The Retro: Så får du en befordran och blir senior projektledare

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom boten inte har rätt 100 procent av gångerna.

Kelsey Alpaio: Hej! Jag heter Kelsey. Och välkommen tillbaka till The Retro på The Digital Project Manager-podden—där vi går igenom tidigare lärdomar, framtida trender och vad de innebär för din karriär.

Om du lyssnar på det här avsnittet letar du förmodligen efter en roll som senior projektledare. Det är inte alltid lätt att ta steget. Du kommer att stöta på hinder. Du kommer att höra ”nej” fler gånger än du önskar. Och kanske känner du dig redan fast—och undrar vad som saknas eller varför du inte får den där befordran eller det där jobberbjudandet. Det är precis det vi ska reda ut här i dag.

Jag har Logan Langin här med mig. Han är senior projektledare på Sanford Health, så han har varit precis där du är. Han kom på hur han skulle positionera sina kompetenser och förändra sitt tankesätt för att ta steget till senior projektledare. Han driver också programmet ”30 Days to PM” för personer som försöker ta sig in i branschen—så han vet vad han pratar om.

Logan, välkommen till programmet!

Logan Langin: Tack för att jag fick komma.

Kelsey Alpaio: Logan, berätta lite om dig själv och det arbete du gör.

Logan Langin: Jag har arbetat inom projektledning i nästan ett decennium nu. Jag började ursprungligen som socialarbetare i ungefär ett år. Sedan gick jag vidare till en roll som laboratorietekniker och laboratorieforskare, och medan jag gick igenom den processen och verkligen försökte komma fram till vad jag ville göra med min karriär i början av tjugoårsåldern upptäckte jag projektledning som en möjlighet inom min organisation.

Det var ungefär ett och ett halvt år in i min karriär som forskare. Jag försökte verkligen förstå: Okej, vad är projektledning? Hur arbetar man med projektledning? Hur kan jag översätta och bygga vidare på min kompetens där jag befinner mig för att så småningom byta till en roll inom projektledning? Under de följande ungefär sex och ett halvt åren blev jag befordrad till laboratoriechef och började verkligen få inblick i hur jag, utöver det laboratoriearbete jag redan utförde, kunde arbeta med egna projekt och större projekt tillsammans med samarbetsgrupper.

Det lade grunden för att jag skulle kunna bli forskningsprojektledare 2020, ungefär samtidigt som pandemin bröt ut. När jag arbetade med det och verkligen förfinade min kompetens försökte jag förstå: Hur tar jag det jag lär mig nu vidare, och vad är nästa steg? Senior projektledare var uppenbarligen det logiska valet, så för mig handlade det om att förstå vilket nästa steg var för att bli senior projektledare och hur man faktiskt blir det.

Genom att ta ansvar för de här mer komplexa och större projekten kunde jag som forskningsprojektledare verkligen överbrygga gapet till en ny möjlighet utanför forskningen, inom projektledning i vården, som senior projektledare. Det har jag arbetat med sedan 2021. Det är egentligen en snabb sammanfattning av min karriär hittills.

Kelsey Alpaio: Som du nämnde har du nu den eftertraktade titeln senior projektledare. Berätta vad du behövde göra för att få den. Hur såg processen ut för dig?

Logan Langin: Ja, det var några saker. Först och främst, när jag upptäckte vad projektledning var och arbetade mot den ursprungliga forskningsrollen.

Projektledare—min ursprungliga titel som projektledare—var verkligen det som skulle särskilja mig inom området. Jag tog min PMP-examen, alltså certifieringen Professional Project Management, och fick den 2018. Jag tycker att den verkligen hjälpte mig att öppna dörrar mot rollen som senior projektledare. Den validerar och bekräftar den erfarenhetsnivå man har.

Något jag skulle vilja lyfta fram för alla projektledare som verkligen försöker ta steget från projektledare till nästa befordringsmöjlighet, senior projektledare eller ännu längre, är att du först och främst behöver ha erfarenhet av en mångfald av projekt.

Jag gjorde inte bara samma sak om och om igen. Jag arbetade med många olika projekt, många olika intressentgrupper, varierande komplexitetsnivåer, större budgetar och högre synlighet. Det var avgörande för att jag skulle kunna anställas som senior projektledare, eftersom man inte kommer att arbeta med samma typer av projekt hela tiden. Man kommer inte bara att samarbeta med olika intressentgrupper, utan vanligtvis med betydligt större intressentgrupper.

Du kommer också att arbeta med större budgetar och ha större synlighet gentemot den högsta ledningen. Därför vill jag verkligen uppmuntra projektledare att söka möjligheter att arbeta med en mångfald av projekt, oavsett om det handlar om olika typer av projekt eller olika branscher—sådant som går att tillämpa inom flera områden.

Ta verkligen till dig återkoppling. Du arbetar med komplex teamledning och samarbetar med och rapporterar till den högsta ledningen, och du kommer nästan alltid att ha någon form av affärsmässig eller strategisk påverkan. Därför behöver du vara mycket medveten om det språket, synligheten kring det och hur du rapporterar om det på ett effektivt sätt.

Sedan tror jag att berättande är en stor del av detta, och att kunna förmedla sin erfarenhet på ett effektivt sätt och visa hur den motsvarar behoven i den möjlighet man söker. Här är vad jag har gjort tidigare, och här är hur jag tror att det kan överföras till nästa möjlighet som senior projektledare, där jag kan lyckas.

Kelsey Alpaio: Det var riktigt bra råd.

Det får mig att undra hur lång tid processen tog för dig—från det att du bestämde dig för att du ville ta en mer senior roll tills du faktiskt klev in i den. Hur lång var processen, och hur många nej fick du på vägen? Eller var det enkelt för dig? Var det bara ett ja direkt?

Logan Langin: Nej, det var det inte. Ärligt talat blev jag forskningsprojektledare 2020. Jag började bli utbränd i den rollen som projektledare. De flesta projektledare upptäcker att de, om de inte arbetar i en mer formell projektledningsorganisation, ofta behöver bära många olika hattar, vilket jag också gjorde.

Man gör mycket av själva projektarbetet samtidigt som man sköter mycket av ledningen, och det kan bli betungande. Det tog ungefär tre år för mig att gå från forskningsprojektledare till senior projektledare och verkligen känna mig trygg i min roll som senior projektledare. Jag fick många nej på vägen.

Jag sökte förmodligen omkring 40 eller 50 interna möjligheter och ytterligare 40 eller 50, eller fler, externa möjligheter. Av dem fick jag förmodligen färre än tio riktiga intervjumöjligheter. Så det tog tid. Men jag vill säga detta, och vi kanske kommer in på det lite mer senare: När du väl förstår vad du kan bidra med och vad de letar efter låser du vanligtvis upp flera möjligheter samtidigt. Det var definitivt min erfarenhet. Jag fick många nej på vägen, men när det var dags att söka rätt möjlighet hade jag faktiskt tre möjligheter och tre erbjudanden samtidigt.

Så när man gör det på rätt sätt märks det verkligen.

Kelsey Alpaio: Wow. Ja. Tre samtidigt. Det är definitivt överväldigande.

Det är tydligt att du någon gång kom på vilka delar av ditt CV du behövde lyfta fram. Vilka saker behövde du prata om under intervjuerna? Kan du berätta lite om det? Vilka var de viktigaste förändringarna du gjorde?

Logan Langin: Först och främst presenterade jag inte mitt CV särskilt bra. Det första jag skulle säga är—och förhoppningsvis gör människor inte så här, även om jag själv gjorde det mycket då—att man inte bara kan använda samma mallade CV för varje jobb man söker, eller hur?

Alla jobb är lite olika. De har lite olika behov. Det är därför de har olika platsannonser med olika områden som de fokuserar på. Därför behöver du först och främst vara mycket specifik, göra din hemläxa och vara medveten om vilka roller du söker.

Har jag den erfarenhet de letar efter? Är det något jag kommer att motiveras av och verkligen tycka om? Är det något jag brinner för? Sedan handlar det om att ta platsannonsen och på ett effektivt sätt utvärdera din erfarenhet mot den. Det började jag göra.

Ett annat stort område—för att ge ett exempel—var att jag under alla dessa avslag, intervjuer och liknande fick återkoppling som: Du har inte så mycket erfarenhet av komplex teamledning som vi skulle önska, eller du visar inte de ledaregenskaper, den synlighet och den rapportering av dina projekt som vi skulle förvänta oss av en kandidat till rollen som senior projektledare som vi vill anställa.

Jag tog till mig den återkopplingen och frågade mig: Okej, A, hur kan jag bygga upp detta i min nuvarande roll med de kompetenser jag har? Och B, jag behöver definitivt börja ta med det mer i mitt CV eftersom det kommer att vara värdefullt inte bara för den här möjligheten, utan för de flesta möjligheter som senior projektledare.

Så jag började lägga till den informationen. Ett annat viktigt område som jag brukar prata om är mätetal. Du kan berätta för människor vad du har gjort, men innan du verkligen preciserar vilken affärsmässig påverkan det har haft och vilken strategi som ligger bakom och gör det värdefullt för företaget, har du inte kommit hela vägen. Jag säger inte att det inte betyder något, men det är vad företaget letar efter och vad seniora projektledare levererar.

De levererar strategiskt värde. Därför behöver du börja visa sådana saker i ditt CV. Vilka budgetar har du arbetat med? Hur stora var de avdelningar du arbetade med? Vad levererade du i slutändan? Var det intäkter, effektivitet eller standardisering? Och hur gjorde du det?

Vilken påverkan hade det på slutkunden? Att lyfta fram mätetal som verkligen visar vilken påverkan dina projekt haft tar dig längre än att bara skriva ”arbetat med riskhantering” som en punkt i CV:t. Jag skulle också säga att något annat som jag verkligen rekommenderar ur ett CV-perspektiv—och detta är förmodligen en mindre detalj—är att CV:n blir lättare att läsa när du formaterar dem på ett sätt som verkligen lyfter fram påverkan.

Försök därför att strukturera dem mer i formatet: Vad gjorde du och hur gjorde du det, och vad ledde det till? Det hjälper verkligen, jämfört med generiska formuleringar som ”genomförde riskhantering”, ”genomförde förändringsledning” eller ”utvecklade en kommunikationsstrategi”. Om du tydligt beskriver dina handlingar i CV:t kommer rekryterande chefer att se värdet du har skapat och redan före intervjun kunna se hur du skulle kunna passa in i deras team.

En annan sak jag vill nämna när det gäller sådant som hjälpte mig att få en befordran, utöver själva CV:t, är utveckling och att börja luta sig mot ett nätverk. Jag är mycket aktiv på LinkedIn nu, men det var jag inte då. Även inom min egen organisation, när jag försökte gå vidare till en roll som senior projektledare och började inse att forskning förmodligen inte var ett område där jag kunde stanna och göra det, började jag nätverka med personer inom organisationen som A hade tagit steget från forskning till ett annat område och B arbetade som projektledare inom organisationen.

”Hej, jag ser att du är senior projektledare, programledare eller leder en projektledningsgrupp. Vilka viktiga områden och saker tycker du att jag borde arbeta med? Hur kan jag stärka min egen profil?” Återigen handlar det om vad jag kan börja bygga upp och vad jag bör lyfta fram för att skapa möjligheten till nästa steg.

Jag tycker att det verkligen hjälper. Om du inte har tillgång till det inom din organisation rekommenderar jag starkt LinkedIn som en bra plats att söka sig till kvalificerade yrkespersoner inom projektledningsområdet.

En bra lokal möjlighet är också lokala PMI-avdelningar, genom Project Management Institute och din lokala avdelning. Jag bor i Sioux Falls i South Dakota, vilket förmodligen är litet för de flesta lyssnare. Det finns nästan 300 projektledare i min lokala PMI-avdelning. Det är en fantastisk möjlighet att få kontakt med andra projektledare och vara öppen för nya möjligheter.

Kelsey Alpaio: Ja, absolut. Vi har också en gemenskap på DPM. Vi har vår Slack-gemenskap där människor alltid är aktiva. Det är ett så bra sätt, inte bara att skapa kontakter utan också att känna att man har stöd. Som du nämnde är detta en roll där många blir utbrända. Det är en roll som ibland kan kännas väldigt ensam. Därför kan sådana gemenskaper vara till stor hjälp.

Logan Langin: Jag håller med. Till hundra procent.

Kelsey Alpaio: Du pratade lite om vilka kompetenser seniora projektledare behöver. Du nämnde ledarskapskompetens och förmågan att berätta. När det gäller intervjuprocessen, kan du berätta lite mer om vilka du tycker är de viktigaste kompetenserna en projektledare bör ha för att få en roll som senior projektledare och lyckas i den rollen? Och hur kan man bygga upp de kompetenserna?

Logan Langin: Ja, absolut. Det är intressant, för när man blir senior projektledare inser man, åtminstone enligt min erfarenhet, verkligen vilken central roll de mjuka kompetenserna spelar i arbetet. Det handlar mer om projektledningens konst än om dess vetenskap, skulle jag säga. Det är den sidan av projektledning och de människorelaterade kompetenserna som verkligen tar dig långt och som du bör utveckla för att effektivt driva dina projekt framåt.

Som senior projektledare kan det låta lite abstrakt, men problemlösning och kommunikation är mycket viktiga. Du arbetar med mer komplexa team. Vanligtvis rapporterar du till ledningen eller den högsta ledningen på ett sätt som du kanske inte gjorde tidigare. Du arbetar med mer komplexa team, ibland handleder du andra projektledare, och därför är kommunikation uppenbarligen en central del av rollen. I en mer junior roll är du kanske inte utsatt för samma nivå eller samma antal team eller avdelningar.

En viktig sak som jag använder och gärna använder är aktivt lyssnande. I många situationer leder du samtal, möten och beslut, och ur ditt perspektiv—särskilt om du inte är ämnesexpert inom området—kommer du inte att veta allt som pågår.

Du kommer inte att veta allt de pratar om. Du kanske inte känner till alla förkortningar som används eller de specifika insikter eller expertkunskaper som de har. Som projektledare handlar det därför om att hitta och utveckla förmågan att plocka ut de viktigaste delarna som krävs för att hålla arbetet igång.

Var finns åtgärdspunkterna? Vilka är nästa steg? Vilket sammanhang är viktigt för att arbetet ska kunna fortsätta framåt? För att göra det måste du vara mycket bra på aktivt lyssnande—att lyssna för att förstå och sedan kunna omformulera på ett lämpligt sätt. Emotionell intelligens är också en viktig kompetens.

Återigen handlar det övergripande om människorelaterade kompetenser: empati, förståelse för människor och förmågan att relatera till människor. Jag tycker att det är mycket viktigt. Anpassningsförmåga är också viktig under hela din resa. Den är naturligtvis värdefull även för juniora projektledare, men anpassningsförmåga är avgörande. När du fortsätter framåt och projekten blir mer komplexa kommer deras framgång också att bli mycket viktigare.

Som projektledare är det verkligen ditt ansvar att hjälpa till att förstå var vi kan vara flexibla, hur vi kan hantera förändringar på rätt sätt och hur vi kan minska riskerna innan de inträffar. Det kräver en anpassningsbar kompetensuppsättning. Jag pratade också lite om berättande, som du nämnde tidigare.

Jag tycker definitivt att det är en fantastisk kompetens att ha som senior projektledare. Ofta är du länken mellan ledningen och projektteamen, och ledningen är inte alltid helt informerad om vad som pågår eller om hela processen. De har inte tid att ägna sig åt det. Som senior projektledare tar du därför ofta komplex information och sprider den på ett sätt som gör att ledningen förstår vilka huvudpunkter den behöver känna till.

Som senior projektledare kommer du att ha stor nytta av att kunna uttrycka detta på ett språk som de förstår och helst väva in det i en berättelse som de kan följa. Det kommer också att hjälpa mycket när du förbereder dig inför intervjuer och arbetar med CV:t och allt sådant.

Slutligen vill jag verkligen lyfta fram några av de centrala delar som är standard inom projektledning men som är särskilt viktiga på senior nivå: riskhantering och förändringsledning. Som junior projektledare kan du ibland ta dig igenom sådana saker utan standardiserade processer eller utan ett verkligt fokus på att säkerställa att förändringar styrs genom processen och att risker hanteras på rätt sätt.

På den nivå där du kommer att arbeta som senior projektledare kommer projektens framgång att påverka hela verksamheten. Om du därför inte arbetar korrekt med förändringsledning, säkerställer att du följer upp hur förändringarna påverkar själva projektet och kommunicerar detta på rätt sätt, kommer du att få svårt att hålla kontroll över projektet och se till att det levereras framgångsrikt.

Detsamma gäller risker. Du kommer att ha svårt att hålla grepp om projektet och se till att det levereras framgångsrikt.

Kelsey Alpaio: Ja. När jag hör dig gå igenom alla de här kompetenserna blir det tydligt för mig att rollen som senior projektledare förmodligen inte passar alla projektledare. Därför undrar jag om det finns andra vägar som du skulle rekommendera att projektledare utforskar om de vill bli befordrade eller utvecklas i sina karriärer, men inte känner att rollen som senior projektledare passar dem. Eller finns det andra vägar som du själv har utforskat?

Logan Langin: Fördelen med projektledares kompetenser, oavsett om man går vidare till en roll som senior projektledare eller inte, är att de är brett användbara. Stark mjuk kompetens och förmågan att leverera saker i tid och kommunicera effektivt med ledningen är efterfrågade inom alla branscher, områden och roller.

Om projektledare känner ”jag gillar projektledning och tror att jag skulle kunna använda den inom ramen för en roll, men jag vill inte enbart leda projekt”, tycker jag definitivt att ledarroller, vanligtvis inom verksamhetsnära områden i en organisation, är ett bra alternativ. Du kan ta med dig din människokompetens och den struktur som verkligen efterfrågas i en ledarroll och kombinera den med verksamhetsexpertis som du bygger upp över tid eller redan har fått som projektledare.

I mitt fall låg min expertis tidigare inom forskning. Att gå vidare till en ledarroll, någon form av chefsroll eller kanske längre fram en ledande befattning, där jag kunde använda min projektledningserfarenhet tillsammans med den forskningserfarenhet jag hade fått innan jag blev projektledare, skulle definitivt kunna leda till sådana möjligheter.

Ett annat område jag vill lyfta fram är om du är projektledare men tycker bättre om den mänskliga sidan av projektledning. Jag måste dock tillägga att projektledning definitivt handlar om att leda människor, men det finns en del av projektledning som i hög grad handlar om projektförändring och hur den påverkar människor.

När du startar ett projekt är det nästan alltid något nytt, och därför kommer det att påverka en process. Det kommer i sin tur att påverka en person och förändra hur personen utför sitt arbete. I min organisation, och uppenbarligen även på andra håll, finns möjligheter att bli eller ta på sig roller som förändringsledare, där du fokuserar mer på den mänskliga sidan av förändring.

Hur engagerar man människor på ett effektivt sätt så att de accepterar förändringen? Om du inte är så processinriktad, eftersom projektledning i hög grad handlar om ”här är stegen vi behöver ta för att gå från plats A till plats B”, men är mycket mer intresserad av hur vi får människor att vilja ta sig från punkt A till punkt B, skulle förändringsledning definitivt kunna vara en bra möjlighet för dig.

De kompetenserna är mycket överförbara när det gäller mjuka kompetenser och arbete med människor. Jag skulle definitivt rekommendera det som en möjlig väg.

Kelsey Alpaio: Vad är en sak som våra lyssnare kan börja göra den här veckan för att komma närmare en roll som senior projektledare?

Logan Langin: Jag har en mer filosofisk tanke kring detta.

En sak de kan göra den här veckan är att, rent praktiskt, verkligen ta sig tid att göra en kompetensgapanalys av vad de har i dag jämfört med vad de saknar. Sätt dig ner och tänk igenom vilka projekt du har genomfört under din karriär och vad en roll som senior projektledare kräver.

Vad ser jag i platsannonserna? Vad hör jag under intervjuerna? Vad hör jag från andra seniora projektledare, och var finns mina luckor? Hur kan jag börja utveckla de kompetenserna under de kommande tre eller sex månaderna? Sluta definitivt inte att söka. Men om du identifierar luckor i kompetensgapanalysen, börja arbeta med dem och ta med en del av den informationen i ditt CV så att du blir en starkare kandidat.

Men något jag verkligen vill säga till projektledare som går igenom den här processen och kanske känner som jag gjorde—att de ständigt blev avvisade och inte nödvändigtvis presenterade sig själva så bra som de hade önskat—är att jag verkligen kan känna igen mig i det.

Det är en ensam känsla. Var snäll mot dig själv. Förstå att sådant här tar mycket tid och att du i stor utsträckning kommer att lyckas genom att prova dig fram och lära av dina misstag. Du kommer att visa upp dig. Du kommer att få avslag. Se till att utvärdera varför du får avslag.

Vilka områden återkommer i återkopplingen, där du behöver utvecklas eller marknadsföra dig själv bättre? Börja ta hänsyn till dessa saker. Och om du redan har den kompetensen är det fantastiskt—börja använda den i språket du använder i ditt CV och under intervjuer.

Om du inte har den, börja fundera på hur du kan bygga upp och använda den så snart som möjligt.

Kelsey Alpaio: Bra. En bra sak att avsluta med. Tack så mycket för att du tog dig tid att vara med oss i dag, Logan.

Logan Langin: Absolut. Jag uppskattar möjligheten att vara här. Tack.

Kelsey Alpaio: Det var allt för dagens Retro. Följ programmet så att du aldrig missar ett avsnitt. Och om du vill fortsätta samtalet med en grupp på över tusen projektledningsproffs som förstår dig, kom och anslut till oss på thedpm.com/membership. Tack för att du lyssnade!