É realmente um bom gestor de projetos? (com Lina Calin, da Forest Made)

Leia a transcrição:

Estamos a experimentar transcrever os nossos podcasts através de um programa informático. Perdoe eventuais erros, uma vez que o bot não está correto a 100%.

Ben Aston:

Obrigado por nos acompanhar. Eu sou o Ben Aston e este é o Podcast do Gestor de Projetos Digitais. É realmente bom naquilo que faz? No fundo, pergunta-se por vezes se é um impostor, ou melhor, um impostor na gestão de projetos? Chega mesmo a perguntar-se se está completamente na carreira errada? O podcast de hoje vai dar-lhe todas as respostas. Poderá descobrir quão bom é realmente e perceber se tem o perfil certo para esta área — e, como pequeno alerta, provavelmente tem. Está a sair-se bem. Não é uma fraude; apenas se sente como se fosse uma, por isso continue. Hoje estou acompanhado pela maravilhosa Lina Calin. Esta é a segunda vez que a Lina participa no programa e trabalha numa agência chamada Foster Maid. Se quiser saber tudo sobre a Lina, pode ouvir o nosso podcast anterior com ela. No tempo livre, a Lina faz muitas coisas interessantes, incluindo um blogue de culinária que deve consultar. Ela gosta de comida, por isso devíamos começar por lhe perguntar o que comeu hoje, porque tenho a certeza de que foi algo interessante?

Lina Calin:

Na verdade, hoje tem sido uma verdadeira correria e ainda não comi nada.

Ben Aston:

O quê? Ainda não comeu nada?

Lina Calin:

É o fim de mim, mas estou entusiasmada. Tenho frango a marinar em casa, que estou desejosa de pôr no grelhador.

Ben Aston:

Está preparada.

Lina Calin:

Estou.

Ben Aston:

A sério, ainda não comeu nada hoje?

Lina Calin:

Não. Vi algum chocolate que tínhamos na cozinha e passei simplesmente por ele.

Ben Aston:

Lina, não consigo acreditar. Acho que devíamos parar já de falar e devia ir buscar alguma coisa para comer.

Lina Calin:

De maneira nenhuma. Isto vem primeiro.

Ben Aston:

Está bem. Não vamos prolongar isto, porque estou preocupado que desmaie. A propósito de cozinhar, não sei se comprou alguma coisa nas promoções da Black Friday, mas eu comprei uma panela elétrica Instant Pot.

Lina Calin:

Muito bem.

Ben Aston:

Uma grande mudança para mim.

Lina Calin:

Sim.

Ben Aston:

Estou desejoso de a usar. Na verdade, já a usei. A primeira coisa que cozinhei foi arroz.

Lina Calin:

É uma boa escolha.

Ben Aston:

Sim, pensei em começar pelo básico e avançar a partir daí. Mas, além do frango a marinar, o que está no menu este fim de semana?

Lina Calin:

Acho que amanhã vou a um mercado de produtores para ver que legumes consigo comprar. Adoro legumes. Para além disso, não tenho nada planeado. Provavelmente vou acabar por fazer sopa. Tenho andado a pesquisar receitas de sopa durante toda a semana. Aqui ainda não está realmente frio o suficiente para me sentir “justificada”, mas é um desejo e vou concretizá-lo.

Ben Aston:

Não está frio o suficiente para sopa. Qual é o seu legume preferido?

Lina Calin:

Meu Deus. Adoro couves-de-bruxelas.

Ben Aston:

A sério?

Lina Calin:

Adoro mesmo. Consigo comer imensas. A minha forma preferida de as cozinhar ou comer é cortá-las muito finas, cruas, e misturá-las com vinagre, azeite, sal e pimenta. Deixa-se repousar durante algum tempo e ficam macias. É muito bom, mas também as ponho no grelhador. Asso-as, salteio-as, com bacon, cebola, alho, o que apetecer. Ficam mesmo muito boas.

Ben Aston:

Então, se alguém estiver interessado, haverá uma festa de couves-de-bruxelas em casa da Lina este fim de semana.

Lina Calin:

Toda a gente é bem-vinda.

Ben Aston:

Toda a gente é bem-vinda. Se é um GPD… Estamos a gravar a partir de onde está. Onde está?

Lina Calin:

Estou na Virgínia.

Ben Aston:

Virgínia?

Lina Calin:

Sim?

Ben Aston:

Então vá até à Virgínia. É um lugar pequeno. Encontrará a Lina. É a pessoa que está a cozinhar com couves-de-bruxelas.

Lina Calin:

Exatamente.

Ben Aston:

Mas, para além de cozinhar, o que há de novo desde a última vez que falámos? Está a trabalhar em algum projeto interessante?

Lina Calin:

Continuo a trabalhar, penso que falámos disso no último podcast, em muitos processos e documentação que estão a ser desenvolvidos na empresa. Estou muito entusiasmada por experimentar a equipa GAT, que foi recomendada pela ilustre Rachel Gertz. Estamos a analisá-la e esperamos que resolva alguns problemas relacionados com recursos, capacidade, planeamento e projeções, que são próprios deste tipo de agência. Diria que foi no mês passado, mas estamos oficialmente em dezembro; por isso, em outubro, tive muito gosto em participar na Cimeira do GPD, em Las Vegas, que foi fantástica. Adorei cada momento, como sempre. Foi a segunda vez que fui, tal como no ano passado.

Ben Aston:

O que foi o ponto alto para si?

Lina Calin:

Meu Deus. Tudo foi fantástico. É sempre incrível estar rodeada de outras pessoas que compreendem. Como disse uma das minhas amigas GPD: “Participar num evento organizado inteiramente por gestores de projetos permite ver, nos pequenos detalhes, tudo aquilo que foi pensado, organizado e cuidadosamente preparado.” Houve um workshop em que participei. Não me lembro do nome do apresentador, mas era um workshop de improvisação que me ajudou a ter uma perspetiva diferente sobre pensar rapidamente, comunicar e concentrar-me nas coisas certas. Gostei muito dessa perspetiva e da forma como se relacionava com a gestão de projetos.

Ben Aston:

Parece divertido. Está agora a seguir uma carreira na improvisação fora do trabalho?

Lina Calin:

Não. Não posso dizer que sim, mas incorporei definitivamente algumas técnicas no meu trabalho de gestão de projetos e também nos meus estilos de comunicação pessoal.

Ben Aston:

Conte-nos como. Dê-nos um exemplo.

Lina Calin:

Por exemplo, ontem estava a falar com algumas pessoas da direção e falávamos sobre o âmbito, algo com que muitas pessoas têm dificuldade, mas que estamos a tentar controlar internamente. A ideia não é simplesmente dizer não a um pedido que está fora do âmbito ou que terá de ser tratado mais tarde, mas enquadrar esse não com as outras coisas que também precisam de ser ditas: “Não, pensamos que isso está fora do âmbito. Pensamos que não é uma boa ideia de acordo com os objetivos do projeto. Vai afetar o nosso calendário. Vai afetar o nosso orçamento.” Devemos aplicar todas as afirmações relevantes, dependendo da situação.
Enquanto falávamos, sorri ao recordar a nossa conversa sobre improvisação. No improviso, uma das expressões que devemos dizer frequentemente é “sim, e”. Quando nos apresentam uma situação ou uma personagem proposta, neste caso é “não, e”. Aplicamos o conceito de uma forma ligeiramente diferente, mas asseguramos que continuamos a conversa, conduzimo-la e criamos o contexto em torno da afirmação.

Ben Aston:

Então, num cenário em que um cliente lhe diz: “Pode simplesmente tentar outra execução criativa?”, a sua resposta é: “Não, e…”?

Lina Calin:

Não queria dizer literalmente isso. Talvez não exatamente com essas palavras, mas é esse o conceito que quero transmitir à equipa: lembrar que não devemos limitar-nos a dizer não.

Ben Aston:

Percebi. “Não, mas…”

Lina Calin:

Sim.

Ben Aston:

Não, mas podíamos…

Lina Calin:

Exatamente.

Ben Aston:

Mudar o tipo de letra. Muito bem. Vamos falar do seu artigo. Acho que é um artigo brilhante, sobre como podemos tranquilizar-nos e perceber que vamos fazer um bom trabalho. É importante sermos honestos quanto ao facto de gerir projetos poder ser assustador muitas vezes. O interessante do setor digital é que está sempre a mudar. Ao longo do tempo, mudamos de agência, mudamos de clientes e mudamos as tecnologias e os projetos em que trabalhamos. Como está sempre a mudar e a evoluir, fazemos coisas diferentes. Podemos encontrar-nos num projeto e pensar: “Que raio estou eu a fazer aqui?” ou “Como é que sou eu a pessoa responsável por liderar isto? Não faço ideia do que estamos a fazer.” Acho que isto é especialmente difícil porque, por natureza, enquanto gestores de projetos, tendemos a ser obcecados pelo controlo. Gostamos de ter um plano. Gostamos de estar no controlo. Se não temos um plano e não sabemos o que está a acontecer, pode ser bastante stressante.
A Lina escreveu este excelente artigo sobre como podemos saber se somos bons gestores de projetos. Apresenta cinco indicadores de prova, sobre os quais falaremos dentro de momentos. Mas acho que devíamos começar por falar sobre o artigo, que aborda a questão de sabermos ou não se estamos a fazer um bom trabalho. Pensei que seria interessante falar sobre como sabemos se somos bons gestores de projetos. Escrevi alguns artigos sobre este tema, nos quais tento simplificá-lo até à essência da liderança. Baseei-me na ideia de caráter, competência e química. É o modelo de liderança corajosa de Bill Hybels. O caráter está relacionado com a liderança, a manutenção da integridade pessoal e a calma sob pressão. A competência inclui os fundamentos da leitura, da escrita e da aritmética, mas também um bom olhar criativo, análise técnica e consciência comercial. Depois, aperfeiçoamos a nossa química: as capacidades diplomáticas e sociais que ajudam a garantir uma boa relação com a equipa e com o cliente.
Antes de sabermos se estamos a fazer um bom trabalho, gostaria de começar pela questão do que torna alguém um bom gestor de projetos. Lina, o que acha que torna um bom gestor de projetos num bom gestor de projetos?

Lina Calin:

Adoro essa pergunta. É muito interessante, especialmente à medida que vemos pessoas de percursos e origens diferentes encontrarem o seu caminho para a gestão de projetos. Isso faz com que a variedade de tipos de personalidade e interesses nesta área seja realmente muito grande. Penso que os aspetos importantes são bastante semelhantes aos princípios de liderança corajosa de que falou. É importante ter empatia. É importante valorizar a comunicação e compreender as outras pessoas. Também é importante ter interesse pela aprendizagem e pelo desenvolvimento contínuos, o que, penso eu, conduz à componente da competência de que fala. E é importante conseguir manter a calma nas situações difíceis e transmitir essa calma à equipa.
Aquilo que fazemos é muito difícil e, por vezes, bastante stressante. Conseguir manter a cabeça fria mesmo quando as coisas se complicam é uma característica muito importante de um gestor de projetos.

Ben Aston:

Acho interessante que todas essas coisas que mencionou, assim como as que eu mencionei, sejam muito difíceis de quantificar.

Lina Calin:

São mesmo.

Ben Aston:

Como sabemos se somos bons a demonstrar empatia? Como sabemos se estamos a fazer um bom trabalho? Não há uma forma empírica de o saber. Poderíamos analisar quantas pessoas dizem que não querem estar na nossa equipa porque somos pessoas desagradáveis, mas, fora isso, é muito difícil quantificar estas coisas. Estamos a liderar bem? Somos competentes? Química e empatia são aspetos muito difíceis de quantificar. É interessante esta ideia de como sabemos se estamos a fazer um bom trabalho quando não conseguimos quantificar essas coisas.
No seu artigo, fala primeiro sobre preocuparmo-nos com o trabalho e com os projetos. Acho que é um ponto muito importante: ter integridade e fazer o que é correto para o cliente e para a equipa. Mas sejamos honestos: podemos preocupar-nos com o nosso trabalho e com os projetos, mas muitas vezes estamos a trabalhar em projetos muito aborrecidos. Essa é a realidade da vida. Ou o cliente pode ser difícil. Quando isso acontece e pensamos “Tenho este projeto e detesto este trabalho”, o que fazemos? Como conseguimos preocupar-nos quando sentimos que não nos importamos?

Lina Calin:

Sinceramente, acho que os projetos aborrecidos não me afetam tanto porque considero a gestão de projetos muito entusiasmante. Parece uma resposta muito típica, mas…

Ben Aston:

É uma excelente resposta, Lina.

Lina Calin:

Acho que não é tanto o produto que estou a construir que me entusiasma. São as minhas interações com a equipa e com o cliente. É manter tudo no caminho certo e organizado. É ver como pegamos numa ideia e a transformamos num produto final. O produto em si também é interessante. É ótimo ter um produto que nos entusiasma, mas, para mim, o mais importante é pegar em algo desde a conceção até uma coisa concreta que vai ajudar uma empresa, juntamente com todo o trabalho, as interações, a comunicação e os diferentes tipos de personalidade que encontramos pelo caminho. É isso que me entusiasma.

Ben Aston:

É o processo, e não o projeto, que a mantém envolvida? Sim, acho justo. Talvez eu esteja a ficar velho e cínico, mas descobri que, por vezes, é difícil envolver uma equipa num projeto quando as pessoas dizem: “Isto é tão aborrecido. Não quero fazer outro anúncio de faixa. Isto é uma seca.” Todo o processo se torna uma tarefa. É aí que temos de dar energia à equipa e dizer: “Podemos tornar isto divertido.” Temos de conseguir que as pessoas se importem, porque, se não nos importarmos, isso transmite-se à equipa. O resultado final será mau e ninguém se divertirá. Um pouco de positividade ajuda muito. Lina, está a dizer as coisas certas.
Falemos agora das pessoas que nos procuram para resolver problemas. Acho que esse é outro excelente indicador de que estamos a fazer um bom trabalho. Se somos a pessoa que resolve problemas, é para isso que estamos aqui. Estamos aqui para facilitar as coisas e abrir caminho para a equipa. Na minha experiência, isso pode ir desde arranjar uma secretária instável até conseguir um portátil novo ou instalar software que permita poupar tempo. Um programador ou designer pode dizer: “Passei quatro horas nisto porque há uma ferramenta excelente que podíamos usar, mas não a tenho.” Eu pergunto: “Quanto custa?” Se me disserem que custa dez dólares, respondo: “Passaste quatro horas nisso. Isso vale mais do que dez dólares. Vamos comprá-la agora.” As pessoas procuram-nos para resolver problemas, mas onde vai quando não sabe bem como resolver um problema?

Lina Calin:

É uma excelente pergunta. Isso acontece todos os dias. Vou ao Google. Faço parte de algumas comunidades online de gestores de projetos digitais e são inestimáveis quando há uma pergunta ou algo que não compreendo. Talvez por falar com confiança, muitas vezes presumem que sei mais do que realmente sei. Mas é importante não ter medo de admitir que não sabemos alguma coisa e dizer: “Não se preocupe. Eu trato disso. Vou descobrir por si” ou “Vamos resolver isso juntos.” Depois, podemos procurar formação adicional através de mentoria, das comunidades disponíveis ou simplesmente de um motor de pesquisa para responder às perguntas para as quais não sabemos encontrar a resposta.

Ben Aston:

Tem razão. Isto acontece constantemente. As pessoas vêm ter comigo e dizem: “Não sei como vamos fazer isto.” Às vezes respondo: “Já tentou encontrar uma solução? Já tentou pesquisar no Google? É isso que vou fazer agora. Daqui a meia hora volto com algo da primeira página do Google.” É incrível como ser um bom utilizador do Google faz parte de ser um bom gestor de projetos digitais.

Lina Calin:

Sim.

Ben Aston:

Não desvalorize isso. Nem toda a gente consegue fazê-lo. Também fala sobre ter um controlo firme sobre o projeto. Sabemos que estamos a fazer um bom trabalho quando temos o projeto firmemente controlado. Para mim, é aí que vemos realmente se estamos a fazer um bom trabalho: quando os projetos estão sob controlo, ou pelo menos em grande parte sob controlo. Gostaria de saber como controla os seus projetos e como sabe se tem um controlo firme sobre eles.

Lina Calin:

Comparo o progresso do projeto com o calendário do projeto. Comparamos o desempenho dos programadores, nomeadamente as suas estimativas. Grande parte do meu papel consiste em incentivá-los ou pressioná-los para cumprirem essas estimativas e continuarem a concluir tarefas conforme inicialmente previsto. Naturalmente, também há as métricas habituais: concluir o projeto abaixo do orçamento, garantir que os clientes estão satisfeitos e que voltariam a trabalhar connosco, e assegurar que a equipa não se sente stressada ou sobrecarregada. Mas, além dessas métricas tradicionais e importantes, é essencial lembrar que acontecerão sempre coisas fora do nosso controlo. Estamos a enganar-nos se pensarmos que conseguiremos controlar tudo nos nossos projetos.
As pessoas são falíveis, e nós também. Uma das formas mais importantes de manter um controlo firme sobre um projeto é permanecer calmo perante o desconhecido e ter soluções para os problemas antes mesmo de surgirem, porque já pensámos neles e nos preparámos. Depois, definimos as expectativas sobre a forma como os membros da equipa, tanto do lado do cliente como das nossas equipas criativas, devem trabalhar no projeto, contribuir e compreender que o projeto pode evoluir de forma diferente do plano. Devemos estar preparados e garantir que todos têm consciência disso.

Ben Aston:

O que descreve são elementos básicos para acompanhar um projeto. Por vezes pode ser tentador sermos preguiçosos na reconciliação entre estimativas e valores reais e na manutenção de um processo sólido. Ter disciplina para executar relatórios e verificar se estamos no caminho certo é muito importante. Se não nos basearmos em dados, os projetos podem fugir ao controlo, sobretudo quando estamos sob pressão. Manter o dedo no pulso do projeto é essencial. Outro sinal de que estamos a fazer um bom trabalho, que mencionou, é a equipa querer mais de nós. Da última vez que falámos, era a única gestora de projetos da agência. Ainda é assim?

Lina Calin:

Penso que fizemos uma proposta a uma nova gestora de projetos que, esperamos, começará em breve.

Ben Aston:

Isso é uma grande responsabilidade. Provavelmente está a ouvi-la agora. Espero que saiba que recebeu uma proposta.

Lina Calin:

Sim.

Ben Aston:

Isso é bom, não é? Criou algo. Era a única gestora de projetos e agora as pessoas pensam: “Isto é uma boa ideia. Precisamos de mais Linas.” Estão a duplicar a equipa.

Lina Calin:

É verdade.

Ben Aston:

Isso é um bom trabalho.

Lina Calin:

É uma coisa excelente. No início pode ser difícil, quando começamos a demonstrar os benefícios da gestão de projetos. Queremos mais projetos e, pelo menos no meu caso, enquanto pessoa orientada para resultados e alguém que gosta de melhorar continuamente, queremos disponibilizar as competências que oferecemos a mais projetos. Antes de darmos por isso, estamos sobrecarregados. Isso pode criar efeitos secundários que não são ideais. Mas reconhecer desde cedo que a equipa quer mais de nós, mais gestão de projetos e mais projetos com gestão de projetos é importante. Isto aplica-se especialmente quando somos o único gestor de projetos. É um excelente sinal e significa que estamos a fazer bem o nosso trabalho e que demonstrámos o valor daquilo que fazemos.

Ben Aston:

Sem dúvida. A transição numa agência sem gestores de projetos, quando se começa a introduzir a gestão de projetos e depois se escala, é muito importante. No início, temos de criar espaço para nós próprios e perceber qual será o papel do gestor de projetos. Quando começamos a ter sucesso, rapidamente ficamos sobrecarregados. Recrutar cedo, provavelmente mais cedo do que pensamos, é muito importante. Caso contrário, a nossa eficácia diminui e as pessoas começam a pensar: “Acho que esta coisa da gestão de projetos não está a funcionar.” Como conselho prático, certifique-se de que recruta cedo.
A realidade é que o trabalho que fazemos é difícil. Só porque, por vezes, sentimos que estamos a fazer um mau trabalho, isso não significa necessariamente que o estejamos a fazer, nem reflete necessariamente a qualidade do nosso trabalho. Sermos colocados numa situação difícil ou sentirmos que está além das nossas capacidades não define o nosso valor. O que define o nosso valor são as coisas de que falámos: preocuparmo-nos com o trabalho e com os projetos, sermos úteis, sermos procurados para resolver problemas e mantermos os projetos sob controlo. A situação da Lina é um excelente exemplo: as pessoas querem mais dela. Esse é um bom sinal de que está a fazer um bom trabalho.
Lina, muito obrigado por se juntar a nós. Foi ótimo tê-la connosco.

Lina Calin:

Foi um prazer. Obrigada.

Ben Aston:

Se quiser contribuir para a conversa e tiver ideias sobre como sabe se está a fazer um bom trabalho, visite o Digital Project Manager, na secção da comunidade do site. Junte-se à nossa comunidade de membros e deixe também um comentário no artigo. Até à próxima. Obrigado por nos ouvir.