Komplett guide till arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar

Typer av arbetsflöden för digital tillgångshantering

Det finns många typer av arbetsflöden för digital tillgångshantering som du kan behöva skapa eller hantera om du ansvarar för projekt med ett stort antal tillgångar. Dessa kan omfatta:

• Tillgångsbaserade arbetsflöden: Ett tillgångsbaserat arbetsflöde fokuserar på enskilda filers livscykel. En produktbild kan till exempel gå igenom steg som skapande, granskning, godkännande och publicering. Alla dessa steg spåras i ett enda arbetsflöde som fokuserar på den enskilda tillgång som skapas.
• Projektbaserade arbetsflöden: Projektbaserade arbetsflöden hanterar flera relaterade tillgångar tillsammans, ofta kopplade till en kampanj eller lansering. Tänk på en säsongsbetonad marknadsföringskampanj med hundratals bilder, annonsformat och videor som går igenom granskning och godkännande. Om något ändras i en av tillgångarna (en textdel, färgen på någons hatt och så vidare) förs ändringen automatiskt igenom globalt till alla tillgångar. Du kan se den här typen av arbetsflöde användas inom läkemedelsreklam för säkerhetsinformation eller indikationer för läkemedel.
• Samarbetsbaserade arbetsflöden: Dessa arbetsflöden handlar helt och hållet om teamarbete och kan innebära redigering i realtid av flera intressenter. Kreativa team, byråer, frilansare och deras kunder kan samarbeta kring videoredigering, designfiler eller presentationsmaterial inom en gemensam DAM-plattform eller under en livesession för redigering. DAM-plattformar kan bidra till att göra asynkront samarbete mer genomförbart.
• Godkännandearbetsflöden: Godkännandearbetsflöden avgör vem som granskar och godkänner tillgångar innan de publiceras. Detta bidrar till att upprätthålla varumärkeskonsekvens och efterlevnad, vilket är särskilt viktigt i reglerade branscher som hälso- och sjukvård, försäkring och nutrition. Även i mindre reglerade branscher hjälper godkännandearbetsflöden till att säkerställa att tillgångarna följer varumärkesriktlinjerna.
• Transaktionsbaserade arbetsflöden: Använd transaktionsbaserade arbetsflöden när system eller avdelningar utbyter tillgångar. När en fotograf till exempel laddar upp evenemangsbilder till ditt verktyg för digital tillgångshantering kan de automatiskt vidarebefordras till redaktören.
• Arkiveringsarbetsflöden: Dessa arbetsflöden fokuserar på att ta ur bruk och lagra gammalt eller överanvänt innehåll. Du förser tillgångarna med relevanta metabeskrivningar, kategoriserar dem och lagrar dem för juridiska ändamål, efterlevnad eller framtida återanvändning.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Viktiga delar av arbetsflöden för digital tillgångshantering

De viktigaste delarna i ditt DAM-arbetsflöde kan variera beroende på vilken typ av arbetsflöde du skapar eller hanterar. Dessa delar kan omfatta:

• Mediebibliotek: Mediebiblioteket är en central plats för alla dina digitala tillgångar. Det är där du laddar upp, organiserar och får åtkomst till ditt innehåll, helst med visuella förhandsvisningar och kraftfull sökfunktionalitet. Ett avancerat mediebibliotek kan lagra och organisera olika typer av digitala tillgångar och hantera en mängd olika filtyper. Du bör kunna ange behörigheter för teammedlemmar baserat på deras roll och vilka tillgångar de har godkänts för att använda.
• Metadata: Tänk på metadata som etiketter för tillgångarna. Det handlar om mer än titlar eller filnamn och kan omfatta taggar, filbeskrivningar, datumet då tillgången skapades och datumet då tillgången ska tas ur bruk. Metadata kan hjälpa dig att optimera mediebiblioteket och göra det enklare att hitta, organisera, sortera och återanvända de digitala tillgångar du redan har.
• Godkännande: Stegen i godkännandeprocessen definierar vem som behöver granska och godkänna varje tillgång. Det hjälper till att undvika det fruktade kaoset med filnamn som “final_final_v4”, “final_final_v4_REVISED” och ser till att varumärkesstandarderna upprätthålls.
• Distribution: Distribution säkerställer att färdigställda tillgångar levereras till rätt personer eller plattformar, oavsett om det är ett CMS, ett verktyg för schemaläggning av sociala medier eller en partnerportal. Det kan också innebära att ange behörigheter så att rätt personer i ditt team kan använda tillgångarna när de behöver dem.
• Säkerhet: Säkerhetskomponenter kan omfatta åtkomstkontroller, behörigheter och upprättande av granskningsspår. De ser till att rätt personer får åtkomst för att skydda dina digitala tillgångar och förhindrar missbruk eller dataintrång. Du kan också vara ansvarig för att hantera digitala tillgångar för klienter eller kunder och se till att varje kund endast har åtkomst till sina egna tillgångar och inte till andra kunders eller, ännu värre, konkurrenters.
• Underhåll: Underhåll är en löpande del av ett bra arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar. Det kan omfatta regelbundet schemalagd filrensning, uppdateringar av metadata och behörighetsgranskningar. Utan detta regelbundna underhåll kan din DAM-programvara bli mycket rörig och betydligt mindre användbar med tiden.
• Programvara för hantering av digitala tillgångar: Programvara för hantering av digitala tillgångar sammanför alla andra komponenter och processsteg och kan bidra till att effektivisera processerna för hantering av digitala tillgångar. Många av de nyare verktygen är molnbaserade, och vissa är till och med AI-drivna. Detta hjälper dig att hitta tillgångar lättare och automatisera dina arbetsflöden.

Livscykel för hantering av digitala tillgångar

Så här kan din livscykel för hantering av digitala tillgångar se ut:

• Planering: Definiera vilka tillgångar som behöver skapas, för vem, när de ska vara klara och hur de ska användas.
• Skapande: Detta kan omfatta utformning av tillgångar samt allt innehållsskapande, till exempel alternativtext, bildtexter och annonstext.
• Import: Ladda upp tillgångar till DAM-systemet och märk dem med relevanta metadata. Godkännandeprocessen kan äga rum före eller efter detta steg, beroende på hur din organisation föredrar att genomföra godkännanden eller hur många godkännanden som krävs.
• Lagring: Organisera digitala filer på en central plats och lägg till dem i mindre bibliotek eller mappar för enkel åtkomst. Systemet kan använda automatisk taggning för att lägga till metadata, till exempel uppladdningsdatumet eller namnet på personen som laddade upp filen, för att ge fler sökmöjligheter.
• Bearbetning: Tillgångar kan storleksändras, formateras om eller anpassas för olika filformat eller distributionskanaler.
• Distribution: Färdigställda tillgångar delas internt eller publiceras externt.
• Styrning: Tilldela och upprätthåll behörigheter, licenser och efterlevnadsregler.
• Arkivering: Flytta äldre tillgångar till långtidslagring eller arkiv.

Fördelar med arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar

Arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar kan gynna din organisation och göra ditt arbete som projektledare betydligt enklare. Här är några fördelar med hantering av digitala tillgångar:

• Förbättrad varumärkeskonsekvens: Centraliserad lagring och behörighetsbaserade kontroller bidrar till att säkerställa att endast godkända tillgångar som följer varumärket används. Detta uppmuntrar användningen av godkända tillgångar och minskar risken för att teammedlemmar använder icke godkända tillgångar. Centraliserad lagring ger en enda källa till sanning och hjälper mindre marknadsföringsteam att upprätthålla varumärkesefterlevnad i alla användningsområden där varumärkestillgångar behövs.
• Mer samarbete: Ett system för hantering av digitala tillgångar och arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar gör det möjligt för team att arbeta tillsammans över avdelningar, tidszoner eller byråer utan dubbelarbete. Alla har tillgång till det centrala arkivet med tillgångar och kan samarbeta kring tillgångar på ett mer effektivt sätt.
• Bättre avkastning på innehåll: Genom att återanvända befintliga tillgångar undviker ni onödigt arbete och maximerar avkastningen på er innehållsinvestering. Om ni anlitar konsulter eller betalar löner för att skapa nya tillgångar eller marknadsföringsmaterial får ni bättre avkastning på investeringen genom att göra ändringar eller hitta nya användningsområden för befintliga digitala tillgångar.

Exempel på arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar

Låt oss säga att du arbetar för ett stort e-handelsföretag och att ditt marknadsföringsteam lanserar en ny produkt. 

1. De anlitar en fotograf för att fotografera den nya produkten både separat och med olika bakgrunder för de inledande kampanjerna.
2. Fotografen laddar sedan upp de slutliga, redigerade produktbilderna i ert DAM-system. Systemet lägger automatiskt till viss metadata, som filnamn, namnet på den som laddat upp filen, uppladdningsdatum och filtyp, och fotografen lägger till en kort beskrivning av varje foto.
3. Därefter granskar det kreativa teamet fotona och markerar dem som de vill använda på webbplatsen och i varje typ av annonskampanj som de har planerat. De skickar dessa till varumärkesansvariga genom godkännandearbetsflödet i DAM-systemet.
4. De varumärkesansvariga godkänner sedan de bästa och låter textförfattare använda filerna och lägga till annonstext. Annonserna skickas tillbaka till den varumärkesansvariga för godkännande.
5. När tillgångarna har godkänts ändras deras storlek och de taggas för varje annonsstorlek och det format som behövs för kampanjerna. De slutliga annonserna skickas vidare för publicering på de olika annonsplattformarna.
6. Eftersom ert team också vill marknadsföra den nya produkten i sociala medier delar ni de digitala tillgångarna i deras slutliga format med era sociala medieansvariga, som exporterar de slutliga filerna i optimerade format för Instagram, LinkedIn och TikTok – allt utan fram- och tillbaka-mejl, borttappade filer eller problem med versionshantering.
7. Efter lanseringen arkiveras alla annonser eller kreativa material med text om introduktionserbjudandet, och nya annonser för löpande marknadsföring skapas och distribueras till relevanta teammedlemmar.

Utmaningar med arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar

Några av de vanligaste utmaningarna som projektledare och kreativa team kan möta när de konfigurerar arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar är:

• Bristande användning: Team kan motsätta sig att använda nya system om de är alltför komplicerade eller om ”reglerna” är otydliga eller inte ordentligt definierade. Vissa kan också upptäcka att gamla vanor är svåra att ändra och föredra att lagra sina egna filer lokalt (vilket inte är bra för konsekvens eller överblick).
• Inkonsekvent metadata: Utan standardisering av metadata och taggningsstruktur blir det svårt att söka efter och återanvända tillgångar. Detta kan vara en del av de användningsutmaningar vi diskuterade ovan, men det kan också vara en separat utmaning. Att lösa detta problem kan även bidra till ökad användning.
• Odefinierade roller och ansvarsområden: Fördröjd återkoppling eller otydliga ansvarsområden kan fördröja godkännanden av tillgångar eller göra det svårt för teammedlemmar att veta vilka tillgångar de kan använda och när eller var de kan använda dem.

Verktyg för hantering av DAM-arbetsflöden

Plattformar för hantering av digitala tillgångar är utformade för att automatisera och stödja varje steg i ert arbetsflöde. De omfattar ofta integrationer med verktyg som Adobe Creative Cloud, projektledningsprogram, innehållshanteringssystem och nätverk för innehållsleverans. 

Här är mina rekommendationer för de bästa verktygen för hantering av digitala tillgångar:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Cloudinary — Bäst för dynamisk medietransformering
2. 2. MediaValet — Bäst för AI-driven sökning och samarbete
3. 3. Pics.io — Bäst för mellanstora företag som vill ha obegränsad lagring
4. 4. Bynder — Bäst för enhetlighet i varumärket på företagsnivå
5. 5. ImageKit — Bäst för AI-drivet DAM med medieleverans
6. 6. Stockpress — Bäst för rollbaserat teamsamarbete
7. 7. Scaleflex — Bäst för att vara MACH-certifierad
8. 8. 4ALLPORTAL — Bäst för integrerad DAM och PIM
9. 9. Filecamp — Bäst för anpassad varumärkesprofilering
10. 10. Tagbox.io — Bäst för AI-driven visuell sökning

Tips för hantering av DAM-arbetsflöden

Oavsett om du är ny på att hantera arbetsflöden för digitala tillgångar eller har problem med några av de vanliga utmaningarna har jag sammanställt några tips som hjälper dig att bli expert på hantering av digitala tillgångar eller ta dina färdigheter till nästa nivå.

• Definiera roller och ansvarsområden tydligt. Detta omfattar vem som skapar, godkänner, distribuerar och arkiverar tillgångar. Detta kan variera beroende på typen av tillgång eller den kampanj som tillgångarna används för att stödja.
• Standardisera dina metadata- och taggningsrutiner från början, men var flexibel om det uppstår möjligheter att förbättra dessa rutiner över tid.
• Automatisera repetitiva uppgifter där det är möjligt för att minska mängden manuellt arbete och felmarginalen.
• Genomför regelbundna granskningar för att rensa bort och arkivera föråldrade filer samt granska behörigheter. Du bör ha en process för att avsluta teammedlemmars åtkomst som omfattar att återkalla åtkomsten till systemet för hantering av digitala tillgångar när de lämnar organisationen eller när deras projekt avslutas.
• Ge teamet utbildning och tydlig dokumentation för att uppmuntra användning. Belöna och uppmärksamma dem som använder verktyget på ett bra sätt.

Anslut dig för fler insikter om hantering av digitala tillgångar

Vill du ha fler tips, knep eller bästa praxis för att hantera projekt där många digitala tillgångar används? Gå med i DPM-communityn för mer. Du hittar också mer information om våra favoritverktyg, färdiga mallar och insiktsfulla artiklar skrivna av erfarna projektledare.