Så bygger du starka relationer med kunder och team (med Lina Calin från Forest Made)

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent varje gång.

Ben Aston

Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och det här är podden Digital Project Manager från thedigitalprojectmanager.com.

I dag har jag sällskap av Lina Calin. I dag ska vi diskutera distansbaserad projektledning och utmaningen med att bygga starka team. Hur i hela världen bygger man ett starkt och dynamiskt team som tycker om att arbeta tillsammans när man är utspridd över hela världen eller över hela landet? Det verkar omöjligt. Eller kanske inte. Fortsätt lyssna för att ta reda på det. Men Lina, berätta först lite om dig själv. Var befinner du dig och vad arbetar du med?

Lina Calin:

Jag bor i vackra Richmond i Virginia i USA. Jag är digital projektledare på Foster Made i Richmond.

Ben Aston

Kul. Berätta lite om Foster Made. Vilken typ av projekt arbetar ni med?

Lina Calin:

Vi är främst ett utvecklingsföretag. Vi bygger komplexa webbplatser. Vi arbetar med CMS-projekt och anpassade kartor. Vi började egentligen i ExpressionEngine-communityt för flera år sedan och har sedan dess utökat teamet med många olika kompetenser. Vi har kunnat genomföra riktigt komplexa och fantastiska projekt, bland annat bygga applikationer och liknande åt våra kunder.

Ben Aston

Kul. Finns det några spännande projekt som du arbetar med just nu som du kan berätta om? Eller vilket är det häftigaste projektet du har arbetat med under det senaste året?

Lina Calin:

Vi gör ett fantastiskt arbete för Screening for Mental Health. Jag tycker verkligen om att arbeta med dem. De är en fantastisk kund. De gör ett otroligt arbete, men jag uppskattar verkligen att det vi gör faktiskt gör skillnad. Kunden är medveten och mycket inkluderande och vänlig, och de förstår värdet av det arbete vi utför, vilket gör det underbart att arbeta med dem. Jag tycker också om att veta att det arbete vi gör för dem verkligen gör skillnad i världen.

Ben Aston

Det är fantastiskt. Ni bygger alltså många stora webbplatser och arbetar med tekniska saker. Arbetar ni fortfarande mycket med ExpressionEngine? Det är ett CMS som jag inte hör så mycket om. Är det ett medvetet val att fokusera på det, eller arbetar ni även med andra plattformar?

Lina Calin:

Vi har faktiskt börjat arbeta mycket med Craft också. Vi har ett antal kunder som vi stöder och som vi har byggt webbplatser åt i ExpressionEngine. Ibland rekommenderar vi det till en kund, men för det mesta har vi på sistone använt Craft i våra CMS-byggen. Vi tycker verkligen om den plattformen.

Ben Aston

Kul. Jag har inte använt Craft själv. Jag har testat det lite, men aldrig faktiskt levererat ett projekt i det. Jag har hört mycket gott om det.

Lina Calin:

Det är verkligen bra.

Ben Aston

Berätta lite om din bakgrund. Hur blev du digital projektledare?

Lina Calin:

Jag studerade faktiskt i Williamsburg i Virginia. Jag gick på William and Mary och läste psykologi. Jag hade egentligen inte tänkt arbeta inom psykologi. Jag tyckte helt enkelt mycket om att studera människor och visste att det skulle vara användbart oavsett vad jag bestämde mig för att göra yrkesmässigt. Som du nog kan höra när du lär känna mig är det mesta jag bryr mig om förankrat i psykologi. Precis som många andra som arbetar som digitala projektledare hamnade jag i det här yrket och den här branschen helt av en slump.

Jag kom faktiskt till Richmond för flera år sedan för att leda en ny restaurang som snart skulle öppna, men insåg snabbt att även om jag hade arbetat inom restaurangbranschen under studietiden var det inte där jag ville göra karriär efter examen. Jag slutade på restaurangen och blev uppringd av teamet som hade tagit fram restaurangens varumärke och webbplats. Ägaren till företaget bad mig att börja arbeta för honom. Jag tillbringade ett par år som hans kundansvariga och hjälpte till med marknadsföring och verksamhetsfrågor på företaget. Sedan slutade jag och ägnade några år åt att leda projekt i webbteamet på en inbound-marknadsföringsbyrå. På båda platserna var jag kundansvarig, men projektledning blev automatiskt en del av mitt arbete.

För knappt två år sedan började jag på Foster Made. Jag anställdes som kundansvarig men insåg snabbt att teamet egentligen behövde mer av en projektledare. Därför ändrade jag min roll och har sedan dess lärt mig att leda våra projekt.

Ben Aston

Kul. Det är en bra början. Jag tycker alltid att det är fascinerande att höra hur människor hamnar inom digital projektledning. Du gick alltså från att arbeta på en restaurang till att arbeta för byrån som byggde restaurangens webbplats. Det är ett ganska löst samband, eller hur?

Lina Calin:

Det är det.

Ben Aston

Men det viktiga är att det fungerar. Berätta om övergången från att vara kundansvarig till att bli digital projektledare. Det är en övergång jag själv har gjort, men jag vill gärna veta hur det fungerade för dig. Du såg ett behov av digital projektledning – hur gick du från det till att en dag säga: ”Jag är inte längre kundansvarig. I dag ska ni kalla mig digital projektledare”?

Lina Calin:

Jag tror att ett av målen när jag började var att verkligen hantera relationer, så jag kom definitivt in med det perspektivet. Men jag anställdes för att leda våra stora projekt på Foster Made, och de var relativt nya för verksamheten. När vi började få projekt som var mycket större än några av de CMS-byggen vi hade gjort tidigare började jag se att de verkligen behövde mycket mer organisation och struktur. Kunderna behövde mer kommunikation om vad som hände i projektet, och det behövdes helt enkelt mer projektledning än bara relationsdelen eller visionen och strategin på hög nivå.

Jag tvekade lite och hade ”kund- och projektledare” som titel, men efter ett tag insåg jag att jag behövde större eller andra kompetenser än de jag hade använt som kundansvarig. Som tur var var mitt företag mycket öppet för att investera i mig och hjälpa mig att utveckla de kompetenser som krävdes för att bli mer av en projektledare som tillför struktur och organisation i projekten.

Ben Aston

Var du den första digitala projektledaren på Foster Made?

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston

Är du den enda, eller hur ser det ut?

Lina Calin:

Just nu är jag det. Vi håller faktiskt på att anställa en till.

Ben Aston

Där hör ni!

Lina Calin:

Ja, verkligen. Men under de senaste åren har jag varit den enda som infört de här processerna här.

Ben Aston

Det är alltid en utmaning när man börjar på en byrå där det bara finns kundansvariga och man är ensam projektledare. Att försöka göra sitt jobb bra samtidigt som man är utspridd över många olika projekt kan vara svårt. Om du vill ha ett jobb kan du ansluta till oss på Slack. Gå till webbplatsens avsnitt ”Community”. Anslut till Slack, hitta Lina och säg att du vill ha ett jobb om du arbetar med ledning.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston

Arbetar du på distans?

Lina Calin:

Nej. De flesta i teamet finns i Richmond.

Ben Aston

Berätta om vilka verktyg ni använder. Vad har förändrat ditt arbetsliv på sistone? Vad använder du för att leda projekt?

Lina Calin:

Vi använder Teamwork internt. Vi använder också det verktyg kunden har om de föredrar det, så vi har arbetat i Asana. Vi har en kund i Kanada som använder ett verktyg som heter Geppetto, men internt använder vi främst Teamwork för att leda våra projekt. Vi använder Harvest och Harvest Forecast. Själv använder jag OmniPlan för att skapa projektplaner. Det är nog merparten av de verktyg vi använder just nu.

Ben Aston

Fungerar Teamwork bra för er?

Lina Calin:

Jag tycker att det fungerar mycket bra. Det var definitivt lite utmanande att få teamet att använda det på ett annat sätt än tidigare, men jag tycker att det ger en transparent bild av projektet. Jag kan hålla mig uppdaterad och även inkludera våra kunder där. Med en snabb blick kan de få en ganska bra bild av var projektet befinner sig och hur det går framåt.

Ben Aston

Det är ovanligt att höra en projektledare säga: ”Ja, jag använder det här verktyget och det fungerar faktiskt ganska bra.” Teamwork kanske är värt att testa. Om du inte har läst Linas artikel ”Fem tekniker för att bygga starka relationer i virtuella team” bör du göra det. Lina ger fem tips för att arbeta med människor på distans, oavsett om det gäller ett team eller en kund. I artikeln skriver du att relationshantering faktiskt är en av våra viktigaste roller. Varför tycker du, ur en projektledares perspektiv, att det är så viktigt?

Lina Calin:

Det är en mycket bra fråga. I slutändan är anledningen till att vi alla är här människor. Det låter kanske lite klyschigt, men det är helt sant. Vi är människor som arbetar med människor. Vi skapar produkter och lösningar för människor. Vi kan inte ta bort människor ur ekvationen, och därför är det avgörande att relationsskapande är en stor del av vårt arbete. När vi bygger relationer med människorna vi arbetar med blir våra jobb, deras jobb och våra projekt mycket smidigare, eftersom vi är på samma lag och är samordnade. Det händer bara när vi medvetet arbetar för att samordna oss med andra.

Ben Aston

Det stämmer. Det är så lätt att göra fel genom att behandla människor som resurser eller kunder som om de inte vore riktiga människor.

Lina Calin:

Precis.

Ben Aston

Så fort vi avhumaniserar det vi gör och glömmer relationssidan faller projekt snabbt samman. Du har skrivit fem bra tips på hur vi kan förbättra relationshanteringen och bygga starkare relationer med virtuella team eller när vi arbetar på distans. Det första du tar upp är att inte göra antaganden. Varför är det så dåligt att göra det?

Lina Calin:

Jag är glad att kunna säga att jag inte har någon specifik berättelse från min karriär. Men personligen är det något jag alltid har varit mycket intresserad av och bekymrad över. Som färgad kvinna i världen och i olika sammanhang kan människor snabbt göra antaganden om mig utifrån det de ser på utsidan. Delar av min identitet syns inte utanpå, och människor kan dra slutsatser om mitt utseende som inte nödvändigtvis stämmer. Dessutom kan man inte göra antaganden om någons könsidentitet. En anledning till att detta blev det första tipset är att man måste vara inkluderande och låta människor representera och identifiera sig på det sätt de själva vill, utan att projicera våra egna erfarenheter och fördomar på dem. Det är mycket viktigt.

Ben Aston

Jag tycker verkligen om din kommentar om att använda ”vi” i stället för ”du”. När vi hjälper människor – både vårt eget team och kunderna – att förstå att vi står på samma sida, samarbetar för att leverera något och är ett team, blir det viktigt att använda ett inkluderande språk. Att visa människor att du står bakom dem och vill arbeta tillsammans med dem är avgörande.

Lina Calin:

Tack. Det är en enkel sak som kan göra mycket stor skillnad.

Ben Aston

Nästa punkt är att inte begränsa samtalen till yrkesrelaterade ämnen. Hur gör man det utan att låta obehaglig eller dela för mycket?

Lina Calin:

Tänk kanske på hur du skulle dela något med en avlägsen familjemedlem som du inte står särskilt nära, men som du vill uppdatera om ditt liv. Du kan berätta att något spännande händer eller att du kämpar med något, så att personen får en djupare bild av vem du är, utan att gå in på alla detaljer. Det finns ofta en gräns, och den kan se olika ut med olika kollegor eller kunder. Så länge du är genuin och inte gör något som äventyrar din professionalism eller auktoritet är det en gräns man behöver balansera.

Ben Aston

Att hitta gemensamma beröringspunkter är också avgörande för relationsskapande. När vi arbetar med kunder är den första gemensamma nämnaren ofta att vi har placerats i samma projekt eller team. Vi sammanför människor som annars kanske inte skulle vilja umgås eller bygga relationer med varandra. Men när relationen är stark går hela arbetet bättre. Det kan vara sport, mat eller vad som är nytt på Netflix. Att bygga relationen kring en gemensam koppling är mycket viktigt.

Lina Calin:

Precis.

Ben Aston

Du talar också om att avsätta tid för ansikte mot ansikte. Hur får man människor att använda video när de arbetar på distans?

Lina Calin:

Det händer definitivt att jag har kameran på medan den andra personen inte har det. Jag tycker att det är helt okej. Genom att föregå med gott exempel och visa att man är bekväm kan man gradvis höja komfortnivån. Jag vill att människor ska känna sig trygga innan de slår på kameran. Jag fortsätter att visa mitt ansikte och visar att de har min fulla uppmärksamhet. Efter några gånger känner de sig ofta tillräckligt bekväma för att också slå på sin video.

Ben Aston

När någon vet att de har din fulla uppmärksamhet skapar det åtminstone förväntningen att vi ska ha ett fokuserat samtal. När vi arbetar på distans är det svårt att engagera sig ordentligt och fullt ut i stället för att ha halvhjärtade, långsamma Slack-diskussioner. Ibland skulle det gå snabbare att ta två minuter för ett intensivt videosamtal och lösa saken. En nackdel med Slack är att vi kan ha tjugo samtal på gång samtidigt och att alla går mycket långsamt.

Lina Calin:

Precis.

Ben Aston

Sedan talar du om att bekräfta människor. Hur gör man det även när man inte tycker att deras förslag är särskilt bra?

Lina Calin:

Det handlar om att visa att deras röst är viktig. Även om det de bidrar med inte är det bästa förslaget kan man säga: ”Det var en bra tanke”, ”Det hade jag inte tänkt på” eller ”Jag undrar om vi borde undersöka det lite mer.” Man kan också säga: ”Vi kanske ska tänka på det lite senare, men jag uppskattar verkligen att du tog upp det.” Det handlar om att säga: ”Jag hör dig. Jag värdesätter att du tog dig tid att tala och ta upp detta” innan man lägger fram sin egen åsikt eller går vidare till nästa åtgärd.

Ben Aston

Det är verkligen sant. Lina, du verkar vara en mycket vänlig person.

Lina Calin:

Tack.

Ben Aston

När vi bekräftar människor och hjälper dem att känna sig hörda får vi dem att ställa sig bakom det vi försöker åstadkomma tillsammans. Det hjälper när de känner att de tror på visionen, att de har en röst och att de spelar roll. Att få människor att ställa sig bakom visionen är mycket viktigt för att bygga ett starkt team. Om människor inte bryr sig är man illa ute.

Lina Calin:

Precis.

Ben Aston

Kärnan i ett starkt team måste vara en gemensam vision för vad vi försöker uppnå och hur vi ska göra det. Alla måste tro på den, annars kommer det inte att fungera.

Lina Calin:

Precis.

Ben Aston

Slutligen talar du om att stämma av med teamet. Hur gör man det när man inte befinner sig bredvid varandra?

Lina Calin:

Det beror på personen jag pratar med. Vissa utvecklare vill inte nödvändigtvis prata ansikte mot ansikte, så ett par gånger i veckan kan jag fråga: ”Hur går dagen? Jag ville bara stämma av.” Med andra träffas jag efter jobbet och frågar hur de tyckte att ett möte gick. Ibland tar det tid att bygga upp förtroende, och därför vill jag visa att jag verkligen bryr mig om svaret. Även om personen inte har något att säga kan frågan ”Vad tyckte du om det där?” göra stor skillnad och hjälpa till att bygga relationer.

Ben Aston

Hur gör du när du stämmer av med kunder som arbetar på distans och inte svarar eller verkar ointresserade?

Lina Calin:

Det är viktigt att tänka på ”varför” och inte bara avfärda situationen. Om det handlar om förtroende kan man använda några av de metoder vi redan har talat om. Kanske föredrar kunden ett samtal framför e-post, eller så behöver man tänka på hur personen bearbetar information. Kanske vill kunden få några frågor i förväg eller svara via e-post i stället för under ett samtal. Ibland kan man också föregå med gott exempel genom att säga: ”Jag tror att vi kan göra A bättre nästa gång” eller ”Jag blev verkligen glad över den här saken som vi såg i dag.” Det får samtalet att kännas mer som ett samtal och mindre som en intervju.

Ben Aston

Tack, Lina, för dina kloka råd om hur vi kan bygga starkare relationer. Det har varit fantastiskt att ha dig med oss i dag.

Lina Calin:

Tack. Det har varit ett nöje.

Ben Aston

Om du vill bidra till samtalet vill jag gärna veta hur andra bygger starka relationer med sina team. Kommentera Linas artikel eller gå till avsnittet ”Community” på thedigitalprojectmanager.com och anslut till vårt Slack-team. Där pågår många intressanta samtal och vi vill gärna att du deltar. Tack för att du lyssnade.