Oriente-se Num Novo Projeto (com Joanna Leigh Simon)

Leia a transcrição:

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Ben Aston:

Obrigado por nos ouvir. Eu sou Ben Aston e este é o Podcast do Gestor de Projetos Digitais. Hoje, tenho comigo a maravilhosa Joanna Leigh Simon, famosa… mundialmente famosa, na verdade, pela grande oferta de canetas de 2017. Fique connosco. Espero que a Joanna tenha algo para oferecer hoje. Ela tem sempre algo interessante para partilhar connosco. Por isso, bem-vinda, Joanna.

Joanna:

Olá, Ben. Muito obrigada por me receberes novamente.

Ben Aston:

Ótimo. Hoje vamos falar sobre o que acontece quando somos atirados para um novo projeto. Às vezes, ser colocados num novo projeto é uma coisa boa, mas muitas vezes pode ser bastante complicado. Por isso, vamos falar sobre algumas das coisas que podemos fazer para nos orientarmos e pôr os projetos em ordem, para podermos começar efetivamente a geri-los.

Acho que assumir projetos de outras pessoas, e por vezes até começar projetos, pode ser bastante stressante. Vamos falar sobre as formas de nos organizarmos e tornarmos todo o processo menos stressante. Mas antes de entrarmos nesse tema, Joanna, conta-nos um pouco sobre quem és, para quem ainda não te conhece: o que estás a fazer e qual é a tua história?

Joanna:

Claro. Sou produtora e gestora de projetos, atualmente baseada em Filadélfia, e trabalho há cerca de oito anos em pequenas agências. Primeiro, em empresas abrangentes de relações públicas e publicidade; depois, em produção de vídeo; e, mais recentemente, numa empresa de design gráfico e criação de marcas. Cada uma destas experiências teve, obviamente, uma forte componente digital, uma vez que estamos no século XXI. Atualmente, estou a tentar perceber qual será a minha próxima posição, considerando uma possível mudança para fora da cidade de Filadélfia.

Ben Aston:

Tempos emocionantes. Se tem um emprego para a Joanna e está a ouvir isto a pensar: “Esta rapariga parece-me interessante, quero contratá-la”, entre em contacto com ela. A Joanna está disponível para trabalhar. Diz-nos, enquanto tens algum tempo livre, como te manténs ocupada? Sei que na tua biografia falaste sobre algumas das coisas que gostas de fazer no teu tempo livre, e tenho curiosidade: como geres esse processo de te manteres ocupada e envolvida com as coisas, quando seria tão fácil pensar: “Vou simplesmente descansar”?

Joanna:

Sem dúvida. Como era época de férias e toda a gente estava de férias, dei-me bastante tempo para descansar, o que foi ótimo e recomendo vivamente a qualquer pessoa que tenha essa oportunidade. Mas também, surpreendentemente, me mantive bastante ocupada.

Tenho feito muito trabalho independente, o que é muito entusiasmante. Na verdade, sobretudo em estratégia de marca, que adoro fazer. Tem sido ótimo trabalhar com pessoas localmente, mas também com alguns clientes na Califórnia e em vários outros lugares. E tenho tentado fazer todas aquelas coisas que são difíceis de fazer quando se tem um emprego a tempo inteiro: ir ao médico, fazer exercício, tratar de recados e reparar coisas no meu apartamento. Tem sido muito bom poder tratar de toda essa administração.

Ben Aston:

É engraçado, não é? Como viver a vida é, na verdade, um trabalho a tempo inteiro.

Joanna:

É mesmo.

Ben Aston:

Fazer coisas como ir ao dentista, ir ao médico e preparar-se para a próxima grande etapa. Mas tenho curiosidade: uma das coisas que surgem frequentemente na nossa equipa do Slack, especialmente no canal Remote PM, é a seguinte pergunta: “Estou a pensar trabalhar como freelancer ou gestora de projetos contratada, mas como se consegue trabalho?” Parece que as pessoas que conhecem outras pessoas conseguem arranjar os seus próprios projetos, e é ótimo que tenhas conseguido encontrar algum trabalho. Como encontras esses projetos?

Joanna:

Para ser completamente honesta, não andei necessariamente à procura destes projetos; acho que foram eles que me encontraram. Adoro fazer este trabalho. É algo que aceitei sobre mim própria ao longo dos últimos anos.

Prefiro o termo “carreira” ao termo “viciada em trabalho”, mas cada um pode chamar-lhe o que quiser. Adoro simplesmente fazer o trabalho. Enquanto conversava com amigos e conhecidos e explicava que teria algum tempo livre para me dedicar à procura de um novo emprego a tempo inteiro, as pessoas diziam: “Sabes que mais? Tenho uma amiga que acabou de começar o seu próprio negócio. Ela precisava mesmo de alguém que a ajudasse a organizar-se ou a definir uma estratégia.” E depois perguntavam: “Gostarias de conhecê-la?” E eu respondia sempre: “Sim.” Porque acho o trabalho fascinante.

Também contactava pessoas que poderiam beneficiar dos serviços que posso prestar e dizia: “Tenho algum tempo disponível e gostava de trabalhar convosco.” Não necessariamente porque estivesse a tentar ganhar dinheiro, mas porque gosto genuinamente deste tipo de trabalho e sinto a sua falta quando não o faço a tempo inteiro.

Ben Aston:

É interessante. A chave é conhecer algumas pessoas e esperar que tenham trabalho para nós. Parece-me que é assim para a maioria das pessoas. A sua rede individual é muito importante para encontrar trabalho; não é como se existisse uma reserva secreta de empregos de gestão de projetos por preencher. O contacto pessoal e o networking parecem ser realmente importantes.

Joanna:

Sem dúvida. É um cliché, mas é muito verdade. Estas coisas acontecem de forma tão natural, na maioria das vezes quando nem sequer estamos a procurá-las ativamente. Para ser completamente honesta, a ideia de ser freelancer a tempo inteiro assusta-me, porque não gosto de ter de andar constantemente à procura de projetos. Não sinto que isso seja para mim. Não sou muito boa a vender-me dessa forma, mas descobri que, muitas vezes, se formos honestos com as pessoas sobre aquilo que procuramos e sobre o que podemos oferecer, as coisas acontecem naturalmente.

Ben Aston:

Isso é muito interessante. Hoje vamos falar sobre algumas coisas. A primeira é o artigo que escreveste recentemente, sobre as perguntas a fazer quando se começa um novo projeto. Se ainda não o leu, especialmente se está a iniciar um novo projeto e se sente um pouco como um veado encandeado pelos faróis, este artigo é para si.

Acho que começar projetos pode ser extremamente intimidante, sobretudo quando estamos a trabalhar com um cliente novo, somos novos na agência ou sentimos que fomos colocados num projeto e nos dizem: “Está bem, este projeto é agora seu.” Pode ser aterrador. Principalmente porque, normalmente, e diria que nove vezes em dez, na minha experiência, a pessoa que lhe entrega o projeto já não quer saber dele. Insiste apenas que o projeto é tão simples que não precisa de uma passagem de conhecimento: toda a gente sabe o que está a fazer e não há necessidade de notas.

Essa tem sido a minha experiência ao ser colocado em projetos sem preparação. Ninguém sabe realmente o que está a acontecer. Não há notas nem passagem de conhecimento. Então, o que fazemos? É disso que vamos falar hoje: perguntas a fazer quando se começa um novo projeto. Joanna, conta-me primeiro: qual tem sido a tua experiência ao assumir projetos deste tipo? Tem sido semelhante à minha, sentindo que foste lançada às feras e que é uma questão de sobreviver ou afundar, ou tiveste experiências melhores?

Joanna:

Não acho que tenha histórias de terror, mas já estive certamente nesta situação muitas vezes. A recordação mais clara que tenho foi quando comecei o meu último emprego. Entrei e eles não tinham tido nenhum gestor de projetos durante bastante tempo. Os diretores criativos estavam a gerir todos os projetos e havia cerca de 20 projetos na agência naquele momento. Quando cheguei, exigi sentar-me e analisar cada projeto individualmente, fazendo todas as perguntas que aparecem no artigo. Foi bastante trabalhoso, mas também fantástico poder obter toda aquela informação de uma só vez.

Talvez isto pareça muito nerd, mas acho que, se gostamos realmente de gestão de projetos, como presumo que aconteça com a maioria dos seus ouvintes, mergulhar de cabeça e enfrentar o desafio de assumir um projeto a meio pode ser fascinante. É um desafio ao qual muitas pessoas respondem muito bem. Pessoalmente, acho entusiasmante de uma forma bastante narcisista.

Ben Aston:

Acho que pode ser entusiasmante. Mas o importante, como explicaste no artigo, é ter um plano para assumir um projeto. Na excitação de começar um novo projeto, podemos saltar diretamente para o trabalho. Mas falaste sobre quatro áreas: compreender o plano de gestão do projeto, conhecer a equipa, compreender o cliente e, finalmente, o trabalho.

Falaste em começar por perguntar sobre a declaração de trabalho: o que estamos realmente a entregar e, muito importante, o que não estamos a entregar. Joanna, como conseguimos compreender melhor a declaração de trabalho?

Joanna:

Sem dúvida. No artigo, entro em mais detalhe sobre as perguntas que devemos fazer quando começamos e a quem devemos fazê-las. Acho que os gestores de projetos têm má reputação por serem os desmancha-prazeres, especialmente num ambiente criativo: as pessoas que chegam e dizem “esperem lá, não se entusiasmem demasiado”. Embora nunca goste de ser essa pessoa, acho que isso é essencial no nosso trabalho. É muito importante garantir que, enquanto gestores de projetos, compreendemos o que não vamos entregar. Quando faço essa pergunta, costumo receber muitos revirar de olhos e resmungos, como se todos pensassem: “Lá vem o gestor de projetos cortar-nos as asas outra vez.”

Por vezes, temos de ser a pessoa má. Mas essa pergunta é importante porque protege toda a gente da confusão e do desperdício de tempo, energia e dinheiro. Já passei por muitas situações em que clientes, criativos ou gestores de contas queriam chegar à lua e diziam: “Porque havemos de nos limitar? Vamos fazer tudo.” Como gestores de projetos, temos de obter respostas honestas sobre aquilo que não devemos entregar. É assim que, em última análise, protegemos as pessoas delas próprias. É uma pergunta importante e, mesmo que não gostem dela, agradecer-nos-ão mais tarde.

Ben Aston:

É interessante, sobretudo quando começamos um projeto a meio. Se não fizermos essa pergunta, podemos deixar-nos levar pelo entusiasmo. Por vezes, existe um consenso interno de que devemos colocar muitos recursos no projeto porque pode ser uma boa oportunidade para ganhar um prémio, ou investir muito porque, se tudo correr bem, virá mais trabalho. Mas antes de seguirmos o fluxo, devemos perguntar: “O que não estamos a entregar?” E também: quais são os marcos? Existe um prazo?

Muitas vezes, se deixarmos a equipa trabalhar sem orientação, criará algo fantástico, mas demorará imenso tempo e será muito caro — embora provavelmente ganhe prémios.

Joanna:

Sem dúvida. Nunca quero ser a pessoa que impede a minha equipa de fazer um trabalho extraordinário. Tudo se resume a gerir expectativas, para podermos ser a voz da razão e incentivar as pessoas a superar as expectativas quando isso for positivo para a equipa. Mas, se percebermos que estão a desperdiçar recursos, também podemos intervir e dizer: “Vejam, não temos de entregar X, Y e Z, por isso façam uma pausa.”

Ben Aston:

Outra coisa que mencionaste, no âmbito das perguntas para compreender o plano, foi: já fizemos isto antes? Foi feito por nós ou por outra pessoa? É uma pergunta essencial para a equipa e para outros produtores e gestores: existe algum atalho que possamos aproveitar ou algo que possamos reutilizar? As pessoas tendem a reinventar a roda e a pensar: “Da última vez não fizemos isto tão bem como devíamos, por isso temos de começar de novo.” Perguntar “o que podemos reutilizar do que já fizemos?” é muito importante.

Joanna:

Sem dúvida. Essa pergunta também está relacionada com a ideia de que o gestor de projetos deve gerir as expectativas da equipa e, por vezes, ser o polícia mau que diz: “Temos de parar ou terminar isto, em vez de aproveitar esta oportunidade para experimentar.”

Mas analisar o que foi feito anteriormente também pode ser uma forma rápida de chegar à inovação. Não se trata apenas de não reinventar a roda; trata-se de dizer: “Se querem divertir-se com isto, vamos avaliar em conjunto onde o nosso tempo será melhor investido.” Se já foi feito antes, não devemos seguir exatamente o mesmo caminho. Devemos descobrir onde podemos ser verdadeiramente inovadores e originais, estudando aquilo que já foi feito.

Ben Aston:

Isso pode poupar-nos muito sofrimento mais tarde. Falando em sofrimento, uma das coisas que mencionaste foi considerar o que pode impedir o plano geral. É uma excelente pergunta: se este projeto falhar, por que razão falhará? Quais são os principais obstáculos que poderemos encontrar? Como acompanhas as respostas a essa pergunta e como as retiras da equipa para te preparares?

Joanna:

A minha abordagem à gestão de projetos baseia-se na honestidade. Todas estas perguntas dependem de a equipa, os clientes e todas as partes interessadas serem honestos connosco, e de sermos honestos connosco próprios. Perguntar quais poderão ser os obstáculos ou o que poderá fazer o projeto falhar só tem valor se recebermos uma resposta honesta. Mas, se a obtivermos, podemos investigar soluções antes de os problemas surgirem e, quando surgirem, pôr imediatamente essas soluções em prática.

É algo que muitas vezes esquecemos, eu incluída. A experiência ensina-nos. O facto de estar aqui a dar conselhos não significa que faça tudo perfeitamente. Tive apenas tempo para pensar nestas situações e em como as abordaria de forma diferente no futuro. Os gestores de projetos devem lembrar-se de que faz parte do nosso trabalho seguir pequenos desvios e analisar problemas que ainda não aconteceram, mas que podem acontecer, tendo soluções prontas na nossa caixa de ferramentas.

Algumas pessoas podem considerar isso uma perda de tempo. Mas é importante porque, mesmo que o problema não surja na próxima semana, no próximo mês ou no próximo ano, estaremos preparados quando surgir. E, talvez ainda mais importante, pode surgir a um colega e estaremos prontos para ajudar.

Ben Aston:

Falámos sobre as perguntas a fazer acerca do plano, da declaração de trabalho e do calendário de entrega. Vamos agora falar sobre a equipa. Esta pode ser uma questão complicada, sobretudo se somos novos numa agência. Uma das coisas que mencionaste foi perguntar quem vai fazer o trabalho. Existe um plano de recursos e é adequado? Como descobres se um plano de recursos está correto? Como percebes se as pessoas são adequadas para o trabalho? Se somos novos, podemos acabar com todas as pessoas com quem ninguém quer trabalhar, porque nos deixam os recursos disponíveis. Como geres isso?

Joanna:

Fazes uma observação importante: fazer esta pergunta é tanto estar preparado para más notícias como garantir que tudo está a correr bem. Seja qual for o resultado, é importante fazer a pergunta e conhecer a realidade. Já referi que a honestidade é um dos pilares da minha filosofia de gestão de projetos. Outro é o instinto. Ter bom instinto é uma parte essencial de ser um bom gestor de projetos, especialmente quando se trata de pessoas.

Mesmo que façamos esta pergunta e ouçamos a resposta de outras pessoas, temos de usar o nosso próprio instinto para formar a equipa. Devemos fazer as perguntas certas às pessoas da equipa para perceber se são adequadas para o trabalho. Talvez não tenhamos controlo sobre a constituição da equipa, porque entrámos a meio do projeto, mas podemos conhecê-la rapidamente, avaliar os pontos fortes e fracos das pessoas e antecipar eventuais lacunas.

Ben Aston:

Uma forma de fazer essa avaliação rápida é não assumir que toda a gente sabe o que está a fazer. Quando começamos num novo projeto e numa nova equipa, podemos pensar de forma otimista: “Tenho a certeza de que todos sabem o que estão a fazer.” É aí que as coisas podem começar a correr mal. Devemos fazer perguntas que normalmente não precisaríamos de fazer: em que estás a trabalhar agora, quando vais terminar, já fizeste isto antes e sabes o que estás a fazer?

Podem parecer perguntas estúpidas, mas podemos descobrir que alguém foi encarregado de fazer algo que não sabe executar nem quando terminará. Herdar um plano de outra pessoa não significa que seja o plano certo, nem que tenhamos a equipa certa. Fazer estas perguntas logo no início pode evitar um desperdício significativo do orçamento.

Joanna:

É sobretudo uma questão de competências interpessoais: saber fazer perguntas e compreender as nuances das diferentes personalidades e necessidades. Não se trata apenas de calendários, orçamentos e especificações. Há muito mais envolvido na gestão de um projeto. É isso que adoro: embora goste de estar organizada e ter documentação, também gosto do desafio de entrar num projeto a meio e testar as minhas competências interpessoais.

Ben Aston:

Falámos sobre o plano e sobre a equipa. O próximo passo é o cliente. É importante perguntar: quem é o cliente? Quem toma as decisões? Quem é o ponto de contacto? Quem é o decisor final? E quem são todas as pessoas envolvidas no projeto?

Joanna:

Esta pergunta vem da experiência pessoal. Muitas vezes dizem-nos quem é a principal parte interessada, o decisor ou o ponto de contacto, mas passado algum tempo percebemos que não é bem assim. Não significa que alguém esteja a agir de forma desonesta. Por vezes, as pessoas não percebem que, no papel, o cliente é uma pessoa, mas, na prática, é um grupo inteiro ou alguém diferente. Pode existir uma pessoa responsável pelo trabalho diário, enquanto a aprovação final depende de outra. É importante incentivar os clientes a serem transparentes e explicar-lhes que isso é perfeitamente normal.

Podemos dizer-lhes: “Não me importo que exista outra parte interessada escondida. Sei como os negócios funcionam. Só quero saber antecipadamente se algo terá de ser aprovado por outra pessoa, para me poder preparar.”

Ben Aston:

É verdade. Parece óbvio que devemos saber quem é o cliente, mas, quando assumimos um cliente novo, pode não ser claro quem está realmente no comando. Muitas vezes existem decisores escondidos e são precisamente os mais importantes.

Os clientes mais juniores podem tentar impressionar os superiores e conduzir o projeto sem obter aprovação. É importante perguntar se existe mais alguém que precise de aprovar o trabalho, para podermos sugerir pontos de verificação adicionais e evitar gastar orçamento em trabalho que acaba por ser rejeitado.

O quarto aspeto é o trabalho. Falaste sobre fazer perguntas acerca do sucesso. É essencial compreender por que razão estamos a fazer o trabalho: aumentar o reconhecimento da marca, garantir um lançamento bem-sucedido, adquirir utilizadores, aumentar as receitas ou atingir outro objetivo. Também precisamos de compreender o público e o consumidor e garantir que aquilo que estamos a criar será adequado e alcançará o resultado pretendido. Como compreendes os objetivos estratégicos de um projeto?

Joanna:

Esta pergunta é muito importante. Se acabámos de entrar no projeto, é uma forma simples de descobrir, aos olhos do cliente, da equipa e das partes interessadas, por que razão estamos a fazer aquilo. Ter um “porquê” é essencial no trabalho baseado em projetos. Permite manter a equipa concentrada e é uma ótima oportunidade para recentrar o cliente.

É importante ouvir o cliente explicar, pelas suas próprias palavras, por que está a investir naquele trabalho e utilizar essa resposta para o orientar e motivar ao longo do processo. É uma oportunidade para recordar ao cliente por que razão contratou a equipa. Podemos mostrar-lhe que compreendemos o que está a tentar alcançar e que estamos ali para ajudar a atingir esses objetivos.

Também é uma excelente forma de alinhar a equipa do projeto e a equipa do cliente em torno de um objetivo comum. Se alguém se perdeu durante a transição, esta é uma oportunidade para colocar todos novamente na mesma página. Se tudo estiver a correr bem, devemos reconhecer isso e agradecer.

Ben Aston:

Tens razão: é uma oportunidade para fazer perguntas que talvez não pudéssemos fazer se tivéssemos gerido o projeto desde o início. Como é que isto está a contribuir para os objetivos estratégicos do cliente? Como vai funcionar na prática? Fazer essas perguntas insistentes para realinhar a equipa é muito útil.

Para concluir, há algumas ideias sobre como podemos melhorar as passagens de conhecimento. Primeiro, é normal sentirmo-nos desorientados quando assumimos um novo projeto. Não temos de ter todas as respostas, mas é importante obtê-las rapidamente. Fazer as perguntas certas, consultar o artigo da Joanna e criar um plano para perceber o que está a acontecer é essencial. Também pode ser tentador comprometermo-nos demasiado, sobretudo quando estamos sob pressão do cliente ou da equipa. Queremos ser positivos, dizer que sim e fazer as coisas acontecer. Mas é preciso ter cuidado: provavelmente ainda não sabemos tudo. Durante algum tempo, devemos evitar assumir compromissos excessivos, pois isso criará mais problemas no futuro.

Joanna:

É uma boa pergunta. Tenho a certeza de que existem infinitas respostas e que podemos melhorar continuamente. Mas, se tivesse de escolher uma coisa, seria a honestidade. O melhor, tanto para quem entrega a informação como para quem a recebe, é ser aberto e honesto. Não devemos fingir que estamos mais confortáveis do que realmente estamos. É aceitável mostrar vulnerabilidade e fazer perguntas — até mais do que uma vez, se não compreendermos algo. Se estivermos a trabalhar com boas pessoas, elas serão sensíveis a isso e ajudar-nos-ão.

Façam todas as perguntas de que precisarem, tantas vezes quantas forem necessárias e a tantas pessoas quantas forem necessárias. Não tenham medo de ser abertos, honestos e vulneráveis com a equipa. Mesmo que pareça uma fraqueza no momento, acaba por ser melhor para todos quando somos honestos uns com os outros.

Ben Aston:

É um excelente conselho. Acrescentaria que, se fizermos perguntas e ninguém parecer ter respostas, talvez seja porque não existem respostas — porque não há um plano. Chega um momento em que devemos sentir-nos autorizados a criar um novo plano com a equipa, definir como vamos entregar o projeto e alcançar os objetivos estratégicos.

Quando assumimos um projeto, podemos pensar que não sabemos o suficiente e que o plano existente deve estar correto. Eu diria: confiem no vosso instinto, façam um plano que possam assumir como vosso e cumprir.

Joanna:

Concordo a 100%.

Ben Aston:

Joanna, muito obrigado por te juntares a nós. Foi ótimo ter-te connosco.

Joanna:

Muito obrigada. Foi muito divertido. Peço desculpa por parecer tão congestionada.

Ben Aston:

Antes de terminarmos, tens alguma coisa para oferecer esta semana? Da última vez foram canetas. Alguém aceitou a tua oferta?

Joanna:

Tenho muita pena de dizer que ninguém aceitou. Talvez, se não querem as minhas canetas especiais, não recebam nada desta vez. Embora, falando de congestão, neste momento estou a olhar para uma embalagem nova de Sudafed. A oferta desta vez será uma embalagem nova de pseudoefedrina. Se precisar de alguma coisa para esta época de constipações e gripe, sabe onde me encontrar. Contacte-me.

Ben Aston:

É uma boa oferta. Se quiser algum Sudafed ou contribuir para a conversa, deixe um comentário na publicação e visite a secção da comunidade do gestor de projetos digitais para se juntar à nossa equipa do Slack, onde encontrará todo o tipo de conversas interessantes. Até à próxima, obrigado por nos ouvir.