Estou a construir um agente de IA para gestão de projetos digitais, queira ou não

Galen Low: Maldito se fizeres, maldito se não fizeres. Esse tem sido o sentimento geral dos gestores de projetos com quem tenho falado e que estão a adotar a IA no seu trabalho. Mas, embora seja fácil pensar nisto como a construção dos nossos substitutos e como uma forma de nos enviarmos para uma reforma antecipada involuntária, pode haver um enorme benefício em tudo isto.

Na verdade, isto pode dar-nos um lugar à mesa enquanto as barreiras entre disciplinas desabam e a colaboração multifuncional é reiniciada. Para explorar esta questão, convidei uma gestora técnica de programas na área do SaaS que começou a criar agentes de IA sobretudo por necessidade, uma vez que lidera sozinha dezenas de programas numa equipa de 130 programadores, analistas de dados e outros especialistas técnicos, ao mesmo tempo que presta apoio a mais de 1 000 partes interessadas internas.

Ela vai partilhar a sua abordagem à construção com IA, explicar-nos a pilha tecnológica que utilizou para criar um agente de receção e triagem que já está a poupar 15 horas por mês e dar a sua perspetiva sobre como ultrapassar a nossa mais recente crise existencial nos pode conduzir a uma melhor colaboração, camaradagem e sentido de comunidade nas nossas equipas multifuncionais e para além delas.

Espero que goste do episódio.

Bem-vindo ao podcast do Gestor de Projetos Digitais — o programa que ajuda os líderes de entrega a trabalhar de forma mais inteligente, entregar com maior fluidez e liderar as suas equipas com confiança na era da IA. Eu sou o Galen e, todas as semanas, exploramos estratégias do mundo real, tendências emergentes, estruturas comprovadas e, ocasionalmente, uma história de guerra das linhas da frente dos projetos. Quer esteja a liderar grandes projetos de transformação, a gerir fluxos de trabalho de IA ou simplesmente a tentar manter o caos sob controlo, está no lugar certo. Vamos começar.

Hoje vamos falar sobre o dilema de criar agentes de IA para fazer o trabalho de gestão de projetos que costumávamos fazer. Vamos explorar o processo de criação de ferramentas e agentes de gestão de projetos com IA. Falaremos sobre as implicações destes agentes para as equipas técnicas de projetos lideradas por pessoas e abordaremos algumas questões algo existenciais sobre o percurso profissional na gestão de projetos e sobre como podemos manter a nossa sanidade.

A minha convidada de hoje é Alla Tarasenko, Gestora Principal de Programas Técnicos na Gusto. A Alla é uma entusiasta de tecnologia centrada nas pessoas, com experiência de trabalho transversal em áreas como dados e análise, infraestrutura, aprendizagem automática, segurança e conformidade. Em particular, liderou também grandes programas e supervisionou operações de entrega durante mais de 13 anos, trabalhando no setor do SaaS com empresas como a Smartsheet, a NerdWallet e a Gusto para lançar produtos totalmente novos, coordenar migrações de plataformas em toda a empresa, criar equipas e fluxos de trabalho de raiz e, agora, inovar na forma como os gestores técnicos de programas podem utilizar a IA para aumentar a sua capacidade sem perder as partes do trabalho de que gostam.

É uma defensora de uma melhor colaboração entre equipas técnicas multifuncionais e, tal como sugere o título deste episódio, está a começar a criar agentes de IA e a integrá-los na sua operação, queira ou não.

Alla, muito obrigado por estar aqui comigo hoje.

Alla Tarasenko: Obrigada, Galen. Estou muito grata pelo convite e muito entusiasmada.

Galen Low: É ótimo tê-la no podcast. Temos-nos cruzado no LinkedIn durante a maior parte de um ano e fico contente por finalmente termos conseguido estabelecer contacto. Pensei: "Meu Deus, algumas das coisas que está a fazer são exatamente aquilo que algumas das pessoas que ouvem este podcast precisam de ouvir." Nomeadamente, as realidades práticas de tentar aumentar a capacidade das equipas de gestão de projetos recorrendo à IA, criando agentes e enfrentando todas as questões filosóficas que daí advêm.

Estou muito entusiasmado por explorar este tema e, honestamente, sei que provavelmente podemos seguir uma série de caminhos interessantes ao longo da conversa. Mas, para o caso de isso acontecer, este é o roteiro que preparei para hoje. Para começar, queria preparar o terreno colocando-lhe uma pergunta grande e difícil sobre a qual os meus ouvintes querem conhecer a sua opinião.

Depois, gostaria de nos afastarmos um pouco e falar sobre três coisas. Primeiro, queria falar sobre os desafios que enfrentava e que a levaram a mergulhar de cabeça na IA, e sobre a razão pela qual abordou a solução da forma que abordou. Depois, gostaria de conhecer melhor a sua abordagem à criação de um coordenador de projetos com IA — não apenas a tecnologia, mas também o processo, os contratempos e talvez a resistência dos colegas ou até do seu próprio diálogo interior.

Por fim, gostaria de conhecer a sua perspetiva sobre como imagina as suas equipas a trabalhar com coordenadores de projetos de IA num futuro próximo, o que isso significa para gestores técnicos de programas como a própria e o que precisa de acontecer para lá chegarmos. Parece ambicioso, mas o que acha?

Alla Tarasenko: Sim, é muita coisa. Sim, vamos a isso.

Galen Low: Muito bem.

Fantástico. Vamos começar. Pensei em começar com uma pergunta grande e difícil. Tem vindo diligentemente a criar um conjunto de agentes e ferramentas de IA destinados a ajudar os líderes de engenharia a gerir os seus próprios projetos, mantendo-a também organizada. Mas, pelo que sei de si, é alguém muito apaixonada pela gestão técnica de programas e muito centrada nas pessoas na forma como exerce a sua profissão.

Por isso, a minha grande pergunta é esta: ao criarmos uma equipa de gestores de projetos agentes, não estaremos a eliminar os nossos próprios empregos?

Alla Tarasenko: Adoro essa pergunta e é... Como disse, é uma pergunta tão grande e difícil, e podemos seguir muitas direções diferentes com ela. E, antes de responder, queria reconhecer que sei que falámos um pouco sobre isto durante a preparação, mas sempre que diz "criar agentes", fico com aquela sensação de "Ah, o que é que ele está a dizer? Isto é sobre mim?" Há um enorme sentimento de impostor, porque penso que muitos de nós que não somos engenheiros e que entrámos nesta área no último mês ou mesmo no último ano nos sentimos muito como estudantes e aprendizes, pessoas que estão num espaço relativamente novo para elas e onde todos os dias há uma nova descoberta.

Por isso, ainda é difícil vermo-nos dessa forma. Queria mencionar e reconhecer isso porque, com toda a pose que existe online, muitas mais pessoas se sentem como eu do que aquelas que dizem: "Sou uma espécie de rei da IA", e não está sozinho nesse sentimento. Quanto a estarmos a eliminar os nossos próprios empregos, quem sabe o que vai acontecer, certo?

Há muitas previsões e muitas afirmações de que, se fizer isto, vai ficar bem, e se fizer aquilo, vai ficar para trás no maravilhoso futuro. Podemos fazer suposições. Não consigo prever o futuro, mas acredito que, nesta conjuntura, tal como disse, quer gostemos quer não, a IA é uma ferramenta com a qual vamos trabalhar, e já não acredito que o meu trabalho exista fora da IA, pelo menos não no espaço em que me encontro.

Dito isto, penso que o meu papel específico, o local onde trabalho e o tipo de empresas com que trabalho são bons exemplos de situações em que posso realmente utilizar toda a ajuda que conseguir. Vou explicar o que quero dizer. Nos últimos 10 anos, aproximadamente, tenho trabalhado sobretudo em empresas de média dimensão, digamos, entre 500 e 3 000 pessoas, ou qualquer dimensão intermédia, à medida que crescem de uma para outra.

E a tendência que observei durante toda a minha carreira foi reduzir o número de pessoas de operações e de gestão técnica de programas nessas empresas, fazendo com que cubram apenas fluxos operacionais de alto nível, arquitetura de processos e a gestão de grandes programas. No meu emprego atual, sou a única gestora técnica de programas numa equipa de 130 pessoas. Noutro emprego em que estive, o rácio era mais próximo de uma pessoa para cada mil.

Por isso, esta questão existencial — já não somos necessários? O que estamos sequer a fazer? — tem sido algo que tenho vivido, juntamente com muitos outros gestores técnicos de programas, suspeito eu, há muito mais tempo do que aquele em que temos falado sobre IA. E quando se é gestor técnico de programas a apoiar uma equipa de 130 pessoas, há tanto que se gostaria de conseguir fazer e tantas áreas e pessoas que se gostaria de ajudar.

Queremos orientar, apoiar diferentes projetos, especialmente quando vemos novos líderes a gerir esses projetos, por vezes pela primeira vez na vida. Queremos melhorar processos. Queremos melhorar a forma como medimos as nossas operações. Há tanta coisa que queremos fazer e temos de ser muito seletivos quanto ao que priorizamos.

Ser capaz de, pelo menos, pegar nas tarefas rotineiras e repetitivas que tendem a ocupar uma grande parte do nosso dia e subcontratá-las à IA é genuinamente útil. Sei que esse é frequentemente o argumento de venda da IA — "se utilizar IA, vai poder fazer coisas mais significativas" —, mas, no meu caso, isso é realmente verdade, devido ao rácio invulgar de apoio em que eu e muitos outros gestores técnicos de programas trabalhamos nas empresas de média dimensão.

Por isso, sim, essa é claramente a minha motivação: não apenas manter-me atualizada neste espaço tecnológico em que estamos agora, mas também conseguir concentrar-me nas coisas de que gosto, como a arquitetura de processos, a orientação das equipas e a descoberta de soluções, sem ter de fazer algo como mover fisicamente tickets de um quadro do Jira para outro todas as semanas para podermos fazer a triagem, algo que ainda fazia há apenas um mês.

Galen Low: Gosto da forma como enquadra a questão: sim, vamos criar com IA para aumentar a nossa capacidade, isso vai mudar os nossos empregos e, quem sabe o que vai acontecer à nossa relevância enquanto função. Mas não fazer isso parece certamente um risco maior em termos de manter a relevância, garantir a segurança profissional e assegurar o futuro da função.

Provavelmente, a resposta não é simplesmente evitar a IA. E não me interprete mal: penso que as pessoas que estão a ouvir, e as pessoas em geral, compreendem isso. Mas acho que tem razão quanto à postura. Tem razão quanto à pressão para fazer estas coisas, quer gostemos quer não. Sentimos que somos obrigados a fazê-lo.

Parece ser aquela sensação de: "Se eu não estiver aqui para mover os tickets do Jira, fico sem emprego. O que vou fazer?" Mas penso que acabou de dar vários exemplos do que fazemos em alternativa, certo? O que fará em vez de copiar atas de reuniões de um sítio para outro? E o que gosto realmente na IA é...

Quero dizer, fiquei de boca aberta quando mencionou os rácios, porque trabalho numa agência. Talvez estejamos a gerir entre quatro e dez projetos de complexidade variável, mas somos 12 numa organização com 100 ou mais pessoas. Sabe? A maioria dos projetos tinha um gestor de projetos. Mas, quando analisamos a escala de uma equipa de 1 000 pessoas a gerir vários projetos, sendo a única pessoa nessa função, ou de uma equipa de 130 pessoas a gerir vários projetos, também sendo a única pessoa nessa função, o conjunto de problemas torna-se diferente.

Começamos a pensar em eficiência operacional e escala com uma perspetiva humana. Mas a resposta à pergunta "como vamos conseguir fazer mais?" não é necessariamente contratar mais pessoas para que cada conjunto de 10 projetos tenha um gestor de projetos ou um gestor de programas. É dizer: "Muito bem, como podemos criar processos? Como podemos concebê-los? Como podemos capacitar as pessoas que vão liderar projetos, mesmo que não tenham formação em gestão de programas? E como podemos preparar-nos para trabalhar em conjunto?" Nesse caso, torna-se mais uma mentora e operadora. Precisamos dessa mentalidade, em vez de pensar: "Esta dúzia de projetos é minha responsabilidade e é isso que faço."

É bastante diferente. Sei que algumas pessoas que estão a ouvir poderão pensar: "Isso é óbvio, Galen." Mas, vindo do meu contexto, em que cada projeto complexo que entregamos a um cliente deve ter um gestor de projetos muito sénior capaz de interagir com o cliente, manter tudo nos eixos e gerir o próprio processo do projeto, é muito diferente da mentalidade operacional. Penso que isso é realmente interessante.

Alla Tarasenko: Sim. E penso que o ponto essencial é que o trabalho continua a ter de ser feito. É algo a que volto sempre que ouço alguém dizer: "Não precisamos de gestão de projetos porque..." A ligação, a cola, seja o que for que se inclua na concretização do trabalho entre diferentes conjuntos de competências, equipas e pontos de vista, continua a ser necessária.

A questão é: quem o faz, certo? E que combinação de pessoas e ferramentas acaba por fazê-lo? Se eu puder prestar algum apoio, no sentido de mostrar como se pode ver o estado dos projetos e como iniciar um projeto — aqui está um assistente simples para si, que produz os artefactos necessários para podermos continuar a acompanhá-lo — isso dará às pessoas algum tipo de apoio e confiança.

E estas são algumas boas práticas apresentadas como um fluxo real. Para mim, a esperança é que não seja a única pessoa a sentir isto. Quando olha para o seu dia e pensa: "Vou fazer esta coisa grande e interessante, vou construir algo ou reunir-me com esta pessoa para criar esta estratégia", mas acaba enterrada numa infinidade de pequenas tarefas que, se alguém lhe perguntasse o que fez durante todo o dia, nem conseguiria descrever, muito menos explicar qualquer tipo de impacto ou resultado.

Penso que estou a tentar compreender como reduzir isso e é assim que estou a escolher os casos de utilização em que me quero concentrar.

Galen Low: Gosto disso. Mesmo afastando-nos um pouco, está a liderar aquilo que é, suponho, um departamento de gestão técnica de programas de uma só pessoa na Gusto. Vocês criam software de recursos humanos, mas, pelo que entendo, são uma empresa muito orientada para a IA e muito focada nos dados. É uma equipa muito técnica que está a desenvolver estes produtos.

Isso está refletido no seu título, certo? Gestora Principal de Programas Técnicos. Estou a dizer o seu título de forma errada. Peço desculpa. Mas estou curioso: tendo em conta esse rácio — e talvez a resposta seja óbvia — em que momento percebeu claramente que precisava de criar algo com IA, como um coordenador de projetos baseado em agentes, para que as operações continuassem da forma que pretendia?

Alla Tarasenko: Vou ser honesta consigo. E penso que isto talvez derive para um tema ligeiramente diferente, mas falámos um pouco antes sobre como a nossa mentalidade funciona. Se é alguém que, na resolução de problemas, tende a aproximar as pessoas, garantir uma comunicação clara e assegurar que existe a estrutura e o enquadramento adequados, mudar a sua forma de pensar para "posso automatizar isto?" ou "é algo que posso criar?" não é, na verdade, uma coisa direta.

E digo isto com vulnerabilidade porque provavelmente não devia admiti-lo. Penso que não foi algo como uma grande epifania: "Preciso mesmo de ajuda, por isso talvez essa ajuda deva vir da IA." Foi mais relacionado com pontos específicos de dor. Para mim, o grande ponto de dor era a receção e a triagem. Quando entrei para a equipa, não tínhamos uma receção e triagem estruturadas. Era um pouco improvisado. Cada equipa tratava do assunto de forma diferente. Por isso, criei um fluxo mais centralizado através do canal e do Jira, com triagens duas vezes por semana.

Era bastante manual: recolher os tickets, discuti-los e atualizá-los no Jira. Ocupava uma quantidade absurda de tempo. Mas era um processo importante para adotarmos, para termos uma visão centralizada. Só que era tão doloroso que, assim que estas ferramentas ficaram disponíveis, pensei: "Meu Deus, não gostaria de ter de fazer isto."

Depois começou um percurso interessante de descoberta das ferramentas. Mesmo enquanto aprendia, as ferramentas foram mudando e amadurecendo durante um curto período, dois ou três meses, e isso tornou possível aquilo que tinha imaginado. Este processo, que era muito complicado na entrada — simplesmente redirecionávamos as pessoas para o Jira e gastávamos todo este tempo no back-end — é agora, em grande parte, gerido por um agente da Gumloop que liga o Slack ao Jira.

Quando comecei, parecia bastante simples, certo? Mas há muita coisa envolvida, porque o agente precisa de compreender o contexto, como para onde devem ser encaminhados os tickets. Temos vários tipos de funções diferentes na área dos dados: os cientistas de dados e os engenheiros de plataformas de dados fazem coisas muito diferentes. O agente precisa de compreender o grau de urgência e criar tickets de elevada qualidade.

Não queremos tickets inúteis que nos obriguem a voltar às pessoas para fazer mais perguntas. E o agente precisa de conseguir criá-los no espaço correto do Jira, entre muitas outras coisas. Fui muito específica quanto ao que queria. Experimentei outras ferramentas. Não vou dizer quais, porque não quero prejudicar ninguém, e também são ótimas ferramentas para outras utilizações, mas não tinham as funcionalidades que eu queria.

Depois descobri a Gumloop. Fiz o curso, experimentei-a. Na altura, estavam muito focados em fluxos de trabalho, e comecei a criar o fluxo. A complexidade do fluxo necessário para fazer aquilo que eu queria era absurda e injustificável. Enquanto tentava perceber tudo e experimentava diferentes abordagens, fiz outro curso com eles e foi nessa altura que passaram a trabalhar com agentes.

E, como dizem, tudo mudou. Foi nesse momento que pensei: "Está bem, agora já consegue fazer aquilo que quero." Agora tenho um agente integrado num fluxo de trabalho. Mesmo assim, tive de esperar por mais algumas funcionalidades ou atualizações que tornassem possível aquilo que queria. Por exemplo, algo tão simples como permitir que as pessoas colocassem a pergunta no Slack sem mencionar a ferramenta, porque não se pode ensinar a mais de 90 pessoas — e há mais de 1 000 pessoas nesse canal — que têm de a mencionar sempre.

Até algo assim foi importante. Vi muitas pessoas passarem por aquela mudança: "Eu tinha estas ideias, mas agora consigo realmente concretizá-las." E penso que houve mesmo este momento de perceção: a IA não vai ser, daqui a um ano, aquilo que é agora, tal como já não era a mesma coisa quando comecei a trabalhar nesta ferramenta e quando a terminei.

E já me esqueci da pergunta a que estava a responder, mas...

Galen Low: Não, isso foi ótimo, porque penso que mencionou três coisas muito importantes. Primeiro, estava simplesmente à espera do dia em que pudesse automatizar este processo de triagem. Se percebi bem, há 1 000 partes interessadas e a sua equipa está nesse canal a enviar pedidos, observações, erros e todo o tipo de informação que depois precisa de ser triada, introduzida no Jira e acompanhada por um plano para a resolver ou entregar. E isso demorava obviamente muito tempo.

É o tipo de coisa que faz o dia desaparecer e não é particularmente gratificante. Estava apenas à espera de que a tecnologia existisse. A segunda coisa de que gostei foi que a tecnologia chegou, mas a primeira coisa que experimentou não funcionou. Teve de passar pelo processo de encontrar obstáculos e pensar: "Talvez esta não seja a ferramenta certa." A tecnologia faz muitas coisas e faz muitas delas bem, mas, tal como acontece com qualquer produto, haverá uma que se adequa e muitas outras que não.

E poder dizer: "Está bem, já não vou continuar a bater com a cabeça na parede. Vamos ver se existe outra solução." Depois, a terceira coisa de que gosto é que a tecnologia está a mudar e a evoluir tão rapidamente que, de certa forma, está a reagir à nossa frustração coletiva e à nossa lista de desejos coletiva: "Se ao menos conseguisse fazer isto." Todos temos estes pontos de dor.

Vejo muitas pessoas a rejeitá-la. Dizem: "Não, desculpe, o ChatGPT simplesmente não é bom nisto, ponto final. Por isso, vamos utilizar outra coisa." E penso: "Adivinhe? Espere uma semana." Está a mudar tão rapidamente que é preciso acompanhá-la. Mas acho que o que disse é muito importante: seja o que for hoje, daqui a um ano vai parecer completamente diferente.

E parte do processo consiste simplesmente em dizer: "Está bem, vamos ver o que conseguimos resolver com a tecnologia que temos hoje e, depois, vamos criar um caminho, sabendo que isto não será o estado definitivo durante a próxima década. É o que conseguimos fazer agora, nos próximos 10 meses, e provavelmente haverá uma abordagem diferente ainda mais cedo do que isso."

Alla Tarasenko: Sei que as pessoas estão a falar sobre isto: como isolamos os nossos contactos das ferramentas e como nos protegemos? Penso nisto todos os dias. Sei que é um cliché, mas há algo naquela ideia de construir um avião enquanto se está a cair ou a tentar voar.

É muito semelhante ao que estamos a fazer. Estamos a tentar criar algo e a gerir toda a mudança associada, certo? Todos sabemos que não estou simplesmente a brincar com uma pequena ferramenta. Isto foi lançado para mais de 1 000 pessoas, por isso as pessoas precisam de se habituar, precisa de funcionar suficientemente bem. Há todas estas questões. Ao mesmo tempo, a tecnologia subjacente vai mudar e a nossa capacidade de aprender e absorver novas informações também vai mudar.

Podemos ter de mudar para outra coisa. É um processo contínuo que exige acompanhamento permanente. Penso que, em algum momento, teremos de descobrir formas de manter a cabeça no lugar durante este ciclo. Mas isso é uma conversa completamente diferente.

Galen Low: Penso que essa é a mudança de mentalidade e a competência necessária.

Construir um avião enquanto se voa é a competência. E, para não utilizar demasiadas metáforas na mesma frase, nós, enquanto gestores de projetos e programas, vemos frequentemente o nosso papel como o de manter as rodas do autocarro no lugar. Agora, o papel é construir o autocarro. Referiu a mudança de mentalidade. Foi um grande salto passar de gerir as coisas e garantir que funcionam sem problemas do ponto de vista operacional para construir coisas, tratar do lançamento e gerir a mudança? Ou essas coisas aconteceram em simultâneo?

Pareceu-lhe natural e orgânico?

Alla Tarasenko: Vou ser honesta consigo, mais uma vez com alguma vulnerabilidade, para benefício de quem esteja a ouvir e possa sentir o mesmo, querendo ter aquele momento de "não sou só eu". Foi difícil. Foi difícil até do ponto de vista logístico, porque tinha a expectativa de que, para me sentar e criar este fluxo de trabalho na Gumloop ou para ligar tudo ao meu código, precisava de tempo sem interrupções. E tive dificuldades durante semanas para conseguir reservar o tempo de que achava precisar.

Em retrospetiva, percebi que grande parte disso tinha menos que ver com o tempo e mais com a procrastinação causada pela ansiedade — sim, exatamente — ou seja lá como lhe queiramos chamar. Mas é difícil entrar nesse espaço e pensar: "Está bem, é isto que faço agora. Posso ser má nisto, nem sei o que esperar, não sei o que está ligado a quê nem qual é o ambiente em que devo trabalhar. Não sei com base em que critérios devo avaliar-me. Não sei, para retomar o seu ponto anterior, se estou simplesmente a eliminar o meu próprio emprego."

Há todas estas perguntas, e penso que tudo isso pesa. Pode pesar sobre nós e tornar os primeiros passos mais difíceis. Depois de os dar e entregar algo, ganha-se algum impulso e torna-se mais fácil. Mas mesmo assim, esta mudança para pensar: "Não vou resolver isto com pessoas, fluxos ou comunicação; vou resolvê-lo construindo algo" pode ser difícil, especialmente se não se programa há muito tempo.

Sei que há alguns gestores gerais de programas que já trabalhavam bastante com automação e, para eles, provavelmente será uma mudança mais fácil. Mas até uma coisa pequena, como quando pedi recentemente apoio à equipa para fazer verificações durante os testes de aceitação do utilizador de uma migração de uma base de conhecimento, me fez pensar. Precisava que especialistas no assunto analisassem material que conheciam para verificar se parecia correto.

E a primeira pergunta que o gestor de engenharia fez foi: "Bem, porque é que não executamos código sobre isso?" E eu pensei...

Galen Low: Aquela tarefa que estavam à espera de poder automatizar já pode ser automatizada. Sim. "Olá, não queremos fazer os seus testes de aceitação. Vamos simplesmente..." Mas penso que é uma mudança de mentalidade interessante. Uma das vantagens de trabalhar numa organização orientada para a IA é que a sua equipa de programadores, engenheiros e cientistas de dados também está a ser apoiada e incentivada a utilizar IA. Continuam a ter a oportunidade de acrescentar valor ao ponto de serem eles próprios a sugeri-lo.

Dizem: "Bem, vamos fazer isto primeiro e utilizar a IA no processo." Estar rodeada por isso cria, no mínimo, um sentido de pertença, imagino eu, mesmo que estejamos todos no mesmo barco a dirigir-nos para a queda de água. Pelo menos estamos todos juntos e a pensar nisso da mesma forma.

Sei que muitas pessoas que estão a ouvir, e muitas pessoas com quem falo, não têm essa experiência. Trabalham numa organização onde existem grupos diferentes e uma conversa sobre IA pode ser discordante porque algumas pessoas são muito resistentes, enquanto outras são talvez demasiado entusiastas. Dizem: "Sim, nunca mais vamos trabalhar. Cocktails na praia", e tudo o que existe entre esses extremos.

Culturalmente, isso cria uma discórdia, enquanto eu gosto daquela conversa de: "Vamos resolver isto desta forma." Sente que criar, mais uma vez com IA, a aproxima das equipas com quem trabalha — programadores e cientistas de dados?

Alla Tarasenko: Adoro essa pergunta. Nunca tinha pensado nisso, mas acho que sim, porque é uma espécie de objetivo partilhado. Também penso que a Gusto está muito orientada para a IA. Há muito incentivo e muitos recursos para a utilizar. Temos bastante liberdade quanto às ferramentas que utilizamos e muito acesso a formação e apoio.

E isso acontece por uma boa razão: se queremos disponibilizar toda essa capacidade da IA aos nossos clientes de pequenas empresas, que são precisamente empresas que podem beneficiar de toda a ajuda possível porque tentam fazer muito com poucos recursos, também precisamos de viver essa realidade, certo? Não podemos fazer isso sem o fazer internamente.

E o que gosto de ver, relativamente ao facto de isso nos aproximar da equipa, é que, se forem membros da equipa que também não são engenheiros, passamos por muitas das mesmas dúvidas, dificuldades, aprendizagens e entusiasmo. Tive inúmeras reuniões e chamadas com pessoas para partilhar a ferramenta que criei e analisar aquilo que outras pessoas criaram.

Fizemos demonstrações e tem sido tudo muito divertido. Acabamos por conhecer as pessoas para além do assunto específico que estamos a discutir, algo de que gosto sempre. Mas há também a questão da fertilização cruzada do que estamos a fazer. Por exemplo, imaginemos que a equipa de ciência de dados está a trabalhar em ferramentas para automatizar algumas respostas a perguntas sobre dados. Poderemos, em algum momento, trazer isso para a forma como tratamos a receção e permitir que algumas perguntas sejam respondidas nesse processo?

É apenas o primeiro exemplo que me ocorre, mas tenho a certeza de que há muitos outros. Ou, voltando ao exemplo da receção e triagem: poderemos trabalhar com engenheiros que utilizam ferramentas de IA para automatizar alguns critérios de aceitação e preparar o trabalho de programação, tornando isso parte do fluxo completo de criação de tickets?

Gosto da possibilidade de trabalharmos em conjunto em coisas diferentes de uma forma que provavelmente não era possível antes.

Galen Low: Gosto disso. É mais colaborativo. Não é como se eu estivesse a ajudá-la a resolver o seu problema ou como se estivesse a ajudar outra pessoa a resolver o problema dela. É o nosso problema. Podemos trabalhar em conjunto e temos uma espécie de sensibilidade partilhada.

Não é apenas processo ou mentalidade. É dizer: "Está bem, vamos construir uma pequena máquina." E é normal que todos ouçam e compreendam isso agora, acenem com a cabeça e digam: "Vamos a isso", ficando entusiasmados porque nos dá uma oportunidade de trabalhar em conjunto de uma forma diferente. Penso que isso é realmente interessante.

Alla Tarasenko: Quero criar algo em conjunto, pensando no ângulo, na perspetiva e no conjunto específico de competências que cada um de nós traz e que o tornarão melhor. É algo em que penso bastante quando refletimos sobre todas estas questões existenciais: o que é que estamos a trazer para estas conversas depois de todos os anos que passámos nesta profissão?

O que estou a trazer para esta ferramenta que um engenheiro não pode trazer, ou que um gestor de projetos não pode trazer? Qual é a visão ou quais são as lacunas que vou identificar e que talvez eles não identifiquem?

Galen Low: Gosto muito disso porque vejo frequentemente publicações no LinkedIn que dizem: "Enquanto gestor de programas, nunca sou o especialista." Sei o que querem dizer. Querem dizer que talvez não sejam especialistas em programação ou design. Mas gosto da forma como está a enquadrar a questão: também estamos a contribuir para a conversa.

O que digo sempre é que somos especialistas em entrega, certo? Somos especialistas em orquestrar o trabalho em equipa e em gerar resultados.

E penso que há algo importante nisso, incluindo no seu ponto sobre o fluxo de triagem. Conhece-o de uma ponta à outra, a partir da perspetiva de todos, porque teve de o fazer. Sabe o que está envolvido, conhece os critérios e sabe que informação é necessária no ticket antes de este chegar a alguém, para não desperdiçarmos o tempo de ninguém. Penso que é isso que estamos a trazer para a conversa.

É muito interessante podermos destacar isso. Espero que as pessoas também o vejam dessa forma.

Alla Tarasenko: Sim. E é definitivamente algo que nos obriga a revisitar a nossa história, aquilo que fizemos e o que trouxemos para a mesa de uma forma diferente da anterior. Todos já estivemos em entrevistas em que falamos sobre ter entregue aquele projeto e feito isto ou aquilo, e isso parecia suficiente.

Entreguei algo grande, foi bem-sucedido e ficou concluído a tempo. Fiz aquilo que um gestor de programas deveria fazer. Penso que agora a definição do que entregamos, do que é suficiente e da forma como medimos a nossa contribuição está a mudar ativamente. Gosto, pelo menos, de fazer parte dessa conversa.

Galen Low: Exatamente. Penso que o essencial é mantermo-nos relevantes e valiosos permanecendo na conversa.

Alla Tarasenko: Sim. No fim, estamos todos a aprender e a descobrir as coisas em conjunto. Devemos tentar evitar grandes afirmações ou fingir que sabemos o que vai acontecer; tudo isso é válido.

Mas penso que, no início, se é um gestor de projetos que está a começar, ou outro profissional não técnico que está realmente a começar a compreender isto, eu recomendaria ser minimalista e concentrado. Conheço pessoas que dizem: "Quero mesmo experimentar isto, mas ainda não comecei e preciso de fazer estes 10 cursos. Ouvi falar destas 10 ferramentas." E acabam por se sobrecarregar sem terem feito nada.

Não há nada que supere simplesmente sentar-se com a ferramenta a que tem acesso e falar com ela sobre aquilo que quer fazer.

Galen Low: Justo, sim.

Alla Tarasenko: Comece simplesmente com aquilo que tem. Tudo o que aprender será, pelo menos parcialmente, aplicável noutros contextos.

E, do ponto de vista de quem está no trabalho e está a tentar criar algo, dê algum espaço a si próprio e seja generoso com o tempo. Não parta do princípio de que vai criar algo num dia, porque as partes que pensa que podem demorar muito tempo podem ser ridiculamente rápidas. O processo propriamente dito de criar o agente, depois de reunir todo o contexto — o que demorou meses a construir, naturalmente — levou apenas alguns minutos.

Mas lidar com todos os problemas e corrigi-los, especialmente a parte da infraestrutura — não podemos criar tickets no Jira sem uma conta de serviço; depois é preciso envolver a governação e a segurança para decidir se isso é possível — foi o que demorou semanas.

E, sobretudo quando se faz algo novo, isso irá provavelmente tornar-se mais fácil com a repetição. Essa é outra questão: a infraestrutura e a compreensão do ambiente provavelmente demorarão mais tempo do que a interação e a construção com a IA. Todos falam sobre o facto de a IA ser não determinística.

Nós sabemos disso. Penso que isso se manifesta de formas frustrantes que, por vezes, não esperamos. Suponhamos que precisa de responder de determinadas formas, que testou e funcionou sempre. Existe alguma variabilidade na forma como responde, mas funciona e cumpre aquilo que precisa de fazer.

Depois, uma semana mais tarde, faz algo completamente diferente. E pensamos: "O que se está a passar?" É preciso desenvolver uma certa serenidade perante isso: "Está bem, isto está a acontecer. Como é que vamos compreender o problema?" E, enfim, é isso: permita-se aprender e não fique sobrecarregado.

Terá sempre medo de ficar para trás. Sentirá sempre que todas as pessoas à sua volta já criaram exércitos de agentes e sabem tudo. Tente resolver os casos de utilização que tem à sua frente e que o motivam. Rapidamente perceberá se funcionam ou não e aprenderá com isso.

E tente ser... Penso que, em geral, é um bom conselho para qualquer pessoa que trabalhe em qualquer produto: seja rigoroso com o âmbito. Não tente fazer demasiado logo de início, especialmente se for uma ferramenta nova com que está a trabalhar.

Galen Low: É engraçado, porque aposto que muitos programadores que estão a ouvir isto estão a pensar: "Estão a ver? As coisas que pensam que não vão demorar muito demoram muito, e as coisas que nós... É por isso que as nossas estimativas estão erradas. Agora percebem." E eu penso: "Sim, na verdade." Essa ideia faz sentido. É interessante, porque começar parece quase concebido para ser imediatamente gratificante.

Quero conseguir criar algo: conversar, conversar, conversar. Tenho uma coisa. Tenho um site funcional. Tenho um documento. Tenho isto. E pensamos: "Uau, excelente." Mas depois, como referiu anteriormente, quando entramos na infraestrutura, governação e conformidade, criámos um âmbito muito restrito na triagem e lançámo-lo para 1 000 pessoas.

A partir desse momento, estamos a criar software, certo? Com utilizadores, uma base de utilizadores, erros para resolver e conectividade para manter. Não foi simplesmente conversar, conversar, conversar e terminar. Criou algo orgânico e probabilístico, que precisa de manutenção e que vai crescer ao longo do tempo.

Nunca está terminado. É como a armadilha da parentalidade: pensamos "Está feito" e depois percebemos: "Espera, não está feito." Esses eram apenas os anos de criança pequena; ainda há muito mais pela frente.

Alla Tarasenko: É uma boa comparação. Sim, exatamente. É um pouco uma montanha-russa.

Galen Low: Podemos explorar um pouco a sua pilha tecnológica?

Especificamente porque, na minha comunidade de gestores de projetos digitais que estão habituados a trabalhar com tecnologia e equipas técnicas, a grande questão é: "Já estou farto de aplicações de IA para fazer atas." Está bem, seja. Como é que ligo estas coisas umas às outras? E o que me chamou a atenção no que disse anteriormente é que não tem simplesmente um aparelho que liga.

Não está tudo num único local. Ligou várias plataformas diferentes, incluindo a Gumloop, o Slack, o Jira e provavelmente muitas outras. Dentro daquilo que pode partilhar, pode explicar-nos a pilha tecnológica, o fluxo e o que está ligado a quê para fazer funcionar este fluxo de receção e validação?

Alla Tarasenko: Sim. É algo que está ativo no meu trabalho, por isso não vou entrar em demasiados pormenores. Mas penso que é bastante consistente com aquilo que muitas empresas estão a fazer: temos acesso a várias ferramentas empresariais, como o Claude ou a OpenAI, e a ferramentas especializadas mais específicas, como a Gumloop. Utilizamos MCP com a RunLayer para podermos ligar-nos a outras ferramentas no nosso espaço, como o Google Drive, o Jira ou o Slack, entre outras.

É bastante simples nesse sentido. Antes tínhamos um pouco mais de complexidade na forma como as coisas estavam configuradas e tínhamos de passar pelo Bedrock, AWS e assim por diante. Mas isso tornou-se mais simples recentemente, e penso que todos os profissionais não técnicos estão gratos por isso. No caso da Gumloop, a configuração em segundo plano é quase ridiculamente simples: basta adicionar o Jira e o Slack aos seus espaços e a ferramenta funciona dentro deles.

Utilizo MCP sobretudo no meu código, que é o que uso principalmente além da Gumloop. Para coisas que precisam de funcionar segundo um horário, utilizaria elementos como webhooks.

Galen Low: Pode explicar-me o fluxo? Há algo no Slack a ouvir e a identificar: "Isto é um pedido."

Alla Tarasenko: Sim.

Galen Low: E se não for suficientemente claro para ser triado para a fila, o que acontece e o que trata cada parte?

Alla Tarasenko: Se utilizarmos o bot de receção como exemplo, na Gumloop há basicamente duas formas de o ativar quando alguém faz uma pergunta no Slack. Uma é incorporá-lo e mencioná-lo, o que é mais rápido. A outra, menos rápida mas mais natural, é através de um acionador criado ao lado do agente.

Ligamos o agente ao canal e dizemos que, quando algo for perguntado nesse canal, deve iniciar a interação. Podemos definir algumas limitações, como não reagir a bots. A pessoa faz a pergunta e o bot responde. No nosso caso, foi concebido para estabelecer uma conversa com a pessoa, porque queremos primeiro extrair alguma informação ou, por vezes, redirecioná-la se pensar que a pergunta é para nós, quando na verdade é para as TI ou para outra pessoa.

Se a pessoa não for redirecionada, o agente fará perguntas adicionais. Sempre que a pessoa responde, há um acionador na conversa que envia a informação de volta ao agente. A conversa é registada para que o agente compreenda que continua dentro do mesmo tópico, e isso passa pelo fluxo de trabalho. Por fim, pede confirmação.

Indica para que equipa vai reencaminhar o pedido e, após a confirmação, cria um ticket no Jira utilizando o MCP do Jira e uma conta de serviço. É sempre uma conta genérica que cria os tickets, mas continua a conseguir utilizar as ferramentas do Jira para substituir o nome da pessoa pelo nome da conta de serviço, o que é útil por razões de segurança e outras.

É simultaneamente ridiculamente simples e incrível naquilo que faz, porque, embora execute determinadas coisas muito bem, por vezes tem problemas frustrantes. Por exemplo, se uma pessoa fizer duas perguntas consecutivas, por vezes pode responder duas vezes.

Galen Low: Certo.

Alla Tarasenko: Tentámos 10 formas diferentes de resolver isso com fluxos de trabalho e continua a acontecer. Estamos a trabalhar ativamente nesse problema. Mas, por vezes, várias pessoas entram numa conversa e começam a falar, e o agente lida com tudo com tanta elegância que penso: "Estou tão orgulhosa."

Galen Low: Uma mãe orgulhosa. Pensa: "Olhem para ele a lidar com toda esta linguagem complexa e política de trabalho." Mas tudo acontece naquele tópico do Slack, o que adoro, porque é aí que o trabalho está a acontecer e onde a pergunta é feita. Depois disso, quando é que volta a ver um ser humano?

Por outras palavras, criou o ticket no Jira, tem a conta de serviço, tem o nome da pessoa que o submeteu, já tem o contexto, reteve a conversa e conseguiu recolher mais informação. Faz a triagem? Decide qual é a urgência? Ou isso passa para uma pessoa, talvez para si, para dizer: "Isto é de nível um, dois ou três? Penso que é de nível três. O que acha?" Ou avança simplesmente?

Alla Tarasenko: É uma excelente pergunta. Sugere um nível de urgência com base na conversa. Essa é uma das coisas que tentamos extrair, como as circunstâncias empresariais. Mas esta versão foi especificamente concebida para não fazer a atribuição individual da triagem, apenas a atribuição ao nível da equipa.

Temos vários tipos de funções diferentes na área dos dados. A decisão é para que área deve ser enviado o pedido e, dentro dessa área, a equipa tem o seu processo de análise da lista de pendências ou algo semelhante, onde atribui o trabalho e o faz avançar. Neste momento, estou a analisar se isto está a acontecer de forma eficaz e como posso ajudar as equipas no passo seguinte: os tickets são tratados atempadamente? Há algum parado?

Para já, lancei um script através do Claude Code que, uma vez por semana, envia um resumo sobre os tickets com prazos próximos, quantos foram registados e quantos estão pendentes há mais de uma semana. Agora vou experimentar transformar isto em algo um pouco mais diretivo.

Em vez de ter apenas uma lista de estatísticas e métricas sobre os tickets, como posso fazer com que sugira, por exemplo, uma comunicação direta aos líderes dessas equipas específicas, dizendo: "Que tal fazer isto com aquele e aquilo com este?"

Galen Low: Sim. Aqui está aquilo que sugiro que faça hoje. Um pequeno incentivo.

Alla Tarasenko: Sim. Mas há muito que pode ser feito com esta ferramenta. Tenho um roteiro para futuras versões e para aquilo que poderá ser feito, de modo a torná-la mais útil: talvez tratar diretamente mais perguntas, sem necessidade de criar tickets, tornar o encaminhamento mais preciso — não apenas ao nível da equipa, mas também da subequipa, da subsubequipa e assim por diante.

Há muito com que experimentar. Mas, voltando ao ponto de sermos rigorosos com o âmbito: é preciso obter um benefício antes de procurar obter mais benefícios.

Galen Low: Fale-me dos benefícios. Não sei se esta é a medida certa, mas quanto tempo pensa que está a poupar com isto? Ou, na verdade, como mede o benefício neste momento?

E até onde vai o impacto em termos de produtividade, eficiência e de as pessoas poderem fazer aquilo de que gostam? Fale-me dos benefícios.

Alla Tarasenko: Essa é uma excelente pergunta. Honestamente, é algo em que muitos de nós poderíamos melhorar bastante: como medimos isto?

Neste caso específico, medi aproximadamente quanto tempo passávamos em reuniões de triagem e no trabalho manual. O valor era de cerca de 15 a 17 horas por mês. O objetivo é reduzi-lo para quase zero. Ainda não chegámos lá, porque continuo a supervisionar o fluxo e a corrigir erros, mas é definitivamente muito mais leve.

Outra forma de medir o sucesso consiste em realizar inquéritos de satisfação relativamente regulares, talvez duas vezes por ano, sobre a experiência de interação com a equipa de dados por parte das partes interessadas comuns que utilizam bastante o nosso sistema, bem como inquéritos internos semelhantes a retrospetivas para o grupo de triagem.

Galen Low: É engraçado, porque estávamos a falar de um âmbito restrito e eu pensei: "Sim, escolheu um âmbito muito restrito." No entanto, parece-me que é, na verdade, uma pequena atividade de produto, certo? Envia inquéritos de satisfação aos seus clientes, tem um roteiro e, embora isto seja apenas uma fatia daquilo que você e a sua equipa fazem, é uma fatia muito profunda e a quantidade de tempo poupado não é insignificante.

E, assumindo que... São 15 a 17 horas por pessoa envolvida ao longo de um mês?

Alla Tarasenko: Não, no total.

Galen Low: Ah, está bem. Eu pensei: "Isso é incrível." Mesmo assim, é uma melhoria enorme.

Alla Tarasenko: E o sentimento também é importante, porque penso que há uma diferença entre interagir com um bot útil que nos orienta ao longo do processo e ser simplesmente encaminhado para um formulário.

As pessoas tinham problemas como: "Nunca sabemos para onde foi esse formulário ou o que aconteceu", enquanto agora podem dizer: "Aqui está o seu ticket. Vamos acompanhá-lo." O agrado do utilizador é importante, e isso leva-nos à questão de como medir este tipo de coisa em geral.

Gostei muito do que disse sobre, mesmo que se crie um pequeno agente que elimine 15 horas de trabalho, este continuar a ser um pequeno produto. Como se gere o lançamento, a comunicação e a gestão da mudança? O que acontece depois? É manutenção? Vai continuar a contribuir para o seu desenvolvimento? Quem será o responsável?

E, provavelmente mais importante, como se adota uma perspetiva mais orientada para o produto? Sempre senti isto com muita intensidade: se trabalhamos na gestão de programas e em operações — que, honestamente, nas empresas com que trabalhei eram muitas vezes funções intermutáveis ou acumuladas —, quando criamos processos para as pessoas, devemos abordá-los quase como um gestor de produto. Queremos compreender onde estão as lacunas e como as resolver, em vez de simplesmente criar soluções com base na nossa ideia sobre o que algo deveria ser.

Penso que, à medida que avançamos cada vez mais para soluções orientadas por IA, isso se torna muito mais evidente. Mesmo que não pensasse dessa forma anteriormente, vai começar a fazê-lo agora. Tenho vindo a criar algumas componentes de apoio à gestão de programas de que falámos, como o arranque, os artefactos, as ferramentas para enviar relatórios e recolher informações da ferramenta de gestão do trabalho, entre outras coisas.

A meio desse processo, percebi que queria falar com a equipa e com as pessoas, especialmente com quem está a liderar um projeto pela primeira vez, para perceber se isto é útil. Ou, mais importante, quais são os seus maiores problemas? Foi-lhe pedido pela primeira vez que fosse responsável direto ou líder de um programa, por isso, nesta iniciativa, é simultaneamente engenheiro, gestor de produto e gestor de projetos.

O que o está a atormentar? O que o mantém acordado à noite? E é algo em que posso ajudar? É algo em que as ferramentas podem ajudar? Vou iniciar este percurso de aprendizagem na próxima semana e isso vai influenciar muito do que acontecerá com o resto destes agentes.

Galen Low: Na verdade, e para ser justo, segundo a minha definição de IA baseada em agentes em comparação com aquilo a que vejo as pessoas chamarem agente, o que está a fazer é IA proativa baseada em agentes.

A ferramenta entra em ação, toma decisões e não fica à espera de um comando. Penso que é isso que a torna, em primeiro lugar, muito eficaz e, em segundo lugar, uma experiência e um produto. Não é apenas uma conversa; existem mecanismos, critérios e os seus próprios algoritmos incorporados. Penso que isso é muito interessante.

Voltando ao que dizia inicialmente — o que trago para a mesa enquanto gestor de programas, profissional de operações ou até profissional de produto? —, parte da resposta é precisamente isso: ter a sensibilidade para dizer: "Vamos fazer investigação com utilizadores. Vamos compreender os requisitos. Vamos dar prioridade a esses requisitos. Vamos criar um roteiro. Vamos enviar inquéritos de satisfação de vez em quando."

Penso que compreender como lançar algo ou gerir a mudança é uma coisa que trazemos para a mesa e que aprofunda realmente o sucesso das coisas que construímos.

Não me interprete mal: tenho falado com pessoas que dizem: "Acordei um dia e percebi que tinha 700 competências na nuvem", e eu pensei: "Nem sei o que a maioria delas faz." É criar algo, chegar ao passo dois, pensar que terminámos e passar para outra coisa.

Isso é diferente de ter profundidade, lançar algo, recolher feedback e melhorá-lo continuamente. Penso que esta é uma sensibilidade muito importante quando se constrói com IA.

Alla Tarasenko: Gosto muito que tenha mencionado a gestão da mudança, porque tenho pensado cada vez mais que esta está provavelmente a tornar-se uma das competências e funções mais importantes para nós.

Com a IA, existe simultaneamente a expectativa de avançar rapidamente, experimentar e lançar as coisas tal como estão. Penso que isso já está a ser muito avassalador para as pessoas. E, mais uma vez, a natureza não determinística daquilo que é entregue cria outra camada de caos.

O que está a ser entregue traz muitos benefícios, mas também muito caos e confusão. Continua a ser necessário aplicar a gestão da mudança, reconhecendo a sua importância. No entanto, as ações concretas podem ter de mudar. Sim. Penso quase que precisam de evoluir para uma comunicação ainda mais empática.

Quanto mais informação, bots, conversas e outros elementos avançam rapidamente, mais sentimos falta de um pouco de humanidade no meio de tudo isso. Alguém que diga: "Sei que isto é um pouco louco. Faz todas estas coisas boas. É algo com que vamos ter de lidar e que vamos ter de compreender durante algum tempo. Estou aqui para o apoiar nestes aspetos e diga-me o que mais precisa."

Isso vai ser muito importante.

Galen Low: Não me passou despercebido que muitos dos vice-presidentes ou diretores de IA que conheço têm experiência em marketing. Não se trata apenas de vender algo, mas de compreender as necessidades e entregar e apresentar algo de forma empática, focada nos benefícios para as pessoas. Penso que tem razão.

E, a esta velocidade, isso será valioso. Conseguimos criar muitas coisas, mas não serão necessariamente as melhores ideias a avançar. Serão as ideias que as pessoas realmente utilizam. A gestão da mudança tem de ser empática e humana, mas também rápida, porque, caso contrário, criamos algo numa semana e demoramos 17 semanas a conseguir que alguém o adote. Provavelmente, não é isso que a maioria das organizações ou dos criadores espera.

Alla Tarasenko: Tenho visto uma publicação — tenho a certeza de que também a viu — sobre como, dentro de alguns meses, a IA será capaz de fazer tudo aquilo que os seres humanos fazem e ninguém mais precisará de desempenhar o seu trabalho.

Mesmo deixando de lado se essa afirmação está correta ou não, penso que falta uma parte importante na conversa: e a adoção? A adoção nunca é tão rápida como a tecnologia. Isso é verdade a nível macro, mas também dentro da empresa, quer se trate da sua pequena ferramenta ou de qualquer outra.

Como tornamos a adaptação fácil? Como fazemos com que a gestão da mudança possa ser minimizada? Se as pessoas recebem muitas ferramentas e também uma enorme quantidade de comunicação, isso pode tornar-se quase contraproducente em vez de útil. É algo que todos teremos de compreender, mas é fascinante pensar nisso.

Galen Low: Uma solução simples: eliminar os seres humanos. Estou a brincar. Talvez seja um bom ponto para concluirmos. Primeiro, obrigado por ter explicado com tanta profundidade o seu fluxo de triagem. Segundo, sei que está a explorar a forma como pode apoiar os não gestores de projetos da sua equipa, as pessoas que são nomeadas para uma função e que precisam de ajuda.

Gostaria de saber qual é a visão para o futuro da sua equipa. Como será? Como irão os seres humanos da sua equipa trabalhar com IA e, talvez, com colegas de equipa baseados em IA? E onde é que a fluência em IA se tornará decisiva, caso ainda não o seja?

Alla Tarasenko: É uma excelente pergunta e penso muito nisso.

Penso que todos pensamos nisso. A fluência em IA já é uma parte enorme das nossas funções. Quando começámos a falar, mencionou escolhas. Escrevi recentemente no LinkedIn que, para mim, a escolha não é fazer este trabalho com IA ou sem IA. A escolha é fazer o trabalho ou viver num autocarro numa floresta.

O meu trabalho, pelo menos no espaço em que trabalho e no tipo de empresas que costumo apoiar, já não existe sem IA.

E, mesmo que encontrasse de alguma forma uma empresa onde a IA não fosse utilizada, tornar-me-ia pouco empregável depois de me despedirem.

Galen Low: Certo. Certo.

Alla Tarasenko: Isto não significa que estejamos a impor a IA, mas essa é simplesmente a realidade. Toda a gente utiliza IA, talvez em graus diferentes, mas é praticamente universal e continuará a sê-lo.

E penso que fico um pouco bloqueada quando tento imaginar como será o futuro. As coisas estão a mudar tão rapidamente que já não estamos a falar de anos; estamos a falar de meses e semanas para passar de algo que não era possível para algo que agora é possível. Tenho dificuldade em imaginar como será daqui a um ano.

Partindo do princípio de que continuamos juntos e a trabalhar em conjunto, como referi, penso que haverá muito mais fertilização cruzada. A visão positiva que tento imaginar é que teremos várias ferramentas genuinamente úteis para tratar de grande parte do trabalho aborrecido e poderemos dedicar-nos a estratégias e conversas mais significativas, alinhar o apoio entre equipas, competências e áreas e ver onde isso nos leva.

Acho sempre interessante quando pessoas com pontos de vista diferentes, seja por causa das funções que desempenham ou por qualquer outro motivo, se juntam e conseguem estabelecer ligações que normalmente não seriam estabelecidas. Enquanto pessoas que trabalham em conjunto, muitas vezes não temos espaço para isso, nem para sermos criativos dessa forma.

Se conseguirmos criar espaço para a criatividade e criar o hábito de discutir as coisas em conjunto enquanto soluções, independentemente das nossas funções, seria fantástico. Mas veremos. Gosto de ser uma otimista cautelosa, mas, neste momento, estou simplesmente a tentar viver um dia de cada vez, aprender e estabelecer ligações com as pessoas.

Galen Low: É, honestamente, uma visão muito otimista e lógica, o que é refrescante. Quando pensamos nisso, especializamo-nos por necessidade porque não podemos saber tudo. Mas penso que isso criou muitos silos no nosso trabalho. Quando saímos do nosso silo, pensamos: "Isso não é problema meu." É problema de outra pessoa entregar algo, testar os dados ou tratar de qualquer outra tarefa.

Agora temos a oportunidade de, como diz, eliminar os silos, colaborar mais, conversar e trabalhar em conjunto em vez de trabalharmos separados, enviando tickets de um lugar para outro e perguntando se estão concluídos.

Idealmente, é isso que desaparece e começamos a interagir mais. Temos um vocabulário partilhado e uma sensibilidade partilhada. É quase impossível saber tudo, mas continua a ser possível aprender mais e ter a ajuda da IA para avançar um pouco mais.

Gosto dessa ideia: a IA aproxima-nos e faz com que falemos mais. Sei que utilizamos muito a expressão "mais estratégico", mas penso que é isso que faz sentido. Podemos planear e tomar decisões em conjunto, sabendo mais sobre aquilo que cada um faz e avançando com as melhores ideias. A IA estará presente e poderá ajudar-nos a trabalhar melhor em conjunto.

Não sei se quero terminar por aqui.

Alla Tarasenko: Eu também não sei. Pensávamos que as redes sociais nos ajudariam a aproximar-nos. Sabemos como isso acabou.

Galen Low: Basta esperar que os seres humanos estraguem algo de bom.

Alla Tarasenko: Gosto de ter uma visão cautelosamente otimista. Obviamente, também tenho muitas outras visões na minha cabeça, como acontece com muitas pessoas, e elas surgem em muitas conversas com a indústria, colegas e outras pessoas que têm muitas preocupações e receios.

Mas vamos continuar a avançar e, como disse, a aprender e a tentar apoiar-nos uns aos outros, especialmente em períodos de incerteza e mudança, algo que já vivi. Eu era criança quando a União Soviética se desintegrou. Foi uma lição interessante sobre ver as coisas a desmoronarem-se debaixo dos nossos pés.

Não é exatamente a mesma coisa, mas penso nisso com uma frequência estranha nos dias de hoje. E penso que o mecanismo de adaptação foi sempre a comunidade e a aproximação a outras pessoas que estão no mesmo barco. Penso que agora também estou a seguir esse caminho.

Galen Low: Gosto disso. Sei que resistiu a estabelecer diretamente esses paralelos, mas penso que, quando olhamos para o passado, os seres humanos em geral — nem todos no mesmo grau — demonstraram resiliência perante coisas que desabam à nossa volta. Adoro essa ideia.

É a comunidade que nos mantém unidos e impede que todos caiamos. Fantástico. Alla, muito obrigado por isto. Foi muito divertido. Tem feito algumas séries de publicações diárias no LinkedIn, algo que admiro e que também me impressiona. Mas, se as pessoas quiserem saber mais sobre si, onde podem encontrá-la?

Alla Tarasenko: Devem procurar-me no LinkedIn. É realmente o local onde estou. Eliminei todas as outras redes sociais numa tentativa de preservar a minha saúde mental, mas continuo no LinkedIn, o que é um pouco contraditório. O meu nome no LinkedIn é Alla Tara e depois Senko entre parênteses. Estou a fazer um desafio de publicar todos os dias durante o mês de maio, o que é um pouco difícil porque me esqueci de publicar ontem. Não precisamos de falar sobre isso.

Galen Low: Agora que sabemos que é uma única gestora técnica de programas numa equipa de 130 pessoas com milhares de partes interessadas no Slack, está perdoada.

Alla Tarasenko: Gosto de estabelecer ligações com outros profissionais de operações e gestores de programas. Gosto realmente de conhecer pessoas novas, tomar café e perceber onde todos se encontram nestes tempos loucos.

Galen Low: Fantástico. Gosto muito disso. Também vou incluir uma ligação para o seu perfil nas notas do programa. Obrigado novamente. Obrigado por partilhar o que sabe, por ser tão humilde e humana. Aprendi muito e espero que os meus ouvintes também aprendam.

Alla Tarasenko: Muito obrigada, Galen. Obrigada pelo convite. Foi uma experiência muito, muito divertida.

Galen Low: Muito bem, pessoal. É tudo por hoje no podcast do Gestor de Projetos Digitais. Se gostou desta conversa, subscreva o podcast na plataforma onde o ouve. E, se quiser ainda mais informações práticas, estudos de caso e guias, crie uma conta gratuita connosco em thedigitalprojectmanager.com.

Até à próxima. Obrigado por ouvir.