Declaração do Âmbito do Projeto: Como Escrever Uma em 5 Passos
É importante definir corretamente a declaração do âmbito do projeto, porque esta ajuda as equipas a alinhar os resultados a entregar, os prazos, as responsabilidades e as expectativas do projeto antes do início do trabalho. Sem um âmbito claramente definido, os projetos podem rapidamente deparar-se com confusão, expectativas desalinhadas, expansão do âmbito, atrasos nas aprovações e derrapagens orçamentais.
O que é uma declaração do âmbito do projeto?
Uma declaração do âmbito do projeto é uma descrição documentada do âmbito do projeto, que inclui os principais objetivos, resultados a entregar, exclusões, restrições e pressupostos. A declaração serve como referência fundamental para todas as decisões do projeto.
Uma declaração do âmbito do projeto responde à pergunta a que todos os projetos têm de responder antes do início do trabalho: o que estamos exatamente a construir, entregar ou alcançar e o que estamos explicitamente a não fazer. As declarações do âmbito do projeto encontram-se geralmente numa declaração de trabalho (SoW), mas também podem existir de forma independente para fornecer detalhes para uma estimativa do projeto.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Principais componentes de uma declaração do âmbito do projeto
Uma declaração do âmbito do projeto define os limites do projeto, incluindo o que a equipa irá entregar, como o trabalho será concluído e o que está excluído do projeto. Os principais componentes de uma declaração do âmbito do projeto incluem:
| Componente | O que incluir |
|---|---|
| Visão geral do projeto | Um breve resumo que explica em que consiste o projeto, por que motivo o projeto está a ser realizado, a necessidade empresarial e o objetivo geral do projeto |
| Trabalho incluído no âmbito | Os resultados finais, ativos, produtos ou serviços que a equipa do projeto irá produzir |
| Trabalho fora do âmbito | Resultados a entregar, pedidos, funcionalidades ou atividades especificamente excluídos do projeto para evitar a expansão do âmbito |
| Resultados a entregar do projeto | Os resultados finais, ativos, produtos ou serviços que a equipa do projeto irá produzir |
| Abordagem e fases do projeto | Como o projeto será concluído, incluindo fluxos de trabalho, metodologias, fases, tarefas principais ou a abordagem de implementação |
| Calendário e marcos | Principais prazos do projeto, marcos, datas de lançamento, aprovações e calendários de entrega |
| Orçamento e calendário de pagamentos | Estimativas do projeto, orçamentos, condições de pagamento, calendários de faturação ou pressupostos financeiros |
| Pressupostos e dependências | Pressupostos do projeto, dependências, condições ou fatores externos que afetam a entrega do projeto |
| Governação e aprovações | Partes interessadas, responsáveis pelas aprovações, decisores, vias de escalamento e responsabilidades de aprovação |
| Esclarecimentos e exclusões | Notas adicionais, esclarecimentos, definições ou exclusões necessárias para evitar mal-entendidos sobre o âmbito do trabalho |
Exemplo de uma declaração do âmbito do projeto
Eis um exemplo de uma declaração do âmbito do projeto simplificada para um projeto de reformulação de um website.
| Secção | Descrição |
|---|---|
| Visão geral do projeto | A agência fornecerá serviços de estratégia para o website, design UX, design visual, desenvolvimento front-end responsivo e integração de comércio eletrónico ao cliente, como parte de uma reformulação completa do website de comércio eletrónico da empresa. |
| Trabalho incluído | Descoberta do website e workshops com as partes interessadas, investigação UX e desenvolvimento de esboços estruturais, design visual responsivo, integração de comércio eletrónico, testes de garantia de qualidade e apoio ao lançamento |
| Trabalho não incluído | Manutenção contínua do website, revisões de design adicionais fora das rondas aprovadas, produção de fotografia ou vídeo, custos de licenciamento ou alojamento de terceiros, serviços de redação de conteúdos |
| Entregáveis do projeto | Os entregáveis finais incluirão modelos de website responsivos, composições de design aprovadas, integração da funcionalidade de comércio eletrónico, apoio aos testes de garantia de qualidade e assistência na implementação do website. |
| Abordagem e fases do projeto | A agência fornecerá duas direções iniciais de design para análise. Uma direção aprovada avançará para o design e desenvolvimento de páginas completas. As revisões de design estão limitadas a duas rondas por fase de aprovação, salvo acordo em contrário através de um pedido formal de alteração. |
| Calendário e marcos do projeto | O projeto será concluído ao longo das fases de descoberta, design, desenvolvimento, testes de garantia de qualidade e implementação, num prazo estimado de 16 semanas. |
| Orçamento e calendário de pagamentos | O orçamento estimado do projeto é de $75,000, com pagamentos agendados para os marcos de início do projeto, aprovação do design e lançamento final do website. |
| Pressupostos e dependências | Todo o feedback do cliente deve ser consolidado através de um único ponto de contacto e enviado por escrito no prazo de três dias úteis após cada ciclo de análise. Atrasos nas aprovações ou a ausência de recursos de conteúdo podem afetar o prazo final de entrega. |
| Governação e aprovações | As aprovações finais serão fornecidas pelo Diretor de Marketing e pelo Responsável de Comércio Eletrónico do Cliente antes do lançamento. |
| Esclarecimentos e exclusões | O cliente é responsável por fornecer todos os textos, imagens e dados de produtos do website antes do início do desenvolvimento. Quaisquer funcionalidades, revisões ou serviços adicionais fora do âmbito aprovado exigirão um pedido formal de alteração e poderão implicar custos adicionais. |
Como criar uma declaração de âmbito do projeto
Eis como redigir um documento de âmbito do projeto à prova de falhas.
1. Comece com uma visão geral clara do projeto
Esta declaração de âmbito de alto nível define em que consiste o projeto, por que motivo está a ser realizado e o que irá alcançar. Comece a declaração de âmbito com um resumo conciso que explique:
- Em que consiste o projeto
- Por que motivo o projeto está a ser realizado
- O objetivo ou a meta empresarial
- O valor que se espera que o projeto proporcione
Esta secção deve fornecer contexto para que as partes interessadas compreendam o objetivo do projeto antes de analisarem os entregáveis ou calendários detalhados. Certifique-se de que:
- É breve. O projeto já foi vendido — agora estamos apenas a preparar os detalhes.
- Inclui quaisquer KPIs pelos quais exista responsabilidade ao abrigo deste acordo.
Sugiro que peça ao seu gestor de conta ou vendedor para redigir esta parte, caso estejam envolvidos.
2. Defina os entregáveis e os marcos
Em seguida, defina claramente o que será entregue, quando será entregue e em que formato. Seja específico relativamente a:
- Entregáveis
- Plataformas ou dispositivos incluídos
- Número de revisões
- Calendários e marcos
- Dependências
Evite, sempre que possível, uma linguagem vaga. Quanto mais detalhados forem os seus entregáveis, mais fácil será gerir as expectativas e evitar o alargamento do âmbito mais tarde. Por exemplo, se estiver a fornecer esboços estruturais — está a fornecê-los para toda a experiência em computador e dispositivos móveis? Apenas para tablet? Quantos modelos? Quantos ecrãs?
3. Descreva o processo de aprovação
Uma declaração de âmbito do projeto sólida deve explicar como funcionarão as análises, as aprovações e o feedback ao longo do ciclo de vida do projeto.
Defina:
- Quem fornece feedback
- Como deve ser enviado o feedback
- Prazos de aprovação
- Responsabilidades das partes interessadas
- Processos de análise
Isso cria responsabilização e evita atrasos causados por feedback fragmentado ou tardio. Normalmente, incluo esta linguagem na secção "Pressupostos e Dependências". Depois, tenho uma conversa verbal com o cliente para obter alinhamento relativamente ao processo esperado de feedback e aprovação.
4. Clarificar as inclusões e exclusões
Uma das partes mais importantes de uma declaração do âmbito do projeto é definir o que está incluído e excluído do projeto. Esta secção ajuda a:
- Prevenir o aumento descontrolado do âmbito
- Reduzir conflitos
- Melhorar o controlo do orçamento
- Definir expectativas realistas
5. Criar um sistema de acompanhamento do âmbito
Para projetos maiores ou mais complexos, crie um sistema para acompanhar as aprovações, os resultados, as revisões e as alterações ao âmbito ao longo do projeto.
Muitos gestores de projeto utilizam:
- Matrizes do âmbito
- Registos de acompanhamento de revisões
- Registos de aprovações
- Software de gestão de projetos
Porque são importantes os documentos do âmbito do projeto?
Os documentos do âmbito do projeto ajudam a alinhar as partes interessadas, gerir expectativas e evitar o aumento descontrolado do âmbito ao longo do ciclo de vida do projeto.
Eis seis razões pelas quais os documentos do âmbito do projeto são importantes:
- Prevenir o aumento descontrolado do âmbito: Documentar claramente o que está incluído e excluído fornece um ponto de referência quando surgem novos pedidos. Pode identificar trabalho fora do âmbito antes de este afetar o seu orçamento ou calendário.
- Alinhar as expectativas das partes interessadas: Um documento do âmbito partilhado garante que os clientes, patrocinadores e membros da equipa estão de acordo relativamente aos objetivos do projeto, aos resultados e às limitações. Isto reduz mal-entendidos e conflitos mais tarde.
- Melhorar o planeamento e as estimativas do projeto: Requisitos e resultados definidos ajudam a sua equipa a estimar custos, recursos e prazos com maior precisão. Terá uma visão mais clara do trabalho necessário antes de assumir compromissos.
- Estabelecer responsabilidades claras: Os documentos do âmbito clarificam quem é responsável por resultados específicos e o que se espera que cada parte contribua. Isto ajuda a evitar trabalho duplicado, tarefas esquecidas e confusão relativamente à responsabilização.
- Apoiar a gestão da mudança: Uma linha de base do âmbito aprovada fornece um elemento de comparação para as alterações propostas. Pode avaliar o impacto, negociar compromissos e documentar aprovações antes de mobilizar recursos adicionais.
- Definir critérios de aceitação mensuráveis: Documentar o que constitui um resultado concluído ajuda a sua equipa a verificar se os requisitos foram cumpridos. Também fornece aos clientes uma base clara para analisar e aprovar o trabalho concluído.
5 dicas e truques para definir declarações do âmbito
Mesmo com uma declaração do âmbito do projeto bem redigida, expectativas pouco claras e pressupostos vagos podem continuar a criar confusão mais tarde no projeto. Utilize as seguintes dicas para criar declarações do âmbito mais claras e práticas, que sejam mais fáceis de seguir pelas partes interessadas e pelas equipas de projeto.
1. Evitar linguagem ambígua
Uma linguagem vaga cria mal-entendidos e torna mais difícil gerir alterações ao âmbito mais tarde no projeto.
Em vez de escrever:
- “Suporte de design incluído”
- “Atualizações do website conforme necessário”
- “Revisões adicionais, se necessário”
Defina:
- Os resultados exatos
- O número de revisões
- As plataformas ou os modelos suportados
- As fases ou responsabilidades específicas do projeto
Quanto mais específica for a sua declaração do âmbito, mais fácil será gerir as expectativas.
2. Definir como é estar “concluído”
Explique claramente como os resultados serão analisados, aprovados e finalizados.
Isto ajuda a evitar situações em que:
- As partes interessadas continuam a solicitar revisões indefinidamente
- As equipas discordam quanto aos critérios de conclusão
- Os entregáveis continuam presos em ciclos de revisão
Defina:
- Etapas de aprovação
- Critérios de aceitação
- Limites de revisão
- Requisitos de aprovação final
3. Documente os pressupostos desde o início
Muitos problemas dos projetos acontecem porque as equipas assumem que algo está incluído sem o documentarem claramente.
Utilize a declaração do âmbito para documentar os pressupostos relativos a:
- Entrega de conteúdos
- Disponibilidade das partes interessadas
- Ferramentas de terceiros
- Integrações
- Acesso às plataformas
- Prazos de aprovação
Se o projeto depender de algo externo, inclua-o por escrito.
4. Planeie as alterações ao âmbito
Mesmo as declarações de âmbito bem elaboradas não conseguem impedir todos os pedidos de alteração. Os projetos evoluem, as prioridades mudam e as partes interessadas solicitam frequentemente trabalho adicional após o início do projeto.
Em vez de tentar evitar completamente as alterações ao âmbito, defina:
- Como serão tratados os pedidos de alteração
- Quem aprova as alterações ao âmbito
- Como serão avaliados os impactos no calendário ou no orçamento
- Quando são necessárias estimativas adicionais ou ordens de alteração
Assim, cria-se um processo estruturado para tratar as alterações sem perturbar desnecessariamente o projeto.
5. Mantenha a declaração do âmbito fácil de consultar
Uma declaração do âmbito deve ser detalhada, mas também deve ser fácil de consultar rapidamente pelas partes interessadas.
Utilize:
- Títulos claros
- Listas com marcadores
- Tabelas
- Parágrafos curtos
- Secções definidas
Evite uma linguagem excessivamente jurídica ou complicada, salvo se tal for exigido pela sua organização ou pela estrutura do contrato.
Declaração do âmbito do projeto vs. termo de abertura do projeto vs. declaração de trabalhos
Os termos de abertura do projeto, as declarações do âmbito do projeto e as declarações de trabalhos têm finalidades diferentes na gestão de projetos, com diferenças importantes no conteúdo, no momento de criação e na utilização:
| Termo de abertura do projeto | Declaração do âmbito do projeto | Declaração de trabalhos | |
|---|---|---|---|
| Finalidade principal | Autoriza oficialmente o projeto | Define os limites e os entregáveis do projeto | Define o acordo comercial e relativo ao projeto na sua totalidade |
| Fase do projeto | Criado durante o início do projeto | Criada durante o planeamento do projeto | Normalmente criada antes do início do trabalho, durante a contratação |
| Foco principal | Objetivos empresariais, partes interessadas, orçamento e autoridade do projeto | Âmbito, entregáveis, pressupostos, exclusões e calendários | Âmbito, preços, termos legais, calendários e responsabilidades |
| Nível de detalhe | Visão geral de alto nível | Detalhada e orientada para a execução | Detalhada, com requisitos contratuais e comerciais |
| Público-alvo | Patrocinadores, executivos e partes interessadas da liderança | Equipas do projeto, clientes e partes interessadas na entrega | Clientes, fornecedores, gestores de projeto, equipas de compras e equipas jurídicas |
| Utilização | Confirma a aprovação e a direção do projeto | Clarifica o que está incluído e excluído, gere expectativas e ajuda a evitar o aumento descontrolado do âmbito | Rege a relação de trabalho e estabelece obrigações contratuais |
| Formato | Documento autónomo de autorização do projeto | Documento autónomo ou parte de um acordo de projeto mais abrangente | Acordo formal que frequentemente incorpora uma declaração do âmbito do projeto |
| Aprovação | Aprovado pelo patrocinador do projeto ou pela liderança autorizada | Revisto e aprovado pelas partes interessadas relevantes do projeto | Assinado ou formalmente aceite pelos representantes autorizados do cliente e do prestador de serviços |
| Gestão de alterações | As alterações importantes podem exigir atualizações ou uma nova autorização | Serve de linha de base para avaliar e controlar as alterações ao âmbito | Define os procedimentos contratuais para aprovar alterações ao âmbito, aos custos ou aos calendários |
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre uma declaração do âmbito do projeto e uma proposta de projeto?
Uma proposta de projeto é normalmente utilizada antes da aprovação do projeto, enquanto uma declaração do âmbito do projeto é utilizada depois de o projeto ser aprovado.
| Aspeto | Proposta de projeto | Declaração do âmbito do projeto |
|---|---|---|
| Fase do projeto | Criada antes da aprovação do projeto | Criada durante o planeamento ou o arranque |
| Objetivo principal | Ajuda a apresentar ou conquistar o trabalho | Ajuda a definir e gerir o trabalho |
| Foco principal | Soluções, preços e valor empresarial | Âmbito, entregáveis, prazos e limites do projeto |
| Público-alvo | Tomadores de decisão que avaliam a proposta | Equipas e partes interessadas que gerem a execução do projeto |
Qual é a diferença entre uma declaração do âmbito e um plano de gestão do âmbito?
Uma declaração do âmbito define o âmbito efetivo do projeto, enquanto um plano de gestão do âmbito explica como o âmbito do projeto será gerido e controlado ao longo do projeto.
| Aspeto | Declaração do âmbito | Plano de gestão do âmbito |
|---|---|---|
| Objetivo principal | Define os entregáveis e os limites do âmbito do projeto | Define como o âmbito será gerido e controlado |
| Foco principal | O que está incluído e excluído do projeto | Como serão geridas as alterações ao âmbito, as aprovações e a validação |
| Conteúdo | Entregáveis, pressupostos, exclusões, prazos e restrições | Processos de controlo do âmbito, fluxos de trabalho de aprovação e procedimentos de gestão de alterações |
| Utilização | Ajuda as partes interessadas a compreender as expectativas do projeto | Ajuda as equipas a gerir o âmbito durante toda a execução do projeto |
| Fase do projeto | Criada durante o planeamento do projeto | Criada durante o planeamento do projeto e a definição da governação |
| Objetivo | Prevenir mal-entendidos sobre o trabalho do projeto | Prevenir alterações não controladas ao âmbito e o crescimento descontrolado do âmbito |
Que outros documentos são normalmente utilizados juntamente com uma declaração do âmbito do projeto?
As equipas de projeto utilizam frequentemente documentos adicionais de natureza jurídica e relacionados com o projeto ao longo do ciclo de vida do projeto para definir responsabilidades, proteger informações confidenciais e gerir acordos de serviços.
Os exemplos comuns incluem:
- NDA (Acordo de Confidencialidade): Protege as informações confidenciais partilhadas entre ambas as partes antes ou durante as conversações sobre o projeto
- MSA (Acordo Principal de Prestação de Serviços): Define a relação jurídica e comercial de longo prazo entre o cliente e o prestador de serviços e, normalmente, rege futuras contratações de projetos antes de serem criadas declarações de trabalho individuais
- ICA (Acordo com Contratante Independente): Define a relação de trabalho, as responsabilidades e os termos jurídicos aplicáveis a trabalhadores independentes, contratantes ou prestadores de serviços externos
- SLA (Acordo de Nível de Serviço): Define os compromissos de alojamento, manutenção, suporte, disponibilidade ou prestação de serviços entre o cliente e o prestador de serviços
- Contratos: Definem as responsabilidades jurídicas, as condições de pagamento, as responsabilidades e as obrigações de ambas as partes
- Propostas de projeto: Apresentam a solução proposta, os preços, a abordagem e o valor empresarial antes da aprovação do projeto
É possível atualizar uma declaração do âmbito do projeto depois de este começar?
Sim. As declarações do âmbito são frequentemente atualizadas quando os requisitos, os prazos, os entregáveis ou as prioridades do projeto sofrem alterações.
No entanto, quaisquer alterações ao âmbito devem seguir um processo documentado de gestão de alterações que explique:
- O que está a mudar
- Por que motivo a alteração é necessária
- Impactos nos prazos
- Impactos no orçamento
- Aprovações necessárias
Uma declaração do âmbito do projeto é juridicamente vinculativa?
Uma declaração do âmbito do projeto, por si só, pode nem sempre ser juridicamente vinculativa, a menos que esteja incluída num contrato assinado ou numa declaração de trabalho.
No entanto, as declarações do âmbito continuam a ser importantes porque documentam:
- Expectativas do projeto
- Entregáveis
- Limites do âmbito
- Processos de aprovação
- Responsabilidades
Muitas equipas incluem a declaração do âmbito em acordos de projeto juridicamente vinculativos.
O que se segue?
Quer estabelecer ligação com outros gestores de projetos digitais para partilhar recursos e boas práticas? Junte-se à nossa comunidade de membros e obtenha acesso a mais de 100 modelos, amostras e exemplos, e estabeleça ligação com centenas de outros gestores de projetos digitais no Slack.
NOTA: Nenhuma das informações acima se destina a constituir aconselhamento jurídico profissional e não tenho qualificações para prestar qualquer tipo de aconselhamento jurídico. Se não tiver modelos que abranjam estes itens que não fazem parte do SoW, recomendo vivamente que consulte os modelos de projetos na nossa área de subscrição e os personalize conforme considerar adequado, com a ajuda de um advogado.
