Modelo de Estrutura Analítica do Projeto: Download gratuito em Excel, Word e PDF
Modelo de Estrutura Analítica do Projeto
O ficheiro inclui dois separadores: um exemplo preenchido com base num projeto real de migração de sistemas e um modelo em branco que pode personalizar. É uma Folha de cálculo do Google, por isso, ao clicar no botão abaixo, é apresentada uma mensagem para “Criar uma cópia”.
Inicie sessão no Google e, em seguida, guarde a sua própria versão editável no Google Drive. A partir daí, pode continuar a trabalhar no Google Sheets ou convertê-la num ficheiro Excel, Word ou PDF. O menu Ficheiro do Sheets permite tratar de ficheiros Excel e PDF com alguns cliques, enquanto o Word requer mais um passo. As instruções encontram-se abaixo.
Como utilizar o modelo
Comece por consultar o separador Exemplo de EAP para ver como se organiza uma estrutura analítica concluída. Em seguida, mude para o separador Modelo de EAP. Tenha à mão a declaração do âmbito do projeto e a lista de entregáveis acordados, porque uma EAP só é tão boa quanto o âmbito que decompõe.
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- Defina os seus pacotes de trabalho de nível superior. Na primeira coluna ID do PT, numere as principais fases ou componentes do projeto (1, 2, 3) e atribua um nome a cada um. O exemplo utiliza fases como configuração do ambiente, análise, migração de dados e entrada em produção. Em conjunto, estas fases devem abranger 100% do âmbito do projeto, sem sobreposições.
- Divida cada um em pacotes de trabalho mais pequenos. Utilize a segunda coluna ID do PT para adicionar subpacotes a cada fase (1.1, 1.2, 2.1). Um bom pacote de trabalho deve ser suficientemente pequeno para ser estimado e atribuído, normalmente entre 8 e 80 horas de esforço. Se for maior, divida-o.
- Adicione as tarefas de cada pacote de trabalho. Na coluna Tarefa, descreva o trabalho efetivo numa ação clara, como “Instalar o servidor de BD” ou “Executar a migração completa de dados no ambiente de teste”. Se um pacote de trabalho necessitar de várias tarefas, atribua uma linha própria a cada uma.
- Atribua um responsável e um entregável. Indique uma pessoa responsável em cada linha, mesmo que várias pessoas contribuam. Em seguida, associe a linha ao entregável que produz. O exemplo utiliza códigos curtos como “D12 – Conceção técnica detalhada”, para que todos possam ver a que resultado dá origem cada tarefa.
- Distribua o esforço ao longo do calendário. Introduza o esforço estimado para cada tarefa nas colunas dos períodos em que o trabalho irá decorrer. Distribuir o esforço pelos períodos, em vez de utilizar um único total, mostra quando o trabalho ocorre efetivamente e quanto tempo dura cada tarefa.
- Assinale os marcos e o caminho crítico. Adicione uma linha de Marco sempre que ocorra um ponto de controlo importante, como a aprovação do desenho, a conclusão dos testes de aceitação do utilizador ou a entrada em produção, e numere-os por ordem (MS 1, MS 2). Assinale como Caminho Crítico a sequência de trabalho que não pode sofrer atrasos sem atrasar todo o projeto. É aí que deve concentrar a atenção.
- Verifique a carga de recursos antes de se comprometer. O resumo no final da folha mostra quanto trabalho cada pessoa tem em cada período. Procure picos em que alguém esteja sobrecarregado, lacunas onde falte trabalho e tarefas que dependam de algo ainda não concluído. Depois, reequilibre o plano antes de o apresentar às partes interessadas. Entre os itens facilmente esquecidos estão os testes, as aprovações, a transferência e o encerramento do projeto.
Em seguida, utilize as suas ferramentas de gestão de projetos para transformar a EAP em tarefas atribuídas, cronogramas e atualizações de estado.
Porquê utilizar um modelo de EAP?
Utilize este modelo de EAP para transformar um projeto complexo em entregáveis, pacotes de trabalho, responsáveis e cronogramas claros.
Ajuda-o a:
- Decompor o âmbito mais rapidamente: Comece com uma estrutura pronta em vez de criar a sua EAP de raiz.
- Organizar o trabalho num só lugar: Relacione entregáveis, tarefas, subtarefas, responsáveis, resultados, estimativas de esforço e prazos.
- Identificar lacunas no planeamento desde cedo: Analise dependências, responsáveis em falta, resultados pouco claros e potenciais conflitos de recursos antes do início do trabalho.
- Criar uma referência partilhada: Dê à sua equipa e às partes interessadas um único local para compreender o que tem de acontecer, quem é responsável e como o trabalho se relaciona.
Para obter mais inspiração, consulte estes exemplos de estruturas de decomposição do trabalho.
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