Como impedir que reuniões improdutivas bloqueiem bons projetos (com John Furneaux, da Hive)
Galen Low junta-se a John Furneaux, CEO e cofundador da Hive, para discutir o seu artigo recente sobre como manter as reuniões produtivas, colaborativas e claras, para que faça avançar o seu projeto todas as vezes.
Destaques da entrevista:
- John Furneaux é cofundador e CEO da Hive. Uma empresa orientada para a colaboração que desenvolveu uma ferramenta de gestão de projetos baseada em IA, utilizada por marcas como a Uber, a Starbucks, a WeWork, a IBM, entre outras. [0:23]
- Tem um mestrado em Matemática e Direito pela Universidade de Cambridge. Sabe pilotar um avião. Anda religiosamente de bicicleta por East Village e aprendeu a programar sozinho, especificamente para poder desenvolver o seu produto. [0:35]
- Alguns dizem que é um homem de força de vontade incomparável, outros dizem que é disruptivo, mas, acima de tudo, é um autoproclamado obcecado pelo trabalho em equipa e é extremamente apaixonado pela cultura de colaboração e pela gestão eficaz de reuniões. [0:45]
- Vão falar sobre o seu artigo recente no The Digital Project Manager, intitulado Como as reuniões más podem destruir um bom projeto, e explorar, de um modo geral, como podemos tornar as reuniões menos consumidoras de tempo e mais num motor de propulsão colaborativa para os nossos projetos. [0:56]
- John é obcecado pela psicologia humana e, mais especificamente, pela forma como os seres humanos trabalham em conjunto. Achou o Direito muito interessante porque nos ajuda a resolver conflitos entre pessoas. Também é obcecado pela forma como as ferramentas podem ajudar uma equipa a realizar mais em conjunto, no nível mais básico. [1:54]
- John viu O Gambito da Dama e interessa-se por xadrez.
- Na Hive, aspiram a não ser a pessoa no centro do palco. Aspiram a ser os homens e mulheres vestidos de preto, a garantir que tudo está pronto no palco para que os atores possam brilhar. [8:32]
- A Hive nunca lhe fará um gráfico bonito, essa é a sua função. A Hive pode garantir que este chega ao seu cliente sem problemas, que a respetiva aprovação é extremamente fácil e que nunca terá de dizer ao seu gestor que o fez, porque a Hive trata disso por si. [9:33]
Se fizermos o nosso trabalho corretamente, passará o máximo de tempo possível do seu dia a fazer aquilo de que gosta e em que é realmente talentoso.
John Furneaux
- O desafio com que a organização se debate atualmente é a cultura. [11:04]
- Dois exemplos de rituais importantes para a nossa cultura. O primeiro, John aprendeu-o com um homem chamado David Politis. Ele dirige uma empresa maravilhosa chamada BetterCloud. Chamam-lhes Manuais do Utilizador. [12:46]
- O segundo que fazem pessoalmente na Hive é algo chamado Happy Hive, à sexta-feira. Toda a empresa participa através do Zoom. [13:50]
- Um dos primeiros investidores da Hive é Michael Scott Owen, da Rembrandt Venture Partners. [15:07]
Nunca deve pensar: estamos todos a tentar ser iguais ou qual é a forma certa de fazer isto para toda a gente. Deve reconhecer o facto de que os seres humanos são máquinas e pessoas, e que são diferentes uns dos outros; para ter sucesso, tem de manter isso sempre presente.
JOHN FURNEAUX
- John não se apercebia da importância da reunião para uma gestão de projetos bem-sucedida. A razão pela qual isso se tornou tão evidentemente claro é que uma reunião no Zoom pode ser, de alguma forma, ainda pior do que presencialmente. [18:13]
- Pilares de uma boa reunião: o primeiro são os participantes. O segundo é o objetivo e o terceiro é saber se algo mudou no mundo. [22:13]
- As reuniões recorrentes são sempre as piores. Porque estas coisas são uma espécie de imortais. Simplesmente continuam a repetir-se. [23:40]
O objetivo da reunião é desbloquear itens do projeto. É preciso encontrar os elementos bloqueados e falar sobre como desbloqueá-los.
JOHN FURNEAUX
- Se uma reunião deve ser encarada como um mini projeto, então precisamos de planear, executar e rever. [26:08]
- Antes da reunião, há duas coisas fundamentais. Pode fazer tudo o resto mal, mas, se preparar corretamente a agenda e a lista de participantes, estará a fazer melhor do que 75% das pessoas que conduzem essa reunião. [26:31]
- Garantir que todas as pessoas na reunião têm oportunidade de contribuir. Uma técnica que John recomenda particularmente é chamar as pessoas pelo nome. [29:12]
- Agenda simples, lista de participantes simples, facilidade em registar a reunião, facilidade em recolher a opinião de todos, facilidade em mostrar-lha posteriormente e facilidade em garantir que todos fizeram aquilo que disseram que fariam — esses são os três pilares que a Hive está a tentar proporcionar. [30:30]
Os grupos tendem a ter um desempenho mais lento do que os indivíduos por si só.
JOHN FURNEAUX
- É importante que o trabalho preparatório seja concluído antes da reunião, para que, quando nos obrigamos a avançar ao ritmo do grupo inteiro, o façamos porque é necessário. [34:09]
- Segundo a experiência de John, o que funciona realmente bem é a ligeira pressão social de saber que aquilo que fez será apresentado perante toda a gente. [34:41]
- John trabalhou na Capgemini, uma empresa de consultoria no Reino Unido onde recebeu formação sobre como conduzir um projeto e realizar uma excelente reunião. Uma das áreas em que as pessoas da Capgemini são provavelmente ainda melhores é na condução de excelentes programas de implementação e na reunião de factos para reuniões eficazes. [44:25]
- No que diz respeito à colaboração, John acredita que, se analisarmos os estudos de produtividade dos EUA do Bureau of Labor Statistics, verificamos que, na realidade, foram registados pouquíssimos ganhos desde aproximadamente 1953, no período pós-guerra. E John acreditava que uma das razões para isso era, na verdade, a colaboração estar a causar demasiadas interrupções. [48:32]
Biografia do convidado:
John Furneaux lidera a Hive como diretor executivo e cofundador. Obteve o mestrado em Matemática e Direito pela Universidade de Cambridge e é um piloto e ciclista entusiasta. Iniciou a sua carreira como consultor de estratégia para empresas da Fortune 500, onde se apercebeu dos sérios desafios que as equipas enfrentavam ao tentar trabalhar em conjunto de forma eficaz. Isso foi o catalisador para uma especialização profissional de longa duração nas ferramentas que as equipas utilizam para alcançar os seus objetivos de forma produtiva. Depois de liderar a implementação nacional do Sharepoint para o Departamento de Educação do Reino Unido, John deixou o mundo da consultoria para se juntar à Huddle, uma pequena plataforma de colaboração do Reino Unido, como décimo segundo funcionário.
Começando na linha da frente, John ascendeu à liderança da área de Sucesso Global do Cliente, criando uma grande equipa de especialistas nos EUA e no Reino Unido, enquanto a Huddle crescia através da Série D até se tornar a maior plataforma de colaboração da Europa. Aproveitando uma enorme oportunidade adjacente no espaço da colaboração entre equipas, John aprendeu a programar sozinho e criou a primeira versão da Hive, um centro de colaboração e ferramenta de gestão de projetos, em 2015. A Hive cresceu entretanto até se tornar numa empresa com mais de 50 funcionários nos EUA e vários outros no estrangeiro, contando com uma carteira de clientes que inclui a Starbucks, a Google, a EA e a Toyota.
Uma reunião bem conduzida será mais eficaz, independentemente de a sua cultura já ser boa ou má.
JOHN FURNEAUX
Recursos deste episódio:
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- Artigo que explica como realizar reuniões de lançamento de projetos: o guia definitivo
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