Så finansierar du dina innovationsprojekt utan riskkapital

Galen Low: Gör vår regering ett tillräckligt bra jobb med att uppfylla sina löften om att finansiera innovation, och om inte, vilka är de största hindren?

Rachel Huang: Det går helt enkelt väldigt långsamt. Den processen kan ta allt från ett par månader till flera år. Den är också väldigt komplicerad. Folk vet inte hur man skriver en ansökan, och när det gäller ansökningsgrad och användning av medlen finns det ibland inte tillräckligt hög nivå. Helt enkelt för att det är komplicerat.

Galen Low: Ser du att området för teknisk innovation och kommersialisering av teknik kommer att förändras inom en nära framtid? Och kommer de små, hårt arbetande företagen över huvud taget att ha en plats i den framtiden?

Rachel Huang: Jag är inte helt säker på om det kommer att förändras. Men när det gäller stora teknikföretag i relation till små, kämpande startupföretag är det största temat samarbete.

Galen Low: Välkommen till The Digital Project Manager Podcast — programmet som hjälper leveransansvariga att arbeta smartare, leverera smidigare och leda sina team med självförtroende i AI-eran. Jag heter Galen, och varje vecka går vi igenom strategier från verkligheten, framväxande trender, beprövade ramverk och ibland en krigshistoria från projektets frontlinjer. Oavsett om du leder omfattande förändringsprojekt, hanterar AI-arbetsflöden eller bara försöker hålla kaoset under kontroll är du på rätt plats. Då kör vi.

I dag pratar vi om bidrag och annan finansiering för innovationsprojekt, var man hittar dem, hur de kan hjälpa till att få forsknings- och utvecklingsprojekt godkända och hur man kan minska besväret med ansökningsprocessen.

Med mig i dag har jag Rachel Huang, grundare av ClaimKit. Rachel är tidigare professionell tennisspelare och kemiingenjör. Hon lämnade sitt liv i Australien och flyttade till San Francisco för att bli seriegrundare. Hennes senaste projekt använder hennes bakgrund inom kommersialisering av teknik för att hjälpa team att hitta och dra nytta av olika offentliga och privata finansieringsmöjligheter genom att automatisera dokumentations- och ansökningsprocessen.

Rachel, tack för att du är med mig i dag.

Rachel Huang: Hej, det är härligt att vara här.

Galen Low: Jag blev så glad när vi kom fram till det här ämnet tillsammans. Jag har uppskattat alla våra samtal hittills. Du har en så intressant bakgrund. Vi ska komma in på den, men det här är något vi inte pratar särskilt mycket om, framför allt inte i den här podden.

En del av finansieringen — du vet, projektledarens ständiga följeslagare — budgeten. Att få finansiering, använda och mobilisera ekonomiska resurser effektivt och ibland till och med få projekt inställda eftersom finansieringen var för begränsad eller för hårt styrd. Men på något sätt har vi aldrig riktigt kommit in på finansiering av forskning och utveckling, finansiering för innovation och andra källor.

Jag vet från våra samtal under de senaste veckorna att du arbetar snabbt och ärligt talat kan vi följa vinden vart den än blåser. Men för att börja med en stor och svår fråga vill jag fråga rakt ut: Gör vår regering ett tillräckligt bra jobb med att uppfylla sina löften om att finansiera innovation? Och om inte, vilka är de största hindren för att koppla samman statliga bidrag och annan finansiering av forskning och utveckling med de små, kämpande startupföretag och medelstora företag som faktiskt flyttar fram innovationens gränser?

Rachel Huang: Till att börja med skulle jag säga att det alltid kunde vara bättre, men det kunde också alltid vara sämre. Jag erkänner att olika jurisdiktioner fungerar olika och att varje regering gör olika saker. Men den övergripande trend jag ser när jag arbetar med alla möjliga startupföretag och våra kunder är att det helt enkelt går väldigt långsamt.

Oavsett vilken regering man ansöker hos kan processen ta allt från ett par månader till flera år. Den är också väldigt komplicerad. Folk vet inte hur man skriver en ansökan, och det finns många förvirrande frågor som man aldrig tänker på i den dagliga driften av ett företag, men som bidragsansökan kräver av behörighetsskäl eller för att få ansökan att passa deras kriterier så väl som möjligt.

De gör alltså mycket, i betydelsen att det finns stora budgetar. Man ser budgetar tillkännages då och då, och det finns mycket pengar. Men när det gäller ansökningsgrad och användning av medlen finns det ibland inte tillräckligt hög nivå, helt enkelt för att det är komplicerat. De som tar sig tid att ansöka vinner till slut. Kanske vinner de efter ett tag, men inte när de behöver pengarna. Det kan vi återkomma till senare. Min övergripande uppfattning är därför att de faktiskt gör saker och att det definitivt är bra — frågan är hur företagen som verkligen behöver pengarna kan dra större nytta av dem.

Galen Low: Det är roligt, för det är en av de saker som jag personligen bara accepterar, särskilt här i Kanada. Man tänker att allt kommer att vara en långsam, byråkratisk regeringsprocess.

Så är det bara. Det är komplicerat. Man behöver en guide till guiden för att faktiskt förstå hur man ansöker om något. Men allt rör sig väldigt snabbt just nu. Det finns en brådska bakom det. Jag arbetade mycket inom offentlig sektor, så jag förstår behovet av att vara ansvarsfull med skattebetalarnas pengar.

Det måste finnas en viss noggrannhet, men om jag förstår dig rätt skulle det kunna gå lite snabbare för att innovationen faktiskt ska kunna ske. Ja, det kommer att finnas oseriösa aktörer och människor som försöker lägga beslag på pengarna även om de inte är behöriga. Så viss noggrannhet behövs. Jag tycker att det är en väldigt bra poäng att det skulle kunna gå lite snabbare.

Rachel Huang: Och det skulle kunna vara lite tydligare vad de faktiskt letar efter och hur man får tillgång till det.

Galen Low: Precis. Utvärderingsprocessen är okej, men man borde inte behöva en avkodningsring för att faktiskt ta sig igenom ansökan. Okej. Låt oss zooma ut lite, eftersom jag nämnde tidigare att du har en mycket intressant bakgrund. Jag tycker verkligen det. Din bakgrund är faktiskt inom kommersialisering av teknik, och din historia både därefter och dessförinnan är också mycket intressant.

Kan du berätta hur du gick från professionell tennisspelare till grundare av ett teknikstartupföretag, och även vilken roll och erfarenhet du har haft inom kommersialisering av teknik?

Rachel Huang: Tack för att du tycker att min erfarenhet är intressant. Jag var sex år när jag höll i ett tennisracket för första gången och bestämde mig för att bli professionell, eftersom det är så man gör.

När jag var tio flyttade jag hela vägen till Australien och började träna varje dag och spela turneringar på helgerna. Jag nådde plats 102, tror jag. Jag minns inte exakt vilken placering jag hade på den australiska rankingen för damtennis när jag var 15 och började spela globala turneringar, men jag blev skadad, som många spelare blir, och bytte spår till att studera kemiingenjörsvetenskap och biomedicinsk vetenskap.

När jag gick på ingenjörsutbildningen på grundnivå hamnade jag i entreprenörskap genom en ingenjörstävling. Vi designade ett vindkraftverk. Folk älskade det. Vi fick finansiering till ett acceleratorprogram när jag var 18, och det var så jag hittade min passion: att lösa problem, lösa dem snabbt och lösa meningsfulla problem för människor.

Sedan dess har jag gått in och ut ur startupföretag, arbetat med rådgivning och varit medgrundare på uppdrag åt en handfull startupföretag, tills jag hamnade i mitt senaste projekt inom kommersialisering av forskning. Det handlade om avloppsvatten. Det var universitetsforskning där jag använde mina kunskaper inom kemiingenjörsvetenskap. Jag hjälpte till att kommersialisera tekniken för behandling av avloppsvatten genom hela processen.

Jag förväntade mig inte att det skulle gå så långsamt och att man behövde få så många människor med sig och säga rätt saker till olika intressenter. Det var på sätt och vis min första smak av att vara projektledare. Det var verkligen utmanande, men också en fantastisk erfarenhet. Jag bestämde mig för att infiltrera tekniköverföringskontoret, eftersom det var en av de intressenter jag behövde övertyga.

Jag fick till slut ett jobb där och arbetade där i ett år. I slutändan var det helt enkelt inte något för mig. Jag skulle säga att det var en blandning av ett ilsket avhopp och ett beräknat tillbakadragande, eftersom man ibland når en vägg och bestämmer sig för att det efter alla dessa år inte är värt det längre.

Men det var också ett beräknat tillbakadragande, eftersom om det efter så många år skulle ha rört sig någonstans så skulle det redan ha gjort det. Det passade helt enkelt inte med mitt tempo.

Galen Low: Jag kan se att det skulle kunna vara temat. Jag förväntade mig nästan att du skulle säga att du slutade i ilska eftersom allt går så långsamt, eller att du medvetet kopplade bort dig från rollen eftersom den ändå bara var ett infiltrationsuppdrag för ditt andra projekt.

Jag älskar övergången från att vara professionell idrottare. Jag håller med — inte av egen erfarenhet, utan genom andra professionella idrottare jag känner — att det kräver hårt arbete och uthållighet. Det jag älskar med det här temat är viljan att röra sig snabbt, där snabbhet är värdefull, och hur man på vissa sätt krossas av komplexiteten, tyngden och långsamheten i hur lång tid det tar att få saker gjorda. I allmänhet, alltså. Lägg sedan till att regeringar inte är kända för att vara särskilt smidiga eller effektiva. Är effektiv ens rätt ord? Hur som helst: snabbt. Det går inte snabbt.

Jag kan se det även i ditt nuvarande uppdrag och varför det är viktigt för dig att förenkla och påskynda vägen till meningsfull finansiering. Jag tycker att det är fantastiskt. Genom den här processen — projektet med avloppsvatten och andra projekt — ansökte du om många bidrag? Gick du igenom den här processen och fick finansiering genom några av de tillgängliga bidragen under de projekten?

Rachel Huang: Ja, jag glömde faktiskt att nämna att jag arbetade på KPMG med bidrag och skatteincitament för forskning och utveckling också. Jag hade inte planerat att företagsvärlden skulle bli en stor del av min karriär, men det lärde mig väldigt mycket. Under den processen hjälpte jag allt från multinationella företag till startupföretag att ansöka om hundratals miljoner dollar i bidrag och skatteavdrag eller återbetalningar för forskning och utveckling. Det var så jag lärde mig att skriva enligt kriterier.

På KPMG hade de de faktiska frågorna, men också en översättning av frågorna. När man skriver svarar man inte egentligen på det som syns på webbplatsen, utan på de underliggande frågorna. Det lärde mig att aldrig bara läsa på ytan. Man måste gå djupare och förstå varför de ställer frågan.

Vad vill de se för att godkänna ansökan? Det var mycket hjälpsamt. När jag sedan började arbeta med kommersialisering av forskning använde jag samma tankemodell och började med att fråga: Vad försöker den här frågan egentligen ta reda på? Det är inte så enkelt längre. Så ja, jag ansökte om många bidrag medan jag kommersialiserade den här tekniken.

Det handlade om allt från federala bidrag till mindre organisationer som ibland hade privata möjligheter eller finansiering. Jag ansökte till många av dem, och det var en sådan process som kunde ta upp till åtta månader innan man fick svar. Jag ansökte om ett bidrag alldeles i början av processen för kommersialisering av forskningen och fick avslag två gånger, eftersom kriterierna inte var särskilt tydliga.

Jag kunde inte bedöma korrekt om vi uppfyllde behörighetskriterierna eller inte. Efter två ansökningar lyckades jag tredje gången — efter att jag redan hade sagt upp mig. Jag slutade i januari och i mars, eller något sådant, mejlade de mig och sa: Grattis, du har fått ditt bidrag.

Och jag tänkte: Oj. Jag vet inte. Grattis till resten av gruppen, antar jag?

Galen Low: Ja, den delen fortsatte ju, eller hur? Det var inte som att du kunde säga: Jag behöver det inte längre. Ursäkta.

Rachel Huang: Nej. Resten av gruppen drar nytta av bidraget, så vi gjorde en ägarförändring. Det skapade mycket stress för resten av gruppen eftersom jag var sökande och huvudansvarig forskare.

De andra fungerade mer som stöd. Vi var tvungna att navigera i processen utifrån hur rädda människor var för den. Det säger något om bilden av regeringen: Din huvudansvariga är borta. Jag vet inte om ni fortfarande kommer att få bidraget eller inte. Även om det var exakt samma projekt. Så ja, jag ansökte om många bidrag. Sedan dess har jag bara pratat med grundare.

Efter att jag slutade hoppade jag tillbaka in i startupvärlden och gjorde mycket marknadsundersökningar för att förstå vad jag kunde hjälpa människor med. Det började med projektledning, eftersom alla klagar på projektledning. Alla har något att säga om den, och det är så lätt att hamna där och tänka: Jag kan optimera projektledning.

Jag kan göra så mycket för att förbättra ingenjörernas liv och projektledarnas liv. Men området är så stort. Man måste börja någonstans. Man kommer inte att ersätta Jira direkt. Man ersätter inte Confluence eller Asana direkt. En sak som verkligen fastnade hos mig under ett av mina tidiga samtal var att teknikchefen på ett startupföretag värt flera miljoner dollar sa: Jag lägger mycket tid på att samla dokumentation för forskning och utveckling.

Om du arbetar med projektledning och organiserar data så att den blir mer tillgänglig, kan du göra det åt mig? Kan vi tillämpa det på forskning och utveckling? Och jag sa: Absolut. Vi kan inte bara tillämpa det på forskning och utveckling — jag kan skriva hela ansökan åt dig. Jag kan skapa ett system som skriver hela ansökan åt dig. Det kommer att spara tiotusentals dollar, eftersom ni i nuläget anlitar ett stort revisions- och rådgivningsföretag som tar mycket betalt, medan ni gör det mesta av arbetet själva: dokumenterar allt och skriver alla ansökningar.

Jag presenterade idén för ett par startupföretag och alla sa: Absolut, jag testar. Det finns ingen risk. Om ni inte blir nöjda med det jag gör får ni pengarna tillbaka, eftersom jag fortfarande testar. Om det inte fungerar ger jag gärna pengarna tillbaka, och ni kan gå tillbaka till den konsult ni använde tidigare och betala samma pris.

Jag vände processen så snabbt att ingen tid gick förlorad. Det tar bara så lång tid som det tar för någon att svara på sitt mejl. Det var en sådan sak jag snubblade in i som genast kändes helt logisk, och därför bestämde jag mig för att starta ClaimKit.

Galen Low: Jag tycker verkligen om det, för särskilt i startupvärlden — och jag tänker specifikt på mjukvarustartupföretag men egentligen på alla startupföretag — tänker man på finansieringsrundorna och hur man bygger kapital i olika skeden av verksamheten. Ofta pratar vi om såddkapital, ängelinvesterare och de olika serierna man måste gå igenom. Det är den primära finansieringen, men finansiering av forskning och utveckling är också pengar.

Det är också kapital. Det är syre i tanken som man kan använda för att komma lite längre, lite snabbare. Och beviset finns i resultatet. Tidigare tänkte jag att du var avkodningsringen. Men KPMG har dessutom en hel avdelning — ett team av avkodningsringar — som granskar ansökan och inte tolkar frågorna bokstavligt, utan packar upp vad man egentligen försöker uppnå och varför frågan ställs.

Det handlar om hur man formulerar det bättre svaret så att man kan säkra finansieringen åt sina kunder. Det är uppenbarligen mycket värdefullt om det är teamets uppgift. Och jag tycker att du har rätt: tillgång till pengar är kanske en extra fördel. Jag vet inte om någon av dina kunder nödvändigtvis räknar med att vänta i tio månader och sedan få finansieringen som kärnan i projektet. Det verkar mer vara ett komplement, men jag gillar verkligen den idén.

Rachel Huang: Jag vill faktiskt lägga till en sak. Vissa företag hamnar till slut i ekonomiska problem. Några startupföretag jag har arbetat med ringer och frågar när vi kan lämna in ansökan. Det handlar om skatt för forskning och utveckling, vilket är ganska garanterat om man bedriver behörig verksamhet.

Det är nästan som en garanti för finansiering, och man får tillbaka pengarna genom skattedeklarationen. Vissa frågar när vi kan få det gjort. Jag säger att jag kan göra det på ett par dagar, eller till och med i dag. Då säger de: Herregud, det skulle verkligen hjälpa. Vi har två månaders kassaflödesutrymme. Vi behöver pengarna på banken inom två månader.

Då säger jag: Okej. Herregud. Låt mig skynda på det som redan ska skyndas på.

Galen Low: Det är som att krossa glaset i en nödsituation och utlösa vissa av de här skatteavdragen och finansieringsmöjligheterna. Jag undrar om du utan att hålla en hel mästarklass kan ge oss en överblick över hur olika regeringar har olika krediter och bidrag, med olika processer och tidslinjer. Kan vi gå igenom det utifrån ClaimKit och vad det gör, hur det samlar dokument och hur det passar in i finansieringsstrategin för ett företag som försöker fortsätta driva sin innovation?

Rachel Huang: Det finns alla möjliga bidrag. Många olika bidrag, och olika länder har olika strategier. Jag börjar med skatt för forskning och utveckling, eftersom många länder har det och det varierar från plats till plats. Jag börjar med USA. Där är det ett skatteavdrag, vilket innebär att om du går med vinst och betalar skatt kan du få avdrag på själva skatten.

Det är inte pengar tillbaka direkt på banken, men det är fortfarande mycket användbart eftersom det är gratis pengar. Om du betalar skatt vill du inte betala så mycket skatt. Det är mycket värdefullt. Om du inte går med vinst kan du i stället ibland göra anspråk på löneskatt. Om du betalar anställda kan du alltså betala mindre av den skatten.

Ett alternativ som jag tycker mycket om är det australiska incitamentet, som innebär pengar tillbaka om omsättningen är under 20 miljoner dollar. Om du bedriver behörig verksamhet och har dokumentationen som bevisar det fyller du i ett omfattande ansökningsformulär. Om du gör det själv: lycka till. Du behöver förmodligen lång tid för att göra det. Konsulter brukar ta några veckor till en månad, beroende på hur mycket dokumentation som ska läggas in i ansökan. De skriver den åt dig och tar kanske fem till tjugo procent, vilket är väldigt mycket, och processen kan ibland ta upp till två månader eller ännu längre.

ClaimKit tolkar själva lagstiftningen, riktlinjerna för vad som är behörigt och inte, vad som finansieras och inte, samt hela frågelistan på webbplatsen som kallas OZ Industry Portal. Systemet har alla dessa sammanhang och vet därför lika mycket som en konsult. Det formulerar alla svar utifrån dessa perspektiv.

Det som är ännu bättre är att startupföretag eller företag som vill göra anspråk på skatt för forskning och utveckling inte behöver göra det mesta av dokumentationen själva. De kan helt enkelt fortsätta sin dagliga verksamhet, ha ärenden i Jira och kodändringar i GitHub, så kopplar vi upp oss mot dessa källor och skapar en tidslinje över den löpande utvecklingen i ett projekt.

Vi kan generera en månadsrapport som visar att företaget bedriver kontinuerlig forskning och utveckling och vad de kan visa för varje vecka eller månad. Det gör processen otroligt enkel för företaget. Våra kunder säger att de gärna arbetar med rådata. En särskild kund har tre företag. Ett av dem har ett treårigt avtal med ett stort revisions- och rådgivningsföretag. Ett annat företag är nystartat och hade inget låst avtal, så han ville testa. Han gav mig två av företagen och lät det tredje fortsätta med det stora företaget.

Som vanligt gick det mycket snabbare för oss. Vi arbetade gärna med rådata och slösade inte företagets tid. Projektledaren är annars den som hittar all dokumentation och intervjuar ingenjörerna för att ta reda på vad de arbetat med och hur stor andel av tiden de lagt på det. Vi hämtar i stället allt direkt från källan.

Det sparar alltså mycket tid, är billigare och finns alltid tillgängligt. Man kan gå tillbaka och kontrollera allt. Om man dessutom tar ett lån mot det — vilket är en annan finansieringskälla, nämligen lån mot skatt för forskning och utveckling — kan man följa det och använda prognosen som hävstång för att ansöka om ett större lån under samma räkenskapsår, öka sina utgifter och sedan få tillbaka mer.

Man kan alltså på sätt och vis gå med vinst på lån.

Galen Low: Det jag tycker om är att vi började samtalet med att konstatera att många av de statliga bidrag och finansieringsmöjligheter som finns är långsamma. Beslutet, utvärderingen och granskningen tar tid. Ibland får man reda på att man beviljats stödet lite för sent.

Det jag gillar med ClaimKit är att det förkortar den del som man faktiskt kan påverka. Det skulle normalt ta flera veckor, kanske flera månader, att samla all data och börja fylla i ansökan eller bygga en process för kontinuerlig rapportering. Och som du säger finns det konsulter som gör detta eftersom det är så arbetskrävande.

Jag gillar att lösningen kortar tiden från det hållet. Personligen minns jag när min son var liten, ungefär ett och ett halvt år, och jag tillbringade hela julledigheten med att fylla i en bidragsansökan. När du säger allt det här tänker jag: Det var jag. Jag ställde frågor till människor, sammanställde information och skrev den på ett sätt som jag trodde skulle vara övertygande.

Men den kom inte ut så. Det var rådata. Det stod bara tid, och uppgifterna var ungefär: skrev lite kod. Det var inte märkt och hade ingen taxonomi som visade om det var forskning och utveckling eller om vi gjorde något innovativt som skulle gynna landet och ekonomin. Jag lade ner all den tiden och tänkte: Aldrig igen.

Jag slösade i princip bort min sons första jul på att gå upp på vinden och fylla i den där bidragsansökan. Så det finns definitivt ett problem där. Jag önskar nästan att jag hade haft en lösning i stil med ClaimKit. Vi behöver inte bli alltför tekniska, men det här är AI som tolkar. Ni har ett regelverk som inte bara tolkar frågorna bokstavligt och hittar svar, utan använder en inbyggd avkodningskänsla. I grunden går systemet in i källsystemen och skapar sedan inlämningen utifrån rådata.

Rachel Huang: Det tar det en konsult skulle göra: här är frågorna och här är all lagstiftning eller alla riktlinjer som hör till. Det kan innebära att frågan om var företaget ligger eller hur många anställda man har egentligen handlar om hur mycket man skulle kunna stärka den lokala ekonomin.

Ju större siffra, desto bättre. Sådana saker är mycket subtila. Någonstans i riktlinjerna står det att bidraget syftar till att stärka den lokala ekonomin, och sådant missar man ofta. Eller frågan om vad man exakt gör i ett forsknings- och utvecklingssammanhang: Vad är hypotesen?

Det är en ledtråd om att man behöver uttrycka sig vetenskapligt. Man måste säga: Detta är min hypotes, detta är metoden jag använde, och skriva som i en naturvetenskaplig rapport på gymnasienivå. Det finns små saker som vi tolkar och säger: I ett idealiskt fall är det här strukturen du bör använda.

Sedan fyller vi den med information från rådata. Vi har också en människa i processen. Ibland är det jag, ibland en annan skatteagent och ibland en annan konsult. De granskar materialet innan det skickas in, eftersom vi alltid har en människa i processen för att säkerställa att vi känner oss trygga med det vi levererar.

Kanske blir AI väldigt bra i framtiden och kan granska allt. Men tills vidare håller vi definitivt fast vid en människa i processen.

Galen Low: Även om det verkligen var exakt där jag befann mig — att skriva som en naturvetenskaplig rapport på gymnasienivå. Min roll bestod av lite affärsutveckling, lite innovation och lite projektledning.

Jag vet att inte alla projektledare som lyssnar tänker att de fyller i bidragsansökningar, men för dem som gör det innebär det mycket mindre besvär. Jag undrar om vi kan koppla det till andra fördelar för projektledare eller projekt i allmänhet. I min organisation och många andra jag pratar med finns projekt som väntar på finansiering, har stannat av eftersom pengarna tagit slut eller har nedprioriterats eftersom budgeten behövde omfördelas till något med högre prioritet.

Vilka andra sätt kan projekt dra nytta av finansiering för forskning och utveckling, utöver den sparade tiden för projektledare som annars skulle behöva samla informationen och skriva hypotesen? Inte bara genom ClaimKit.

Rachel Huang: Jag tror att det finns flera steg i ett bidrag. Det första är att upptäcka att man är behörig. Många projekt som för närvarande ligger vilande i organisationer skulle kunna vara berättigade till finansiering.

Det första är att hitta att det finns ett bidrag. Det är faktiskt ett stort hinder. Regeringar eller privata företag annonserar inte alltid om det så att alla känner till det. De antar på sätt och vis att om du vill ha pengar så letar du efter dem. Men om du är projektledare och arbetar dagligen med annat har du inte tid att leta efter finansiering.

Det är alltså det första upptäcktsstadiet. Vi försöker ha en god överblick över alla tillgängliga möjligheter och matcha dem mot våra kunder. Vi kan säga: Jag ser att ni arbetar inom det här området. Den här möjligheten har dykt upp. Jag vet inte om den är intressant, men om den är det kan ni prova. Vi kan hjälpa er att skriva ansökan.

Det andra steget är att avgöra om man är behörig eller inte. Det innebär att tolka riktlinjerna och fråga: Är jag rätt typ av bolag? Ligger jag inom rätt omsättningsintervall? Sådant kan vara mycket svårt, eftersom regeringstexter inte alltid är särskilt tydliga. Vi hjälper naturligtvis också till att fastställa behörighet.

Sedan ska man bestämma sig för att lägga tid på att skriva ansökan. Det är ofta där människor fastnar. Även om de är behöriga tänker de: Jag arbetar 90 timmar i veckan och har inte tid att skriva ännu en ansökan. Vi automatiserar så mycket som möjligt och ställer kanske några frågor för att förtydliga eller få kundens synpunkter direkt så att vi formar ansökan åt rätt håll.

Vi tar bort allt skrivande och alla andra tankar på om det är behörigt eller om man formulerar det på rätt sätt. Ibland får man bedragarsyndrom halvvägs igenom ansökan och tänker att det inte låter bra. Vi tar bort allt det besväret och ger dig i princip en PDF som du kan ladda ner och säga: Okej.

Många av våra kunder säger: Jag visste inte att man kunde skriva det på det sättet. Nu ser det verkligen legitimt ut. Det sista steget är inlämningen. Om alla svar finns kan man skicka in formuläret eller rapporten. Det är inte den svåra delen. Om man redan har alla svar är det bara att skicka in och vänta.

Men hela processen är tidskrävande. Bidrag kan ibland bara vara öppna i två månader, medan avsiktsförklaringar, formulär och budgetar bokstavligen tar så lång tid att färdigställa — särskilt om man har ett heltidsjobb under dagen.

Galen Low: Ja, det är lätt att missa tidsfönstret.

Rachel Huang: Det är väldigt lätt att missa tidsfönstret. De som faktiskt skickar in en ansökan får finansiering även om den är sämre än det man själv hade, eftersom de tog chansen.

Galen Low: Det är verkligen intressant. Jag gillar att du lyfter upptäcktsfasen. Det är något som verkligen talar till mig.

Det är inte lätt att känna till sådana här möjligheter, precis som med många andra former av så kallade gratispengar. De flyger inte runt med banderoller bakom flygplan. Man måste gräva efter dem. Jag tänker på en situation där jag nyligen pratade med Steven Devoe i podden om att driva projekt som investeringar. Han sa att om man förstår affärsmekaniken kring projektet tillräckligt väl kan man säga: Om vi ökar budgeten med så här mycket kan vi öka projektets förväntade eller möjliga värde med så här mycket.

Många skulle säga: Be din sponsor om pengar. Det är gammal kunskap. Men jag gillar vinkeln där man säger att om vi ansöker om bidraget och får det, och om vi är behöriga, finns det faktiskt en möjlighet här.

Det är en positiv risk. Något kan gå väldigt bra för oss om vi utnyttjar det nu. I stället för att lägga allt åt sidan och fylla i ett formulär i två månader kanske vi redan har allt råmaterial. Vi behöver bara stöd för att sätta ihop det.

Vi kan inte förkorta granskningsprocessen, men vi kan se till att vi faktiskt tar chansen. Om vi får finansieringen kan den helt förändra vad vi kan göra för att driva projektets resultat.

Projektledare använder ofta den extra budgeten för att minska pressen på projektgruppen, fylla luckor eller täcka kostnadsöverskridanden. Man kan också ta en tidigare borttagen kravpunkt och genomföra den nu. Om man blir först på marknaden med den kan man tjäna mycket mer pengar.

Det går alltså att tjäna mer pengar på dessa pengar, men det är också själva poängen. Man använder pengarna för att skapa ett resultat som är till nytta för människor, regeringar eller privata organisationer som erbjuder finansieringen.

Rachel Huang: Ja.

Galen Low: Det är en så intressant möjlighet. Jag skulle aldrig gå till en sponsor och säga att vi ska sluta arbeta i ett par månader för att göra det här. Men i det här sammanhanget är det en fantastisk användning av AI-integrerade system och kunskap om hur systemet fungerar.

Det som ofta får oss att tveka är att det känns skrämmande. Man får bedragarsyndrom på vägen och undrar om det bara är utfyllnad eller nonsens som man skriver för att försöka få en liten slant. Är det etiskt? Jag tycker att det är intressant att du också tog upp behörighet. Vissa statliga bidrag är avsedda att stärka den lokala ekonomin.

Om vi är behöriga men inte har människor på plats där, hur påverkar det ett projekt eller ett företag som försöker växa? Handlar det om att flytta team till dessa geografiska områden eller finns det andra lösningar?

Rachel Huang: Det finns flera sätt att gå tillväga. Bidrag tillåter ofta partnerskap. Huvudsökanden måste vara behörig. Om du tittar på ett bidrag i ett visst land som du verkligen vill vara en del av kan du hitta en lokal partner som lämnar in ansökan. Om du inte är rätt typ av organisation kan du hitta en organisation som är det och fungera som stöd i projektet.

Ni kan komma överens om hur mycket pengar ni vill dela, vilket arbete varje organisation ska utföra och hur projektets omfattning ska se ut. Det är ofta så människor blir behöriga.

Dessutom har vissa länder bättre incitament än andra. Det är regeringens strategi för att locka fler talanger eller rätt sorts organisationer att ha sitt huvudkontor eller en filial där.

Singapore och även Sydkorea har mycket bra incitament och bidrag. I Tyskland finns, såvitt jag vet, bidrag för unga som vill ta en paus från universitetet i ett år och få betalt för att starta ett startupföretag. Olika länder har strategier för att uppmuntra människor att starta fler företag, eftersom landet är beroende av det för sin BNP.

I Australien har vi ett skatteincitament för forskning och utveckling som är mycket bra. Det innebär pengar tillbaka om omsättningen är under 20 miljoner dollar. Ofta kan man ha ett lokalt australiskt team som arbetar med anspråk på forskning och utveckling och skatt för forskning och utveckling, så att man betalar lite mer än 50 procent. Om man är ett amerikanskt företag och ändå anlitar personal utomlands kan man titta på Australien. Det är vad många multinationella företag gör.

Om de bedriver en viss typ av forskning och utveckling gör de den i sin australiska verksamhet, eftersom de vet att de får mer valuta för pengarna. Det är möjligt. Man måste bara vara medveten om att möjligheterna finns.

Galen Low: Min bakgrund är inom film. Inte djupt inom film, men man kan tänka på vissa av de här skatteavdragen. Vissa länder erbjuder skatteavdrag för stora filmproduktioner som spelar in där.

Jag gick på ett universitet i västra Kanada där det var en livskraftig ekonomisk verksamhet. Det filmades alltid en tv-serie eller en film på campus, eftersom Kanada har tillgängliga skatteavdrag. Vi hade kvalificerad arbetskraft eftersom en hel industri hade byggts upp kring det. Det blev en fungerande finansieringskälla på universitetsnivå och en slags kommersialisering av området och fastigheten.

När man zoomar ut ser man att många uppfattar detta som byråkratiska hinder utan logik, kryptiskt och onödigt, för kapitalistiskt eller obehagligt. Men du har förklarat det mycket väl. Länder är beroende av sina ekonomier och sin BNP och försöker locka talanger för att stärka det ekonomiska välståndet där de kan.

Företag fungerar på samma sätt. Vi klagar på våra budgetar, men pengar får världen att gå runt. De får också projekt att gå framåt och startupföretag att växa. Det här är till nytta för alla parter.

Det handlar om ett ekosystem av fördelar. Man ljuger eller manipulerar inte. Man förstår varför bidraget finns och hur man ska beskriva det man gör på ett sätt som är meningsfullt ur intressenternas perspektiv.

Vi har talat om att förklara samma sak på olika sätt för olika intressenter. Det här är det yttersta exemplet: Hur kan jag se detta genom ögonen på den person som granskar ansökan och ska godkänna finansieringen?

Jag tänkte att vi kunde avsluta med att fråga om din vision för innovationens framtid och hur den kommer att finansieras. Jag har sett investerare använda mindre startupföretag som forskning och utveckling och sedan köpa upp dem när de har bevisat sin produkt–marknadsanpassning eller har utvecklat fungerande teknik.

Samtidigt verkar det nästan meningslöst för mindre företag att tävla direkt med teknikjättarna, som OpenAI, Google, Anthropic och Apple — megaföretag som innoverar i stor skala med egna pengar.

Ser du att teknisk innovation och kommersialisering av teknik kommer att förändras inom en nära framtid? Och kommer de små, kämpande företagen över huvud taget att ha en plats i den framtiden?

Rachel Huang: Det är en bra fråga. Jag är inte helt säker på om det kommer att förändras, eftersom sådant tar lång tid att förändra.

Det är orättvist att skapa alltför stora förhoppningar. Det bästa sättet att tänka är därför: Hur arbetar man med det system och den situation man har framför sig? Jag vet att statliga budgetar förändras. Många bidrag faller plötsligt bort och upphör att existera. Det kan bero på budgetnedskärningar eller på att ett team har fått andra uppgifter.

När det gäller stora teknikföretag och små, kämpande startupföretag är det största temat samarbete. Man måste se till att man inte konkurrerar om fel saker. Man behöver innovera utan att röra det område som tillhör de stora jättarna. Annars går man snabbt i konkurs, om man inte har en mycket stark vallgrav som håller en extremt konkurrenskraftig och om man inte tror att man kan vinna.

Om man inte kan övertyga alla om att man kommer att vinna är det svårt att få finansiering på en mycket konkurrensutsatt marknad. Många bidrag fokuserar därför på samarbete mellan stora företag och små, växande startupföretag. Ibland kallas det branschsamverkan och ibland ett samarbetsprojekt.

Det är mycket vanligt i Europa, där ekosystemet är uppbyggt på det sättet. Jag kommenterar inte hur snabbt eller långsamt det går, men fokus finns där. Man bör identifiera vad ett startupföretag kan göra riktigt bra: arbeta snabbt, testa saker till mycket låg kostnad och fokusera på en sak och göra den saken väldigt bra.

Teknikjättarna har fler kunder, fler funktioner att leverera och mer underhåll. De har äldre kod och äldre arbetsprocesser som måste underhållas. När de startar ett nytt projekt måste det godkännas på alla nivåer och involvera alla intressenter.

Ett startupföretag kan däremot ha tre grundare som säger: Vi kör. Det är så startupföretag bör fungera. De hittar en nisch, blir värdefulla och samarbetar med stora företag. Kanske leder det till en försäljning.

Galen Low: Jag gillar verkligen det perspektivet. Jag hade aldrig kopplat ordet samarbete till det, men det stämmer. Vissa bidrag kallas till och med samarbetsbidrag.

Det kämpande är värdefullt. Om en större organisation inte kan vara snabb och flexibel kan den samarbeta med någon som kan det och iterera kring en smal del av ett problem. Ditt företag är ett bra exempel. Det är en mycket specifik nisch som man kan gå djupt in i och utveckla snabbt.

En större organisation kanske inte har utrymme eller tid för det. Det kan gynna organisationen, men är inte en prioritet. Du konkurrerar därför inte direkt med jättarna, men det finns absolut en marknad — även om planen på sikt är att företaget ska bli en del av ett större system. Kanske knackar till och med ett stort revisions- och rådgivningsföretag på dörren.

Rachel, tack så mycket för detta. Bara för skojs skull: Har du en fråga du vill ställa till mig?

Rachel Huang: Ja. Jag ville fråga dig: Du har gjort den här podden ett tag nu. Vilket ämne brinner du mest för? Vad ser du mest fram emot att prata om?

Galen Low: Det här är mitt trick-svar. Jag blir alltid entusiastisk över människocentrerad design i den digitala världen. Det kan vara helt digitalt eller en upplevelse med en digital komponent. Jag tycker mycket om att prata om hur digital teknik genom projekt hjälper människor att få bättre liv, jämnar ut spelplanen och skapar nya upplevelser.

Det är det jag alltid älskar att gå in på. Mitt hemliga trick-svar är att jag gör podden eftersom jag kan väva in det. Jag blir därför entusiastisk över varje samtal, eftersom varje samtal kan leda dit.

Teknik är fantastisk och företag är viktiga, men i grunden handlar allt om människor, interaktioner och innovation som ska gynna andra människor. Det är det stora uppdraget. Inte mitt personliga uppdrag, utan så ser jag på uppdraget för projektbaserat arbete och samarbete. Det driver mänskliga framsteg och kan göra våra liv bättre. Jag tycker att det är fantastiskt.

Rachel Huang: Du är helt enkelt en bred och nyfiken person. Mitt trick-svar är att kommersialisera teknik för att skapa positiv påverkan för människor.

Galen Low: Ja, för det är just det. Det finns ingen obehaglig bismak. Man kommer inte in och säger att man kan tiodubbla marginalen genom att utnyttja ett bidrag. Man frågar hur man kan innovera mer utan att fastna i tidslinjer som är för begränsande i en värld där AI och annan framväxande teknik tvingar oss att arbeta snabbt.

Här finns en finansieringskälla som är som en brunn med en mycket långsam vinsch. Det finns vatten där, men det tar ett år att få upp det. Samtidigt är alla törstiga och behöver vatten direkt.

Jag uppskattar ditt perspektiv och att du kom till programmet. Det här har varit väldigt roligt. Vi har pratat om mycket. För den som vill veta mer om dig, ditt arbete och ClaimKit — vart ska de gå?

Rachel Huang: Min LinkedIn och webbplatsen claimkit.co. Det är där produkten kommer att finnas.

Galen Low: Där har ni det. Jag kommer också att lägga till länkarna i programanteckningarna, till din profil och till ClaimKits webbplats. Rachel, tack igen för att du kom till programmet. Tack för ett roligt samtal.

Rachel Huang: Tack. Det har varit väldigt roligt för mig också. Jag kommer gärna tillbaka.

Galen Low: Det ska du göra.

Rachel Huang: Vi kan prata om memer — om projektledningsmemer.

Galen Low: Ja, det gör vi.

Okej, det var allt för dagens avsnitt av The Digital Project Manager Podcast. Om du tyckte om samtalet, prenumerera där du lyssnar. Om du vill ha ännu fler praktiska insikter, fallstudier och arbetsmodeller kan du gå till thedigitalprojectmanager.com.

Tills nästa gång — tack för att du lyssnade.