The Retro: Så går du över till en roll inom projektledning

Läs transkriptet:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel, eftersom roboten inte har rätt 100 % av gångerna.

Kelsey Alpaio: Hej allihop och välkomna till podden Digital Project Manager. Jag heter Kelsey Alpaio och i dag tar vi upp ett stort ämne – hur får man sin första roll som projektledare? Kanske har du informellt lett projekt ett tag och är redo att göra det officiellt, eller så byter du karriär från ett annat område och undrar: hur övertygar jag egentligen rekryterande chefer om att jag har det som krävs?

Vi går igenom allt: vilka färdigheter du faktiskt behöver, hur du ska positionera dig på ditt cv och under intervjuer, samt vilka utmaningar du kan möta längs vägen. Och som tur är har vi en fantastisk gäst med oss i dag som hjälper oss att navigera genom allt detta. Ogaga Johnson är grundare och vd för Verisult, ett utbildnings- och konsultföretag som hjälper människor att ta sig in i efterfrågade yrken som projektledning.

Ogaga, välkommen till programmet!

Ogaga Johnson: Tack så mycket, Kelsey. Jag är glad att vara här.

Kelsey Alpaio: Varför börjar du inte med att berätta lite om dig själv och det arbete du gör?

Ogaga Johnson: Ja. Som du redan nämnde – tack för den introduktionen. Jag heter Ogaga Johnson och i kärnan av allt jag och mitt team gör finns ett starkt engagemang för människor.

Allt vi gör på Verisult handlar om att människor ska utvecklas och stärkas. En av de viktigaste sakerna vi gör är att hjälpa yrkesverksamma, särskilt immigranter, att komma i gång med och utvecklas i sina karriärer. Och det gäller inte vilken karriär som helst, utan vi fokuserar på efterfrågade yrken, eftersom de förväntas ha ett mycket stort behov.

Det handlar om behovet av människor som kan arbeta inom dessa områden. Vi hjälper alltså till att hantera arbetskraftsbristen och ser till att människor får den kunskap och utrustning de behöver för att ta sig an dessa efterfrågade roller som är på väg att växa fram. Vissa finns redan här och nu.

Kelsey Alpaio: Toppen. Då går vi rakt in i det. Vad tror du är den svåraste delen när det gäller att hitta och få sin första roll eller titel inom projektledning?

Ogaga Johnson: Efter att ha arbetat med tusentals människor som vill gå över till projektledning i Storbritannien, Kanada och USA är en av de vanligaste sakerna jag har sett att det faktiskt är svårt att ens få komma till en intervju. Om du inte kan prata med en rekryterande chef eller verkligen kommunicera vilket värde du tillför får du inte ens möjlighet att komma till erbjudandestadiet.

Att kunna översätta sina färdigheter och erfarenheter, och förklara vilket värde man har och kan erbjuda i roller inom projektledning, är den största utmaningen jag ser att många behöver lösa – särskilt personer som vill byta karriär och aldrig har haft den officiella titeln inom projektledning.

Jag vill byta karriär. Det är alltid utmaningen: hur översätter jag det jag gör i dag eller mina erfarenheter till den här rollen, som jag vet att jag kan utföra, men där jag kanske inte nödvändigtvis har haft titeln?

Kelsey Alpaio: Vilka färdigheter bör man ha och lyfta fram på sitt cv för att få de där intervjuerna när man söker sin första roll som projektledare?

Ogaga Johnson: Jag skulle säga att det första är att förstå att alla är olika. Vi är unika och har unika erfarenheter och bakgrunder. Vissa av oss kanske har samma utbildning, men när vi går på universitetet tar vi inte med oss exakt samma saker från undervisningen, eller hur? Vi har alltså alla en unik sammansättning. Det första är därför att förstå vilket värde jag kan bidra med inom projektledning.

Det finns ingen poäng med att bara skicka ut sitt cv överallt. Vi har ett uttryck som vi brukar använda: skicka inte bara in det överallt – var strategisk. Vad är mitt unika värdeerbjudande? Vi arbetar mycket med det inom affärer och marknadsföring. Vad är företagets unika värdeerbjudande?

Samma sak gäller karriären. I karriären säljer du dina färdigheter och tjänster. Tänk på det som ett företag. Vilket är då det unika värdeerbjudande som skiljer dig från alla andra – från de miljontals människor som söker samma roll inom projektledning? Det är den första saken. Någon kanske säger: ”Jag har arbetat med evenemangsplanering ett tag.”

Men tekniskt sett är det projektledning. Okej, kanske kan du gå över till en roll som projektledare eller projektkoordinator inom evenemangsområdet, oavsett om det gäller en ideell organisation, eftersom ideella organisationer anordnar många evenemang. Det kan också handla om en stor organisation, kanske inom marknadsföring, eftersom de genomför många marknadsföringsevenemang.

Men titta på vad ditt unika erbjudande är. Var har du mycket värdefull erfarenhet och branscherfarenhet? Och vilken bransch kan du därför enkelt gå över till för att komma in i projektledning? Det kanske inte är din drömroll. Någon kanske säger: ”Jag vill leda evenemangsområdet.”

Men det är ett sätt att börja. Hur du börjar betyder inte att det är så du kommer att sluta, men det är ett sätt att komma i gång. Därifrån börjar du bygga upp din erfarenhet till att bli expert inom projektledning, och sedan kan du gå vidare. Det första är alltså att förstå ditt värdeerbjudande och vilken bransch du bör rikta in dig på utifrån det värdeerbjudande du har identifierat.

Nästa sak är att varje jobb är annorlunda. Du kan inte använda samma cv för varje jobb. Jag vet att det här är något ingen arbetssökande vill höra. Faktum är att de alltid frågar mig efter genvägen. Ingen arbetssökande vill höra det här, men det är sanningen, eftersom jag anställer många projektledare för olika organisationer och även inom organisationer.

En sak jag tittar på är: vems cv visar att personen kan utföra det arbete jag vill att den ska göra? Det är de personerna jag bjuder in till intervju. Även om ditt cv är fantastiskt känner jag inte dig, så jag kan inte veta det om ditt cv inte visar att du är fantastisk – inte bara generellt, utan att du kan möta de problem jag har eller leverera det värde jag behöver att den här personen ska bidra med i organisationen.

Du måste anpassa ditt cv. Du måste förstå hur man läser platsannonser. Lyft fram vad det är som företaget verkligen vill att personen de anställer ska ha. Vilket värde vill de att personen ska bidra med? Anpassa ditt värde så att det visar att du är personen som kan leverera det värdet i ditt cv.

Det är alltså de två viktigaste sakerna: anpassa ditt cv för varje jobb och förstå först vilket värde du har. Om jag ser en platsannons och inser att jag egentligen inte har det värdet – inte för att jag inte kan få det, utan för att det kanske inte är mitt värdeerbjudande just nu – då kanske det inte är ett jobb jag bör söka, eftersom det är slöseri med min tid.

Och det innebär mycket känslomässig stress när du får så många avslag. Förstå ditt värdeerbjudande och sök roller som stämmer överens med det. De två tipsen är mina viktigaste.

Kelsey Alpaio: Du nämnde att det kanske finns vissa branscher eller typer av projektledning som är lättare att ta sig in i. Vilka branscher bör man titta på om man försöker få sin första roll?

Ogaga Johnson: Det är en mycket bra fråga, eftersom vissa kanske inte nödvändigtvis är experter inom en viss bransch. Det finns inte riktigt lika villkor där. Jag skulle säga att vi just nu ser en ökning, beroende på vilket land man befinner sig i.

I Kanada ser vi en ökning inom ideella organisationer och föreningar. Det är något jag har lagt märke till nyligen. Dessa organisationer behöver kapacitet. De flesta av dem genomför projekt av olika slag och behöver människor med färdigheter inom projektledning.

Även om titeln kanske inte är projektkoordinator eller projektledare behöver de personer med sådana färdigheter. Det är därför en bra bransch att rikta in sig på. Ideella organisationer betalar naturligtvis inte lika mycket som vissa – inte alla – vinstdrivande organisationer, men mängden erfarenhet du sannolikt får därifrån kan innebära att ett års erfarenhet motsvarar två års erfarenhet någon annanstans.

Det är alltså också en bra plats att börja på. Dessutom har vi många nya teknikföretag och teknikstartupbolag, där innovationen är ständig och tekniken hela tiden förändras. De organisationerna börjar också ta in sådana personer, eftersom startupbolag behöver människor som kan hjälpa dem att växa och skala upp sina produkter.

Om du kan visa ditt värde för en grundare eller för personer i ledningen inom en organisation är det mer sannolikt att du får chansen att prova och sedan bevisa dig i organisationen.

Det är alltså de två huvudsakliga branscherna eller sektorerna jag skulle peka på.

Kelsey Alpaio: Ja, det låter väldigt rimligt.

Du pratade lite om att förstå sitt värde och se till att det syns i cv:t och under intervjuer. Men finns det grundläggande färdigheter, verktyg eller metoder som alla som söker en roll inom projektledning måste ha för att ens komma i fråga? Vilka färdigheter behöver man börja utveckla så snart som möjligt om man inte har dem just nu?

Ogaga Johnson: Absolut. Det finns grundläggande färdigheter. När det gäller projektledning har vi det globala projektledningsinstitutet och andra organ som på olika sätt reglerar projektledning, om jag får uttrycka det så.

De har till och med gjort det enklare när man talar om de principer eller processer som alla projektledare någon gång kan behöva gå igenom. På grundnivå, eftersom vi har artificiell intelligens som utför vissa tekniska saker och dagliga administrativa uppgifter som projektledare kan göra, tycker jag att kärnan är följande:

Artificiell intelligens kommer inte att förstå hur man kommunicerar effektivt med människor. Människor förändras. Vårt humör och våra känslor förändras varje dag. En viktig fråga är därför: hur kommunicerar jag? Projektledare kommunicerar mer än 90 procent av tiden. Vi kommunicerar hela tiden. Att kunna kommunicera effektivt är därför avgörande.

Kommunikation hänger också ihop med intressenthantering. Inom projektledning arbetar du mycket med människor. Du försöker påverka människor så att saker blir gjorda. Därför behöver du bygga upp din förmåga och dina färdigheter att relatera till människor, ha god social kompetens och kunna förhandla med människor.

Även om du inte använder ordet förhandling, så förhandlar du när du försöker få en teammedlem att förstå att det här är en uppgift som personen ska göra och när den ska vara klar. Du försöker få personen att göra det. Du förhandlar bokstavligen och påverkar personen.

Förstå därför hur man bygger relationer. Det är några av de grundläggande sakerna. Engagemang med intressenter och kommunikationsfärdigheter är centrala färdigheter.

Sedan handlar det om grunderna i hur man levererar ett projekt – från planering till genomförande, och om att se till att projektet följer planen och föra det tillbaka på rätt spår om det inte gör det. Det är några av de grundläggande färdigheterna, oavsett vilken metod du använder, vare sig det är vattenfallsmodellen, agilt arbetssätt eller en hybridmodell.

Att förstå grunderna i hur man tar en idé och förverkligar den är kärnan. Om du inte har det är det i princip projektledning i sammanfattning. Det är den grundläggande sak du bör kunna, och sedan handlar det naturligtvis om att genomföra det med hjälp av färdigheter i att arbeta med människor.

Kelsey Alpaio: Vi pratar hela tiden om oavsiktliga projektledare – personer som redan leder projekt i sitt dagliga arbete men inte har titeln projektledare. Jag undrar hur mycket av övergången till en formell roll inom projektledning som handlar om självförtroende: att våga kalla sig projektledare och verkligen stå för sin erfarenhet.

Ogaga Johnson: För det första tror jag att alla har färdigheter inom projektledning. Det är min uppfattning, och det beror på att om du har arbetat i ett jobb i, säg, minst två eller tre år så har du förmodligen gjort något som är relaterat till projektledning. Alla organisationer måste genomföra projekt på grund av förändringar, innovationer och förbättringar.

Du har därför sannolikt varit delaktig i ett projekt, särskilt om du arbetade under covidperioden. Då var du delaktig i projekt eftersom företag behövde göra saker för att människor skulle kunna arbeta hemifrån. Det var ett projekt. När de hade genomfört det var nästa steg kanske att förbättra processen.

Det är också projektledning. Jag tror verkligen att alla har färdigheter inom projektledning om de har arbetat i mer än två år. Jag brukar råda många jag pratar med att identifiera sin erfarenhet av projektledning. Fanns det en uppsättning aktiviteter du utförde för att skapa en förändring eller ett specifikt resultat?

Var det avgränsat, med en definierad start- och sluttid, och alltså inte vanlig drift? När jag säger det inser de: ”Ja, det fanns en period då vi behövde förbättra något.” Kanske visade en revision att något behövde åtgärdas, ni införde en kontroll eller en annan åtgärd, och du var en del av teamet.

Även om du inte ledde teamet var du en del av det. Då säger jag: ja, det är att vara delaktig i ett projekt. När människor kan identifiera sina färdigheter tycker jag att övergången till projektledning blir mycket mindre svår, och det är där självförtroendet kommer in.

När jag pratar med många människor är anledningen till att de saknar självförtroende att de känner sig som bedragare. ”Kan jag verkligen det här? Jag byter ju område. Kan jag verkligen kalla mig projektkoordinator eller projektledare?” Men om du har gjort det kan du kalla dig det.

Jag skulle säga att den största utmaningen hos mina studenter handlar om tankesättet. Därför arbetar jag mycket med att förändra tankesättet: om du inte känner dig säker på den färdighet du intervjuas för, hur ska du som rekryterande chef kunna känna dig säker på dig om du inte själv gör det? Jag kan märka det på långt håll under intervjuer.

Först måste du förstå att det du har, särskilt om du har vidareutbildat dig, är något du har arbetat fram. Du har identifierat värdet du besitter. Du har identifierat din erfarenhet av projektledning och dina färdigheter. Du känner till ditt värdeerbjudande. Det är ditt, så tro på det.

Om det värsta skulle hända, ha då ett dokument där du samlar dina meriter. Skriv ner vad du har gjort i projekt och använd det, eftersom fakta alltid slår bedragarsyndromet. Du kan inte argumentera mot fakta. Det är ett faktum att jag kunde leverera det här processförbättringsprojektet.

Det är fakta. Ha därför berättelser om vad du har gjort. När du har de berättelserna kan du alltid återkomma till dem under intervjuer. När du återberättar dina erfarenheter blir du mer självsäker, eftersom du faktiskt har gjort det. Självförtroende är en stor del av framgången när man byter område.

Om du inte tror att du kan, kommer andra sannolikt att tro att du inte kan.

Kelsey Alpaio: Jag älskar verkligen idén att fakta alltid vinner över bedragarsyndromet. Att verkligen ha fakta på plats, hålla reda på det du har lyckats med och faktiskt gjort, och låta det vägleda dig när du söker en sådan här roll. Jag tycker mycket om den delen.

Vilka är några av de största misstagen människor gör när de försöker få sin första titel inom projektledning?

Ogaga Johnson: Jag ska kanske nämna två saker. Det första är att använda funktionen för snabbansökan. Ibland vill jag ta bort den funktionen från alla jobbplattformar. Använd inte snabbansökan, oavsett vilken plattform det gäller. Nästan alla plattformar har den.

Snabbansökan fungerar oftast inte, oavsett hur välanpassat ditt cv är till en viss bransch. Någon kanske säger: ”Jag söker bara projektledarroller inom sjukvård, så det är samma terminologi och samma saker som alla företag efterfrågar.” Ja, men någon annan som verkligen har gått igenom platsannonsen kanske inser att det här visserligen gäller sjukvård, men att en viktig sak de söker är någon som förstår processförbättring.

Det är en av de viktigaste tillgångarna för rollen. Den personen anpassar sedan sitt cv för att visa sin erfarenhet av processförbättring och får sannolikt en intervju framför dig, som skickade in ett generiskt standard-cv. Jag lovar att 90 procent av de andra har gjort samma sak. Så vad är det där 10 procenten som får dig att sticka ut?

Det är en sak. Sluta snabbansöka på autopilot. Anpassa ditt cv. Det är jobbigt, men det finns numera olika appar, inklusive verktyg baserade på artificiell intelligens, som kan hjälpa till. Använd dem, men kontrollera alltid fakta i det som verktyget har gjort och redigera det själv också.

Det är den första saken. Den andra liknar det jag sade tidigare: att inte förstå sitt värde. När jag ser inlägg på sociala medier som säger ”Jag sökte 1 000 jobb, fick fem intervjuer och ett jobberbjudande” tänker jag: det är dåligt att få över 900 avslag. Det är dåligt för den psykiska hälsan och självkänslan. Det är inte ett bra sätt att söka jobb.

Misstaget jag ser många göra är att de söker varje tänkbart jobb. Nej. Först måste du förstå vilket värde du har i din karriärväg.

Det kanske inte är din drömroll, men det kan vara den idealiska rollen för dig just nu – den som får in dig och ger dig en fot innanför dörren. Sedan kan du börja utvecklas. Vad är det? Fokusera därefter din energi. När du söker jobb förbrukar du mycket energi, så du vill se till att du använder den på bästa sätt.

Fokusera energin på den jobbsökarstrategi du har utformat för dig själv. Ha en strategi. Att inte ha någon strategi och bara söka jobb är inte logiskt. Alla företag har en strategi. Jag önskar att fler människor kunde ändra sitt tankesätt och förstå att karriären är deras företag.

Det är ett företag, eftersom du säljer färdigheter och det är därför du får betalt. Behandla den som ett företag, så kommer du att märka att ditt tankesätt förändras och att du gör saker på ett annat sätt. Det är där entreprenörskap kommer in i karriären, och det är så viktigt för att ligga steget före.

Du måste tänka som en entreprenör i din karriär.

Kelsey Alpaio: Du pratade lite om avslag. Det låter som att det är en stor del av processen. Man kommer att få många avslag även om man söker rätt saker. Avslag är oundvikliga. Hur rekommenderar du att man hanterar avslag och återhämtar sig efter nej på nej på nej?

Ogaga Johnson: Jag tror att du redan har sagt det på ett sätt. Inse att avslag kommer. Ställ in dig på det. Det är inte negativt tänkande. Avslag kommer, eftersom det finns många människor som söker jobb. Du är inte den enda. Avslag kommer alltså att inträffa. Acceptera att du har gjort ditt bästa.

Du har sökt en roll som passar dig, granskat den, anpassat ditt cv och visat ditt värde. Det är sådant du kan kontrollera. Du kan inte kontrollera att någon bestämmer sig för att den gillar det du skrev, gillar din profil och vill ringa dig. Fokusera därför inte på det du inte kan kontrollera. Fokusera på det du kan kontrollera, så kommer rollen till slut.

Inse också att eftersom du inte kan kontrollera den delen kommer det att finnas negativa resultat, som avslag. När du väl har ställt in dig på att du gjorde ditt bästa men att det här inte blev av, kan du tänka ”det var inte rätt för mig” och gå vidare. Det är vad jag alltid säger till människor.

Kelsey Alpaio: Jag tycker om det.

Jag har bara en sista fråga för att avsluta. Om någon som lyssnar vill börja arbeta mot sin första roll inom projektledning i dag, vad är en sak personen kan göra just nu eller den här veckan för att gå i den riktningen?

Ogaga Johnson: Jag skulle förmodligen rekommendera att göra en karriärkartläggning eller en analys av kompetensluckor, eftersom du kan göra det direkt. Anledningen är att identifiera om du har befintlig erfarenhet av projektledning i ditt liv, även om det handlar om volontärarbete. Det är inte bara betalt arbete som kan ge dig den erfarenheten.

När jag började min karriär inom projektledning var det genom volontärarbete i min lokala kyrka, där jag var ungdomskoordinator.

Det gav så mycket erfarenhet av projektledning: att hantera människor, få människor att utföra saker och faktiskt få volontärer att få saker gjorda. Det är något av det svåraste man kan göra. Om någon får betalt för att utföra en uppgift kan du bokstavligen säga: ”Du får betalt, gör det.” Men volontärer är svårare.

Där lärde jag mig många färdigheter inom att påverka och förhandla. Börja därför med en kompetenskartläggning. Vilken erfarenhet har jag som passar inom projektledning? Om det inte finns någon, är det okej – skapa eller hitta den erfarenheten.

Vilka färdigheter har jag som kan överföras från där jag befinner mig nu och användas inom projektledning? De liknar ofta varandra. Karriärkartläggning eller kompetensanalys är alltså det första steget, eftersom du behöver ha en riktning. Utan riktning kan du hamna var som helst. Men om du har en riktning är det mycket mer sannolikt att du når din destination.

Kelsey Alpaio: Ogaga, tack så mycket för att du var med oss i dag. Det här har varit så hjälpsamt.

Ogaga Johnson: Tack så mycket. Jag har haft väldigt trevligt. Tack för frågorna och för att jag fick vara här. Jag är tacksam.

Kelsey Alpaio: Det var allt för dagens Retro. Följ programmet så att du aldrig missar ett avsnitt. Och om du vill fortsätta samtalet med ett community på över tusen projektledningsproffs som förstår vad du går igenom, kan du gå med på thedpm.com/membership. Tack för att du lyssnade!