A Regra 80/20 para Gestores de Projetos: Guia do Princípio de Pareto

Por exemplo:

• 80 por cento do seu stress provêm provavelmente de 20 por cento dos seus projetos
• 80 por cento das vitórias da sua equipa resultam de 20 por cento das suas ações
• 80 por cento dos problemas da sua caixa de entrada resultam de... bem, já sabe

Já viu isto acontecer. Uma funcionalidade que encanta os utilizadores. Uma integração que torna tudo mais lento. Um pedido de um vice-presidente que lhe consome metade da semana. É a regra 80/20 em ação.

História do princípio de Pareto

A autoria da regra 80/20 é atribuída a Vilfredo Pareto, um economista italiano que, no final do século XIX, reparou que 20 por cento das vagens de ervilha produziam 80 por cento das ervilhas no seu jardim e que 80 por cento das terras de Itália pertenciam a 20 por cento da população. Quer esta história seja inteiramente verdadeira ou apenas uma observação extremamente específica de um agricultor, a verdade é que continua a fazer sentido. Qualquer pessoa que já tenha mantido um roteiro sabe como é colher uma enorme quantidade de nada de uma longa lista de tarefas de baixo impacto.

Mais tarde, Joseph Juran, um dos pais do controlo da qualidade, pegou na ideia de Pareto e desenvolveu-a. Cunhou a expressão “os poucos vitais e os muitos triviais”, que desde então foi colada em apresentações de PowerPoint e quadros brancos por todo o mundo empresarial.

O trabalho de Juran tornou a regra 80/20 prática, sobretudo na produção e na melhoria de processos, onde a identificação e a redução de defeitos se tornaram uma ciência mensurável. As suas ideias ajudaram a moldar os fundamentos do Six Sigma, os modelos de controlo da qualidade e os métodos modernos de resolução de problemas.

Considere este exemplo de problemas relacionados com café ao longo de uma semana de funcionamento. A maioria dos problemas registados estava concentrada em apenas alguns tipos de problemas. Perante isto, devemos investir muito tempo e energia a resolver as questões dos adoçantes incorretos ou da torra incorreta? Não, devemos começar por resolver os problemas de “torra diferente da solicitada” e de “laticínios incorretos”. 

O que podemos aprender com isto? Algumas coisas:

• Um esforço desigual é normal. A maior parte dos seus resultados não provém de trabalho disperso — provém do foco.
• Pequenas observações podem ser amplificadas. Desde vagens de ervilha e propriedade de terras até à definição de prioridades para funcionalidades, o princípio funciona em praticamente todos os sistemas.
• Nem todas as tarefas têm a mesma importância. E fingir que têm é a forma de acabarmos com 47 tarefas no Jira de que ninguém precisa.

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Porque é importante a regra 80/20 na gestão de projetos?

A regra 80/20 é importante porque a maioria dos projetos sofre, de uma forma ou de outra, de limitações de recursos — tempo, pessoas, dinheiro ou os três. Não pode dar-se ao luxo de tratar todas as tarefas como se tivessem o mesmo valor. É aqui que o princípio de Pareto ajuda. Dá-lhe uma forma de eliminar a desordem e de se concentrar nas poucas coisas que mais importam.

A regra 80/20 é mais do que um modelo que parece inteligente. Eis como o ajuda a concentrar o seu tempo e a sua energia onde realmente fazem a diferença.

• Ajuda a dar prioridade ao tempo e aos recursos limitados: Dá-lhe uma perspetiva para filtrar o ruído e concentrar-se no que realmente impulsiona o progresso do projeto, em vez de reagir de forma igual a todos os pedidos ou escalamentos. Para conhecer mais técnicas, consulte o nosso guia sobre eficiência do fluxo de trabalho.
• Reduz a sobrecarga ao privilegiar o impacto em detrimento da atividade: Se a sua lista de tarefas parece interminável, este princípio ajuda-o a identificar o pequeno número de tarefas que produzirá os maiores resultados, para que possa deixar de andar às voltas. Isto é especialmente útil para gerir a pressão da paranoia da produtividade, aquela sensação de que não está a fazer o suficiente, mesmo quando já está a fazer demasiado. 
• Dá estrutura às decisões baseadas no discernimento: Os gestores de projetos têm frequentemente de tomar decisões rápidas sem dispor de todas as informações. A Regra 80/20 oferece um modelo mental ao qual recorrer quando não existem dados perfeitos.

Exemplos da Regra 80/20 na Gestão de Projetos

Não precisa de executar relatórios para ver esta regra em ação. Provavelmente já está presente no seu projeto, escondida na sua cronologia, no seu backlog, na sua caixa de entrada e nas suas reuniões. Eis alguns locais onde procurar:

• 80% dos atrasos resultam de 20% dos estrangulamentos: Pense naquela aprovação que demora sempre uma semana. Ou no fornecedor que continua a “voltar ao assunto”. Não precisa de resolver tudo — basta resolver aquilo que mais o está a atrasar. Em vez de perseguir todos os problemas, encontre e resolva os bloqueios recorrentes.
• 80% do valor é proporcionado por 20% das funcionalidades: Há sempre uma ou duas funcionalidades que fazem verdadeiramente o produto brilhar. E o resto? Itens da lista de desejos interna, casos extremos ou coisas que alguém insistiu serem “críticas” e que nunca foram utilizadas. Concentre a sua equipa naquilo que realmente faz a diferença para o utilizador.
• 80% das preocupações das partes interessadas resultam de 20% dos requisitos: Provavelmente já sabe quais são as partes do projeto que irão gerar mais perguntas, ciclos de feedback ou momentos repentinos de “Aprovámos isto?”. Assinale-as desde cedo. Comunique em excesso. Isso irá poupar-lhe problemas mais tarde.
• 80% da perda de clientes resulta de 20% dos problemas dos clientes: Nem todos os pedidos de suporte são iguais. Alguns problemas recorrentes — pense num processo de integração avariado, surpresas na faturação ou num botão com um nome inadequado — podem prejudicar silenciosamente a retenção. Não precisa de uma reformulação gigantesca. Precisa de resolver aquilo que é mais visível e frequente (Análise de Pareto!).
• 80% dos problemas de desempenho da equipa resultam de 20% das lacunas nos processos: A sua equipa pode não precisar de formação — pode simplesmente precisar de clareza. Um processo de receção de pedidos confuso ou cinco formas diferentes de submeter um pedido podem desgastar as pessoas. Simplifique os pontos problemáticos antes de presumir que se trata de um problema relacionado com as pessoas.
• 80% dos riscos do projeto resultam de 20% das categorias de risco: Sim, o registo de riscos é extenso. Mas, se observar atentamente, provavelmente são sempre as mesmas coisas: aumento descontrolado do âmbito, atrasos dos fornecedores e especialistas no assunto indisponíveis. Não trate todos os riscos da mesma forma. Leve os reincidentes a sério.
• 80% das derrapagens orçamentais resultam de 20% dos fornecedores ou tarefas: Raramente é todo o orçamento que derrapa — normalmente, é um fornecedor externo ou uma rubrica subestimada. Mantenha-se atento às variáveis de maior valor, e não apenas ao total acumulado.
• 80% do tempo é gasto em 20% das tarefas: É fácil cair na armadilha de passar a maior parte do tempo a fazer atualizações de estado, a acompanhar cadeias de e-mails e a coordenar calendários. Mas essas atividades acrescentam frequentemente o menor valor. Reconhecer este padrão pode ajudá-lo a recuperar tempo para o verdadeiro planeamento, a orientação ou a tomada de decisões.
• 80% da resistência durante a gestão da mudança resulta de 20% do seu público:  Vai implementar uma alteração de processo? Há sempre uma equipa ou um diretor muito interventivo que irá resistir (revirar os olhos é apropriado neste caso). Não tente convencer toda a gente da mesma forma. Concentre os seus esforços onde a resistência está mais concentrada e é mais influente.

Cada um destes padrões é um convite à concentração, não à generalização. Nem sempre obterá uma divisão perfeita de 80/20, mas procurar estes grupos de elevado impacto pode ajudá-lo a atravessar a desordem e a liderar de forma mais eficaz.

Como aplicar a Regra 80/20 enquanto gestor de projetos

Conhecer a regra é ótimo. É na aplicação que reside o benefício. Eis como pode torná-la parte da forma como planeia, lidera e define prioridades.

• Durante o refinamento da lista de trabalho pendente: Nem todos os itens da lista de trabalho pendente merecem a mesma atenção. Comece por identificar quais as tarefas ou funcionalidades que apoiam os principais casos de utilização ou objetivos empresariais. Normalmente, são apenas algumas que criam a maior parte do valor para o cliente ou utilizador. Se uma tarefa existe sobretudo para impressionar alguém numa demonstração ou para responder a um cenário periférico, considere adiá-la. O tempo que poupa aqui acumula-se rapidamente ao longo dos ciclos de trabalho.
• No planeamento do ciclo de trabalho: Em vez de distribuir o trabalho de forma uniforme, analise quais os resultados a entregar com maior potencial de impacto. Atribua-os aos membros da equipa mais bem preparados para os concluir com qualidade e dentro do prazo. Isto não tem a ver com hierarquia. Trata-se de garantir que os seus colaboradores mais fortes se concentram no trabalho que faz avançar o projeto, contribuindo simultaneamente para uma melhor produtividade da equipa.
• Na gestão das partes interessadas: É provável que esteja a lidar com mais pessoas do que aquelas que tem tempo para gerir de perto. Concentre-se nas poucas partes interessadas que influenciam decisões fundamentais sobre o âmbito, o financiamento, os recursos ou a adoção. Construa uma relação de confiança com elas desde cedo. Quando surgirem conflitos, serão essas as pessoas que poderão ajudá-lo a manter o trabalho em andamento ou que poderão bloquear completamente o progresso. Todas as outras podem ser informadas, mas não têm necessariamente de estar envolvidas em todas as etapas. Gira ativamente a sua energia, o seu tempo e os seus recursos nesta área. 
• Para o bloqueio de tempo e a produtividade pessoal: O seu próprio tempo é tão limitado como o seu orçamento. Proteja o seu calendário identificando quais as tarefas que requerem realmente a sua intervenção. Reserve tempo para o planeamento, para desbloquear a equipa, rever riscos e tomar decisões. Para tarefas mais pequenas que surjam durante o seu processo de priorização, considere implementar a regra dos 2 minutos para as tratar de forma eficiente. Para tudo o resto, considere a delegação ou a automatização — especialmente quando a automação de fluxos de trabalho pode assumir as tarefas repetitivas. A disponibilidade constante não equivale a eficácia. 
• Durante as retrospetivas do projeto: Em vez de tentar corrigir tudo, procure os poucos padrões que causaram mais desafios ou conduziram às maiores vitórias. Peça à sua equipa que reflita sobre o que mais contribuiu para o sucesso e sobre o que criou obstáculos de forma consistente. Concentre as suas melhorias nesse pequeno subconjunto de causas. Obterá melhores resultados com menos alterações nos processos.

Apesar do que um engenheiro principal cínico possa dizer-lhe, a regra 80/20 não consiste em ignorar os 80% menos importantes do trabalho. Trata-se de concentrar intencionalmente a sua atenção, para que o seu esforço conduza a resultados significativos.

Enquanto gestor de projeto, o seu trabalho consiste em orientar a energia e a atenção, mantendo as pessoas a trabalhar em direção aos objetivos mais importantes, com maior clareza e menos incerteza.

Desvantagens da utilização do Princípio de Pareto 

Como qualquer estrutura, a regra 80/20 é um guia útil, mas não é uma solução milagrosa. Embora ofereça clareza num mundo ruidoso, também apresenta algumas limitações importantes. Os gestores de projeto precisam de saber quando aplicá-la, quando ajustá-la e quando procurar uma abordagem mais estruturada.

Lembre-se de que a regra 80/20 é uma heurística, não um sistema. A regra 80/20 é uma ferramenta de pensamento. Ajuda-o a fazer melhores perguntas sobre o que é importante, mas não lhe fornece um roteiro. Não lhe dirá com que parte interessada deve reunir primeiro, nem qual o resultado a entregar que deve priorizar num ciclo de trabalho. Aponta-lhe a direção certa, mas continua a ter de descobrir como avançar. Se a sua equipa procura clareza nos processos, a regra 80/20 não substitui um verdadeiro plano de projeto ou um fluxo de trabalho definido.

A regra 80/20 não se aplica de forma uniforme a todas as situações. Alguns projetos são fortemente estruturados ou regidos por normas de conformidade, contratos ou requisitos regulamentares. Nestes casos, não pode simplesmente ignorar as tarefas de baixo impacto, mesmo que sejam entediantes. Se estiver a gerir trabalho para o governo, auditorias financeiras ou projetos de infraestruturas, poderá não ter flexibilidade para ignorar os outros 80 por cento. Da mesma forma, em equipas pequenas ou empresas emergentes em fase inicial, os seus contributos e resultados podem não seguir uma distribuição clara. Tudo pode parecer importante — e, por vezes, é mesmo.

A regra 80/20 pode criar uma falsa sensação de simplicidade. A regra 80/20 parece elegante, mas o trabalho real raramente é tão organizado. Pode acreditar que um pequeno número de tarefas está a gerar a maioria dos resultados, mas, sem provas, poderá estar a priorizar as coisas erradas. As suposições podem ser arriscadas, especialmente se não forem apoiadas por dados ou pelos conhecimentos da sua equipa. Aquilo que parece importante pode ser simplesmente aquilo que é visível. Aquilo que parece urgente pode ser simplesmente aquilo que faz mais barulho. O perigo está em presumir que existe clareza sem a validar.

A regra 80/20 pode reforçar preconceitos ou negligenciar trabalho oculto. Por vezes, aquilo que parece uma atividade de baixo valor é, na realidade, fundamental. Pense na documentação, nos testes, na integração de novos colaboradores ou na partilha interna de conhecimentos — trabalho que raramente aparece nos painéis de controlo, mas que mantém tudo a funcionar. Se aplicar a regra 80/20 de forma demasiado agressiva, corre o risco de desvalorizar trabalho que não produz resultados imediatos ou óbvios, mas que continua a ser essencial para a saúde do projeto.

Dito isto, o princípio continua a ser útil. É melhor parar e perguntar “Qual é o meu 20 por cento?” do que agir como se todo o trabalho tivesse o mesmo peso. Lembre-se apenas de que a regra é um guia, não um veredicto. Utilize-a para aperfeiçoar o seu foco, não para simplificar em excesso decisões complexas.

Ferramentas para a regra 80/20

Até agora, estivemos no campo da teoria. Útil, mas um pouco abstrato. Vamos falar de ferramentas, porque, a certa altura, precisa de algo que possa mostrar num diapositivo ou utilizar efetivamente numa revisão do ciclo de trabalho.

Comecemos pelo óbvio.

Em primeiro lugar, o apropriadamente chamado Gráfico de Pareto (apresentado acima no nosso exemplo do café) é uma ferramenta visual que ajuda a perceber quais os problemas, tarefas ou categorias que estão a ter o maior impacto. Normalmente, é um gráfico de barras que apresenta valores individuais por ordem decrescente, com uma linha que mostra o total acumulado.

Estes gráficos são perfeitos para analisar situações como erros, bloqueios ou reclamações, especialmente quando precisa de convencer alguém de que um pequeno número de problemas está na origem da maioria das dificuldades. São excelentes para retrospectivas, análises de causas-raiz e, sim, apresentações. Lembra-se do exemplo dos problemas na cafetaria, na secção sobre a história? Isso é um Gráfico de Pareto. 

De seguida, utilizando esse gráfico, podemos realizar uma Análise de Pareto, que é uma forma sistemática de dar prioridade às tarefas com base no seu valor para alcançar os resultados pretendidos. Esta análise parte da ideia de que 20% dos elementos criam 80% do valor e desafia-o a encontrar esses elementos.

Começa por listar os problemas ou as tarefas, quantificar o seu impacto e, em seguida, ordená-los por grau de importância. O objetivo é encontrar os 20 por cento dos elementos que contribuirão para 80 por cento dos resultados. Isto é especialmente útil no controlo de qualidade, na otimização de processos ou quando tudo parece importante e precisa de uma razão para dizer não. 

Aqui está outro exemplo de um Gráfico de Pareto e da respetiva Análise de Pareto, que, neste caso, apresenta a frequência relativa dos problemas num site e mostra claramente quais os problemas que deve corrigir para eliminar 80% dos problemas enfrentados pelos utilizadores (os poucos vitais).

Para além das ferramentas específicas de Pareto, a Matriz de Eisenhower é outro método clássico de definição de prioridades. Também é conhecida como matriz de urgência/importância. Divide as tarefas em quatro categorias: importantes e urgentes, importantes mas não urgentes, urgentes mas não importantes e nem importantes nem urgentes. Quando utilizada em conjunto com a Regra 80/20, pode ajudá-lo a filtrar tarefas que parecem urgentes, mas que, na realidade, não geram valor. É excelente para organizar o calendário, tomar decisões sobre delegação ou preparar a segunda-feira com um pouco menos de ansiedade.

De seguida, e um dos meus favoritos, temos o método MoSCoW para uma definição rigorosa de prioridades. O método MoSCoW ajuda-o a categorizar os requisitos em: indispensáveis, que deveriam existir, que poderiam existir e que não existirão por agora. É como ter uma discussão educada com as partes interessadas, mas mais rápida e com melhores resultados.

O método MoSCoW proporciona às equipas uma linguagem comum para ordenar prioridades e negociar compromissos, especialmente durante o planeamento de sprints ou o aperfeiçoamento do âmbito. Também combina bem com o pensamento 80/20, porque o obriga a identificar o que gera verdadeiramente valor e o que pode esperar. 

Se quiser saber mais sobre a definição de prioridades das tarefas, incluindo a Matriz de Eisenhower e o método MoSCoW, consulte este artigo sobre definição de prioridades das tarefas.

Por vezes, a melhor forma de aplicar a Regra 80/20 é deixar de fazer suposições e começar a medir. As ferramentas de controlo do tempo podem mostrar onde a equipa está a passar a maior parte das suas horas, enquanto os gráficos de fluxo cumulativo ajudam a visualizar o trabalho em curso, os estrangulamentos e os tempos de ciclo. Quando cruza esses dados com os resultados do projeto, torna-se muito mais fácil identificar quais as atividades que justificam o investimento e quais estão a atrasar o seu progresso.

Se é um apaixonado por ferramentas como eu, ou se está apenas à procura de uma forma melhor de gerir o caos, consulte a nossa lista selecionada das Melhores ferramentas de produtividade. Pode ser que encontre a sua próxima aplicação de eleição para definir prioridades, planear ou acompanhar aquilo que realmente importa.

Boas práticas para aplicar o Princípio de Pareto na gestão de projetos 

A Regra 80/20 só funciona se agir de acordo com ela. Eis como transformá-la num hábito, e não apenas num tema de conversa.

1. Identifique as tarefas que mais importam: Comece por perceber quais são os 20 por cento das tarefas responsáveis por 80 por cento do valor do seu projeto. Utilize os dados disponíveis, ouça a sua equipa e analise os resultados que são importantes para as partes interessadas. O objetivo é distinguir o progresso significativo do trabalho pouco produtivo. Se algo não estiver a contribuir para o panorama geral, provavelmente deverá ficar no fim da lista — ou ser totalmente excluído.
2. Dê prioridade de forma deliberada: Depois de saber o que tem mais valor, proteja-o. Elimine ou adie tudo o que não apoie diretamente os seus objetivos. Isto pode significar travar o aumento descontrolado do âmbito, não participar em reuniões de baixo impacto ou dizer não a comentários que não alterem o resultado. Dar prioridade não significa fazer menos só por fazer menos — significa concentrar o seu tempo e a sua energia onde realmente fazem a diferença.
3. Atribua as pessoas certas ao trabalho certo: Tire partido dos pontos fortes da sua equipa. Atribua os membros mais competentes da equipa às poucas tarefas que têm maior peso. Isto não significa favorecer uns em detrimento de outros — significa garantir que o trabalho mais valioso é realizado pelas pessoas mais bem preparadas para o executar bem e dentro do prazo.
4. Defina e defenda o seu âmbito: O aumento descontrolado do âmbito prospera quando os objetivos centrais de um projeto não estão claramente definidos. O princípio 80/20 ajuda-o a manter o foco no que realmente importa. Comece por definir claramente em que consiste o sucesso. Reveja esses objetivos regularmente com a sua equipa e as partes interessadas. Quando surgirem novos pedidos, pergunte se estão alinhados com o âmbito definido. 

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