Lista de verificação transferível de planeamento de projetos em 10 passos
Importância da lista de verificação: Uma lista de verificação de planeamento de projetos ajuda-o a organizar o seu projeto desde o início e a evitar problemas comuns.
Principais documentos do projeto: Para além do seu plano de projeto, também precisa de criar um plano de gestão de riscos, um plano de recursos, um resumo do projeto, um quadro RACI, uma estimativa e um plano de comunicação.
Utilizar ferramentas de software de gestão de projetos: O software de gestão de projetos pode simplificar o planeamento de projetos, ajudando-o a atribuir tarefas à sua equipa e a tratar de tarefas manuais e repetitivas por si.
O planeamento é a espinha dorsal de projetos bem-sucedidos. Uma lista de verificação do planeamento do projeto ajuda as equipas de projeto a manterem-se organizadas, a evitarem erros comuns e a manterem os projetos no caminho certo desde o início. Eis uma lista de verificação que pode seguir ao configurar o seu projeto (incluindo uma versão descarregável), para que possa começar rapidamente e colocar o seu projeto no caminho do sucesso.
O que é uma lista de verificação do planeamento de um projeto?
Uma lista de verificação do planeamento de um projeto é uma ferramenta ou modelo simples e estruturado, utilizado por gestores de projetos e equipas para garantir que todos os passos essenciais necessários para iniciar e gerir um projeto de forma eficaz são concluídos.
Funciona como uma estrutura reutilizável que melhora a consistência, reduz os riscos e prepara os seus projetos para o sucesso, fornecendo uma orientação clara desde o início.
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Por que razão utilizar uma lista de verificação do planeamento de um projeto?
A utilização de uma lista de verificação do planeamento de um projeto ajuda a garantir que nada essencial é esquecido durante as fases de um projeto. Ajuda a manter os membros da equipa alinhados, a clarificar o âmbito e a estabelecer cronogramas. Também estará mais bem preparado para facilitar a comunicação, envolver as partes interessadas e gerir os riscos, de modo a executar o projeto de forma mais eficiente e obter resultados mais previsíveis.
Lista de verificação da gestão e do planeamento de projetos
Eis os 10 passos da minha lista de verificação do planeamento de projetos para o ajudar a lançar o seu projeto:
1. Validar a viabilidade do projeto
Certifique-se de que vale a pena realizar o projeto. Por que razão desperdiçar tempo e recursos num projeto que não é necessário ou desejado? Isto significa confirmar que existe uma necessidade, valor ou retorno do investimento claros e que o projeto é viável com os recursos, o tempo e as competências disponíveis.
Realize uma análise preliminar de viabilidade ou uma revisão do caso de negócio para determinar se o projeto é viável e se existe um orçamento suficiente para o projeto.
2. Configurar o projeto na sua ferramenta de gestão de projetos
Antes de iniciar a execução, crie um novo espaço de projeto no seu software de gestão de projetos (por exemplo, Asana, Trello ou Microsoft Project). Inclua os membros da equipa, defina a estrutura básica, configure os marcos e atribua funções preliminares. Não se esqueça de comunicar à equipa qual será a ferramenta utilizada e de conceder permissões e acesso, se necessário.
Utilizará software de gestão de projetos e ferramentas de projeto, como painéis, para acompanhar o progresso do projeto durante a execução.
3. Criar um resumo do projeto
Elabore um resumo de uma página que apresente os objetivos do projeto, os principais resultados, o cronograma, os critérios de sucesso e as partes interessadas. Este resumo garante que todos compreendem o objetivo, o âmbito e as prioridades do projeto. Independentemente da metodologia de projeto escolhida (Scrum, Kanban, cascata ou híbrida), um resumo do projeto é sempre uma boa documentação de projeto a ter.
4. Criar um plano de projeto
Crie um plano de projeto detalhado que inclua o âmbito, um cronograma do projeto, uma estrutura analítica do projeto (WBS), tarefas, dependências e resultados. O plano é o seu roteiro — ajuda a manter a sua equipa alinhada ao longo do ciclo de vida do projeto.
5. Criar uma estimativa
Estime quanto tempo, dinheiro e recursos o projeto irá exigir. Utilize dados históricos, contributos de especialistas ou técnicas de estimativa (como a estimativa ascendente ou por analogia) para aumentar a precisão e definir expectativas realistas.
6. Crie um plano de recursos
Identifique quem é necessário e quando. Faça corresponder as pessoas, ferramentas e materiais disponíveis ao cronograma do projeto para evitar estrangulamentos e esgotamento. Considere a disponibilidade de recursos, as competências e a distribuição da carga de trabalho. Também pode ser útil dar prioridade aos recursos necessários em conjunto com o cronograma e o orçamento do projeto.
7. Obtenha aprovação
Obtenha a aprovação formal das principais partes interessadas ou dos responsáveis pela tomada de decisões antes de avançar. Isto confirma o alinhamento e autoriza a equipa a iniciar o trabalho no projeto. Num projeto em cascata, isto pode incluir a aprovação formal de artefactos do projeto, como o termo de abertura do projeto, ou a obtenção de uma decisão de avançar/não avançar (se estiver a executar um projeto ágil).
8. Crie um plano de comunicação e um gráfico RACI
Defina como e quando serão partilhadas as atualizações, quem precisa de ser informado e através de que canais. Um gráfico RACI (ou seja, quem é responsável, quem presta contas, quem é consultado e quem é informado) clarifica as funções e evita confusões.
9. Crie um plano de gestão de riscos
Identifique os riscos potenciais, avalie o seu impacto e probabilidade e defina estratégias de mitigação no seu plano de gestão de projetos. Um planeamento proativo dos riscos ajuda as equipas a responder rapidamente e reduz as surpresas durante o projeto.
10. Realize uma reunião de lançamento
Organize uma reunião de lançamento do projeto para alinhar a equipa do projeto, partilhar os objetivos do projeto, clarificar as funções, rever os cronogramas e esclarecer dúvidas. Isto cria dinâmica e define o tom da colaboração. É também uma boa oportunidade para rever os pontos do plano de comunicação do projeto, para que as partes interessadas saibam quando e como lhes serão comunicadas as informações e como podem interagir com a equipa do projeto.
Transferir a lista de verificação da gestão de projetos
Pode parecer muita coisa para memorizar, mas não se preocupe. O nosso modelo de lista de verificação da gestão de projetos está pronto para ajudar. Utilize esta lista de verificação para se preparar para todas as fases do ciclo de vida do seu projeto e garantir que não se esquece de nada nem deixa nada passar despercebido.
Esta lista de verificação também contém uma lista de tarefas diárias, semanais e mensais comuns que deve realizar num projeto para manter uma execução sem problemas.
O que se segue?
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