Projektledningsprogramvara: glänsande objekt eller omvälvande lösningar?

Läs transkriptet:

Vi testar att transkribera våra poddavsnitt med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom roboten inte har rätt 100 % av tiden.

Galen Low: Projektledningsverktyg. Alla vill prata om dem. Ingen är riktigt nöjd med sitt nuvarande verktyg. Och jakten på det perfekta verktyget har vuxit till en global pilgrimsresa.

Men även om rätt verktyg kan öka effektiviteten och hjälpa ett team att snabbare nå sina mål, är mycket av den tid och energi vi lägger på att prata om verktyg ofta bättre använd till att förstå om vi från början har rätt grund i form av människor, processer och tydliga förväntningar.

Om du kämpar med att ständigt skaffa nya projektledningsverktyg, fortsätt lyssna. Vi ska gå igenom de grundläggande komponenterna och de mänskliga aspekter som först behöver hanteras för att man ska kunna dra nytta av projektledningsprogramvara.

Hej allihop, tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och kommer från The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att bli skickligare, säkrare och mer sammankopplade, så att vi kan förstärka värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com.

I dag pratar vi alltså om projektledningsprogramvara, om du behöver den eller inte. Vi ska också ta upp några saker att undvika när du försöker välja rätt verktyg för ditt team.

Med mig i dag har jag Gray Mackenzie, medgrundare av ZenPilot. Gray, tack för att du är med oss i dag.

Gray Mackenzie: Tack, Galen. Jag är glad att vara här. Och vi har ganska mycket gemensamt mellan våra två verksamheter, så det här borde bli ett roligt samtal.

Galen Low: Absolut. Vi har nördat ner oss i projektledningsprogramvara, projektledning i allmänhet och i att leda en lönsam och växande byrå.

Jag tänker att det här kanske är ett bra tillfälle för dig att berätta lite om ZenPilot, vad ni gör, vilka ni hjälper och vilken effekt det har.

Gray Mackenzie: Absolut. I korthet är ZenPilot ett utbildnings- och konsultföretag. Vi hjälper byråer att bygga en verksamhet i världsklass så att de kan driva friskare, mer produktiva och mer lönsamma team.

I dag gör vi det genom att hjälpa dem att effektivisera sin verksamhet ovanpå en projektledningsplattform som heter ClickUp. Vår bakgrund är att vi först drev en byrå, därefter byggde projektledningsprogramvara och till sist började lösa samma problem med byråverksamhet ovanpå någon annans programvara. Det specifika verktyget är i dag ClickUp.

Galen Low: Är ni en renodlad ClickUp-byrå, eller handlar det snarare om vilket verktyg som passar organisationen bäst?

Gray Mackenzie: Det är en bra fråga. Jag tror inte att ClickUp passar alla, men det är vårt kundurval. Vi arbetar bara med personer som är öppna för att använda ClickUp som verktyget för att nå sitt slutmål.

Det beslutet fattade vi när vi gick från att driva vår egen projektledningsprogramvara, en plattform som hette DoInbound. Det vi verkligen ville behålla var möjligheten att erbjuda strategi och expertis inom byråverksamhet på hög nivå, men på ett mycket snabbt och praktiskt sätt.

Att specialisera sig på en enda plattform var därför det enklaste sättet att säga: ”Vi har allt det här förbyggda materialet och all den här förbyggda infrastrukturen som vi kan koppla in och anpassa, och eftersom vi bara fokuserar på byråer kan vi få dig 50–60 % av vägen redan dag ett.”

Därför fattade vi beslutet att förenkla vår egen interna verksamhet och bara göra detta ovanpå ClickUp. Så det är enbart ClickUp, och det är filtret för vilka vi kan arbeta med och vilka som inte passar.

Galen Low: Jag respekterar det. Jag tycker att ClickUp är ett bra verktyg, och jag uppskattar också det här slags stafettöverlämnandet. Ni hade en egen programvara för verksamhetsstyrning och fattade beslutet att ClickUp kunde ta er dit ni ville. De bygger en bra produkt, så varför inte använda den?

Den passar ihop med ramverket och era filosofier kring hur ni hjälper byråer att växa, bli hållbara och vara roliga att driva och utveckla.

Gray Mackenzie: Jag arbetade med en mycket bra säljcoach för ett par år sedan. Han specialiserade sig inte på ett specifikt verktyg, men hade ett fantastiskt ramverk och mycket färdigt material i Google Drive.

Det fanns många bra resurser. Men vår interna kundrelationshantering kördes ovanpå HubSpot. Jag minns att jag många gånger tänkte att det skulle vara mycket enklare om allt inte låg i Google Drive och vi slapp översätta det och försöka förstå vad som skulle hända. Vi hade kunnat arbeta mycket snabbare om vi bara visste: ”Så här ska vi göra.”

Vi hade redan kunnat bygga mallarna och jag hade vetat exakt hur detta skulle se ut i HubSpot. Det bekräftade för mig hur mycket mer kraftfullt det blir när någon har djup expertis både på detaljnivå och på strategisk nivå.

Galen Low: Jag gillar verkligen det. På vissa sätt kan fixeringen vid verktyget, alla funktioner och allt det kan göra, bli en distraktion.

Egentligen är verktyget vägen till en destination. Det borde nästan vara tillräckligt färdigt för att du ska kunna ta det du tror på, de bästa arbetssätten du känner till och lösningen på problemet, plocka upp verktyget och lösa problemet.

Du ska inte behöva ägna massor av tid åt att titta på hammaren och försöka förstå vad hammaren kan göra. Det är bara ett verktyg som ska ta dig dit du vill. Om det är ett verktyg du känner väl och vet kommer att ta dig dit, varför byta?

På samma sätt förlorar man effektivitet om man standardiserar dåligt. Jag har sett byråer där varje projekt drivs i ett annat projektledningsverktyg. Man bygger inga vanor och allt handlar bara om att försöka förstå verktyget eller byta arbetssätt. Det blir klumpigt, och det borde det inte vara.

Gray Mackenzie: Jag skulle lägga till en sak om huruvida vi bara är en ClickUp-byrå. Anledningen till att jag är noga med att kalla det vårt kundurval är att beslutet vi fattade handlade om vad som passade bäst.

Efter att ha testat och arbetat med många olika verktyg frågade vi oss vad som passade bäst för de flesta byråer, det mesta av tiden. ClickUp var det verktyget. Om det ändras någon gång kommer ClickUp inte längre vara verktyget vi är knutna till.

Målet är aldrig att bara vara de som kan ClickUp bättre än någon annan. Målet är att lösa det grundläggande problemet för byråer bättre än någon annan, där ClickUp bara är verktyget som tar oss dit.

Galen Low: Jag gillar verkligen det. Den digitala världen förändras hela tiden, och det går snabbt. Det är svårt att känna till allt på djupet. Det är faktiskt omöjligt att kunna allt om allting, och det måste vi acceptera.

Det finns så många verktyg och alternativ, och marknaden är helt övermättad. Den bästa idén är därför inte att försöka kunna allt om varje verktyg. Om du i stället kan specialisera dig på djupet och den plattformen kan göra det du behöver, är det ett bra beslut.

Gray Mackenzie: Ja, absolut. Det finns mycket potential i det.

Galen Low: Då kör vi. När vi pratar om att växa byråer och du arbetar med många olika typer av byråer, vilka är de tydligaste tecknen på att de behöver ersätta sina nuvarande projektledningsverktyg?

Gray Mackenzie: Jag ser det holistiskt. Det finns tre delar. Den första är verktygen, vilket vi alla gärna börjar med eftersom vi är marknadsförare och tycker om den nya, glänsande lösningen på problem. Verktygen är viktiga, men de är inte den enda delen.

Den andra delen är processen. Hur systematiserar vi faktiskt det vi gör? Det handlar inte bara om ett verktygsproblem. Inom byråvärlden skapar man mycket effektivitet och marginal genom att ha upprepningsbara processer för hur arbetet utförs.

Om processerna inte är integrerade i verktyget, om ni saknar mallar att utgå från och inte är effektiva när ni planerar, fördelar, följer upp och hanterar arbete, blir det en stor utmaning.

Den tredje delen är människorna. Har ni gett teamet kristallklara förväntningar och spelregler för hur verktygen ska användas och processerna följas? Har ni gett dem utbildning och stöd? Det räcker inte att säga att förfallodatum är viktiga. Teamet behöver förstå hur man arbetar med detta i vardagen.

Galen Low: Jag älskar det, eftersom varje organisation och särskilt varje byrå har många verktyg i sitt ekosystem. Är lösningen verkligen ännu ett verktyg? Kan jag skaffa en licens nu och bara prova det, utan att först skapa en processkultur och utbilda människor?

Att ha en process betyder inte stelhet. Det betyder förutsägbarhet. Särskilt på byråer kan många olika personer behöva börja eller sluta på ett projekt. De kan vara nya i organisationen, konsulter eller leverantörer. Då måste man tydliggöra att det finns en process att följa.

Jag uppskattar också utbildningsdelen. Många tänker att en halvdagsutbildning med någon från ClickUp ska räcka, och sedan ska alla kunna verktyget. Men i verkligheten handlar det om styrning: vad förväntas man göra om en uppgift blir försenad?

Det är ett arbetssätt. Det är vårt lilla avtal som projektteam eller byrå: så här arbetar vi. Om du är borta ställer du in din Slack-status. Om din uppgift närmar sig sitt förfallodatum och inte är klar meddelar du någon, och då händer detta.

Det handlar inte om att skälla ut någon. Byråer arbetar ofta hårt för att leverera så mycket som möjligt. Vissa saker kommer att bli försenade. Det viktiga är att vi vet det och kan reagera, i stället för att någon ignorerar problemet och hoppas på det bästa.

Gray Mackenzie: I slutändan är en byrå en tjänsteverksamhet. Det är i grunden en verksamhet där man köper människors tid och försöker sälja den vidare genom att leverera projekt effektivt med en sund vinst.

Utan system för att mäta hur man presterar längs vägen blir det en stor utmaning. När människor säger att teamet inte gillar verktyget frågar jag därför om de har fått rätt ramverk för att förstå vad de ska göra och hur de ska göra det.

Det finns legitima fall där det befintliga verktyget verkligen inte passar, exempelvis om en byrå har ett bra ramverk men saknar kapacitet för resursplanering eller arbetsbelastningsfördelning. Men 90 % av tiden saknas en övergripande struktur för kundresan, leveransen, utbildningen och den kontinuerliga uppföljningen.

Först behöver man jämföra nuläget med vad verksamhet i världsklass skulle innebära för den specifika byrån. Därefter bestämmer man vägen dit. Den kommer att bestå av verktyg, processer och människor.

Galen Low: Så ert första steg är att avliva uppfattningen att verktyget är fel och i stället titta på arbetssätten och rytmen i verksamheten?

Gray Mackenzie: Ja. Eftersom vi arbetar ovanpå ClickUp överraskar det många att jag ofta är en av de första som säger: ”Vänta lite. Kanske är ert verktyg faktiskt tillräckligt bra.” Det vore enkelt att bara sälja in att ClickUp löser alla problem, men det skulle innebära att vi bäddar för misslyckande.

Vi börjar med att förstå nuläget, identifiera gapet och skapa en plan för vad verksamhet i världsklass innebär för den specifika byrån. Därefter arbetar vi med verktygen, processerna och människorna tillsammans.

Galen Low: Det är en viktig poäng. Om ett mindre team med mindre projekt får arbetet gjort med en att-göra-lista eller ett dokument, varför skulle de byta? Det finns en skala där det inte längre fungerar, men innan dess finns ingen anledning att ändra något som fungerar.

Det är just det som ligger bakom syndromet med glänsande objekt: man ser ett nytt och spännande verktyg och försöker pressa in det i ekosystemet utan att först förstå behovet.

Gray Mackenzie: Precis. Bara för att ett verktyg kan göra något betyder det inte att det är rätt verktyg. Jag vill välja de bästa verktygen i sin klass, så få som möjligt, och använda dem för sina specifika syften. Därefter ska de kopplas samman där det är klokt.

HubSpot kan vara bäst i klassen för kundrelationshantering och ClickUp bäst i klassen för projektledning. Då ska man inte bygga om HubSpot i ClickUp. Man ska integrera dem på ett sätt som gör att informationen flödar mellan systemen.

Samma sak gäller kommunikation, ekonomi, filhantering och e-post. Men man måste alltid väga integrationens avkastning mot kostnaden. Om den sparar två timmar i veckan men kostar 15 000 dollar att bygga kan återbetalningstiden vara för lång.

Då behöver man i stället en tydlig manuell process. Det är helt okej att människor måste utföra vissa steg manuellt. Processen behöver bara vara lika robust som om den vore automatiserad.

Galen Low: Jag tror att många försöker skapa en utopisk lösning där alla verktyg går samman till ett enda superverktyg. Men det viktiga är inte att ha ett enda verktyg som gör allt. Det viktiga är att veta vad varje verktyg är till för och att systemen kan kommunicera när det är meningsfullt.

En integration kan börja med att man dokumenterar hur man manuellt flyttar något från säljprocessen och kundrelationssystemet till projektledningssystemet. Det är fortfarande en integration, även om den inte använder avancerade API:er eller automatisering.

Gray Mackenzie: Ett misstag vi gjorde tidigt var att vi blev alldeles för entusiastiska över vad API:et kunde göra. När man automatiserar en dålig process gör man bara att något dåligt körs lite snabbare.

Därför är det ofta klokt att först genomföra processen manuellt och lära sig vad som fungerar. När processen är stabil och man vet exakt hur den ska fungera kan man automatisera den.

Galen Low: Det låter som att ClickUp fungerar som ett filter. Byråer kommer till er för att byta till ClickUp, men en del av arbetet kan i stället handla om att hjälpa dem förbättra processerna utan att byta verktyg.

Gray Mackenzie: Absolut. Om man inte kan beskriva det man gör som en process vet man inte riktigt vad man gör. Många byråägare tror att de har en process eftersom de själva har gjort något i flera år. Men när man ber dem visa processen visar det sig ofta att ingen annan i teamet känner till den och att det i praktiken finns åtta olika sätt att göra samma sak.

Att skriva ner processen är därför början på en förbättringscykel, inte slutet. När processen finns på papper kan man diskutera den, förbättra den och göra teamet delaktigt.

Galen Low: Många ser dokumentation som det slutgiltiga facit över hur saker ska göras. Men poängen är att skriva ner processen så att man kan prata om huruvida den behöver förändras. Om processen bara finns i någons huvud kan ingen annan granska den eller föreslå förbättringar.

Gray Mackenzie: Precis. Att dokumentera är början på iterationscykeln. Det är hårt arbete, men det behöver inte vara oöverstigligt. Ett genomsnittligt implementeringsprojekt hos oss tar ungefär tio veckor och omfattar nya verktyg, utbildning av teamet och processutveckling.

När teamet får ett bra ramverk och förstår hur arbetet ska bedrivas kan de själva förbättra processerna över tid. Det är fantastiskt att se hur team kan bli tre gånger mer effektiva med samma antal personer.

Galen Low: Jag vill komma in på förändringsledning. Vad gör ni när människor fortsätter att arbeta på det gamla sättet efter att ni har dokumenterat processerna och infört nya verktyg?

Gray Mackenzie: Det är en av de saker vi gör annorlunda än många andra implementeringsföretag. Vi arbetar inte bara med att konfigurera verktyget. Det finns tre delar: tydliga förväntningar och utbildning, en morot och en piska.

Förväntningarna kan till exempel vara att om något inte finns i ClickUp har det inte hänt. Om man vill få erkännande för något måste det finnas dokumenterat där. Man måste också vara tydlig med hur tid registreras, hur förfallodatum hanteras, hur uppgifter omfördelas och vilka regler som gäller.

Moroten handlar om att hjälpa människor att se nyttan. De kan komma till arbetet och tydligt se dagens uppgifter, processerna direkt i projektledningsplattformen och en uppskattning av arbetsbelastningen. De kan också se vilka kollegor som har kapacitet att hjälpa till.

Piskan handlar mindre om bestraffning och mer om ansvar och förbättring. En intern förändringsledare kan varje dag kontrollera om uppgifter är försenade, om tid har registrerats och om uppgifter har ansvarig, förfallodatum och tidsuppskattning.

Efter lanseringen kommer ofta en kort period av frustration. Människor vill gå tillbaka till det gamla verktyget. Men efter en eller två veckor börjar de flesta vänja sig, och efter två eller tre veckor upplever många att det nya arbetssättet är bättre.

Galen Low: Jag tycker att många organisationer bara använder piskan. De straffar personer som inte följer reglerna och glömmer att förändring är svår. Förändringsledare och interna ambassadörer behöver coacha människor och hjälpa dem att bygga nya beteenden.

Ledningen måste också vara delaktig. Det här handlar inte bara om att uppgifter levereras i tid. Det handlar om lönsamhet, strategi och huruvida olika tjänsteområden fungerar. Därför måste ledare själva förstå varför systemet är viktigt.

Gray Mackenzie: Den beteendemässiga sidan är det viktigaste problemet att lösa. Jag skulle hellre ha ett team med tydliga förväntningar, dokumenterade processer och gemensam förankring som arbetar i Excel eller Google Sheets, än ett team utan samsyn som använder den modernaste ClickUp-lösningen.

Det handlar om att lyssna på teamet och förstå vad som fungerar och inte fungerar. Det betyder inte att man måste acceptera alla önskemål, men man måste förstå nuläget och hjälpa människor att se den bättre vägen.

Piskan är till 80 % coachning och till 20 % tydliga konsekvenser. De flesta försöker göra rätt men vet inte riktigt vad de ska göra, eller behöver höra samma sak flera gånger innan det verkligen fastnar.

Galen Low: Det är som inom idrott. Man sparkar inte av alla från laget varje gång de gör ett misstag. Ibland behövs tuff kärlek, men fokus är att hjälpa människor att lyckas.

Jag vill avsluta med en helt annan fråga. Finns det någon funktion som du önskar att ett projektledningsverktyg hade, eftersom den skulle lösa många organisationers problem?

Gray Mackenzie: Ett område är prognostisering av försäljningspipeline och bemanningsbehov. Om man visste vilka affärer som sannolikt kommer att stängas skulle man kunna planera rekrytering och resursfördelning mycket bättre.

Ett annat område är att förstå vem som är mest effektiv på olika typer av arbete. Om två personer når samma resultat men den ena gör det på halva tiden borde systemet kunna rekommendera den personen för liknande uppgifter.

Det skulle vara svårt att bygga in i ett generellt verktyg eftersom människor använder verktyg och processer på olika sätt, men som ett tillägg som analyserar vem som gör vad, vart tiden tar vägen och hur resurser bör planeras vore det mycket värdefullt.

Galen Low: Jag förstår problemet med detaljnivån, men det skulle kunna starta en viktig diskussion. Det handlar inte om att peka ut någon, utan om att förstå vad som fungerar och fira det som görs bra.

Samma sak gäller prognostisering. Man behöver inte ha en kristallkula, men man kan simulera olika scenarier och planera så att man inte står utan kapacitet om flera affärer går igenom samtidigt.

Gray Mackenzie: Det handlar om att balansera risk och belöning. Ett team som är fullt belagt maximerar i teorin intäkterna, men riskprofilen blir mycket hög. Så snart någon blir utbränd eller en affär försvinner är man i problem. Man måste hitta den balanspunkt där teamet är väl utnyttjat utan att verksamheten blir sårbar.

Galen Low: Där har ni det, mjukvaruutvecklare. Nästa idé värd en miljon dollar.

Gray, det här har varit mycket insiktsfullt. Om människor vill veta mer om ZenPilot, vart ska de gå?

Gray Mackenzie: Gå till zenpilot.com. Där finns mycket innehåll om ClickUp för byråer, vår podd Agency Journey och resurser för byråägare.

Vi har också ett kostnadsfritt test på zenpilot.com/pm-benchmark. Det består av 19 frågor om byråverksamhet och projektledning. Du får ett resultat och kan jämföra det med andra byråer.

Galen Low: Jag gjorde testet och det tog mindre än fem minuter. Jag lägger länken i programanteckningarna så att människor kan prova det. Det är en bra utgångspunkt för projektledare och organisationer som vill förstå var de befinner sig.

Gray Mackenzie: Tack, Galen. Det har varit väldigt roligt att vara med och dela med mig. Jag hjälper gärna människor i publiken om de vill prata vidare.

Galen Low: Tack för att du var med och delade med dig av din kunskap.

Galen Low: Vad tycker du?

Är projektledningsprogramvara ett nödvändigt ont när man växer, eller är det det hemliga vapnet som låser upp byråns fulla potential?

Berätta en historia: Har du någon gång varit del av en organisation som valde ett projektledningsverktyg som inte fungerade? Vilken blev effekten?

Dela dina tankar i kommentarerna nedan.

Om du vill vässa dina färdigheter som strategisk projektledare kan du gå med i vår gemenskap. Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för att få tillgång till en stöttande gemenskap som delar kunskap, löser komplexa utmaningar och formar framtiden för vårt yrke – tillsammans.

Från robusta mallar och månatliga utbildningstillfällen som sparar tid och energi, till kamratstödet i vårt diskussionsforum, våra gemenskapsevenemang och mastermind-grupper: som medlem får du över tusen personer på din sida när du navigerar din karriär inom digital projektleverans.

Om du tyckte om det du hörde i dag får du gärna prenumerera och hålla kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Tills nästa gång – tack för att du lyssnade.