Vad är ett projekt? Kännetecken, typer och exempel

Projektteam följer specifika ramverk eller metoder, såsom kunskapsområdet för projektledning (PMBOK) från Project Management Institute (PMI), för att uppfylla projektuppgifter, milstolpar och mål.

Projekt hanteras bäst med hjälp av projektledningsprogramvara. 

Vad är inte ett projekt?

Projekt är inte pågående eller återkommande uppgifter utan en definierad tidsplan. Deras mål förändras inte kontinuerligt. Daglig drift och pågående processer som dessa betraktas inte som projekt:

• Hantering av tillverkningsprocesser
• Administrativa funktioner
• Ledning av operativa team
• Återkommande marknadsförings- och säljaktiviteter

Egenskaper hos ett projekt

Projekt har vissa gemensamma delar eller egenskaper som projektledare ansvarar för under hela projektets livscykel.

En projektledare bör identifiera, analysera, dokumentera och kommunicera dessa egenskaper med intressenter, inklusive projektteam. Detta säkerställer att alla har samma bild och hjälper till att förbereda projektteam så att de kan slutföra arbetet inom projektets omfattning. 

Begränsningar

Projektbegränsningar begränsar inte ett teams möjligheter. De fungerar som motivation att bli mer kreativ och utöka sin kapacitet i strävan efter större prestationer. 

(Det är i alla fall så jag ser på begränsningar).

Det är viktigt att acceptera att projektbegränsningar kommer att uppstå, oavsett om de är kopplade till resurser, intressenter, budget, mål, syften eller tidsplaner. Potentiella begränsningar kräver omedelbar uppmärksamhet eftersom en egenskap oundvikligen kommer att få en dominoeffekt. 

Strategier för riskhantering, såsom att skapa reservplaner vid resursbrist eller alternativa lösningar när begränsningar kan äventyra någon egenskap eller aspekt av ditt projekt, krävs också. 

Det är här din expertis och utbildning som projektledare kan skilja dig från mängden som en effektiv ledare. Genom att identifiera begränsningar i början av projektet och ta fram kreativa strategier för att minska potentiella problem kan du och ditt team få bättre förutsättningar att genomföra ett framgångsrikt projekt och skapa en stabil avkastning på investeringen (ROI) för kunderna.

Resurser

Projektresurser (mänskliga resurser) kan vara några av de svåraste att hantera på grund av deras inverkan på alla delar av effektiv projektledning. De påverkar allt från samarbete och kommunikation till projektens tidsplan och kvalitet. Att ha rätt resurser när de behövs är avgörande för att framgångsrikt hantera beroenden. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Exempel:

Om ett företag till exempel har hög personalomsättning på sin produktmarknadsavdelning och svårt att anställa nya teammedlemmar, försvårar det kraftigt planerna på att lansera och marknadsföra en ny produkt, även om andra avdelningar är välbemannade, kompetenta och redo att sätta igång.  

Som projektledare behöver du rätt projektledningsverktyg för resursplanering, resursfördelning och uppföljning, så att du snabbt kan identifiera potentiella resursbrister och göra justeringar innan de blir problematiska. 

Intressenter

Projektintressenter kan vara vem som helst som påverkas av ett projekt eller påverkar projektets mål eller önskade resultat. 

Här är bara några exempel:

• Kunder
• Projektets sponsorer
• Medlemmar i projektteamet
• Interna funktionella avdelningar
• Externa grupper eller individer (myndigheter, juridiska eller lagstiftande organ)

Oavsett om de är interna eller externa måste intressenterna vara överens och uppdaterade om framstegen. En projektledare ansvarar för att kommunikationen med alla intressenter är aktuell, tydlig och korrekt. 

Budget

Att få godkännande för projektbudgeten är den avgörande punkten för om projektet blir av eller inte. Det första godkännandet är bara början. Många projekt med godkända och tillräckliga budgetar har hamnat i riskzonen när ekonomiska eller andra förhållanden har förändrats. 

Exempel: 

Anta att du ska öppna en restaurang. Du har allt på plats för att öppna dörrarna – eller det trodde du i alla fall. Din kökschef har plötsligt hoppat av på grund av förändrade ekonomiska faktorer som har lett till sänkta löner. Du har ingen möjlighet att få ytterligare finansiering. Avsaknaden av en reservplan kommer att försena tidsplanen för restaurangens öppnande.

Som projektledare måste du övervaka och kontrollera projektets utgifter i förhållande till budgeten, beräkna potentiella risker och utarbeta strategier för riskhantering. Det är bra att ha nära kontakt med projektsponsorerna om möjligheten till budgetförändringar. Detta är särskilt viktigt när det gäller investeringsprojekt, där en viktig faktor är projektets höga kostnad.

Mål & målsättningar

Projektets mål och målsättningar bör förbli ledstjärnan. Men vad händer när ledstjärnan förskjuts? Interna och externa faktorer medför utmaningar och risker som påverkar projektets målsättningar, och kunder kan också begära ändringar av målen. 

Att hålla reda på ett projekts många rörliga delar och element kan vara komplext och till och med skrämmande. För att hantera detta och potentiella risker krävs omfattande projektledningsprogramvara och verktyg som kan samla allt på en och samma plats. 

När målen eller målsättningarna förändras bör projektet omvärderas, och en ändring av projektomfattningen krävs för att säkerställa att teamet lyckas. 

Tidsplan

För att verkligen betraktas som ett projekt bör det ha en tydligt avgränsad tidsram. Den bör beskriva alla nödvändiga uppgifter samt en projektplan som anger baslinjen, varaktigheten för varje uppgift, milstolpe och tilldelad resurs. Projektledare använder vanligtvis verktyg som Gantt-scheman för att följa upp projektets tidsplaner. 

Det är som att använda ett globalt positioneringssystem (GPS) när du kör till din önskade destination. GPS:en bör tala om hur lång tid det tar att nå destinationen och visa alla stopp (uppgifter) du behöver göra samt vilka städer, bensinstationer och restauranger (resurser) som finns tillgängliga för att hjälpa dig att komma dit säkert och i tid. 

Exempel: 

En husbyggare har lovat flera kunder att deras hus ska vara färdiga om tio månader. När tiden börjar rinna ut har förseningar hos takläggaren förlängt tidsplanen, vilket gör det omöjligt att leverera de färdiga husen till kunderna i tid. 

Vad hade kunnat göras för att undvika detta? Som en del av riskhanteringsstrategin hade projektledaren kunnat lägga in en buffert i den ursprungliga tidsplanen för att säkerställa att detta inte hände. Eftersom det inte gjordes är den bästa lösningen att anlita en annan takläggare för att hålla tidsplanen, vara ärlig mot kunden och diskutera olika alternativ. 

Alla projektets egenskaper spelar en avgörande roll för slutresultatet. Ingen är viktigare än någon annan, eftersom var och en kan få ett projekt att spåra ur om den saknas eller inte ges tillräcklig vikt.

Typer av projekt & exempel på projekt

Många projektledare har lett många olika typer av projekt. Här är några vanligare exempel på projekt som du kanske har hört talas om eller arbetat med.

Några vanliga exempel på projekt är:

• Produktionsprojekt: Tillverkning av en specialiserad utrustning
• IT- eller programvaruutvecklingsprojekt: Upprättande av IT-infrastruktur eller utformning av en app 
• Affärsprojekt: En fusion eller ett förvärv
• Byggprojekt: Utformning och uppförande av en byggnad eller ett hus
• Evenemangsprojekt: Planering och genomförande av en konferens, produktlansering eller till och med ett privat evenemang, som ett bröllop

Det finns andra typer av projekt – nyckeln till att passa in i den formella definitionen av ett projekt.

Nu går vi igenom projektets faser som säkerställer att projektledningsprocesserna fungerar smidigt.

Projektets faser

Oavsett vilken typ av projekt det gäller definierar PMI:s PMBOK-guide fem tydliga steg i projektledningen som vägleder projektteamens arbete. Låt oss gå igenom vart och ett.

Fas 1: Initiering

Innan du kan planera ett projekt tar organisationen fram ett affärsunderlag som förklarar varför projektet behövs och vilka målen är. Detta är projektinitieringsfasen, där projektet måste godkännas, budgeteras och definieras på organisatorisk nivå.

Fas 2: Planering

I denna fas tar projektledaren fram en projektledningsplan som beskriver projektets egenskaper och det arbete som ska slutföras. Projektsponsorn måste godkänna projektplanen innan den kan genomföras.

Fas 3: Genomförande

I projektets genomförandefas utför projektteamen det arbete som krävs för att leverera de projektmål och delmål som beskrivs i projektplanen. Projektteam använder vanligtvis en projektledningsmetodik, exempelvis agil projektledning. Andra vanliga metoder är vattenfallsmodellen, scrum och Six Sigma. 

De drar också nytta av projektledningsprogramvarans möjligheter för att hålla team och intressenter uppdaterade, övervaka projektets framsteg och slutföra projekt inom fastställd omfattning.

Fas 4: Övervakning och styrning

Under hela projektets livscykel säkerställer projektledaren att de genomförda projektaktiviteterna överensstämmer med planen. Projektledaren analyserar och identifierar också avvikelser, inför projektstyrning för att upprätthålla omfattning, tidsplan och budget, kommunicerar med intressenter och gör justeringar vid behov.

Fas 5: Avslutning

I detta sista steg avslutas projektet officiellt. Projektteamen går igenom en utvärderingsprocess där de analyserar och diskuterar hur projektet gick samt dokumenterar resultat och lärdomar för att förbättra framtida projekt.

Värdet av projektledning

Ben Aston, grundare av The Digital Project Manager, säger: "Projektledning förenar kunder och team, skapar en plan för leverans i tid och enligt budget och får intressenterna att arbeta utifrån samma bild." Jag kunde inte hålla med mer.

Men det är inte allt. Han lyfter fram minst ett dussin andra fördelar när det gäller projektledningens ROI för företag av alla storlekar och inom alla branscher. 

Här är bara några:

• Mer betydelsefulla projektresultat
• Leverans i tid och enligt budget
• Effektiv resurshantering
• Kontinuerligt lärande och förbättring
• Förbättrad samordning och kontroll inom teamet
• Konsekventa leveranser av hög kvalitet

Mina tankar? Syftet med ett projekt är att leverera ett värdefullt mål eller delmål. Behovet av ett projekt vilar på dess genomförbarhet, vilket innebär att det måste vara strategiskt under hela sin livscykel för att verkligen vara fördelaktigt.

Det handlar inte om att bara gå igenom momenten eller faserna för att slutföra projektet i tid och enligt budget. Projektledning och projektledare måste vara strategiska för att skapa största möjliga effekt – det är ett förhållningssätt. 

Skillnaden mellan att bara hantera projekt och att hantera projekt strategiskt kräver att man upprättar tydliga kopplingar mellan projekten och företagets strategiska mål.

Oavsett om du arbetar med ett enda projekt eller flera projekt bör de inte hanteras isolerat. Det handlar om att anpassa alla projektmål och delmål till företagets övergripande mål och delmål. Med detta i åtanke kan varje projekt generera en större ROI.

Vad händer härnäst?

Om du är intresserad av att bli projektledare kan du ta en titt på vår utbildning för digitala projektledare, Att bemästra digital projektledning. Den omfattar hela projektets livscykel från början till slut samt vanliga projektmetoder och ger tillgång till en mängd mallar för viktig projektdokumentation.