De 4 bästa produktivitetstipsen vi lärde oss av framstående ledare
På Hive har vi en serie som heter ”7 timmar med”, där vi pratar med ledare inom sina områden om deras roller, arbetsstil samt deras bästa tips om projektledning och produktivitet. Eftersom Hive handlar om produktivitet och att hantera projekt är dessa insikter värdefulla för att hjälpa oss att förbättra vår produkt och utöka vår räckvidd.
Som en sammanfattning av våra nio första intervjuer har vi samlat mängder av tips från personer som arbetar på platser som LinkedIn, Fabletics och Harry’s – här är en genomgång av de fyra främsta knepen för produktivitet och projektledning som vi lärde oss under våra intervjuer.
1. Ta ledigt när du behöver det
Juliana Jaoudi, senior marknadsföringschef för lösningar på LinkedIn, hade ett bra perspektiv på balansen mellan arbete och privatliv. Ett av våra favoritcitat om projektledning från henne var: ”Det handlar egentligen inte om balans mellan arbete och privatliv, utan bara om arbete och liv.” Det kan verka självklart, men många arbetar enligt ett strikt schema från 9 till 17 utan undantag.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
”Jag tycker om att hålla hjärnan öppen för att få fantastiska idéer utanför arbetstid. Om du älskar det du gör kan du leva i detta flexibla utrymme där det är okej om något dyker upp under en helg eller på kvällen. Och det fungerar åt andra hållet också – en onsdagseftermiddag kanske du bara måste stänga av arbetet eftersom du behöver ta hand om dig själv. Det är också okej.”
Den typen av schema och flexibla arbetsmiljö gör att människor verkligen kan gå in för arbetet och upprätthålla hög produktivitet när de behöver det, samtidigt som de kommer ihåg att det är okej att stänga av datorn.
2. Blockera tid
Rachel Bowie från PureWow är ett stort fan av att blockera tid (en teknik för tidshantering som också kallas tidsblockering) för personliga och professionella uppgifter. Hon tycker att det verkligen hjälper henne att hålla sig ansvarig och produktiv under hela dagen när hon delar upp kalendern i dessa små block – särskilt eftersom hon har en bedårande tvååring hemma!
”Jag är ett stort fan av att blockera tid när det gäller punkterna på min att-göra-lista. Jag har faktiskt ett löpande Google-dokument med allt jag vill få gjort under en dag, som jag uppdaterar varje kväll innan jag går och lägger mig. Jag delar upp varje dag i sektionerna ”före jobbet”, ”arbete” och ”efter jobbet” och kategoriserar sedan inom dessa områden genom att skilja mellan sådant som tar mycket tid och sådant jag kan göra snabbt. Ibland använder jag även papperslistor – och skriver ner uppgifter i olika anteckningsböcker och på post-it-lappar under dagen – men Google-dokumentet är platsen där jag samlar allt eftersom det är så enkelt att uppdatera i realtid (min dag ändras mycket).”
Vi pratade också med Robert Ross, vd och grundare av FireHydrant, som använder Pomodoro-tekniken för tidsspårning i sitt mer tekniska arbete:
”Den här tekniken går i princip ut på att arbeta i intervaller om 25 minuter, följt av pauser på 5 minuter. Efter 4 intervaller tar jag en paus på 15 minuter, och jag arbetar i två 25-minutersperioder med en paus på 10 minuter varje timme. Att skriva kod är faktiskt mycket mentalt krävande, så du måste ge hjärnan en liten paus för att hålla den på rätt spår. Du kan inte köra en bil i full fart i en timme – du måste ge den en paus, annars går en säkring.”
3. Planera månatliga arbetsretreater
Sebastian Hayto från Harry’s gav oss flera bra produktivitetstips, bland annat att märka alla sina mejl när de kommer in i inkorgen. Men vår favorit var hans fokus på månatliga arbetsretreater för teamet.
”Jag anordnar minst en halv eller hel dags arbetsretreat per månad för att brainstorma kring nya affärsmöjligheter och helt enkelt ha roligt. Jag tycker att det verkligen stärker produktiviteten. Den här frekvensen kan verka överdriven, men jag har upptäckt att de inte bara leder till några av de bästa idéerna, utan också är utmärkta för att stärka teamets sammanhållning – de gör verkligen skillnad.”
Det är statistiskt bevisat att ett sammansvetsat team har förbättrade projektledningsfärdigheter och övergripande produktivitet, så vi tyckte att detta var en lysande idé. Varför inte lägga in tid för att stärka sammanhållningen i medarbetarnas månadsscheman?
4. Stäng av aviseringar
I en värld av ständiga meddelanden, mejl och andra irriterande avbrott kan aviseringar bli en stor produktivitetsbov. Det gäller allt från sociala medier, som den genomsnittliga personen ägnar 3,2 timmar åt per dag, till slumpmässiga Slack-aviseringar från kontorets fantasyfotbollslag.
När vi pratade med Katy Donahue, operativ chef och strategichef på Fabletics, förklarade hon hur hjälpsamt hon har tyckt att det varit att stänga av aviseringar:
”Jag har stängt av alla mejlaviseringar på datorn och mobilen – det började som ett experiment, men jag fortsatte när det verkligen ökade min produktivitet.”
Samma uppfattning uttrycktes av Robert Ross från FireHydrant, som också nämnde hur viktigt det var för honom att stänga av sina aviseringar:
”På Mac kan du ändra aviseringsinställningarna mycket detaljerat. I Slacks värld är varje meddelande en distraktion och kan dra dig ur ditt arbetsflöde. När du byter fönster kan du se antalet meddelanden i Slack, och du dras till de aviseringar du missat. Man får nästan Slack-FOMO. Men du kan faktiskt stänga av den aviseringsbubblan, så du vet inte om det finns meddelanden i Slack som du ännu inte har sett. Du måste öppna Slack helt medvetet för att se dem. Jag har gjort samma sak med mejlen. Verkligheten är att människor inte behöver att du svarar inom 5 minuter.”
Dessutom stöder statistik om projektledning denna eliminering av notiser – det visar sig att dessa distraktioner faktiskt kan minska produktiviteten med 40 %. Vem vill det?
Vad händer härnäst?
För fler tips kan du kolla in våra främsta produktivitetsknep för projektledning eller prova produktivitetsverktyg i din strävan efter att få mer gjort – de kan hjälpa dig att organisera, prioritera och delegera uppgifter.
The Digital Project Manager stöds av sina läsare. När du klickar på länkar på vår webbplats kan vi tjäna en provision. Läs mer.
