller för att skapa en förändringshanteringsprocess som möjliggör framgångsrik förändringshantering i en organisation eller ett projektteam. Den första är Prosci-förändringstriangeln (PCT) och den andra är ADKAR-modellen. 

Prosci-förändringstriangeln (PCT) har tre centrala roller som utgör förändringshanteringsteamet. Dessa är ledarskap/sponsring, projektledning och förändringshantering. Triangelns centrum är den gemensamma definitionen av framgång. Den här modellen visar att vi behöver de tre rollerna för att stödja förändringen samt en gemensam definition av hur vi definierar en framgångsrik förändring. 

ADKAR är en akronym för:

• A: medvetenhet om behovet av förändring 
• D: vilja att delta i och stödja förändringen
• K: kunskap om hur den nödvändiga förändringen ska genomföras 
• A: förmåga att tillämpa de önskade färdigheterna och beteendena
• R: förstärkning för att upprätthålla förändringen efter att den har genomförts 

Oavsett om du använder dessa PROSCI-ramverk för att bygga en modell för förändringshantering eller använder ditt eget ramverk är det viktigt att integrera detta arbete i dina affärsprocesser. Typen av förändring och måtten för framgång bör beaktas när du skapar ditt ramverk och förbereder dig för att genomföra det.

Förändringshanteringsprocess i tre steg

Medan ramverken berättar för oss vem och vad vi behöver för att genomföra en förändring, berättar processen hur vi ska göra det. Dessa tre steg kommer att hjälpa dig en bra bit på vägen mot att genomföra en framgångsrik förändring i din organisation. 

1. Definiera och förbered din förändring 

Under den här fasen vill du definiera vad framgång innebär. 

• Hur ser ditt projekt ut om förändringen har genomförts framgångsrikt?
• Vilka KPI:er kommer du att använda för att avgöra om du har lyckats? 
• Hur långt är ditt idealtillstånd från nuläget? 

Du behöver också definiera vilken påverkan din förändring kommer att ha. 

• Vem eller vad kommer att påverkas, och hur? 
• Kan det uppstå några oavsiktliga konsekvenser av att genomföra den här förändringen? 
• Hur kan du begränsa detta? 
• Finns det några hinder som du eller ditt team behöver övervinna? 

Slutligen behöver du definiera ditt tillvägagångssätt för förändringen. Hur ska du genomföra förändringen och vilka behöver involveras? Precis som när du hanterar projektets tidsplan kan du också vilja skapa en tidsplan för förändringen med några definierade milstolpar.

Under den här fasen behöver du säkerställa att du har stöd från alla dina intressenter. Även om det mesta av den här artikeln fokuserar på byråer kommer detta, om du arbetar internt, även att omfatta ditt projektteam samt alla sponsorer eller andra ledare som har ett intresse av att ditt projekt lyckas.

2. Genomför och hantera förändringen

När du har definierat din förändring och gjort en plan är det dags att sätta igång! Under den här fasen genomför du planen. Följ upp dina framsteg så att du kan lösa frågor eller problem när de uppstår, innan de blir för stora eller hindrar en framgångsrik förändring. 

Tänk på dig själv som en coach här. Du har en spelplan (dina planer), men du vill anpassa dig allt eftersom spelet fortskrider. Kom ihåg att det är viktigt att inte fira segern för tidigt! Du kan behöva planera några nya ”spelupplägg” när situationen utvecklas.  

Kommer du ihåg de KPI:er (nyckeltal för prestation) som du fastställde i steg 1? Att följa dina framsteg i förhållande till dem under den här fasen är mycket viktigt. Det ger dig de data du behöver för att förstå hur genomförandet av din förändring fortskrider.

3. Upprätthåll förändringen (införandet)

När förändringen har genomförts framgångsrikt vill du se till att den består.  Kom ihåg att det tar tid att skapa en rutin. Räkna därför med att gamla arbetssätt och vanor ibland smyger sig tillbaka, och ha en process för att varsamt uppmärksamma dem och styra teammedlemmarna tillbaka till det nya arbetssättet. 

Det kan också vara mycket värdefullt att uppmärksamma dem som verkligen engagerar sig i att ta till sig den förändring du har genomfört. Oavsett om det sker informellt under ett kort avstämningsmöte eller ett teammöte, eller formellt genom en utmärkelse, bonus eller till och med en befordran, är det ett bra sätt att belöna teammedlemmar för att de välkomnar förändringen och bidrar till att den består. 

Om det tar tid för en förändring att få fäste behöver du ha tålamod. Kom ihåg att fira dina framgångar längs vägen. Det kan hjälpa teamet att fortsätta bygga vidare på de framsteg de redan har gjort. 

Två exempel på förändringsprocesser i praktiken 

Som projektledare är det en del av rollen att veta hur och när man ska tillämpa förändringsprocessen. Här tittar vi på två exempel på projektledare som använder förändringsprocesser (eller som kan behöva bättre förändringsprocesser, beroende på situationen) i verkligheten. Hitta fler exempel på förändringshantering här.

Exempel 1

Josephine, digital projektledare på en webbyrå, stod inför en utmaning. Hennes fantastiska kund hade gått på föräldraledighet, och när hon kom tillbaka såg kommunikationen lite annorlunda ut. 

Tidsfrister missades och återkopplingen var inte lika omfattande eller användbar som före kundens ledighet. Det stod klart att processen för det kreativa arbetsflödet hade fallit samman. Och även om hon kunde ha skällt ut kunden och kallat till ett möte för att diskutera hur svårt det var att arbeta med henne, gjorde hon tvärtom. 

Hon bad kunden förklara utmaningen med granskningscyklerna och återkopplingen ur sitt perspektiv. Kunden berättade att det var svårt att hålla tidsfrister och ge omfattande återkoppling samtidigt som hon tog hand om ett nyfött barn. Detta gav Josephine en god förståelse för sammanhanget och grundorsaken till problemet som kunden hade när hon försökte ge återkoppling på designarbeten. 

Så Josephine och hennes team bestämde sig för att själva genomföra en förändring. De tog fram ett nytt system för att effektivisera processen och göra saker enklare för alla. I stället för att ha ett stort möte för designgranskningar och be kunden och hennes team att lämna kommentarer i Figma (vilket är en typisk process på byråer), provade teamet något annat. 

De skickade en videogenomgång av designgranskningen som kunden kunde gå igenom när det passade. Hon kunde pausa och upprepa delar av granskningen efter behov (inget behov av att anteckna eller komma ihåg logiken bakom ett designval), och hon kunde ge teamet återkoppling som ett röstmeddelande. Detta är ett fantastiskt exempel på att hantera förändringar och stödja en värdefull medlem av projektteamet! 

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Så prioriterar du uppgifter på ett smart sätt
• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

Exempel 2

För ungefär ett år sedan anlitades jag för att projektleda lanseringen av en webbplats för en byrå. När jag träffade byråns resursansvariga beskrevs behovet som att leda projektteamet när de skulle få ett till största delen färdigt projekt över mållinjen. 

Men det var inte det som hände. I samband med förändringar bland personalen visade det sig att kunden aldrig hade godkänt designerna formellt. Därför kunde utvecklingen inte fortsätta enligt plan. Det hade skett en betydande förändring av tidsplanen och projektets omfattning, som jag nu behövde hantera.

Designteamet behövde göra några iterationer och texten samt trådmodellerna behövde justeras. Och för att göra saken ännu värre var designelementen planerade att användas i en uppdatering av kundens e-handelsbutik. 

Tidsplanen, som skulle ha omfattat ungefär 12–14 veckor, växte därför till ungefär 7 månader för att slutföra allt arbete. Varför hände detta? Därför att en bra förändringshanteringsprocess inte hade införts. De ytterligare designerna betraktades egentligen inte som en förändring, eftersom de ursprungliga kundansvariga inte hade fått något formellt godkännande. 

Vilka lärdomar drog min kund av den här utmaningen? 

1. Se till att få kundens godkännande skriftligt 
2. Överväg att begränsa antalet design- och återkopplingsrundor i arbetsbeskrivningen (SOW)
3. Skapa en formell process för att genomföra ändringsbeställningar som tydligt specificerar den ökade kostnaden för en ökad arbetsinsats

Även om alla dessa lärdomar är viktiga, låt oss fokusera på den tredje. En formell process för att initiera en förändring skulle ha gjort det möjligt för teamet att fakturera kunden för det extra arbete som krävdes för att få designerna som kunden ville ha dem samt för justeringen av texten och trådmodellerna.

Programvara som hjälper projektledare att hantera förändringar

Precis som du använder programvara för att hantera dina projekt kan du också vilja använda programvara för förändringshantering. Det finns många verktyg för förändringshantering att välja mellan, beroende på dina behov och organisationens struktur. 

Om du letar efter något som underlättar samarbete är Wrike ett bra alternativ (det är också bra för projektledning och kanske ett verktyg du redan känner till). Om du vill införa ny programvara kan du prova Whatfix. Om du hanterar förändringar både för interna medarbetare och externa kunder kan du överväga WalkMe. 

Bli expert på förändringshantering 

Om du tycker att den mänskliga sidan av förändringar är fascinerande kanske du vill fördjupa dig. Överväg att läsa någon av John Kotters böcker, till exempel Att leda förändring, delta i ett direktsänt webbinarium eller ett webbinarium på begäran, eller bli certifierad som förändringsspecialist genom Kotter Training eller PROSCI. 

Om du har en certifiering inom projektledning, som PMP, kan dessa aktiviteter (inklusive att läsa det här blogginlägget) räknas som timmar för din fortbildning. 

Gillar du det du ser här? Fortsätt lära dig genom att prenumerera på The Digital Project Managers nyhetsbrev!