7 dagliga uppgifter för projektledare: Vad projektledare gör varje dag
Att vara projektledare kan ibland kännas överväldigande, men i det här praktiska inlägget guidar vi dig genom projektledarens dagliga rutiner – få koll på vad du bör tänka på och göra varje dag för att vara en fantastisk projektledare och få ut så mycket som möjligt av din dag.
Jag skulle gärna börja det här inlägget med att säga hur bra det är att ha en daglig rutin som bäddar för framgång. Den typ av rutin där du vaknar tidigt (minst två timmar innan du måste lämna hemmet) och har koll på allt. Jag menar verkligen full koll: dricka lite grönt te, göra yoga, kanske ta en snabb löprunda – den typen av rutin.
Men det är egentligen inte något jag känner mig tillräckligt bekant med för att skryta om.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I stället tänker jag prata om den framgångsrika dagliga rutinen som börjar efter klockan 9.00.
7 saker i din dagliga projektledningsrutin
Här får du en inblick i vad du kommer att göra under dagen som projektledare. Läs mer om hur du blir projektledare, särskilt om du inte har någon tidigare erfarenhet.
1. Kontrollera projektets status: För att optimera projektets kritiska vägar
Som Beyoncé skulle säga är det viktigt att kolla upp det innan du arbetar vidare med det.
Även om det är osannolikt att du har ett team bestående av hjältar på tidsrapportering (som registrerar timmar varje dag), är det en bra idé att få en överblick över dina projekt från dag till dag och se hur de mår. Särskilt om teamet aktivt arbetar med flera leveranser.
Saker tenderar att hopa sig och dyka upp oväntat under natten, så för att undvika överraskningar är det bra att börja dagen med att hålla ett öga på framstegen. Det hjälper dig också att hantera de oundvikliga frågor som dyker upp under dagen.
2. Gå igenom inkorgen i Slack / verktyget: För att ha koll på teamets behov och undvika att bli en flaskhals
Jag slår vad om att du trodde att jag skulle säga att du ska kolla e-posten nu. Nej! Du finns där för ditt team, och det är deras behov som kommer att påverka din dag omedelbart. Oavsett vilket verktyg du använder för att underlätta den interna kommunikationen bör det prioriteras på morgonen. Det är mer sannolikt att du blir en flaskhals i projektet om du inte har koll på var teamet behöver dig.
Beroende på kontorets utformning ersätts det ofta av att kontrollera kommunikationsverktyget med att någon helt enkelt kommer fram till ditt skrivbord och berättar vad de tänker på.
3. Förbered dig inför möten: Så att du är proaktivt informerad och tiden förblir produktiv och följer schemat
Även om projektledarmantrat lyder ”Varje dag är annorlunda” är den ibland faktiskt inte så dramatiskt annorlunda. Det finns några ganska konstanta inslag i våra kalendrar, nämligen teammöten och avstämningar med kunder. Inför vart och ett av dessa möten bör du som projektledare vara förberedd i god tid.
Det är ditt ansvar att vara kunskapens väktare och känna till allt. Det är värt att ta dig tid under morgonen för att skapa och dela dagordningarna för dessa möten med dina kunder och ditt interna team.
4. Kontrollera din e-post: För att se vilka frågor och önskemål från dina kunder som väntar
I motsats till vad många tror bör det inte vara det första du gör på dagen att kontrollera e-posten. Grundläggande projektledningstips. *Det finns en tendens för stressiga e-postmeddelanden att helt ta över dagens uppgifter och rubba dina prioriteringar. *Eller så kan du kontrollera e-posten direkt på morgonen, men låt den inte vara den enda faktorn som avgör dina prioriteringar.
5. Gå på möten: För att färdigställa handlingsplaner och fatta beslut för dina projekt
Oundvikligt – du är länken mellan kundens team och din byrås team. Rutinmöten har vanligtvis som enda syfte att ge uppdateringar och insyn i pågående projekt. De har också det underliggande målet att bygga relationer; förtroende och kommunikation är centrala i alla möjligheter som innebär kundkontakt.
Om det ligger inom din makt att organisera när kundmöten äger rum rekommenderar de flesta DPM’s att kundmöten hålls på morgonen. Det finns flera anledningar till detta, bland annat:
- Tidszoner:
- På västkusten (PST) kan du ibland arbeta med en kund på östkusten, tre timmar före (EST). Våra morgnar är den östra kundens eftermiddagar. Därför går tidsgränsen för ett möte med en kund i öst vanligtvis ut senast klockan 13:30 (PST).
- Färre problem har uppstått under kundens dag före mötet – vilket innebär färre saker för dig att reagera på! (Vi kan bara säga ”Det där är en ändringsbegäran” ett visst antal gånger innan det tappar sin charm).
- Mer tid för dig på eftermiddagen att faktiskt agera på det ni diskuterade med kunden innan de ställer de oundvikligt brådskande frågorna: ”Varför har det här inte gjorts än? Vi diskuterade det igår..”
6. Få jobbet gjort: För att få det du behöver för att hålla tempot uppe i dina projekt
Förmiddagarna är vanligtvis mer strukturerade och styr oftast dina aktiviteter och nästa steg fram till arbetsdagens slut. Eftermiddagarna ägnas mer åt att se till att du har bra koll på det som hände under dagen.
Det här är den tid på dagen som du har avsatt för dig själv vilket innebär att du i princip tar hand om:
- Förberedelser inför morgondagen / resten av veckan
- Genomgång av inkommande arbete och uppgifter
- Svara på kundmejl
- Kommunicera med det interna teamet för att få saker gjorda!
7. Läs: Så att du är den smartaste personen i rummet
En av de förmodligen svåraste men mest betydelsefulla sakerna att göra på eftermiddagen, eller någon gång under dagen, är att ägna tio minuter åt att undersöka världen och branschen omkring dig.
Som aktiva och drivande personer inom den digitala sfären är det en fördel för dig att hålla koll på jargongen i din värld och på projektledningstermer. Det kan hjälpa dig att bidra med idéer till teamet och dina kunder. Nedan hittar du några resurser att ta en titt på:
- First Round Review: För insikter om produkter, människor och kultur samt tips om ledarskap
- Uxdesign.cc: För användarupplevelse, användbarhet och produktdesign.
- Google Design: Se vilka som ligger i framkant på Googles designradar
- Vancouver Tech Journal: Ett mejl som skickas ut varje söndag (du kan använda dina eftermiddagar på jobbet till att läsa det) och som håller dig informerad om vad som händer i Vancouver-området i British Columbia – med fokus på teknik.
- Fastcodesign.com: Alltid en klassiker.
- OCH DEN DIGITALA PROJEKTLEDAREN FÖRSTÅS!
Och när allt ovan är avklarat är klockan plötsligt efter 17 och oj, är du den sista personen på kontoret, igen?
Nåja, åtminstone innebär det att det är mindre sannolikt att du tar med dig jobbet hem!
….Eller?
En sista sak – den här rutinen kan se ganska annorlunda ut om du är ny i en organisation, så få inte panik om du inte har börjat med några av punkterna på listan. Om det låter som du rekommenderar vi att du samarbetar med din chef för att skapa en 30-60-90-dagarsplan som bättre återspeglar dina ansvarsområden.
Vad händer härnäst?
Letar du efter kollegor att nätverka och knyta kontakter med? Bli medlem i DPM och få tillgång till vår Slack-community och delta i diskussionen med hundratals andra digitala projektledare.
