5 bästa metoderna för att förbättra era brainstormingsessioner
Visste du att idégenerering eller skriftlig idégenerering har funnits sedan 1953! Det tillskrivs Alex Osborn och är en teknik som jag regelbundet använder i projekt och i flera olika affärssituationer. Om antalet onlineplattformar som har lagt till whiteboardfunktioner på sina plattformar under de senaste 6 månaderna är någon indikation, är idégenerering en central del av möten i den virtuella världen.
Som projektledare är en av våra viktigaste roller eller färdigheter att vara mötesledare—oavsett om det handlar om idégenerering för att lösa ett problem, att genomföra retrospektiv eller att samla in olika perspektiv är det en grundläggande färdighet för en projektledare att leda en idégenereringssession.
Även om det är en grundläggande metod att samla in synpunkter från team, görs detta inte alltid på ett bra sätt. Jag kommer att undersöka hur du kan göra det mer effektivt i ditt team, och jag går igenom allt från hur du får teamet fokuserat till idégenereringstekniker som får ut det bästa av gruppen och leder till verkliga resultat.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Som Alex Osborn sa:
Det är lättare att tona ner en vild idé än att komma på en ny
Gruppbaserad idégenerering handlar helt och hållet om att hitta dessa vilda idéer, och den hjälper oss att samla in kreativa idéer från personer med:
- Specialiserad kunskap
- Olika sätt att tänka
- Olika perspektiv
Jag kommer att gå igenom fem bästa metoder för att utnyttja gruppbaserad idégenerering och hjälpa ditt digitala projekt inom viktiga områden som idégenerering kring omfattning, kreativ problemlösning och retrospektiv.
Jag heter Annie MacLeod och är en engagerad och erfaren projektledare och coach som brinner för att skapa samarbetsupplevelser för distribuerade team och deras projekt. Dessa upplevelser täcker hela spektrumet av projektledning, från att skapa projektplaner och genomföra djupgående retrospektiv till att fatta beslut och förbättra teamkulturen.
1. Skapa den bästa processen för idégenerering
Det kan låta kontraintuitivt, men för att genomföra en effektiv idégenereringssession behöver du lägga lite tid på att planera den i förväg—gruppens sammansättning, teknik eller verktyg, grundregler och roller.
Så genomför du det
Några viktiga beslut som du bör fatta innan du bokar din session är:
- Vem leder sessionen? Om projektledaren vill delta aktivt kan du överväga att använda en separat mötesledare. Fundera på projektledarens förmåga att hålla tiden, upprätthålla neutralitet och objektivitet samt lyssna aktivt under hela sessionen. Ta en titt på några av dessa andra idéer—en mötesledare kan minska pressen på en projektledare avsevärt och låta dem delta och verkligen lyssna på djupet.
- Hur ska sessionen genomföras? Detta är särskilt viktigt när den genomförs i en distribuerad eller hybrid miljö. Beroende på målgruppen, deras tekniska vana och de verktyg du kommer att använda för att fånga upp idéer kan du överväga att ge deltagarna material att öva med innan ni börjar generera idéer.
- Hur skapar jag en atmosfär av psykologisk trygghet? Ett snabbt tips är att fastställa grundregler för sessionen. Sådant som att inga idéer är dåliga, att inte prata i mun på andra och att bara ha ett samtal åt gången kallas för ”grundläggande spelregler”. Utforska andra idéer via den här länken.
2. Börja med slutmålet i åtanke för att rama in sessionen
Även om idégenerering är en aktivitet som kan genomföras med kort varsel (jag har en verktygslåda som jag släpar med mig till varje kundmöte, fylld med post-it-lappar och tuschpennor för just sådana tillfällen), tycker jag att den är mest effektiv om den bidrar till det planerade resultatet av ett möte—vilket innebär att den behöver ramas in.
Även om vi försöker stimulera vilda idéer försöker vi också uppnå ett resultat, och idégenerering är en del av metoden för att nå dit, eftersom den innebär att generera ett stort antal idéer och sedan förfina dem.
Så det vi behöver göra för en effektiv brainstorming-session är att bjuda in rätt personer och tydliggöra sammanhanget för brainstormingen.
Det säkerställer att alla har samma utgångsläge i brainstorming-sessionens sammanhang, samtidigt som vi samlar in rätt mängd idéer.
Så här ser det ut för några av våra viktigaste projektmöten: idégenerering kring omfattning, problemlösning och retrospektiv.
| Exempel på möte | Deltagare | Sammanhang |
|---|---|---|
| Idégenerering kring omfattning | Se till att du kommer så nära som möjligt de personer som kommer att mäta projektets framgång. Se också till att du har med de personer som kommer att planera omfattningen – de som förstår hur problemet kan lösas. Se till att du har deltagare som kan försvara och uttrycka idéer för intressenter som inte kan vara med, eller som har data eller forskning som stöder vad problemet är (särskilt viktigt när det gäller klient- eller kundfrågor). | Vilket problem försöker vi lösa? Vem försöker vi lösa det åt? Varför är detta viktigt? När och hur uppstår problemet? |
| Problemlösning | Det handlar om att få fram så många möjliga lösningar som du kan och verkligen använda all specialiserad kunskap som finns i rummet. Du vill ha personer som har förstahandskunskap om problemet – de har observerat eller upplevt det. Se till att de som känner till den miljö som påverkas täcker alla tekniska delar som ingår i miljön. Be om synpunkter från personer som inte bara kan beskriva potentiella tekniska lösningar, utan även utbildning, kommunikation och andra aspekter av den potentiella lösningen. | Var är det fel? Vad har vi hittills försökt göra för att lösa problemet? Vem påverkas av det? Hur omfattande är problemet? Vad påverkas inte? |
| Retrospektiv | Inte bara de personer som utför arbetet, utan även de som tar emot resultatet av arbetet. | Vad reflekterar vi över? Från när till när? Varför genomför vi denna retrospektiv – för att lära oss, få utlopp för känslor eller reparera relationer? |
Den andra delen handlar om att strukturera brainstorming-sessionen på rätt sätt och använda tekniker som passar den grupp människor du har i rummet. Se till att variera upplägget.
Du vill inte använda samma metoder hela tiden, eftersom det inte stimulerar nya idéer – människor kommer bara att göra det av gammal vana.
Här är flera tekniker att överväga, listade från enkla till mer komplexa. Glöm inte att alltid börja med att skapa en gemensam förståelse.
| Teknik | Steg | Att tänka på |
|---|---|---|
| Snabb idégenerering | Varje person skriver ner så många idéer som möjligt under den angivna tiden. | Håll tiden knapp för att skapa en känsla av brådska, men fler idéer är bättre – du vill ha så många idéer som möjligt. |
| Tankekarta | När du har fastställt huvudtemat utifrån den gemensamma förståelsen låter du varje person lägga till grenar och undergrenar. | Detta fungerar bra med etablerade team – om det finns personer som inte har arbetat tillsammans tidigare eller kommer från mycket olika funktioner eller roller kanske de inte har ett gemensamt språk som alla kan relatera till, vilket gör tankekartan ineffektiv i nästa steg. |
| Eidetisk bild | Varje person tar i tysthet fram bilder som återspeglar deras tankar kring den gemensamma förståelsen och ritar en representation eller väljer en bild från internet som stöd | Detta utnyttjar verkligen kraften hos alla personer som tänker visuellt – se till att du har gott om färgade pennor, klistermärken och andra verktyg till hands för att genomföra detta så effektivt som möjligt ansikte mot ansikte. |
| Idéskrivande | Varje person skriver ner en idé och skickar den till personen till höger, som utvecklar idén och lägger till förtydliganden eller strategier att överväga. Låt varje idé gå runt i rummet minst en gång | Detta fungerar bra för små grupper, eftersom det tar tid att genomföra |
En annan teknik som du kanske är intresserad av att prova är tyst brainstorming.
Så genomför du det
Det börjar med att bjuda in rätt personer, tydliggöra sammanhanget för brainstorming-sessionen och sedan välja en lämplig teknik. Du kan vilja ange brainstormingens ämne i mötesinbjudan – det kan ofta säkerställa att du verkligen har rätt personer på plats. Om de inte är rätt personer brukar de meddela dig.
Det är också en bra idé att gå igenom sammanhanget med alla igen under själva brainstorming-mötet, så att alla kan ställa frågor och gruppen får en gemensam utgångspunkt. Eftersom du har olika resurser i rummet kan de ha mer information än du kunde ge från början, så avsätt lite tid för denna aktivitet innan du börjar brainstormingen.
Glöm inte heller att om du som PM inte känner dig bekväm med vissa av teknikerna kan du låta en facilitator genomföra brainstorming-aktiviteterna. Det kan ge dig den extra fördelen att minska en del av belastningen på dina axlar, och facilitatorn kan bidra med en ny och neutral röst till idélistan.
3. Genomför en isbrytare för att hålla alla alerta
Som vi nämnde tidigare handlar brainstorming-sessioner helt och hållet om att generera idéer, och ju vildare desto bättre! För att göra det måste vi få våra hjärnor att gå in i kreativt tänkande – fräscha upp dem, så att säga.
De flesta hoppar frenetiskt från möte till möte, eller så arbetar de målmedvetet med andra uppgifter, så vi kan använda isbrytare för att få igång den kreativa energin. Isbrytare har också den extra fördelen att de stärker sammanhållningen i teamet genom att skapa utrymme för lite roligt!
Så här gör du
Tänk på vad du försöker uppnå under din brainstormingsession när du väljer en isbrytare.
| Exempel på möte | Övervägande | Tekniker |
|---|---|---|
| Idégenerering | Aktivera höger hjärnhalva | Aktivera den vänstra sidan av kroppen—skriv med vänster hand eller använd musen med vänster hand |
| Problemlösning | Komma bortom ytan och undersöka grundorsaken | Lägg ett pussel eller lös ett mysterium |
| Retrospektiv | Bygga relationer och skapa trygga utrymmen | 2 sanningar och 1 lögn |
För fler idéer kan du ta en titt på den här listan över aktiviteter för vänster respektive höger hjärnhalva. För inspiration och mallar kan du ta en titt på MiroVerse. Som nämnts ovan, tveka inte att låta en workshopledare genomföra dessa aktiviteter—jag har upptäckt att det finns fantastiska isbrytaraktiviteter och workshopledare där ute som är specialiserade på att föra samman team och som har många bra idéer.
4. Utnyttja gruppens kraft
En av de viktigaste sakerna för att göra brainstormingsessioner effektiva är att agera utifrån resultaten! Det finns ingen mening med att generera en massa idéer och sedan inte göra något med dem.
Jag tycker att det fungerar bra att låta teamet gruppera idéerna i liknande områden och sedan komma överens om ett tema för varje grupp, eftersom det gör att ni sedan kan agera utifrån alla dessa fantastiska idéer.
Så här gör du
Det kan vara så enkelt som att använda en färg på post-it-lapparna för idéer och en annan färg för teman. Låt teamet flytta post-it-lapparna till grupper.
Du kan börja med den största gruppen post-it-lappar (eftersom det är dit alla lutar) eller tvärtom börja med de fristående lapparna (beroende på vad du försöker uppnå och hur mycket tid som finns tillgänglig).
Se till att post-it-lapparna med teman åtminstone innehåller ett substantiv och ett verb, och se till att formuleringen är tillräckligt tydlig för att ni ska kunna omsätta dem i handling.
Var försiktig när du planerar den här typen av aktivitet så att du inte hindrar projektledaren från att delta—en workshopledare bidrar med ett par fräscha ögon och är neutral.
Jag har också upptäckt att workshopledare kan ställa frågor som kan uppfattas som ‘dumma’, eftersom de ber om förtydliganden för att säkerställa att era teammedlemmar och hela gruppen har uttryckt sina tankar helt och hållet.
Det ni kommer att ha i slutändan är något som ser ut så här:
5. Prova det asynkront
Jag har upptäckt att brainstorming inte är det mest värdefulla sättet att använda människors tid, särskilt när du arbetar med personer i flera tidszoner eller med olika sätt att tänka. Brainstormingövningar kan skrämma de introverta i gruppen, eller så kan mötet hållas vid en tidpunkt då kaffet ännu inte har börjat verka eller redan har slutat verka!
Spara den värdefulla grupptiden till grupperingen och utvecklingen av åtgärder! Försök genomföra brainstormingsessionen asynkront.
Så här gör du
Glöm inte att du fortfarande behöver rama in brainstormingen—om du ska göra detta asynkront kan instruktionerna behöva vara särskilt tydliga—och göra den så visuell som möjligt. Jag tycker särskilt om att kombinera en Miro-tavla med en Loom-video för att skapa den här typen av interaktion!
En viktig aspekt av asynkron brainstorming är vilken programvara du ska använda. Se därför över din budget och oroa dig inte om pengarna börjar ta slut. Du kan använda kostnadsfri programvara för tankekartor för att genomföra din session.
Här är stegen för att konfigurera utrymmet:
- Ha en visuell indikator så att människor vet var de ska börja. Gör den stor och färgglad, och för engelsktalande är det övre vänstra hörnet vanligtvis platsen att börja visuellt på
- Om du gör en Loom-video, placera länken nära början.
- Ha instruktionerna tydligt synliga på en separat plats
- Ha din bakgrundsinformation tydligt synlig
- Ha brainstormingutrymmet på en separat plats
- Ange tydligt nästa steg (t.ex. att vi träffas på onsdag för att gruppera dessa och ta fram en handlingsplan eller nästa steg).
Du kommer att få något som kan se ut så här:
Om du vill lära dig mer om detaljerna bakom tankekartläggning kan du ta en titt på de här kurserna i tankekartläggning.
Sammanfattning
Brainstorming bör inte vara något du gör bara för att bocka av en punkt, och att ha en brainstormingsession förbättrar inte din kultur eller visar hur kreativ du är.
Om du däremot inför dessa tekniker kan du lyfta din brainstormingsession till nästa nivå och få den att fylla ett syfte.
Var verkligen kreativ, engagera aktivt ditt teams kunskap och erfarenhet och dra i en hektisk arbetsmiljö nytta av kraften i asynkron kommunikation så att du inte slösar tid!
På Project Management GameBoard anser vi att brainstorming bara är grundnivån på vägen mot att göra din organisation och dina projekt mer samarbetsinriktade.
Om du vill se mer digitalt samarbete i projekt i praktiken kan du ta en titt på våra medlemsevenemang (anmäl dig här!) eller ta en titt på vårt kortföredrag om några samarbetsmetoder här.
Vi kommer att utforska brainstorming vidare i vårt nästa inlägg om brainstorming och introverta personer! Berätta för oss i DPM Slack-utrymmet eller lägg till en kommentar och berätta vad du vill läsa om härnäst!
Glöm inte att prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager för att få veta mer!
