O responsável de produto da Salesforce que está a reescrever a forma como as equipas empresariais utilizam a IA na execução de projetos
Brian Galardo, Gestor de Programas e Projetos na Salesforce, partilha como a IA está a transformar a execução de projetos — não substituindo o discernimento humano, mas através de fluxos de trabalho práticos que levam as equipas da experimentação à adoção efetiva.
Brian Galardo
Gestor de Programas e Projetos
Iniciativas multifuncionais: Brian Galardo salienta a importância da colaboração entre equipas para uma execução eficaz dos projetos e para a eficiência operacional.
Integração da IA: A IA ajuda a simplificar a gestão de projetos ao automatizar tarefas rotineiras e melhorar as capacidades de tomada de decisões.
Processos estruturados: A implementação de sistemas estruturados de receção minimiza os mal-entendidos e melhora a clareza entre as equipas de negócio e técnicas.
Eficiência operacional: As ferramentas de IA reduzem a necessidade de acompanhamento manual, permitindo a colaboração em tempo real e o alinhamento contínuo entre as equipas.
Futuro da gestão de projetos: A gestão de projetos está a evoluir do acompanhamento de tarefas para a estruturação de decisões, dando prioridade à clareza em vez da mera atividade.
Brian Galardo é Gestor de Programas e Projetos de Operações de Receita na Salesforce, onde lidera iniciativas multifuncionais nas áreas de faturação, cobranças e autosserviço do cliente. Concebeu estruturas de governação para avaliar casos de utilização de IA e agentes, colaborou com a liderança para alinhar iniciativas de inovação com prioridades estratégicas e liderou programas que melhoram a eficiência operacional em sistemas empresariais e equipas de negócio.
Falámos com Brian sobre a evolução da execução de projetos e sobre a forma como está a liderar este processo com IA. Eis o que nos disse.
Como as iniciativas multifuncionais melhoram a execução de projetos
Sou Gestor de Programas e Projetos de Operações de Receita na Salesforce. A minha função situa-se entre a estratégia empresarial e a implementação de sistemas, ajudando as equipas a definir claramente o problema e a chegar a uma decisão que todos compreendam e apoiem. Sou um líder de transformação focado em ajudar as organizações a passar da experimentação com IA para uma adoção empresarial escalável. Na Salesforce, lidero iniciativas multifuncionais que exploram e implementam soluções baseadas em IA nas operações de RevOps e Finanças.
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O meu trabalho situa-se na interseção entre a estratégia de IA, a governação e a transformação operacional, ajudando as equipas a identificar oportunidades de grande impacto para melhorar a eficiência, automatizar fluxos de trabalho e melhorar a tomada de decisões.
A minha experiência abrange a cadeia de abastecimento, as operações e a liderança de programas empresariais, proporcionando-me uma perspetiva prática sobre a forma como a tecnologia e a IA podem transformar processos do mundo real. Acredito que as iniciativas de IA mais bem-sucedidas combinam uma governação sólida, valor empresarial mensurável e uma gestão da mudança ponderada, para garantir a adoção em toda a organização.
Como a IA transforma as tarefas nas funções de execução de projetos
A IA reduziu o tempo que passo a escrever atualizações, resumos e planos iniciais. Agora passo mais tempo a validar pressupostos, a preparar decisões e a alinhar as partes interessadas desde o início. O trabalho passou do acompanhamento do progresso para a definição da direção.
Utilizo a IA para tratar da primeira versão de tudo o que normalmente me faria perder tempo. Depois de uma reunião, introduzo notas preliminares ou uma transcrição e peço à IA que as transforme num resumo claro, com decisões, riscos e próximos passos. Também utilizo a IA para testar rigorosamente os planos, pedindo-lhe que identifique falhas nos pressupostos ou apresente casos-limite antes de levar algo às partes interessadas.
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A configuração não é excessivamente complexa. Criei alguns comandos e modelos reutilizáveis que correspondem à forma como conduzo os projetos e reutilizo-os de forma consistente. Tem menos que ver com a própria ferramenta e mais com a existência de uma estrutura clara para a apresentação das informações, o que me permite avançar mais rapidamente sem perder qualidade.
Porque é que a receção estruturada melhora a eficiência operacional
Introduzimos um processo estruturado de receção e definição de prioridades para pedidos operacionais em várias equipas financeiras. Categorizávamos, resumíamos e preparávamos os pedidos antes da análise, para que as reuniões se concentrassem nas decisões em vez de nos esclarecimentos. O tempo de análise diminuiu significativamente e o retrabalho reduziu-se, porque as expectativas eram mais claras desde o início. O verdadeiro ganho foi a redução dos mal-entendidos entre as equipas de negócio e técnicas.
Desenvolvemos este processo utilizando um fluxo de trabalho do Slack para a receção, um registo partilhado e IA para uniformizar a forma como os pedidos eram apresentados. Cada pedido tinha de ser submetido através de um formulário estruturado com campos obrigatórios, como a descrição do problema, os utilizadores afetados e a urgência. Depois, utilizávamos a IA para resumir o pedido, destacar lacunas e assinalar potenciais riscos antes de este chegar a uma reunião de análise.
Passo a passo, funcionava assim: os pedidos eram submetidos no Slack e depois encaminhados para um registo centralizado. A partir daí, a IA gerava um resumo claro e identificava o contexto em falta; em seguida, os responsáveis de negócio e técnicos analisavam-nos de forma assíncrona antes da reunião. Quando chegávamos à reunião, estávamos a escolher o que fazer, não a tentar perceber sequer o significado do pedido.
Reduzimos as reuniões de revisão aproximadamente para metade e observámos uma diminuição notória das trocas de mensagens após as decisões. Estimaria que o retrabalho diminuiu pelo menos 30-40%, porque os requisitos ficaram mais claros desde o início. Também reduziu o número de reuniões de acompanhamento, o que foi provavelmente a maior melhoria na qualidade de vida da equipa.
Reduzimos as reuniões de revisão aproximadamente para metade e observámos uma diminuição notória das trocas de mensagens após as decisões. Estimaria que o retrabalho diminuiu pelo menos 30-40%
Como os responsáveis pelos projetos podem otimizar a integração da IA
A IA não resolve processos desorganizados. Põe-nos em evidência. Quando os objetivos e as responsabilidades são claros, ajuda bastante. Quando não são, cria confusão mais rapidamente. Os responsáveis pela entrega de projetos precisam de acertar o essencial antes de introduzir a IA no processo. Isso significa definir claramente as responsabilidades, ter uma declaração do problema do projeto bem definida e chegar a acordo sobre o que constitui um bom resultado. Se estes elementos não estiverem assegurados, a IA limita-se a acelerar o ruído.
A IA não resolve processos desorganizados. Põe-nos em evidência. Quando os objetivos e as responsabilidades são claros, ajuda bastante. Quando não são, cria confusão mais rapidamente.
Na prática, certifico-me de que cada tarefa tem um responsável claro, uma definição simples de sucesso e uma forma estruturada de registar os dados antes de automatizar o que quer que seja. Assim que essa base está criada, a IA acrescenta valor em vez de criar mais confusão.
Os resumos, a elaboração de documentação e a triagem de pedidos funcionam bem com a automatização porque seguem padrões. A definição de prioridades, a resolução de conflitos e a adoção de mudanças continuam a depender do discernimento humano. As pessoas alinham-se com outras pessoas, não com resultados.
Porque são as ferramentas de IA fundamentais nas atuais arquiteturas tecnológicas
As nossas ferramentas principais incluem o Slack, as ferramentas da plataforma Salesforce, quadros brancos colaborativos (LucidSpark), formulários estruturados de recolha de dados e agentes de IA para elaboração de conteúdos e análise. A IA apoia a criação de resumos, as comunicações e a identificação precoce de riscos. Ao longo do último ano, reduzimos o uso de ferramentas de acompanhamento estáticas e passámos a utilizar um contexto partilhado em tempo real. A redução das transferências manuais foi determinante para esta melhoria.
Utilizo sobretudo ferramentas de IA como o Gemini e fluxos de trabalho nativos do Slack, bem como ferramentas da Salesforce, como o Agentforce, para casos de utilização mais estruturados. Não estou a criar agentes complexos de raiz. Na sua maioria, são configurações baseadas em instruções e fluxos de trabalho simples que tratam dos resumos, redigem comunicações e assinalam riscos iniciais com base nos dados que já recolhemos.
Não estou a criar agentes complexos de raiz. Na sua maioria, são configurações baseadas em instruções e fluxos de trabalho simples que tratam dos resumos, redigem comunicações e assinalam riscos iniciais com base nos dados que já recolhemos.
Por exemplo, depois das reuniões, utilizo o Gemini para transformar notas ou transcrições num resumo estruturado com decisões e próximos passos. No Slack, os fluxos de trabalho tratam da recolha de pedidos e encaminham-nos para um sistema de acompanhamento partilhado, onde a IA ajuda a uniformizar a forma como cada pedido é apresentado. O Agentforce é utilizado sobretudo no lado da Salesforce, quando interligamos dados e fluxos de trabalho em grande escala.
Deixámos de utilizar apresentações de estado estáticas e folhas de cálculo atualizadas semanalmente. Em vez disso, tudo está disponível em espaços partilhados, como o Slack Canvas, sistemas de acompanhamento e vistas da lista de pendências, com atualizações contínuas. Isto significa que qualquer pessoa pode consultar o estado atual do trabalho, as decisões e os riscos sem ter de esperar por uma reunião ou relatório. Reduziu a necessidade de reuniões de acompanhamento do estado e tornou o alinhamento mais contínuo, em vez de periódico.
Qualquer pessoa pode consultar o estado atual do trabalho, as decisões e os riscos sem ter de esperar por uma reunião ou relatório.
Substituímos os grandes planos de projeto por listas de pendências partilhadas, telas e registos de decisões. As equipas interagem diretamente com o trabalho, em vez de esperarem por atualizações de estado. Fizemos a transição gradualmente, eliminando documentos que ninguém consultava. A adoção aconteceu porque o processo parecia mais simples.
Como a IA reformula os principais rituais de entrega
Agora começamos com várias interpretações do problema para testar os pressupostos desde cedo. As reuniões centram-se nas decisões, uma vez que preparamos o contexto antecipadamente. Validamos mais cedo porque os riscos surgem mais cedo. Monitorizamos menos a execução e confirmamos mais a compreensão.
Monitorizamos menos a execução e confirmamos mais a compreensão.
Geramos essas interpretações ao introduzir a formulação inicial do problema na IA para produzir várias perspetivas. Por exemplo, peço-lhe que enquadre o pedido de uma perspetiva empresarial, técnica e do cliente, ou que indique o que poderia correr mal se interpretássemos incorretamente o pedido. Não se trata de confiar no resultado; trata-se de identificar rapidamente pressupostos que poderíamos não ter explicitado por nós próprios.
Depois, levamos esses pressupostos para as primeiras conversas com as partes interessadas para validar o âmbito antes de nos comprometermos com qualquer coisa. Em vez de perguntarmos “Isto parece correto?”, perguntamos “Qual destas opções é a mais próxima e o que nos está a faltar?”. Isto transfere a discussão do consenso para a clareza. Ajuda-nos a detetar lacunas mais cedo, reduzindo o retrabalho e mantendo a execução mais focada quando o trabalho começa.
Como agilizar a entrega com fluxos de trabalho orientados por IA
Estamos a experimentar a triagem automatizada de pedidos e o encaminhamento das comunicações. Focámo-nos em áreas onde os atrasos resultavam de uma responsabilidade pouco clara, e não do esforço técnico. Os primeiros resultados mostram menos escalamentos e mais decisões assíncronas.
Começámos pela triagem dos pedidos porque era aí que ocorria a maior parte da confusão. Os pedidos chegavam através de diferentes canais, a responsabilidade era muitas vezes pouco clara e as equipas perdiam tempo a tentar perceber quem os deveria analisar. Criámos um fluxo de pedidos baseado no Slack, no qual cada pedido segue uma estrutura consistente, e depois utilizámos a IA para o resumir, assinalar informações em falta e sugerir para onde o encaminhar.
A partir daí, enviamos automaticamente os pedidos para um sistema de acompanhamento partilhado e atribuímo-los ao grupo certo com base no tipo e no impacto. Também melhorámos o encaminhamento das comunicações; as atualizações ocorrem agora em tópicos ou canais consistentes, em vez de ficarem dispersas por várias mensagens. O processo ainda está a evoluir, mas temos tido menos conversas sobre “quem é responsável por isto” e mais decisões tomadas de forma assíncrona antes das reuniões.
O processo ainda está a evoluir, mas temos tido menos conversas sobre “quem é responsável por isto” e mais decisões tomadas de forma assíncrona antes das reuniões.
Porque a estruturação de decisões é o futuro da gestão de projetos
A gestão de projetos afastar-se-á do acompanhamento de tarefas e avançará no sentido da estruturação de decisões. Os custos de coordenação diminuirão, enquanto as competências de alinhamento se tornarão mais importantes. A função tornar-se-á mais estratégica do que administrativa.
O meu conselho para os líderes de entrega é melhorarem o processo antes de lhe acrescentarem automatização. A clareza relativamente às responsabilidades e às expectativas é mais importante do que a rapidez. Quando existe clareza, a eficiência surge naturalmente. Deixem de escrever documentos apenas para mostrar atividade. Criem fluxos de trabalho em que o progresso seja visível sem necessidade de explicações.
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