O Que É o Mapeamento de Dependências de um Projeto & Como Fazê-lo em 5 Passos
O mapeamento de dependências (juntamente com o software de gestão de projetos adequado) ajuda a identificar conflitos entre tarefas, estrangulamentos e riscos de sequenciação antes de estes atrasarem a entrega ou o seu cronograma. Vou explicar como criar um mapa de dependências, identificar relações, escolher as ferramentas adequadas e manter os projetos em andamento quando as prioridades, aprovações ou recursos sofrem alterações.
O que é o mapeamento de dependências de um projeto?
O mapeamento de dependências de um projeto é o processo de identificar as dependências entre as tarefas do projeto e criar uma representação visual da forma como estas se relacionam entre si.
O seu mapa de dependências mostra a relação entre as tarefas, para que as partes interessadas as possam compreender e para que consiga ver onde é mais provável que ocorram estrangulamentos no projeto.
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Eis um exemplo de uma dependência de projeto: se estiver a montar um novo estúdio de design, precisa de encomendar computadores antes de os poder configurar. Também precisa de encomendar qualquer software necessário antes de o instalar nas novas máquinas. Não pode executar estas tarefas fora de ordem — ter os computadores é uma dependência para instalar o software.
O que incluir num mapa de dependências de um projeto
Eis o que precisa de incluir no seu mapa de dependências:
Nós e setas
Cada nó (por vezes designado por elemento) corresponde a uma única tarefa do seu projeto. Num projeto de um website, por exemplo, os nós são as etapas: conceber cada modelo de página, adicionar conteúdo e instalar cada plug-in. Num projeto maior, poderá ter centenas de nós.
Utilizará setas para mostrar a relação entre os nós. As setas mostram direcionalmente a ordem das tarefas que precisam de ser concluídas.
Tipos de dependências
As setas num mapa de dependências são utilizadas para mostrar diferentes tipos de dependências de projeto. Estes incluem:
- Fim para início: Numa dependência de fim para início, a tarefa dependente não pode começar até que a tarefa da qual depende tenha sido concluída. No nosso exemplo anterior, os computadores precisam de ser entregues antes de poderem ser configurados.
- Início para início: A tarefa dependente pode começar ao mesmo tempo que a tarefa da qual depende. Para continuar o nosso exemplo de projeto de configuração de computadores novos, pode começar a instalar o software ao mesmo tempo que começa a configurar os computadores.
- Fim para fim: A tarefa em questão só pode ser considerada concluída quando a tarefa da qual depende também estiver concluída. Por exemplo, num projeto de um website, o conteúdo só pode ser marcado como concluído quando for aprovado.
- Início para fim: A tarefa dependente pode terminar quando a tarefa da qual depende começa. Por exemplo, se for necessário que uma equipa de suporte esteja disponível a toda a hora, um programador não pode terminar o seu turno antes de o programador seguinte chegar e iniciar o seu.
Peso
O seu mapa de dependências deve conter informações sobre a força ou o peso relativo de cada dependência (ou seja, o grau de impacto de cada dependência).
Cronograma
Um mapa de dependências também deve conter um cronograma para orientar o leitor, para que este compreenda quanto tempo o projeto e cada etapa irão demorar.
Descrições
Pode adicionar descrições ao mapa de dependências para fornecer informações ou contexto adicionais, para que o leitor compreenda melhor o processo ou as relações entre as dependências.
Benefícios do mapeamento de dependências de um projeto
Descobri que o mapeamento de dependências de um projeto ajuda as equipas a evitar atrasos que podem ser prevenidos e a tomar melhores decisões quando as prioridades mudam:
- Deteção antecipada de riscos: Os mapas de dependências revelam bloqueios antes de estes afetarem a entrega. Pode identificar equipas sobrecarregadas, lacunas nas aprovações ou problemas de sequenciamento enquanto ainda há tempo para fazer ajustes.
- Melhor planeamento de recursos: Pode ver onde as pessoas ou ferramentas essenciais estão a ser utilizadas em excesso. Isto facilita o reequilíbrio das cargas de trabalho antes de os prazos começarem a derrapar.
- Melhor alinhamento da equipa: As equipas compreendem de que forma o seu trabalho afeta os outros. Essa visibilidade reduz a confusão, o trabalho duplicado e as falhas nas passagens de tarefas entre departamentos.
- Menos surpresas no cronograma: O mapeamento de dependências destaca as tarefas que podem atrasar todo o projeto. Utilizo-o para proteger as datas de lançamento e evitar a resolução de problemas à última hora.
- Tomada de decisões mais rápida: Quando as prioridades mudam, pode avaliar o impacto nas etapas seguintes. As partes interessadas passam menos tempo a debater e mais tempo a resolver problemas.
- Comunicação mais eficaz com as partes interessadas: Os mapas de dependências proporcionam à liderança e aos clientes uma visão partilhada do progresso do projeto. Essa transparência ajuda a criar confiança durante fases de elevada pressão.
- Previsões de projeto mais precisas: O mapeamento de dependências melhora as estimativas, pois permite contabilizar antecipadamente as revisões, aprovações e restrições externas.
Como criar um mapa de dependências do projeto
Eis um guia passo a passo para criar um mapa de dependências do projeto.
1. Identificar as tarefas e os recursos do projeto
Identifique todas as tarefas que a sua equipa terá de concluir e todos os recursos disponíveis que terá. Nesta fase, está apenas a determinar o que precisa de ser feito. Ainda não precisa de pensar demasiado na ordem das operações ou nas dependências.
2. Atribuir tarefas aos membros da equipa
Determine quem, na equipa do projeto, pode assumir cada tarefa. Este tipo de tomada de decisão é mais simples se existirem funções claras dentro da equipa.
Num projeto de site, por exemplo, o seu designer de UX pode ser responsável pela criação de wireframes e da navegação do site, enquanto um estratega de conteúdos dará orientações sobre o conteúdo. O estratega pode trabalhar com um redator para criar, em última instância, os textos.
3. Identificar as dependências
Agora que sabe claramente quem precisa de fazer o quê, identifique as suas dependências (e quaisquer interdependências). Em que ordem têm de ocorrer as tarefas? Existem revisões ou aprovações que possam impedir a sua equipa de avançar para a fase seguinte do trabalho?
Alguns exemplos comuns de dependências entre tarefas incluem:
- Os designs têm de ser concluídos e aprovados antes do início do desenvolvimento
- As imagens têm de ser selecionadas e aprovadas antes de serem carregadas para o CMS
- Os clientes têm de dar a sua aprovação antes de um site poder ser lançado
4. Ter em conta as restrições
Existem muitos tipos de restrições que terá de considerar no seu mapa de dependências (isto também ajudará na gestão e mitigação de riscos).
As restrições mais comuns na gestão de projetos digitais incluem:
- Orçamento: Qual é o orçamento de que dispõe (incluindo a mão de obra) para concluir o projeto?
- Tempo: Quanto tempo foi atribuído para concluir o trabalho?
- Recursos: A que recursos tem acesso? As restrições de recursos podem basear-se no orçamento, na disponibilidade dos membros da equipa e na localização geográfica, entre outros fatores.
5. Ajustar o cronograma e as atribuições de recursos
Em seguida, ajuste o cronograma de recursos e equilibre a distribuição das atribuições de recursos. Algumas ferramentas de software de gestão de projetos têm funcionalidades de mapeamento de dependências ou automatização que podem ajudar neste processo. Caso contrário, pode rever o seu mapa manualmente.
Como é que isto se traduz na prática? Pode envolver prolongar uma fase de planeamento de conteúdos porque o seu único estratega de conteúdos já está ocupado noutro projeto, ou contratar um terceiro programador para ter horas de desenvolvimento suficientes no período que antecede o lançamento obrigatório do projeto.
Ferramentas para o mapeamento de dependências
Embora possa utilizar um fluxograma como um tipo rudimentar de mapa de dependências, o software de gestão de recursos e o software de gestão de projetos são mais adequados para o mapeamento de dependências, o planeamento de projetos e a afetação de recursos. Estas ferramentas ajudam a visualizar, em tempo real, o impacto das alterações ao cronograma do projeto nas dependências.
Ao utilizar uma ferramenta específica para o mapeamento de dependências, elimina o risco de se esquecer de um passo ou de reservar um recurso em excesso. Eis uma lista do melhor software de gestão de recursos disponível no mercado para este fim:
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Boas práticas para o mapeamento de dependências
Eis algumas boas práticas adicionais para ajudar a criar mapas de dependências que apresentem cronogramas, marcos e quaisquer potenciais estrangulamentos no seu plano de projeto.
1. Trate o seu mapa de dependências como um roteiro do projeto
O seu mapa de dependências deve ajudar a si e aos membros da sua equipa de projeto a compreender como passar do início ao fim do projeto. O mapa pode ajudar a ter em conta tanto as dependências internas como as dependências externas que precisam de ser resolvidas para uma execução tranquila do projeto.
Certifique-se de que todos os fluxos de trabalho necessários para cada tarefa ou entrega (e quem realizará cada passo) estão representados no seu mapa. Isto ajudá-lo-á a evitar surpresas mais tarde.
Por exemplo, se um membro da sua equipa de projeto tiver umas férias de duas semanas agendadas durante o projeto, certifique-se de que isso está refletido no mapa de dependências. Planeie a substituição ou ajuste o calendário para que não ocorram atrasos imprevistos.
2. Reveja regularmente o mapa de dependências
Haverá sempre perturbações no plano do projeto. O seu mapa de dependências não é uma atividade que se configura e esquece. Certifique-se de que toda a equipa e quaisquer partes interessadas relevantes reveem o mapa em intervalos regulares e de que faz as atualizações necessárias em conformidade.
Se planear utilizar um mapa de dependências para um projeto ágil, a equipa ágil deverá rever o mapa de dependências no final de cada sprint.
3. Reveja-o durante a retrospetiva do projeto
O seu mapa de dependências pode ajudá-lo a melhorar os seus processos mesmo quando está concluído. Como parte da retrospetiva do projeto, leve o seu mapa de dependências e quaisquer informações relevantes dele extraídas.
Por exemplo, se tiver realizado um projeto de desenvolvimento de software que tenha incluído muito retrabalho ao longo do seu ciclo de vida, o seu mapa de dependências poderá mostrar algumas das razões pelas quais isso aconteceu. Talvez não tenha tido ciclos de revisão suficientes ou tenha falhado requisitos devido à falta de contributos do cliente no início do projeto.
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