Projektantaganden: Så upptäcker och utmanar du dem
Tidigt i min karriär inom projektledning kastades jag in i ett krävande projekt när den seniora projektledaren lämnade sin roll. Varje gång vi trodde att vi hade levererat den slutliga arbetslistan till kunden resulterade det vi överlämnade i ännu en lista med ändringar.
Projektet hade två oöverensstämmande antaganden som orsakade problemen; kunden antog att vi visste vad de pratade om, och vi antog att vi förstod kundens krav. Vi träffade inte rätt förrän vi började ställa tydliga, klargörande frågor för att undanröja projektantaganden och skapa en verklig förståelse på båda sidor.
Vad är projektantaganden?
Projektantaganden är aspekter eller faktorer i projektet som anses vara sanna eller verkliga, eller där en välgrundad gissning har gjorts. Du kan göra antaganden medvetet eller omedvetet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dessa antaganden uppstår eftersom vi tror att andra människor vet det vi vet, oavsett om det gäller ett projekt, dess drivkrafter eller till och med specifika färdigheter.
En typ av antagande uppstår när vi inte har all information, men är ganska säkra på vägen framåt. Ett exempel är att vi kan anta att betalningslösningen har ett API som vi kan använda för att integrera den med kundens nätbutik. I dagens moderna samhälle är det ett rimligt antagande att de har API:er tillgängliga.
Den här typen av antaganden identifieras vanligtvis tidigt och läggs till i en eller flera av följande:
- RAID-logg (som används för att registrera projektrisker, antaganden, problem och projektberoenden)
- Projektstadga
- Projektplan
- Specifik antagandelogg
- Projektledningsverktyg eller projektledningsprogramvara
Den andra typen av projektantagande, antaganden i kommunikationen, kan vara lite mer svårfångad och svår att upptäcka.
Det som gör dessa antaganden mer utmanande är att de uppstår på båda sidor av projektet, hos leverantören och kunden, och att de ofta görs omedvetet. Till exempel kan din kund eller en viktig intressent anta att en viss funktion var självklar och därför inte tänka på att be dig om den.
Obs! Dessa kommunikationsstrategier inom projektledning kan också bidra till att minska antaganden.
Varför är projektantaganden viktiga?
Projektantaganden är viktiga eftersom de kan medföra stora potentiella risker för projektet. Som projektledare håller du ständigt utkik efter projektrisker och skapar beredskapsplaner för dem, eftersom du skyddar projektomfattningen, budgeten och projektets tidslinje eller tidplan. Antaganden är riskvärldens ninjor; de smyger ofta in obemärkta och försvinner spårlöst efter att skadan har skett.
Antaganden leder till missförstånd, vilket allvarligt kan få projektet ur kurs eller orsaka omfattningsglidning. Om du inte har förstått vad som behöver levereras och i stället har gjort antaganden, kommer du att slutföra arbetet och överlämna det för att mötas av det fruktade ”det var inte det jag bad om”. Allt detta gör att du måste justera planen och utföra den delen av arbetet igen, vilket kostar tid och tömmer projektbudgeten.
Det finns en positiv sida av detta. När du väl är medveten om den här typen av antaganden kommer du att upptäcka dem överallt, även utanför projektplaneringsprocessen eller arbetsflödet, där du vanligtvis hittar de flesta projektantaganden.
Deras dolda natur är inte längre lika dold, vilket innebär att du kan minska deras potentiella påverkan och ifrågasätta dem när som helst under projektets livscykel, innan de orsakar problem.
Så utmanar du projektantaganden
Du kan hantera projektantaganden genom att ställa rätt frågor. Jag ser frågor som något som fyller två funktioner i det här sammanhanget:
- De hjälper oss att samla in mer information
- De får människor att tänka annorlunda, vilket ger upphov till nya insikter
Frågor är det enda sättet att effektivt utmana och undanröja antaganden. Jag tycker om att använda Stephen Coveys metod från hans bok 7 vanor hos mycket effektiva människor: ”Försök först att förstå, sedan att bli förstådd”.
Ibland kan det verka som om du ställer för många frågor eller frågor som verkar ha ett uppenbart svar, men du måste först försöka förstå innan du kan skapa en plan som ska förstås.
Samla in information
Syftet med en fråga är att skapa större förståelse. När det gäller att hantera antaganden är det här du ber om ett förtydligande. Du kan förvänta dig fler detaljer när du går från övergripande uttalanden till mer detaljerade nivåer.
Så småningom, om du ställer tillräckligt många frågor, kommer personen du frågar antingen att börja upprepa sig eller inte kunna svara. Det är så du vet att du har fått fram all information som personen har tillgång till.
Förändra tänkandet
Det här skälet till att ställa frågor kan vara mer främmande för vissa, men det är mycket användbart för att få människor att upptäcka antaganden de gör och som de inte är medvetna om.
De här frågorna tenderar att vara mer konstfullt vaga än de som används för att få fram information, eftersom de är utformade för att få människor att stanna upp och tänka. När du använder frågor för att förändra tänkandet vill du vanligtvis att personen som svarar ska stanna upp en stund. Det är så du vet att personen måste söka efter svaret och därför har förändrat sitt tänkande kring ämnet i fråga.
Hantera projektantaganden med frågor
Du behöver vara eftertänksam när du ställer frågor, eftersom de kan vara ett tveeggat svärd. Om du inte är försiktig kan du sluta med att göra ytterligare antaganden genom att ställa det som coachningsvärlden skulle kalla en oren fråga.
”Jag förstår att du menar en uppmaning till handling som länkar till din butik när man trycker på den?”
Det här är ett bra exempel på en oren fråga. Vi har lagt in vår tolkning av önskemålet i stället för att förtydliga det. Den ställs också på ett sätt som leder till ett ja- eller nej-svar. Om kunden i det här fallet svarar ja kan du sluta med olika antaganden om funktionaliteten, till exempel:
- Om länken öppnas i en ny flik
- Om länken går till butikens startsida eller till en specifik landningssida
- Om utformningen kommer att vara densamma som för de andra uppmaningarna till handling på webbplatsen
- Var den kommer att placeras
Vi vill ställa rena frågor som är fria från partiskhet och ledande formuleringar. För exemplet ovan skulle en bättre fråga kunna vara något i stil med:
”Kan du förklara den stegvisa användarresa som du föreställer dig, från det att en kund besöker din webbplats till att kunden når din nätbutik genom att använda den här uppmaningen till handling?”
Så här formulerar du frågor så att den rätta innebörden kommer fram.
Frågor som utmanar dina antaganden
Du kommer att upptäcka fler antaganden när du riktar din medvetenhet mot dem. Trots det är det ofta värt att börja med frågor till dig själv.
- Fråga dig själv: vad antar du om det här önskemålet? Du kan gå vidare genom att fråga om önskemålet kan tolkas på ett annat sätt. Förstå vilka antaganden som finns i önskemålet och formulera sedan dina frågor för att få fram detaljer. Var tydlig och specifik. Försök att hålla dig till frågor av typen vem, vad, var, när, varför och hur, och undvik sådana som: menar du, är det något i stil med, osv.
- Ställ en fråga i taget. Om du fastnar i frågan om en fråga är ren eller inte, kontrollera om du presenterar en lösning. Orena frågor innehåller svar, så om den kan besvaras med ja eller nej är den potentiellt oren, såvida den inte är mycket specifik, till exempel: ”Är hexkoden för färgen du vill ha #1E4BF5”.
Att få fram ytterligare detaljer på det här sättet utmanar dina antaganden genom att ta bort dem från dina frågor och hjälpa dig att förstå mer om önskemålet. Detta gäller både antaganden som du själv gör och sådana som önskemålet får dig att göra eftersom det inte innehåller tillräckligt med detaljer.
Frågor som utmanar deras antaganden
Att formulera en fråga som utmanar någon annans antaganden blir mer öppet än ovanstående. Det är fortfarande viktigt att hålla frågorna rena, men det är svårt att vara specifik eftersom du inte nödvändigtvis vet vilka antaganden personen gör. Dessa frågor tenderar att vara bredare, till exempel: ”Finns det något annat som du inte redan har nämnt och som du tycker är viktigt för oss att känna till?”.
Håll de här frågorna öppna och vaga i den meningen att du inte styr svaret. I frågan ovan föreslår vi inte något sätt att svara eller vilken information personen ska lämna. Du kan alltid följa upp med mer specifika frågor för att utmana dina antaganden om svaret om det behövs.
Att ställa breda, öppna frågor ger den andra personen en stund att överväga sitt svar och leder ofta till att personen lämnar information som hen tidigare inte tänkte på att berätta för dig.
Exempel på projektantaganden och frågor som utmanar dem
Här är några exempel på projektantaganden tillsammans med bra frågor att använda för att utmana dessa antaganden. Jag tycker att det är bra att ha några frågor redo som passar ditt ämnesområde, så att du kan använda dem när det behövs.
- Antagande: Din kund vill skapa en landningssida som ska leda kunder till deras nya produktsida. En bra fråga för att utmana detta är: Kan du gå igenom varje steg som du vill att kunderna ska ta för att komma till den nya sidan? Det här är en direkt fråga som syftar till att undanröja antaganden du kan ha om hur kunden tänker kring sin användarresa.
- Antagande: Kundens kunder kan inte hitta den nya produktsidan och behöver hjälp med navigeringen. För att utmana detta antagande kan du ställa den här frågan: Kan du förklara varför kunderna behöver ytterligare en navigeringslänk och vad du vill uppnå? Detta kommer att utmana antaganden kring det problem som kunderna står inför och fördelarna med din lösning.
- Antagande: Kunden har valt den här lösningen efter att ha övervägt alla möjliga lösningar. Bra frågor för detta antagande är: Finns det några alternativa alternativ som skulle kunna ge samma resultat? Finns det ytterligare fördelar vi skulle kunna uppnå med detta andra tillvägagångssätt? Den här frågan är utformad för att öppna upp deras tänkande och få dem att ompröva begränsande antaganden som de har gjort och som har skapat en risk att gå miste om större fördelar.
- Antagande: Kunden har övervägt sina egna antaganden om lösningen och tar hänsyn till dem. En bra fråga här är: Finns det något du antar som har lett dig fram till den här lösningen? Ibland kan detta direkta tillvägagångssätt fungera med kunder som är öppna för utmaningar och för att tänka annorlunda. Jag har använt det för att utmana arbetssättet för projektgenomförande tillsammans med projektmedlemmar. Det är effektivt för att få fram antaganden och väcka nya samtal kring lösningar på problem.
Vad händer härnäst?
Vill du veta vilka tekniker andra projektledare använder för att avslöja antaganden och förhindra att projektets omfattning växer? Bli DPM-medlem och delta i samtalet i Slack med hundratals andra digitala projektledare! Du får också tillgång till över 100 mallar, prover och exempel på projektdokument, vilket sparar tid och ökar dina chanser att lyckas med projektet.
