O que é a gestão de programas?
Sabia que o recorde mundial de malabarismo com três bolas é de 12 horas? Bem, se está a gerir vários projetos, talvez sinta que merece o recorde mundial de malabarismo. E, honestamente, talvez tenha razão. A gestão de programas é uma tarefa difícil que exige que acompanhe todos os detalhes, garantindo simultaneamente que a visão geral se mantém no bom caminho.
Então, o que é a gestão de programas e como pode cuidar de vários projetos individuais sem perder a cabeça? Consulte a nossa análise da gestão de programas e de projetos para saber como otimizar e dar prioridade aos objetivos da sua empresa, garantindo que todas as metas dos seus projetos são alcançadas.
O que significa a gestão de programas?
Em termos simples, a gestão de programas é a prática de gerir um "programa" ou um conjunto de vários projetos relacionados que trabalham em conjunto para criar impacto numa iniciativa estratégica.
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Gestão de programas vs. gestão de projetos
A gestão de programas e a gestão de projetos são frequentemente confundidas, mas, na realidade, não são a mesma coisa. A gestão de programas centra-se no processo geral de conduzir um projeto específico até à sua conclusão, ajudando a equipa a alcançar os objetivos empresariais. Geralmente, envolve também a gestão de vários projetos que estão ligados através de várias iniciativas estratégicas.
A gestão de projetos centra-se mais num âmbito específico com um resultado definido. Pode estar a gerir um projeto durante anos, mantendo-se o foco principal inalterado, enquanto faz avançar um programa maior através de entregas, estratégia e planeamento. Os gestores de projetos fazem muitas das coisas que os gestores de programas fazem, incluindo a gestão de riscos e a alocação de recursos, mas a uma escala menor.
Leia aqui sobre as diferenças entre a função de gestor de projetos e a função de gestor de programas.
Outros tipos de gestão
A gestão de programas e a gestão de projetos não são as únicas partes de uma hierarquia de gestão estratégica saudável. Poderá também deparar-se com a gestão de portefólios de projetos, a gestão de produtos e a gestão do trabalho — todas elas devem funcionar em conjunto de forma harmoniosa para garantir o sucesso do programa global.
Visão geral da gestão de programas
Desenvolver um processo de gestão de programas pode ser assustador devido às muitas funções e responsabilidades que é necessário ter em conta. No entanto, dependendo do estilo e do processo da sua organização, poderá não ser necessário incorporar todas estas funções na sua estratégia empresarial para garantir o sucesso de um programa. Eis algumas das funções que poderá considerar preencher.
Gestor de programas
Esta é a função responsável pela vida, pelo universo e por tudo o que está relacionado com os objetivos do seu programa. Deve verificar frequentemente o trabalho das equipas de projeto e confirmar que este continua alinhado com o roteiro estratégico global. Um gestor de programas bem-sucedido deve:
- Gerir as expectativas tanto dos níveis inferiores como dos superiores
- Garantir uma tomada de decisões coerente em relação a todos os objetivos do programa
- Acompanhar métricas para mitigar riscos e identificar oportunidades de crescimento
- Criar planos de gestão de recursos para todo o programa
- Medir os custos e os recursos em tempo real
- Garantir que os membros da equipa estão alinhados com o apoio da direção
Se está preocupado com o desenvolvimento de uma equipa competente para o gabinete de gestão de programas, pode explorar certificações de gestão de programas ou certificações de gestão de projetos, incluindo as do Project Management Institute (PMI).
Patrocinador
Esta função é desempenhada pelo membro mais sénior da organização do programa. Um patrocinador tem de aprovar e autorizar partes fundamentais de qualquer programa, incluindo entregas, financiamento e outros casos de negócio relevantes. Trabalhará também em estreita colaboração com o Responsável Sénior.
Responsável sénior (SRO)
O SRO é responsável por tomar algumas decisões em nome do Patrocinador. Deve também garantir que o programa está a cumprir os seus objetivos, mantendo o alinhamento estratégico entre o programa e as partes interessadas da organização. Poderá acompanhar o progresso e os marcos, comunicar os objetivos estratégicos e gerir a gestão da mudança nos níveis inferiores, conforme necessário.
Gestor de Mudança Empresarial (BCM)
Outra função na gestão de programas é a do BCM — a pessoa responsável por desenvolver e executar os planos. O seu objetivo é garantir que todo o planeamento estratégico para objetivos de curto e longo prazo acrescenta valor mensurável à organização. Enquanto os gestores de programas e os SROs trabalham em conjunto para definir os resultados de um programa, o BCM precisa de garantir que esses resultados são utilizados.
Benefícios da gestão de programas
Com uma gestão de programas eficaz, o seu fluxo de trabalho e a sua metodologia irão certamente melhorar. Uma gestão de programas de qualidade pode ajudá-lo a ligar projetos, identificando e avaliando interdependências para um melhor alinhamento com os objetivos empresariais. Poderá reunir projetos paralelos para obter maior coesão e uma estratégia melhor.
A gestão de programas também proporciona uma análise global da afetação de recursos, permitindo-lhe identificar e eliminar redundâncias. Por fim, a gestão de programas disponibiliza as ferramentas necessárias para alinhar riscos e oportunidades em várias áreas da empresa, através de uma visão mais abrangente dos diferentes projetos.
Otimizar a gestão de programas
Uma das melhores formas de garantir que a gestão de programas funciona com a maior eficiência possível é utilizar software de gestão de programas. Pode explorar ferramentas de produtividade pessoal, bem como software colaborativo, para ajudar no planeamento e agendamento de projetos, orçamentação, gestão de projetos e portefólios, documentação e previsão de tendências.
Com painéis partilhados, análises e até modelos, o software e as aplicações de gestão de programas ajudam a manter tudo organizado e permitem que a sua equipa trabalhe mais rapidamente. Existem também várias modalidades de preços e opções de escalabilidade para responder às suas necessidades.
Tipos de software de gestão de programas & projetos
Existem muitos tipos de software de gestão de programas que podem ajudá-lo a otimizar o seu trabalho, incluindo ferramentas de mensagens instantâneas internas, armazenamento numa base de conhecimento, reuniões por vídeo e partilha de ficheiros. Alguns softwares de gestão de programas reúnem até todas estas ferramentas numa só solução, para fornecer serviços mais abrangentes, como o ClickUp, o Microsoft SharePoint, o Basecamp e o Wrike.
Com uma solução de gestão mais abrangente, pode criar um painel que apresenta todos os projetos na sua fase atual, facilitando o acesso a todos os detalhes. Poderá gerir tudo de forma mais eficaz graças aos resumos dos projetos, às linhas cronológicas e aos comentários em cada fase.
A gestão de programas é adequada para si?
Consoante os objetivos, a dimensão e o orçamento da sua empresa, poderá concluir que a gestão de programas é essencial para dar prioridade ao pensamento estratégico, em vez de respostas reativas. Com uma visão de longo prazo sobre a direção e os objetivos da empresa, é possível orientar projetos mais pequenos para uma conclusão a curto prazo, de formas que continuam a contribuir para objetivos empresariais mais amplos.
Quer aprofundar o tema? Comece por esta lista de livros sobre gestão de programas.
