Gestores de projetos revelam as suas principais estratégias para tirar notas
Tomar notas precisas e concisas em reuniões não é tarefa fácil. É difícil captar tudo o que é importante — as pessoas falam depressa, por vezes é difícil perceber o que é importante no momento e a reunião pode saltar entre diferentes tópicos.
Este assunto foi discutido recentemente num tópico do Reddit no subreddit r/projectmanagement. Tomar notas e distribuí-las pelas pessoas certas após a reunião é muitas vezes uma parte importante da função de um gestor de projetos.
Mesmo que tenham um coordenador com quem possam contar, nunca conheci um gestor de projetos sem as competências necessárias de organização, priorização e tomada de decisões para o fazer.
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Vou abordar algumas soluções para tornar mais fácil tomar notas, tal como explicado pelos gestores de projetos no tópico.
Porque é tão difícil tomar notas eficazmente?
Normalmente, cabe ao gestor de projetos tomar notas, embora haja algum debate sobre se assim deveria ser (mais sobre isso adiante). Eis como o autor original do tópico resume a situação:
Como tomam notas nas reuniões?
poru/Tronracer emprojectmanagement
Isto é ainda mais difícil se também estiver a liderar a reunião — precisa de equilibrar esta tarefa com o acompanhamento do que foi dito e de quais são as ações a realizar. No entanto, existem algumas estratégias para tornar mais fácil tomar notas.
Solução 1: utilize uma ferramenta de AI
Existem muitas ferramentas que utilizam inteligência artificial para ajudar a tomar notas. Utilizar uma destas ferramentas pode retirar completamente esta tarefa da sua responsabilidade. Estas ferramentas também estão a tornar-se cada vez mais avançadas, pelo que automatizar este processo está a ficar cada vez mais fácil.
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O Otter.ai não é a única opção.
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Importante: deve verificar as políticas da sua empresa relativamente à utilização de AI e à gravação de reuniões. Muitas indústrias estão sujeitas a regulamentações devido a preocupações relacionadas com a privacidade e a segurança. Também pode ter problemas por violar NDAs ou outros acordos.
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Se não puder utilizar AI, poderá ainda conseguir gravar ou transcrever automaticamente as suas reuniões (mais uma vez, verifique as políticas da sua organização) para complementar as suas notas posteriormente com quaisquer informações que possa ter perdido.
O que deve evitar a todo o custo é transcrever ou gravar a reunião e depois voltar atrás para tirar notas a partir dela.
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Solução 2: Utilizar o Microsoft OneNote
Se não pode utilizar IA, esta é a sua melhor alternativa.
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emgestão de projetos
É importante ter uma agenda preparada para a reunião. Isto não só garantirá que se mantém focado no que precisa de abordar, como também facilitará a tomada de notas. Adicione as suas notas diretamente à secção relevante da agenda — isto ajudá-lo-á a acompanhar mais facilmente o fluxo da discussão.
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Pode integrar facilmente o OneNote com o seu e-mail para tornar ainda mais fácil a distribuição das suas notas de reunião (depois de as rever e organizar).
Solução 3: Notas baseadas na agenda
É semelhante ao método acima, mas é um pouco mais difícil sem o OneNote.
Eis o processo básico:
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Também vale a pena partilhar o seu ecrã durante a reunião com a agenda e as suas notas, a menos que seja necessário apresentar outra coisa (por exemplo, entregáveis a aguardar feedback). Isto evita que tenha de voltar atrás e confirmar as notas com os outros participantes — eles poderão ver as suas notas e esclarecer qualquer questão no momento.
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Mas lembre-se: ainda será necessário algum trabalho de revisão antes de poder enviar as notas.
4 Outras dicas úteis para tomar notas
Eis algumas outras dicas e truques da discussão que podem ajudá-lo a simplificar o seu processo.
Dê prioridade às suas reuniões
Não trate todas as reuniões com o mesmo nível de atenção — dê-lhes a prioridade adequada.
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emgestão de projetos
Faça um resumo para o grupo
Antes de sair da reunião ou de avançar para um novo ponto da agenda, faça um resumo da sua compreensão para o grupo, de modo a garantir que todos concordam e estão alinhados.
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emgestão de projetos
Não seja a pessoa responsável pelas notas
Se possível, designe outra pessoa para tomar notas, para que se possa concentrar em conduzir a reunião.
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Eis algumas ideias sobre quem deveria tirar notas:
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Experimente um registo RAID
Apesar de existir algum debate em torno desta questão, os registos RAID podem ser uma ferramenta eficaz para tirar notas. Certifique-se de que cria um que seja separado do registo RAID do seu projeto (normalmente utilizado para a gestão de riscos) e tenha em conta que terá de reformular as suas notas antes de as enviar aos destinatários necessários.
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