Hur mjuka färdigheter kan ge dig ett jobb inom projektledning

Läs transkriptet:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte har rätt 100 % av tiden.

Michael Mordak: Hej, det är Michael från The Digital Project Manager och välkommen till dagens Medlemsfokus! Vi har lyckats samla den största och bästa samlingen projektledare som finns där ute och som skapar förändring och utmanar de paradigm som finns inom projekt idag. Det här communityt är fullt av människor som förmodligen ville göra något helt annat med sina liv.

Men även om vi alla kommer från olika bakgrunder, roller och branscher har vi hittat vår kallelse i att organisera det kaos som är – projekt. Våra unika berättelser har formats av de lärdomar vi har fått, de färdigheter vi har utvecklat och de människor vi har träffat på vägen. Om du vill gå med, eller bara lära dig mer om medlemskap, kan du besöka vår webbplats på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Idag talar vi med den uppskattade communitymedlemmen och digitala projektledaren Ryan Gilbreath. Ryan visste, precis som många av oss, inte vad han ville arbeta med. En företagsekonomisk examen gav honom foten innanför dörren i en kundupplevelseroll på nybörjarnivå, och därifrån fick han möjlighet att byta roll och stödja projektledarteamet som koordinator.

Efter att ha fått erfarenhet kunde han hitta en roll som projektledare på en byrå, där han har fortsatt att förfina sitt hantverk. Vi ska höra om Ryans resa som digital projektledare, hur han använder sina intressen för att lyckas i sin roll, betydelsen av mjuka färdigheter och hur de kan hjälpa dig att klättra från koordinator till projektledare.

Ryan, jag vill börja med att tacka dig för att du tar dig tid idag och för att du är här och svarar på några frågor. Men jag vill gå direkt på sak och fråga dig: vilka planer hade du när du var yngre? Vad var ditt drömjobb? Vad ville du bli när du blev stor?

Ryan Gilbreath: Det är en riktigt bra fråga. Jag har faktiskt skrivit ner det. Jag gjorde en övning kring det när jag var i mitten av tjugoårsåldern för att öka min självkännedom lite och förstå vart jag ville ta vägen. Men jag minns tydligt att jag som barn ville bli arkeolog. Jag fascinerades av det på grund av filmerna jag såg, som Indiana Jones och Mumien. Jag var fascinerad, och jag var också intresserad av Egypten.

Min pappa var väldigt historieintresserad, särskilt av Afrikas historia och amerikanska inbördeskrigets historia, vilket är lite slumpmässigt, men vi pratade också om Egypten tillsammans. Jag var väldigt nyfiken på att resa dit, upptäcka, gräva och hitta potentiella artefakter och naturligtvis mumier. Det fascinerade mig alltid. Jag har alltid varit fascinerad av Egypten i allmänhet.

Och det är lustigt, den färdigheten – just nyfikenheten och upptäckandet av nya saker. Jag har också använt den i mitt jobb. Jag är en väldigt nyfiken person. Jag gillar att gräva. Jag gillar att lära mig. Jag har definitivt tagit med mig en form av det in i det jag gör nu. När jag sedan började på högskolan ville jag bli producent. Jag minns att jag älskade att skapa beats på studentrummet.

Jag älskade att göra det med mina vänner. Och även där fanns nyfikenheten, sättet att göra något nytt och kreativt på, vilket jag verkligen tyckte om. Så jag skulle säga att mellan att vara arkeolog när jag var yngre och att bli producent under studieåren är det lustigt hur de färdigheterna och det jag gillar att göra på något sätt har dykt upp i det jag gör nu.

Michael Mordak: Ja. Jag menar, det är så lustigt eftersom det kan låta som väldigt olika jobb, särskilt jämfört med projektledning. Men så fort du sa arkeologi och förhistoria började jag direkt dra paralleller. Jag tänkte: Oj, det där är faktiskt fantastiskt, eftersom arkeologi, som du nämnde, handlar om att gräva i saker och upptäcka. Men för att komma fram till de rätta, faktiska svaren kan man inte bara stanna på ytan när det gäller varför någon gör något eller vilka de verkliga målen är.

Man kan verkligen se att de underliggande önskningarna och drivkrafterna fortfarande går att koppla till jobbet du har nu. Det är verkligen intressant. Jag älskar den resan. Jag älskar hur du går från arkeologi till projektledning, men jag skulle gärna vilja gå lite djupare in på några av de mer detaljerade delarna.

När du nämnde det – när skedde skiftet från att tänka ”okej, kanske ska jag inte bli arkeolog” till att gå på högskolan för produktion?

Ryan Gilbreath: Ja. Jag tycker att det är lustigt. Skiftet hände liksom bara eftersom det lät häftigt som barn. Men det är lustigt – det var verkligen en barnslig anledning.

Jag ville inte bli jättevarm i öknen. Det var ungefär allt. Det var inte bra. Jag tänkte bara: jag vet inte, kanske måste jag tänka om. När jag sedan blev tonåring var jag med i marschorkestern och i programmet, och jag älskade verkligen att spela trummor. Jag var slagverkare. Och jag älskade verkligen att spela trummor.

Jag älskade att vara med i det jag skulle kalla en trumcirkel. Det är inte en hippietrumcirkel, utan en trumcirkel där vi alla övar. Vi skapar alla ett beat på stående fot och varje person bidrar till melodin och rytmen. Den spontana kreativiteten var något jag verkligen tyckte om – det var som samarbete.

Om jag faktiskt ska peka ut en sak så är det att när man är en del av ett band, när man är en del av en trumlinje, finns det en känsla av samarbete som man bidrar med. Alla måste spela sin del för att låten, melodin och rytmen ska fungera. Och jag ser det där idag, liksom vibrationen, önskan att bli producent och arkeologins djupa grävande.

Det är galet. Det är roligt att prata om det här nu, men det är otroligt hur de sakerna har blivit en del av det jag gör i min karriär idag. Så ja, jag skulle säga att det var det som drog mig till det.

Michael Mordak: Så det var det som fick dig att börja på högskolan för produktion och vilja satsa på det. Och sedan …

Ryan Gilbreath: Det roliga är att jag faktiskt inte studerade produktion. Jag studerade företagsledning.

Michael Mordak: Jaså.

Ryan Gilbreath: Ja, ja. Det är en ganska generell examen. Jag visste egentligen inte vad jag ville göra på högskolan. Så när jag tog en examen i företagsledning tänkte jag: okej, åtminstone har jag min företagsexamen. Det är ändå något, den går att använda.

När jag började på högskolan blev jag verkligen intresserad av musik och konst, produktion och sådant. När jag sedan var klar med högskolan satsade jag definitivt på vissa saker ett tag. Jag drömde om att åka till New York och arbeta i studiorna där. Men sedan var jag tvungen att fråga mig själv: är det här den livsstil jag vill ha på lång sikt?

Det fick mig också att börja utforska andra alternativ, och det var där jag hamnade inom teknik. Och ja, jag stannar där.

Michael Mordak: Det är fantastiskt. Och ärligt talat drar jag så många paralleller mellan din berättelse och det jag själv gick igenom. Jag tror att många andra också är så här, men man går till högskolan efter gymnasiet och, precis som du, har man ingen aning om vad man egentligen vill göra.

Jag hade samma tankegång. Jag tänkte: företagsverksamhet, jag tar bara en kandidatexamen i handel, för då kan jag väl göra vad jag vill. Den är så generell. Och det fungerade ju uppenbarligen, eftersom du, som du sa, kunde hitta en möjlighet. Så vilken var den första möjligheten som dök upp och verkligen fick dig att börja luta åt det här hållet?

Ryan Gilbreath: När jag tog examen fick jag ett par kontraktsanställningar på Capital One. Den ena var som teknisk representant, där jag i princip gjorde mycket research och kundtjänstsamtal för en ny programvaruintegration för bankkassor. Jag arbetade mycket med testning och research. Det var först när jag började på mitt andra kontraktsjobb som projektkoordinator på Capital One som jag verkligen tänkte: hmm, det här ser intressant ut.

Det här är ett stort företagsprojekt som har pågått i ett par år. Min del är att stödja teamet och projektledarna och se till att de har de data, den information och de resurser de behöver för att göra sitt jobb. Därefter tog jag med mig de färdigheterna från Capital One och det var först när jag började på en byrå som projektledare – vilket senare blev digital projektledare – som jag började förstå att webbaserad projektledning faktiskt var ganska häftig.

Det var i mitten av 2010-talet som jag började arbeta med webbplatser och webbapplikationer för småföretag. Det snabba tempot och projekten på tre till sex månader, där sex månader kändes som länge, passade verkligen mig: okej, gå in, bli klar och gå vidare.

Jag vill få det här gjort och sedan gå vidare till nästa projekt, samtidigt som jag lär mig allt jag kan om det här projektet. Det fascinerade mig verkligen.

Michael Mordak: Jag älskar att du först fick prova lite på det, såg hur projektledarna arbetade och sedan långsamt arbetade dig mot det som ett mål. Jag gillar verkligen den berättelsen eftersom den visar att det inte är en sådan historia där du hade ett mål som barn och sedan byggde allt du gjorde kring det.

Det var mer som att ta saker som de kom och luta sig mot det man tyckte var intressant, vilket jag tycker är uppmuntrande och lite annorlunda.

Ryan Gilbreath: Ja, men jag tycker att det är en stor del av det hela. Man lämnar högskolan med ett mål och en destination, men ibland sker en förändring och man följer den för att hitta något annat – något om sig själv som man inte visste att man faktiskt var intresserad av.

Så det är definitivt en resa.

Michael Mordak: Jag är nyfiken: skulle du säga att du kanske, eftersom du var mer öppen för de här avgörande ögonblicken när du bytte riktning och förändrades, alltid försökte komma ikapp eller arbeta dig upp till den nivå där alla andra var?

Eller kunde du snabbt anpassa dig utan att det egentligen hade någon större effekt i det stora hela?

Ryan Gilbreath: Det är en bra fråga. Det fanns definitivt perioder då jag kände att jag behövde komma ikapp i början. När man går från att arbeta som projektledare i ett företag, särskilt ett stort företag som Capital One, finns det många rutiner, standarder och metoder som man måste följa till punkt och pricka. Det finns inte alltid så mycket flexibilitet, särskilt när jag började 2010, samma år som jag tog examen.

Under den tiden var agilt arbetssätt inte särskilt stort, särskilt inte på Capital One. Det var mest vattenfallsmodellen. Jag minns att jag som projektkoordinator inte ledde vattenfallsprojekt, men jag arbetade med många projekt som hanterades enligt vattenfallsmodellen. När jag sedan fick mer erfarenhet och började arbeta på byrå lärde jag mig mer om agilt arbete och hur man arbetar inom ett annat ramverk.

En del av det handlade alltså om att lära sig och komma ikapp. Jag är ganska säker på att många projektledare och digitala projektledare följer YouTube-kanaler noggrant, håller sina färdigheter aktuella och använder alla resurser de kan – och jag skäms inte för att säga det – för att låta som om jag vet vad jag pratar om. Som projektledare får vi ofta möjlighet att öva på många saker i realtid.

Vi måste hitta en möjlighet att göra det och lita på att det kommer att fungera. Samtidigt måste vi förstå att misslyckanden kommer att vara en del av det, och det är okej. Det är inget fel med att misslyckas så länge man lär sig av det. Man kan få värdefulla insikter och kunskaper och ta med sig dem till nästa projekt.

Michael Mordak: Jag tycker att det är en fantastisk poäng, och den förstärker verkligen det du säger. Jag har haft människor som kontaktat mig och sagt att en stor anledning till att de läser våra publikationer, går med i communityt, håller sig uppdaterade via Slack-kanalen eller läser artiklarna är att de vill hämta insikter och resurser därifrån och ta med dem tillbaka till sina kollegor eller till arbetet.

Sedan kan de låta som om de vet mer om vad de gör. Det handlar verkligen om gemensam kunskap, snarare än att behöva lista ut allt själva genom försök och misstag.

Ryan Gilbreath: Ja, det är en stor sak. Jag hör Galen och många projektledare inom det här området som har mer erfarenhet än jag och som har arbetat inom fältet i många år. Projektledning är fortfarande ett område under utveckling. Det jag har lärt mig av att arbeta på byrå är att agilt arbete låter bra, men oftast inte fungerar för alla projekt. Man har kunder som inte förstår vad Scrum ens betyder och som säger: jag vill bara att ni lyssnar på mig, förstår mina krav och bygger min produkt.

De vill inte höra att de ska vara produktägare på sin sida och äga produkten eller vara affärsintressenter. De frågar: va? Vad betyder det? Och man måste utbilda dem längs vägen. Oftast är de villiga att lära sig, men har de verkligen avsikten och engagemanget att ta till sig det? Inte alltid.

Det är också något jag har lärt mig: jag kan komma in, bli Scrum-certifierad och införa de här processerna, men om jag är stel, håller fast vid dem och tvingar människor att följa dem, då är det inte agilt enligt mig – särskilt inte på en byrå.

Jag måste möta människor där de befinner sig, och allt handlar också om samarbete. Jag måste kunna samarbeta med människor och få fram det bästa möjliga tillsammans med dem. Det är ett givande och tagande.

Michael Mordak: Om man kopplar tillbaka det till din erfarenhet som slagverkare, som du nämnde, behöver vi kunna samarbeta och verkligen få alla att arbeta tillsammans.

Ryan Gilbreath: Bra poäng.

Michael Mordak: Ja, det är en bra poäng.

Vi har faktiskt pratat lite om din tidigare erfarenhet, saker du har tagit med dig från tidigare intressen och liknande. Finns det något vi kanske har missat som du ville lyfta fram – områden där tidigare jobberfarenheter eller annat verkligen gav dig en fördel när du gick över till projektledarrollen?

Ryan Gilbreath: Det är en bra fråga, och jag vill gärna prata om det. Tack för att du tog upp det. En av mina styrkor som projektledare är min förmåga att få människor att känna sig trygga med mig och att våga vara sårbara i min närhet. Det är något jag alltid har lagt märke till. Jag pratar redan ganska mycket om det.

Andra har också pratat om det – att vara lätt att umgås med och ge människor utrymme att känna sig bekväma med att ta upp saker med mig, även problem i ett projekt. Jag använder den egenskapen och är tacksam för den, eftersom den har hjälpt mig i min karriär. Jag har också lagt ned arbete på att förfina den och förstå när jag ska använda den och när jag ska ta med den sidan av mig själv in i situationen.

Det har också lett till att jag idag, särskilt i vår tid, försöker vara mer autentisk på jobbet och vara mig själv på riktigt.

Jag tror att det är en stor del av det som har hjälpt mig att lyckas i den här rollen: att vara autentisk, personlig och få människor att känna sig trygga med mig. Det har hjälpt mig mycket i min karriär. Låt mig ställa en annan fråga – eller jag vet vilken fråga du hade där: vad önskar du att du hade lärt dig eller försökt förfina bättre?

Michael Mordak: Ja.

Ryan Gilbreath: Jag skulle säga att en sak jag har lärt mig om mig själv är att stereotypen av projektledare är att de är väldigt analytiska, inte säger så mycket, är blyga eller väldigt detaljorienterade och policyinriktade. Det stämmer till viss del, ja. Men en sak som jag önskar att jag hade varit expert på, en riktig stjärna inom, även om det kräver lite mer arbete, är resursplaneringen och även de ekonomiska prognoserna.

Det är den del som kräver mer arbete från min sida för att se till att mina siffror är korrekta. Det innebär mer tid, mer försök och misstag och att verkligen säkerställa att siffrorna stämmer. Jag tror alltså att det är en sak som inte är min främsta styrka, men som jag med tiden har lärt mig att hantera genom att använda verktyg och avsätta tillräckligt med tid för att fokusera på det och se till att mina prognoser blir korrekta.

Det kräver planering och att man är medveten om det. När man levererar något måste man lägga ned tid och energi på att se till att det blir en bra rapport som man skickar ut. Så det är en sak jag skulle säga till projektledare som inte alltid har det som sin styrka: använd verktygen, använd den tid du har för att få det rätt och ta reda på vad som fungerar för dig. Ha självkännedom.

Michael Mordak: Ja, jag tycker faktiskt att det är väldigt intressant, eftersom det du beskriver egentligen är att du hade med dig de mjuka färdigheterna, eller hur? Du var lätt att närma sig, kunde skapa trygga miljöer och hade tålamod med människor. Däremot är kanske vissa av de mer tekniska eller hårda färdigheterna, som schemaläggning och budgetarbete, områden där du behöver kompetensutvecklas.

Men tycker du att det egentligen är den mer idealiska vägen? Eller önskar du ibland att du hade haft både de hårda och de mjuka färdigheterna från början? Hade det varit mer fördelaktigt för dig?

Ryan Gilbreath: Det är en bra fråga. En riktigt bra fråga.

Jag skulle säga både ja och nej. I början var det de mjuka färdigheterna som gav mig möjligheten att hoppa in, lära mig, anpassa mig och tänka snabbt. Om jag hade kommit in enbart med hårda färdigheter och saknat mjuka färdigheter hade jag inte varit minnesvärd.

Så jag säger både ja och nej. Jag är på en punkt nu där jag under de senaste nästan tio åren har kunnat förfina de färdigheterna. Schemaläggning, resursplanering och budgetering kommer ganska naturligt för mig nu, men det tog tid att komma dit. Jag skulle säga ja, jag önskar att jag hade haft de hårda färdigheterna mer utvecklade tidigare. Samtidigt är jag tacksam för att mina mjuka färdigheter kom naturligt. Jag har kunnat förfina dem och lägga tid på dem också.

Michael Mordak: Det är en bra poäng. Jag gillar verkligen hur du uttrycker det. Det finns så mycket mer jag vill gå in på. Det här var ett fantastiskt samtal, men tyvärr är tiden slut. Den flög verkligen förbi.

Jag vill bara tacka dig, Ryan, för att du kom hit idag och delade med dig av din berättelse och dina erfarenheter. Jag tror att det här verkligen kan hjälpa människor att höra saker de behöver höra, som att saker tar tid.

Man har inte alltid allt klart för sig från dag ett, och det är okej att vara anpassningsbar. Det är okej att ibland känna att man behöver komma ikapp, eftersom resurserna finns där ute. Oavsett om det handlar om ett community, en certifiering eller helt enkelt försök och misstag finns resurserna där för att hjälpa en att komma ikapp.

Det var fantastiskt. Tack för att du delade med dig.

Ryan Gilbreath: Om jag får lägga till en sak: ge dig själv nåd också. Och till din poäng – när du kommer in i DPM-rollen har du förmodligen redan med dig många färdigheter och olika erfarenheter. Ibland har man inte alltid tid att förfina alla färdigheter, men ge dig själv lite utrymme. Var medveten om var du befinner dig och vad du behöver utveckla, och håll fast vid processen.

Michael Mordak: Underbara råd. Tack så mycket för att du delade med dig.

Ryan Gilbreath: Absolut, Michael. Tack.

Michael Mordak: Tack för att du lyssnade på vårt Medlemsfokus med Ryan. Han har så mycket mer kunskap och insikt att dela med sig av. Kom och prata med oss i Slack-kanalen tillsammans med hela vårt community av digitala projektledare. Du kan läsa mer om medlemskap på vår webbplats på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tills nästa gång, tack för att du lyssnade.