3 formas práticas de organizar e automatizar as suas tarefas de email no Outlook

Gerir e-mails: aspetos a considerar

O e-mail tornou-se frequentemente um método secundário de contacto para comunicações pessoais, especialmente tendo em conta as mensagens instantâneas e de texto. No entanto, no mundo empresarial, o e-mail continua a ser o meio predominante em muitas organizações. As razões variam, sendo as questões legais e de arquivo as principais.

Se olhar agora para a sua caixa de entrada, vê mais de uma dúzia ou pouco mais de e-mails não lidos? Todos os seus e-mails estão simplesmente armazenados na caixa de entrada principal? Criou pastas que deixaram de ser utilizadas ao fim de semanas, ou até de dias? Este artigo irá mostrar-lhe algumas formas de organizar estes e-mails, categorizá-los e torná-los fáceis de encontrar.

As três áreas fundamentais para conseguir isto são a ordenação, a identificação e a automatização.

Passo 1: Ordenação

Existem duas formas de ordenar o correio:

• Sinalizadores: são criados para proporcionar um indicador visual de que é necessário tratar de um e-mail. Também têm lembretes associados.
• Categorias: são utilizadas para agrupar e-mails em grupos lógicos, estruturando a caixa de entrada por temas.

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Sinalizadores

Como definir um sinalizador básico de acompanhamento:

1. Identifique o e-mail que pretende sinalizar e clique no sinalizador cinzento. Isto irá associá-lo à lista de tarefas do Outlook, mas não definirá um lembrete.

2. Se quiser definir um lembrete, clique com o botão direito do rato no sinalizador e selecione um período de tempo pretendido na lista.

3. O sinalizador adquire a cor definida e aparece uma mensagem de acompanhamento no cabeçalho da mensagem de e-mail.

Como ver uma lista de e-mails pendentes de acompanhamento:

1. Selecione Ver >Barra de tarefas >Tarefas.

2. O painel da Barra de tarefas é apresentado com todos os sinalizadores ordenados cronologicamente.

Como marcar como concluído ou remover o sinalizador:

1. Clique com o botão direito do rato na mensagem de e-mail.
2. Selecione Acompanhamento > Marcar como concluído ou Limpar sinalizador.

Marcar um sinalizador como concluído permite-lhe consultar tarefas anteriores clicando no ícone Concluído na lista de tarefas. Este ícone é apresentado automaticamente quando o painel de tarefas é apresentado, ou pode selecionar Base > Vista atual e, em seguida, clicar na marca de verificação verde.

Como definir um lembrete:

1. Clique com o botão direito do rato na mensagem de e-mail para a qual pretende definir o lembrete.
2. Selecione Adicionar lembrete.

3. Na caixa Personalizado, em Sinalizar para, selecione uma das opções de Sinalizar para e defina uma data de início e uma data de conclusão.
4. Marque a caixa Lembrete, introduza a data e a hora e, em seguida, selecione OK.
5. Será apresentado na mensagem um ícone de lembrete com um sino de alarme.
6. Para alterar o lembrete, clique com o botão direito do rato na mensagem, selecione Adicionar lembrete e, em seguida, faça a alteração.

Com os sinalizadores definidos, poderá agora ordenar por e-mails sinalizados, receber os seus lembretes e até aplicar regras (abordadas mais adiante no artigo).

Categorias

Por predefinição, as categorias são apresentadas a cores. Pode editá-las para representar várias necessidades, como crítica, pessoal, reunião agendada, item de ação, FYI, ficheiro, etc.

Como modificar os nomes das categorias:

1. Para identificar facilmente as categorias, adicione nomes e cores selecionando Base > Grupo Etiquetas > Categorizar > Todas as categorias.
2. Para modificar a cor de uma categoria, selecione a categoria e escolha uma cor na caixa pendente do lado direito. 
3. Para mudar o nome, selecione uma categoria e, em seguida, clique em Mudar o nome. Introduza o nome pretendido na caixa de nome, selecione uma cor e uma tecla de atalho e prima Enter.
4. Para criar uma nova categoria de cor, selecione Novo, introduza um nome, selecione uma cor e selecione OK.
   1. Nota: pode reutilizar cores, mas não pode reutilizar nomes.

5. Quando terminar de adicionar o nome e a cor, selecione OK.

Como atribuir a categoria:

1. Clique com o botão direito do rato numa mensagem de e-mail.
2. Selecione Categorizar e, em seguida, selecione uma categoria de cor adequada para a mensagem.

Agora que categorizou os seus e-mails, pode aplicar regras para os ordenar logicamente. Ao utilizar regras (abordadas mais adiante neste artigo), pode, por exemplo, criar uma regra que ordene todos os e-mails categorizados como Item de ação numa pasta com o mesmo nome. Isto permite-lhe gerir estes e-mails criando os itens de ação e marcando-os como concluídos à medida que assinala os itens na sua lista de tarefas.

Passo 2: Identificação

Pastas de pesquisa

Uma das formas mais fáceis de começar a automatizar a sua caixa de entrada é através da utilização de pastas de pesquisa. As pastas de pesquisa são localizações virtuais que compilam uma lista de e-mails que cumprem os critérios designados.

Por exemplo, pode ter uma pasta que contenha todos os e-mails de um remetente específico ou com um sinalizador específico. Esta compila os e-mails para que possa navegar rapidamente pelos e-mails contidos na pasta.

Como criar e utilizar pastas de pesquisa predefinidas:

1. Selecione o menu Pasta.
2. No grupo Novo, selecione Nova pasta de pesquisa.
3. Na lista Selecionar uma pasta de pesquisa, clique na pasta de pesquisa a adicionar.
4. Se a pasta de pesquisa predefinida tiver opções de personalização, estas serão apresentadas em Personalizar pasta de pesquisa. Se selecionar Correio com palavras específicas, em Personalizar pasta de pesquisa, especifique as palavras a utilizar.

Como criar uma pasta de pesquisa personalizada:

1. Selecione o menu Pasta.
2. No grupo Novo, selecione Nova pasta de pesquisa.
3. Na lista Selecionar uma pasta de pesquisa, desloque-se para baixo até ao fim e, em seguida, clique em Criar uma pasta de pesquisa personalizada.

4. Em Personalizar pasta de pesquisa, clique em Escolher.
5. Introduza um nome para a sua pasta de pesquisa personalizada.

6. Clique em Critérios e, em seguida, selecione as opções pretendidas.

7. Aplique as modificações através dos separadores:
   1. O separador Mensagens contém critérios relativos ao conteúdo ou às propriedades da mensagem, como o remetente, as palavras-chave ou os destinatários.
   2. O separador Mais opções contém critérios relativos a outras condições da mensagem, como a importância, os sinalizadores, os anexos ou a categorização.
   3. O separador Avançado permite-lhe criar critérios detalhados. Em Definir mais critérios, clique em Campo, clique no tipo de critério pretendido e, em seguida, clique no critério específico na lista. Depois, nas caixas Condição e Valor, clique nas opções pretendidas e, em seguida, clique em Adicionar à lista. 
   4. Repita o procedimento para cada critério que pretende adicionar a esta pasta de pesquisa e, em seguida, clique em OK.
8. Clique em Procurar e, em seguida, selecione as pastas que pretende pesquisar.
9. Clique em OK para fechar cada caixa de diálogo aberta.

Passo 3: Automatização

Formatação condicional: também conhecida como a Regra do Chefe

Muitas pessoas conhecem a formatação condicional no Excel. Quando ocorre uma determinada condição, a formatação é aplicada automaticamente. Sabia que pode fazer o mesmo no Outlook? A melhor forma de demonstrar isto é através do que chamo a Regra do Chefe.

1. Primeiro, temos de abrir o Outlook. Selecione Ver > Secção da vista atual > Definições da vista.

2. Agora, selecione o botão denominado Formatação condicional. 

3. Introduza um nome para a Regra (por exemplo, Chefe) e, em seguida, selecione Condição.

4. Introduza o nome do seu chefe à direita do campo De e, em seguida, clique em OK. Nota: poderá ter de utilizar um diretório ativo para localizar o endereço de e-mail. Neste caso, clique em De e introduza os critérios de pesquisa como se estivesse a endereçar um e-mail. 

5. De volta à caixa de diálogo Formatação condicional, clique no botão Tipo de letra.

6. Aqui pode escolher o tipo de letra, o estilo, o tamanho e quaisquer efeitos. Se receber muitos e-mails, não exagere. Eu escolhi simplesmente o tipo de letra predefinido, aumentei-o ligeiramente e tornei-o verde. Depois, clique em OK.

7. Na caixa de diálogo Formatação Condicional, verá a formatação na caixa, conforme indicado pela seta abaixo: 

8. Clique em OK e verá agora a sua caixa de entrada com a formatação condicional.

Agora, os e-mails do seu chefe serão realçados para facilitar a identificação. 

Macros

No Outlook, as macros são utilizadas como automatizações programadas para substituir tarefas repetitivas ou aborrecidas dos utilizadores. As macros são armazenadas em módulos, que são essencialmente “contentores de código”. Utilizamos módulos para organizar e armazenar as macros, separando assim as funções. 

Pode ter vários módulos para organizar as suas automatizações em grupos, como formatação, gestão de e-mails, gestão do calendário, etc. É um pouco como um gestor de ficheiros para o seu código.

Para criar uma nova macro:

1. Aceda a Programador > Visual Basic. Será aberta a janela Projeto do Visual Basic.
   1. Se o separador Programador não for apresentado, clique em Ficheiro > Opções > Personalizar Friso. 
   2. Selecione a caixa junto a Programador, no lado Separadores Principais da caixa de diálogo.
   3. O separador Programador será agora apresentado na janela principal
2. Por predefinição, as macros podem ser coladas no módulo Microsoft Outlook Objects, mas pode adicionar módulos acedendo ao menu Inserir e escolhendo Inserir Módulo.
3. Na janela do projeto, faça duplo clique no módulo que pretende utilizar para armazenar o seu código.
4. No menu Inserir, clique em Procedimento.
5. Na caixa Nome, atribua um nome à sua macro. Este nome não pode conter espaços, pelo que normalmente é utilizado um caráter de sublinhado.
6. Clique em OK. A secção na janela do projeto é criada e está pronta para que crie ou cole o seu código:

7. Escreva o código que pretende executar no corpo da sub-rotina.

Existem muitas razões para utilizar macros na aplicação. Muitas destinam-se a uma única tarefa, como arquivar e-mails, enquanto outras são utilizadas de forma mais abrangente, como responder automaticamente a e-mails. Uma das minhas primeiras fontes de ideias e ferramentas úteis é o GitHub. Devido ao espaço considerável necessário para os scripts de macros, aqui encontra uma ligação para muitos exemplos excelentes.

Passos Rápidos

O Outlook tem uma função de atividades com modelos que muitas pessoas ignoram, mas que é uma das melhores funções para automatizar o seu dia. Esta função está integrada e pode ser personalizada. Vejamos primeiro as funcionalidades integradas:

Verá uma de duas coisas no ecrã principal, dependendo do tamanho da janela (Nota: os passos rápidos apresentados abaixo podem ser diferentes no seu ecrã; consulte a captura de ecrã abaixo).

Na captura de ecrã acima, pode ver vários exemplos. Por exemplo, o passo rápido Adicionar ao calendário adiciona e-mails ao seu calendário e cria lembretes, e o passo rápido E-mail de equipa gera rapidamente um e-mail para uma lista de distribuição que configurou. Utilizar o item Criar novo irá guiá-lo pelos passos descritos abaixo. 

Como criar um passo rápido:

1. Selecione o separador Base > grupo Passos rápidos > Criar novo passo rápido.
2. Na caixa Nome, crie um nome curto para o novo passo rápido. Os nomes mais curtos são apresentados melhor no grupo.
3. Selecione o botão do ícone de raio junto à caixa Nome, escolha um ícone e selecione OK.
4. Em Ações, selecione uma ação a executar pelo passo rápido. Selecionar Adicionar ação irá adicionar passos adicionais conforme necessário. Por exemplo, um item com vários passos pode ser: marcar como concluído e, em seguida, mover para uma pasta específica.

5. Para criar um atalho de teclado, na caixa Tecla de atalho, selecione o atalho de teclado que pretende atribuir.

Alguns excelentes exemplos de passos rápidos são os seguintes:

• Automatizar e-mails: Se criar um relatório semanal, pode ter um passo rápido que abre um e-mail em branco, preenche uma lista de distribuição, adiciona um assunto e qualquer texto no corpo. Pode então adicionar anexos ou qualquer outro texto personalizado e enviá-lo.
• Categorizar e-mails: Uma forma de gerir melhor a sua caixa de entrada é utilizar categorias. Tenho várias, mas, para mim, as principais são hoje, esta semana e na próxima semana. Tenho três passos rápidos que fazem isto e adiciono os e-mails a uma pasta de pesquisa correspondente, pelo que apenas preciso de rever cada um de acordo com esse calendário.
• Mover para pastas específicas: Pode ordenar a sua caixa de entrada, selecionar alguns e-mails e, em seguida, selecionar este passo rápido para mover os ficheiros para uma pasta designada, como Guardar para mais tarde ou Não arquivar.
• Definir vários sinalizadores e estados: Ações como definir sinalizadores, limpar sinalizadores ou marcar mensagens como incompletas podem ser concluídas em vários e-mails em simultâneo. Isto é útil quando está a limpar a sua lista de tarefas do dia. Ordene por vencimento hoje e, à medida que as concluir, marque-as como tal.

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Regras

Existem duas formas de utilizar regras com o Outlook:

• Power Automate: O Power Automate permite-lhe criar algumas regras avançadas que não dependem de ter sessão iniciada para funcionar. Pode enviar correio, agendar reuniões, adicionar contactos e executar muitas outras funções, mas requer algumas operações com pouco código ou sem código para funcionar, bem como a disponibilidade por parte do administrador de sistemas para o utilizar.
• Cliente: As regras do lado do cliente permitem mover, sinalizar e responder automaticamente a mensagens de e-mail, juntamente com determinadas outras operações do lado do cliente (locais), mas a limitação é que precisa de ter sessão iniciada.

Uma vez que nem todas as pessoas que leem este artigo poderão aceder ao Power Automate e utilizá-lo (consulte aqui os preços do Microsoft Power Automate), iremos concentrar-nos nas regras baseadas no cliente.

Como criar uma regra básica:

1. Pode começar por clicar com o botão direito do rato no e-mail específico ao qual pretende aplicar a regra, selecionar Regras e, em seguida, Criar regra:

a. Em alternativa, no separador Base, selecione o grupo Mover, depois o menu pendente Regras e, em seguida, Criar regra.

2. Na caixa de diálogo Criar regra, selecione os critérios e, em seguida, a ação que deverá ocorrer.

3. Existem muitas mais opções para aplicar ao e-mail em Opções avançadas:

4. Depois de estabelecer todos os critérios necessários, clique em Seguinte.

5. Selecione as ações a aplicar ao e-mail e clique em Seguinte ou Concluir. A opção Concluir guardará a regra e fechará o assistente de regras. A opção Seguinte permitir-lhe-á introduzir algumas exceções.

6. Selecione as exceções a aplicar à regra e clique em Seguinte ou Concluir. A opção Concluir guardará a regra e fechará o assistente de regras. Clicar novamente em Seguinte permitir-lhe-á fazer alguns ajustes finais e pré-visualizar a regra. 

7. Aqui pode atribuir-lhe um nome, alterar algumas opções da regra e selecionar Concluir.

Os tipos de regras são:

• Organizacionais: mover, eliminar, arquivar, responder, etc.
• Notificações: estas notificá-lo-ão quando receber uma mensagem que corresponda aos critérios da regra
• Personalizadas: com uma grande variedade de opções, estas aplicarão vários tipos de critérios e exceções para executar automaticamente várias ações por si.

Desembarace essa caixa de entrada!

Com estas sugestões, pode desembaraçar praticamente qualquer caixa de entrada. Lembre-se apenas do básico: ordenar, identificar e automatizar. Estas ferramentas foram concebidas para serem utilizadas em conjunto: categorize e ordene, identifique e arquive, automatize e categorize.

Para obter mais sugestões sobre como automatizar a sua caixa de entrada e aumentar a sua produtividade, subscreva a newsletter do The Digital Project Manager.