Så bygger du en kultur av datadriven uppskattning (med Marcel Petitpas från Parakeeto)
Marcel Petitpas, VD för Parakeeto, gästar Galen Low för att prata om den kvalitativa sidan av datadriven uppskattning och hur man kan bygga en kultur kring datadriven uppskattning.
Höjdpunkter från intervjun:
- Marcel Petitpas tog på sig entreprenörsrollen för att försöka lösa frågan om hur man kan ta fram välgrundade uppskattningar med så liten resursinsats som möjligt. I dag är han VD för Parakeeto, ett verktyg som använder historiska data för att hjälpa både byråer och interna team att ta fram uppskattningar. [1:00]
- Marcel om listan över saker för personlig utveckling. [04:03]
Jag tror att det alltid är något jag kämpar med att bara vara närvarande, och det har gått upp och ner med det under hela mitt liv.
Marcel Petitpas
- Marcel blev intresserad av uppskattning eftersom han fascinerades av varför det var så svårt för små byråer och tjänsteföretag att besvara enkla frågor om sin verksamhet utan att slösa massor av tid i kalkylblad. [5:58]
- Det finns två sätt att skapa en linje som är korrekt och tillförlitlig. Det första är att samla in tillräckligt med data, och det andra är att titta på processen. [13:27]
- Det ramverk för uppskattning som Marcel och hans team använder är lönsamhetssnurran för byråer. Den utgör verkligen kärnan i den process de använder för konsultuppdrag, i hur de ser på sin produkt och i hur de från början tänker kring att förbättra lönsamheten på byrån. [15:02]
- Det första steget i snurran är alltså att definiera processen för hur du gör uppskattningar och arbetar på din byrå, och sedan även definiera strukturen för hur dessa uppskattningar ser ut. [15:20]
- Den andra delen av ramverket handlar helt och hållet om det kvalitativa. [17:43]
- De följande två stegen är att träffa teamet regelbundet för att gå igenom vad ni har upptäckt i era datamängder. Den fjärde delen är sedan att skapa en lista över processförbättringar som ni kan prioritera och genomföra. Det kommer i sin tur att göra era uppskattningar mer träffsäkra. [18:23]
Och naturligtvis är det det viktigaste för företagsledningen eller byrån: att människor lägger mindre tid på övertid, eftersom tidsfristen sällan är flexibel.
Marcel Petitpas
- Projektretrospektiv: i slutet av ett projekt avsätter du tid för att samla alla som arbetade med projektet i ett rum och prata om vad som hände. Det använder ni sedan som underlag för listan över processförbättringar. [22:06]
Projektledare är en av de jobbtitlar där man inte har någon aning om vad den innebär på en byrå jämfört med en annan.
Marcel Petitpas
- Som projektledare kommer du att dras åt det håll där de underlag du behöver för att sätta ihop projektplanen är svagast. [27:08]
- Om du lägger till för mycket process begränsar det kreativiteten och kvaliteten på arbetet, men lite process förbättrar faktiskt resultatet dramatiskt eftersom det ger dig ett ramverk att arbeta inom. [32:33]
- Det som är genomförbart ur ett datap perspektiv är att definiera ett par standardiserade drivkrafter som påverkar arbetets komplexitet inom era faser eller inom ett projekt. [34:49]
Du måste börja ta tid från kalendern under arbetstid innan du börjar ta tid från utanför arbetstid.
Marcel Petitpas
- Verkligheten är att du bör kunna driva en mycket lönsam verksamhet med en nettomarginal på 25–30 % i slutet av året vid 65 % beläggningsgrad. Det bör vara ditt årliga nettomål, och du bör utan problem kunna vara lönsam vid den beläggningsgraden. [39:17]
Jag är trött på att människor tror att det är okej att arbeta sönder sina anställda och offra hela deras privatliv bara för att det är så den här branschen fungerar, för det stämmer inte.
Marcel Petitpas
- Om du driver en renodlad byrå som arbetar enligt tid- och materialprincipen och fakturerar för varje timme som ditt team arbetar, då är ja, debiteringsgraden ditt viktigaste mått. [41:32]
- Debiteringsgrad kan inte vara det enda måttet du tittar på, eftersom det inte berättar hela historien. Faktum är att det kan dölja och ta uppmärksamheten från att du faktiskt bara sätter in fler människor på problemet i stället för att åtgärda det faktum att du inte är effektiv på att generera intäkter i byrån. [42:24]
- Det är viktigt att vara medveten om hur du strukturerar dina data, så att du inte behöver göra en massa arbete för att jämföra dem när du tar ut en tidsredovisningsrapport och en uppskattning och placerar dem bredvid varandra. [47:07]
- Marcels verktygslåda för byrålönsamhet innehåller kalkylblad, ramverk, resurser och videor som går igenom varje steg i kretsloppet. [51:00]
Om gästen:
Marcel Petitpas är VD och medgrundare av Parakeeto, ett mjukvaruföretag som hjälper byråer att öka lönsamheten genom att på några sekunder skapa korrekta, datadrivna uppskattningar med hjälp av deras befintliga tidsredovisningsdata.
Han är också deltidsoperativ chef på Gold Front, en prisbelönt kreativ byrå i San Francisco som arbetar med varumärken som Uber, Slack, Keap och fler.
Han är också föreläsare och konsult med inriktning på optimering av byrålönsamhet – han hjälper snabbväxande byråer och tjänsteföretag att nå maximal lönsamhet och maximalt kassaflöde i verksamheten.
När han inte hjälper byråer att tjäna mer pengar tittar han förmodligen på ”The Office” eller ”Parks and Rec” på en oändlig loop och äter frukostmat till dagens alla måltider.
Om du driver mer av en digital byrå med en grund i webbdesign och webbutveckling bör ditt mål vara att ganska konsekvent hålla dig inom en felmarginal på 10 %.
Marcel Petitpas
Resurser från detta avsnitt:
- Gå med i Digital Project Manager-communityn
- Skaffa Parakeetos verktygslåda för byrålönsamhet
- Läs mer om Parakeeto
- Ta kontakt med Marcel på LinkedIn
Relaterade artiklar och poddar:
- Om podden
- Artikel som visar faserna i projektledningens livscykel & varför de är viktiga
- Artikel som förklarar den ultimata guiden till projektbudgetar
- Video om vad agil projektledning är
- Podcast om att bygga och skala projektledningsteam
Läs transkriberingen:
Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel eftersom roboten inte har rätt 100 % av tiden.
