O que é um projeto? Características, tipos e exemplos
É uma palavra simples, mas nem sempre é bem compreendida no mundo empresarial. A palavra «projeto» tem um significado específico quando se gerem projetos.
Se é um novo gestor de projetos, compreender o que é um projeto, as suas características, valores e fases garante que consegue definir corretamente os projetos, estabelecer expectativas realistas para as partes interessadas e posicionar as suas equipas para o sucesso do projeto.
O que é um projeto? Definição básica de projeto
Um projeto é um empreendimento temporário com uma data de início e de fim definidas. É uma iniciativa com um produto ou serviço único, que tem metas e objetivos específicos a cumprir por um gestor de projetos e pela sua equipa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
As equipas de projeto seguem estruturas ou metodologias específicas, como o Conjunto de Conhecimentos de Gestão de Projetos (PMBOK) do Project Management Institute (PMI), para cumprir as tarefas, os marcos e os objetivos do projeto.
Os projetos são geridos da melhor forma através de software de gestão de projetos.
O que não é um projeto?
Os projetos não são tarefas contínuas ou repetitivas sem um calendário definido. Os seus objetivos não mudam continuamente. As operações diárias e os processos contínuos, como os seguintes, não são considerados projetos:
- Gerir processos de fabrico
- Funções administrativas
- Liderar equipas operacionais
- Atividades repetitivas de marketing e vendas
Características de um projeto
Os projetos têm alguns elementos ou características comuns pelos quais os gestores de projetos são responsáveis ao longo do ciclo de vida do projeto.
Um gestor de projetos deve identificar, analisar, documentar e comunicar estas características às partes interessadas, incluindo as equipas de projeto. Isto garantirá que todos estão alinhados e ajudará a preparar as equipas de projeto para concluírem o trabalho dentro do âmbito do projeto.
Restrições
As restrições do projeto não limitam as opções de uma equipa. Servem de motivação para se tornar mais criativa e expandir as suas capacidades em busca de maiores realizações.
(É assim que vejo as restrições, pelo menos).
Aceitar que as restrições do projeto surgirão, quer estejam relacionadas com recursos, partes interessadas, orçamento, metas, objetivos ou cronogramas, é essencial. As potenciais restrições exigem atenção imediata, porque uma característica terá inevitavelmente um efeito dominó.
Também são necessárias estratégias de gestão de riscos, como criar planos de contingência para situações de escassez de recursos ou opções alternativas quando as restrições possam pôr em risco qualquer característica ou aspeto do seu projeto.
É aqui que a sua experiência e formação como gestor de projetos podem distingui-lo como um líder eficaz. Identificar as restrições no início do projeto e criar estratégias inovadoras para reduzir potenciais problemas pode colocá-lo, a si e à sua equipa, no caminho para alcançar um projeto bem-sucedido e um retorno sólido do investimento (ROI) para os clientes.
Recursos
Os recursos do projeto (recursos humanos) podem ser dos mais difíceis de gerir devido ao seu impacto em todos os aspetos de uma gestão de projetos eficiente. Influenciam tudo, desde a colaboração e a comunicação até ao cronograma e à qualidade dos projetos. Ter os recursos certos quando são necessários é fundamental para cumprir com sucesso as dependências.
Exemplo:
Por exemplo, se uma empresa tiver uma elevada rotatividade de funcionários no seu departamento de marketing de produto e dificuldade em contratar novos membros para a equipa, isso prejudica gravemente os planos para lançar e promover um novo produto, mesmo que os outros departamentos tenham pessoal suficiente, sejam competentes e estejam prontos para avançar.
Como gestor de projetos, precisará das ferramentas de gestão de projetos adequadas para planear, atribuir e acompanhar recursos, de modo a identificar rapidamente potenciais lacunas de recursos e fazer ajustes antes de estas se tornarem problemáticas.
Partes interessadas
As partes interessadas num projeto podem ser quaisquer pessoas afetadas por um projeto ou que afetem as metas ou o resultado pretendido de um projeto.
Eis apenas alguns exemplos:
- Clientes
- Patrocinadores do projeto
- Membros da equipa do projeto
- Departamentos funcionais internos
- Grupos ou indivíduos externos (entidades governamentais, jurídicas ou legislativas)
Quer sejam internas ou externas, as partes interessadas devem estar alinhadas e atualizadas sobre o progresso. O gestor de projeto é responsável por assegurar uma comunicação atempada, clara e precisa com todas as partes interessadas.
Orçamento
Obter a aprovação do orçamento do projeto é o ponto de decisão. A aprovação inicial é apenas o começo. Muitos projetos com orçamentos aprovados e suficientes ficaram em risco quando as condições económicas ou outras se alteraram.
Exemplo:
Imaginemos que está a abrir um restaurante. Tem tudo preparado para abrir as portas — ou assim pensava. O seu chefe de cozinha desistiu subitamente devido a alterações nos fatores económicos que provocaram reduções salariais. Não tem a possibilidade de obter fundos adicionais. A falta de uma contingência irá atrasar o calendário de abertura do restaurante.
Enquanto gestor de projeto, deve monitorizar e controlar as despesas do projeto em relação aos orçamentos, calcular os riscos potenciais e criar estratégias de gestão de riscos. É útil manter um contacto próximo com os patrocinadores do projeto relativamente à possibilidade de alterações no orçamento. Isto é especialmente importante no caso de projetos de capital, nos quais um fator fundamental do projeto é o seu elevado custo.
Metas & Objetivos
As metas e os objetivos do projeto devem manter-se como a estrela-guia. Mas o que acontece quando essa estrela-guia muda? Os fatores internos e externos colocam desafios e riscos que afetam os objetivos do projeto, e os clientes também podem solicitar alterações às metas.
Acompanhar as muitas componentes e elementos variáveis de um projeto pode ser complexo e até assustador. Gerir esta situação e os riscos potenciais requer software e ferramentas abrangentes de gestão de projetos, capazes de reunir tudo num só lugar.
Quando as metas ou os objetivos mudam, o projeto deve ser reavaliado e é necessária uma alteração do âmbito para garantir o sucesso da equipa.
Calendário
Para ser considerado um projeto no verdadeiro sentido da palavra, deve ter um período de tempo definido. Deve apresentar todas as tarefas necessárias e um calendário do projeto que indique a linha de base, a duração de cada tarefa, o marco e o recurso atribuído à mesma. Os gestores de projeto utilizam normalmente ferramentas como os gráficos de Gantt para acompanhar os calendários dos projetos.
É como utilizar um Sistema de Posicionamento Global (GPS) enquanto conduz até ao destino pretendido. O GPS deve indicar quanto tempo demorará a chegar ao destino e mostrar todas as paragens (tarefas) que precisa de fazer, bem como as localidades, estações de serviço e restaurantes (recursos) disponíveis para o ajudar a chegar em segurança e a horas.
Exemplo:
Um construtor de casas prometeu a vários clientes que as respetivas casas estariam prontas dentro de dez meses. À medida que o prazo se aproxima, os atrasos dos trabalhos de cobertura prolongaram o calendário, impossibilitando a entrega atempada das casas concluídas aos clientes.
O que poderia ter sido feito para evitar esta situação? Como parte da estratégia de gestão de riscos, o gestor de projeto poderia ter criado uma margem no calendário original para garantir que isto não acontecesse. Uma vez que isso não aconteceu, a melhor solução é procurar outro profissional para os trabalhos de cobertura, de modo a manter tudo no bom caminho, ser honesto com o cliente e discutir as opções.
Todas as características do projeto desempenham um papel fundamental no resultado final. Nenhuma é mais importante do que as outras, porque cada uma pode fazer descarrilar um projeto se estiver ausente ou não lhe for atribuído o devido peso.
Tipos de projetos & exemplos de projetos
Muitos gestores de projeto lideraram vários tipos de projetos. Estes são exemplos mais comuns de projetos dos quais poderá ter ouvido falar ou em que poderá ter trabalhado.
Alguns exemplos comuns de projetos incluem:
- Projetos de fabrico: Fabrico de um equipamento especializado
- Projetos de TI ou desenvolvimento de software: Configuração de uma infraestrutura de TI ou conceção de uma aplicação
- Projetos empresariais: Uma fusão ou aquisição
- Projetos de construção: Conceção e construção de um edifício ou de uma casa
- Projetos de eventos: Planeamento e realização de uma conferência, do lançamento de um produto ou até de um evento pessoal, como um casamento
Existem outros tipos de projetos — a chave para se enquadrarem na definição formal de projeto.
Agora, vamos abordar as fases de um projeto que garantem o bom funcionamento dos processos de gestão de projetos.
Fases do projeto
Independentemente do tipo de projeto, o guia PMBOK do PMI define cinco etapas distintas da gestão de projetos que orientam o trabalho das equipas de projeto. Vamos analisar cada uma delas.
Fase 1: Iniciação
Antes de poder planear um projeto, a organização desenvolve uma justificação comercial para explicar por que motivo o projeto é necessário e quais são os seus objetivos. Esta é a fase de iniciação do projeto, na qual o projeto tem de ser aprovado, orçamentado e definido ao nível organizacional.
Fase 2: Planeamento
Nesta fase, o gestor de projeto desenvolve um plano de gestão de projetos que descreve as características do projeto e o trabalho a realizar. O patrocinador do projeto tem de aprovar o plano do projeto antes de este poder ser executado.
Fase 3: Execução
A fase de execução do projeto é aquela em que as equipas de projeto realizam o trabalho necessário para cumprir as metas e os objetivos do projeto definidos no plano do projeto. Normalmente, as equipas de projeto utilizam uma metodologia de gestão de projetos, como a gestão ágil de projetos. Outras metodologias comuns incluem o modelo em cascata, o Scrum e o Six Sigma.
Também aproveitam o poder do software de gestão de projetos para manter as equipas e as partes interessadas alinhadas, monitorizar o progresso do projeto e concluir os projetos dentro do âmbito definido.
Fase 4: Monitorização e controlo
Ao longo do ciclo de vida da gestão de projetos, o gestor de projeto garante que as atividades concluídas do projeto estão alinhadas com o plano. Também analisa e identifica desvios, implementa controlos do projeto para manter o âmbito, o calendário e o orçamento, comunica com as partes interessadas e faz ajustes conforme necessário.
Fase 5: Encerramento
Nesta última fase, o projeto é oficialmente encerrado. As equipas de projeto passam por um processo de análise final, no qual analisam e discutem o desenrolar do projeto e documentam os seus resultados e as lições aprendidas, de modo a melhorar projetos futuros.
O valor da gestão de projetos
Ben Aston, fundador do The Digital Project Manager, afirma: "A gestão de projetos une clientes e equipas, cria um plano para uma entrega dentro do prazo e do orçamento e coloca as partes interessadas em sintonia." Não poderia estar mais de acordo.
Mas não é tudo. Partilha pelo menos uma dúzia de outros benefícios no que diz respeito ao ROI da gestão de projetos para empresas de todas as dimensões e em todos os setores.
Eis apenas alguns:
- Resultados de projeto mais impactantes
- Entrega dentro do prazo e do orçamento
- Gestão eficiente de recursos
- Aprendizagem e melhoria contínuas
- Maior alinhamento e controlo da equipa
- Entregáveis consistentes e de elevada qualidade
A minha opinião? O objetivo de um projeto é concretizar uma meta ou um objetivo de valor. A necessidade de um projeto depende da sua viabilidade, o que significa que deve ser estratégico ao longo de todo o seu ciclo de vida para ser verdadeiramente benéfico.
Não se trata de cumprir etapas ou fases para concluir o projeto dentro do prazo e do orçamento. A gestão de projetos e os gestores de projeto têm de ser estratégicos para causar o maior impacto possível — é uma mentalidade.
A diferença entre gerir projetos de forma meramente operacional e gerir projetos estrategicamente exige o estabelecimento de ligações claras entre os projetos e os objetivos estratégicos de uma empresa.
Quer esteja a trabalhar num único projeto ou em vários projetos, estes não devem funcionar em silos. Trata-se de alinhar todas as metas e objetivos dos projetos com as metas e os objetivos de toda a empresa. Tendo isto em mente, cada projeto pode proporcionar um ROI mais significativo.
E agora?
Se estiver interessado em tornar-se gestor de projetos, consulte o nosso curso de formação para gestores de projetos digitais, Dominar a Gestão de Projetos Digitais. Abrange todo o ciclo de vida do projeto, do início ao fim, bem como as metodologias de projeto mais comuns, e inclui acesso a vários modelos para documentação importante do projeto.
