Guia do Gestor de Projetos para Implementar um Programa de Conformidade
Trabalho no setor B2B SaaS há quase uma década e, ao longo desse tempo, o meu objetivo tem sido aumentar continuamente as receitas. Existem muitas formas diferentes de alcançar este objetivo, mas o fator comum a todas elas, crucial para o sucesso, é uma boa gestão de projetos.
Nos últimos dois anos, tenho falado com especialistas experientes de grandes empresas e agências de consultoria, como a Everbridge e a Mirai Security, para saber mais sobre este setor de nicho chamado GRC, ou Governação, Risco e Conformidade. Se chegou até aqui, provavelmente já ouviu falar do tema e pode até estar à procura de saber como implementar um programa de conformidade para a sua empresa ou cliente.
Escrevi este breve guia para ajudar a destacar áreas de conhecimento essenciais e boas práticas de gestão de projetos que, segundo os especialistas, são cruciais para implementar com sucesso programas de conformidade em praticamente qualquer organização.
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O que é um programa de conformidade?
Embora possa ser definido de várias formas diferentes, um programa de conformidade é essencialmente um “sistema de processos, políticas e procedimentos, e controlos desenvolvidos para garantir a conformidade com todas as regras, regulamentações, contratos e políticas aplicáveis que regem as ações da organização.”
Métodos manuais vs ferramentas GRC
Uma das primeiras decisões que um gestor de projetos terá de tomar é optar por utilizar ferramentas GRC ou recorrer a métodos manuais. A implementação de programas de conformidade através de métodos manuais (folhas de cálculo, documentos de texto, e-mails, etc.) tem como vantagens os baixos custos iniciais, a possibilidade de personalização de acordo com as necessidades da empresa e a potencial conclusão mais rápida do que através de um sistema automatizado.
A desvantagem da utilização de métodos manuais é o facto de não serem escaláveis e poderem tornar-se rapidamente difíceis de gerir à medida que crescem as necessidades de conformidade da empresa. Quanto mais estruturas de conformidade tiver de cumprir, mais membros da equipa e partes interessadas serão necessários para as apoiar.
Isto significa que terá de aumentar a sua equipa de conformidade, o que acarreta o maior custo da gestão manual da conformidade: os salários. Um documento técnico sobre o custo da conformidade em bancos de média dimensão revelou que o pessoal representa mais de 70% dos custos de conformidade.
A escalabilidade é frequentemente a razão pela qual os gestores de projetos optam por soluções GRC ao implementar e gerir programas de conformidade. Para além da redução de custos, outros benefícios incluem um aumento do desempenho global devido à automatização de processos, a redução do incumprimento e uma maior visibilidade em toda a organização.
Quer opte por implementar programas de conformidade através de uma abordagem manual ou de uma ferramenta GRC, as seguintes áreas de conhecimento e boas práticas serão aplicadas de igual forma.
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O que são as áreas de conhecimento da gestão de projetos?
Poderá já estar bastante familiarizado com estes conceitos, uma vez que os gestores de projetos já os utilizam no seu trabalho diário, mas farei uma breve revisão.
Tal como acontece com qualquer projeto bem-sucedido, a implementação de um programa de conformidade requer um planeamento, organização e execução cuidadosos do início ao fim. O Instituto de Gestão de Projetos (PMI) criou uma estrutura denominada Corpo de Conhecimentos de Gestão de Projetos (PMBOK). Esta estrutura uniformiza toda a terminologia, orientações, boas práticas e processos seguidos pelos gestores de projetos.
No PMBOK (agora na sua 7.ª edição) encontrará conceitos denominados grupos de processos e áreas de conhecimento. Os grupos de processos são as fases gerais de um projeto e as áreas de conhecimento são grupos de processos individuais que podem ser seguidos.
Essencialmente, estes guias dividem o projeto em fases e etapas fáceis de compreender, para que a implementação da conformidade possa ser executada com sucesso.
As principais áreas de conhecimento para implementar um programa de conformidade
Integração
A integração é fundamental para os programas de conformidade. É necessário fazer chegar muitas informações às partes interessadas certas, no momento certo, para garantir visibilidade e responsabilização. A integração reúne os processos individuais contínuos e as tarefas necessárias para cumprir as regulamentações de conformidade.
A falta de comunicação, a falta de compreensão e a falta de planeamento são todas causas principais do incumprimento. A integração pode ser a área mais difícil de manter eficiente e atempada, especialmente à medida que os programas de conformidade crescem.
Para reduzir a duplicação, os erros, o trabalho perdido e o tempo perdido a ligar os pontos, é melhor criar um sistema centralizado. Uma ferramenta GRC fornece aos membros da organização um programa de conformidade centralizado e acessível. Estes são mais fáceis de gerir e integrar totalmente em toda a empresa. Distribua as tarefas de forma adequada e delegue-as aos respetivos responsáveis.
Não quer utilizar uma ferramenta GRC?: O Jotform é um criador manual de formulários com excelentes funcionalidades de conformidade.
Âmbito
É muito fácil entrar em becos sem saída que o levam para fora do âmbito do projeto. Para evitar o alargamento do âmbito, que pode causar atrasos na implementação, reserve tempo para definir um âmbito claro.
Ao definir a sua declaração de âmbito para uma implementação de conformidade, é melhor concentrar-se nos objetivos necessários para cumprir a sua certificação específica. Tome nota de todos os requisitos regulamentares de conformidade aplicáveis e relevantes para o seu setor e país, e alinhe os objetivos da sua organização, as expectativas das partes interessadas e os recursos disponíveis.
Qualidade
A gestão da qualidade não se trata de perfeição, mas de garantir consistência nos seus projetos. Na área de conhecimento do âmbito, falámos sobre compreender as expectativas das partes interessadas. A outra metade consiste em estabelecer acordos razoáveis entre as partes interessadas e a sua equipa de implementação.
É inevitável que existam lacunas ao criar inicialmente um programa de conformidade. A realização de avaliações de lacunas e auditorias internas e externas ajudará a identificar:
- a eficácia dos controlos e das políticas
- de que forma os seus controlos e políticas estão alinhados com o seu âmbito
- o que está em falta ou não faz sentido
Também é recomendável solicitar a uma entidade terceira que realize uma avaliação imparcial.
Risco
A gestão de riscos consiste em identificar, categorizar e dar prioridade aos riscos, para que possa planear a forma de os mitigar. Ao implementar programas de conformidade, o seu foco deve estar na avaliação dos riscos relevantes para essa implementação específica.
Isto significa analisar os controlos, as políticas e os procedimentos e documentar o que está a ser feito, por quem, para que finalidade, se foi realizado e como deve ser feito, com instruções passo a passo. Algumas estruturas fornecem uma lista de verificação estruturada para definir controlos destinados a programas de conformidade que permitam mitigar riscos.
Depois de definir os controlos, as políticas e os procedimentos, precisa de atribuir responsáveis e partes interessadas aos controlos e às políticas, bem como de atribuir aos membros da equipa a responsabilidade por esse processo e responsabilizá-los pela sua gestão.
Uma das grandes vantagens de utilizar uma ferramenta GRC é a capacidade de automatizar a monitorização e a gestão dos controlos, especialmente em grande escala. É aqui que os métodos manuais podem atrasar significativamente os fluxos de trabalho e criar lacunas e não conformidades.
Recursos Humanos
A sua equipa é o seu recurso mais importante, e a gestão de recursos é mais do que simplesmente atribuir tarefas. É essencial compreender as capacidades da sua equipa, trabalhar dentro dos seus limites, identificar lacunas de conhecimento, proporcionar oportunidades de crescimento e acompanhar o seu progresso.
Seja através de formação ou de ferramentas, é sua responsabilidade apoiar a sua equipa e atribuir os recursos necessários para o fazer. Os sistemas GRC podem atribuir a responsabilidade pelos controlos, para que saiba exatamente de que recursos necessita para essa parte da implementação.
Comunicação
A gestão da comunicação é fundamental entre as áreas de conhecimento. Os gestores de projeto podem passar aproximadamente 90% do seu tempo a comunicar, uma vez que isso mantém todas as pessoas envolvidas informadas sobre todos os aspetos do projeto ou, neste caso, da implementação.
O seu plano de gestão da comunicação é essencial para determinar de que forma as alterações e atualizações são comunicadas, identificar quem precisa de saber o quê e quando, antes do início da implementação. Dependendo das estruturas que pretende cumprir, terá de gerar relatórios para demonstrar a conformidade e para as partes interessadas.
A Implementação Não é o Fim: Planeie as Não Conformidades
Este é um guia geral das áreas de conhecimento e dos grupos de processos de gestão de projetos que tendem a ter o maior impacto no sucesso da implementação de um programa de conformidade. Mas, de certa forma, a implementação é apenas o início.
Por exemplo, terá de criar ações corretivas e planos de remediação para quando ocorrerem não conformidades. Estes planos descrevem as tarefas que devem ser executadas para efetuar as correções necessárias.
Depois de executar as ações corretivas do plano de remediação, resta o processo de monitorização contínua e permanente. Os controlos devem ser testados regularmente e a configuração de tarefas recorrentes automatizadas ajuda a garantir a maturidade do seu programa de conformidade.
Para saber mais sobre implementação e programas de conformidade, bem como sobre ferramentas de software de GRC, subscreva a newsletter do The Digital Project Manager.
Já ouviu falar de equipas autogeridas? Se está a perguntar-se o que isso pode significar para si, consulte este artigo: Equipas de Projeto Sem Gestores de Projeto: Explorar o Dilema da Gestão de Projetos (com Julia Ryzhkova, da Railsware)
