5 Técnicas Para Construir Relações Fortes Em Equipas Virtuais
Quando fui contratado pela primeira vez para o meu cargo atual, foi-me atribuída a gestão de um projeto de reconstrução grande e complexo. Toda a nossa equipa reunia-se diariamente com o cliente através de videochamadas e grande parte do resto do meu dia era passada em comunicação contínua com a nossa equipa remota e as partes interessadas no projeto através do chat.
Devido à natureza difícil do projeto e ao prazo apertado, tivemos de trabalhar em estreita colaboração com o cliente, dando prioridade às funcionalidades para o lançamento, de modo a cumprir o prazo e respeitar o orçamento do projeto.
Muitas vezes tivemos de dizer às partes interessadas do cliente que não poderiam ter as funcionalidades que tinham planeado disponibilizar no lançamento, ou que um erro na aplicação exigiria mais tempo e orçamento do que o inicialmente previsto.
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Estas conversas eram certamente difíceis, mas foram muito mais fáceis devido à relação que tinha trabalhado para construir com o cliente. As nossas conversas frequentes e os contactos presenciais permitiram-me conhecer as partes interessadas do nosso cliente e construir um nível de confiança que possibilitou uma comunicação aberta e honesta sobre o projeto.
Enquanto gestores de projetos modernos, desempenhamos muitos papéis, e gerir relações é um dos mais importantes. A nossa posição torna-nos responsáveis pela saúde do projeto e proporciona-nos a oportunidade especial de cuidar da saúde das nossas equipas e das relações contínuas com os clientes. Quando investimos nas relações com os membros da nossa equipa de projeto, ajudamos a construir o espírito de equipa e a colaboração, melhoramos a comunicação, criamos um ambiente de projeto criativo e orientado para soluções e promovemos o envolvimento das partes interessadas no nosso objetivo comum–o sucesso do nosso projeto. Para além das nossas tarefas diárias, as relações conferem significado e importância ao trabalho que realizamos enquanto gestores de projetos.
Enquanto membro de uma agência digital, dou muitas vezes por mim a trabalhar com colegas de equipa e clientes remotos e, na maioria das vezes, a construção das nossas relações ocorre através do telefone, de videochamadas e de ferramentas de chat online. A maioria das pessoas prefere passar connosco o máximo de tempo possível presencialmente com os membros das nossas equipas de projeto, mas como podemos garantir que a nossa comunicação continua a ser compassiva e empática mesmo quando ocorre através de meios digitais?
Como construir relações fortes em equipas virtuais
Eis 5 técnicas simples, mas incrivelmente eficazes, para construir relações com sucesso com a sua equipa remota e com os seus clientes quando comunica virtualmente. Pode chamar-lhe a sua etiqueta virtual.
Seguir estes passos ajuda as pessoas a perceberem que lhes dá valor e, ao fazê-lo, ajuda-o a construir aliados fundamentais no projeto entre as partes interessadas envolvidas.
1. Não faça suposições
Uma das coisas mais importantes a recordar ao construir relações (em qualquer situação) é nunca fazer suposições. Não faça suposições sobre a identidade de uma pessoa, as suas prioridades e motivação ou o tipo de pessoa que é, só para mencionar alguns exemplos.
Em vez disso, faça perguntas sobre essas pessoas para aprender e compreender quem são. Utilize uma linguagem intencional e inclusiva. Além disso, durante uma conversa com alguém, enquadre sempre a relação como “nós”, deixando claro que os dois fazem parte da mesma equipa e podem ser vistos como extensões um do outro. De seguida, certifique-se de que a pessoa sabe que está segura consigo, praticando a escuta ativa, a empatia e demonstrando respeito.
Quando perguntei a um colega, Jase Rodley—um proprietário de um negócio baseado no estilo de vida que trabalha com equipas remotas—sobre os perigos de fazer suposições, explicou:
“Quando se trabalha com uma equipa virtual e internacional, ficar ‘perdido na tradução’ é algo diário. O meu modo predefinido é pensar nos comentários durante horas, o que facilmente me pode levar a muitas suposições incorretas. Para combater isso, lembro-me de que sou ‘a pessoa mais ignorante da sala’. Se não compreendo completamente alguma coisa, peço esclarecimentos.
Mas, quando se trabalha com pessoas de todo o mundo, é importante considerar também a forma como estas perguntas são interpretadas. Ao perguntar ‘Pode ajudar-me a compreender?’ ou ‘Pode mostrar-me um exemplo para que eu possa compreender melhor?’, o foco deixa de estar no que a outra pessoa disse (o que, por vezes, pode causar ofensa) e passa a estar em mim, a quem ela terá todo o gosto em ajudar a compreender.”
2. Não limite a sua conversa a temas profissionais
Construa confiança com os outros, deixando-os ver quem é fora do trabalho:
- Diga-lhes que o seu irmão acabou de se licenciar e que está muito orgulhoso dele.
- Partilhe uma história engraçada sobre o seu animal de estimação ou o seu filho.
- Mencione o seu gosto por restaurar móveis antigos.
Durante esse projeto difícil, tentei contactar semanalmente, de forma individual, as partes interessadas do lado do cliente e perguntar-lhes como tinha sido o fim de semana ou, no final da semana, como tinha corrido a semana. Enviei uma fotografia no fim de semana em que adotei um gatinho e alguns deles chegaram mesmo a partilhar fotografias das suas famílias em resposta. Isso deu-nos algo em comum para conversar quando o projeto se tornou difícil e permitiu-nos conhecer melhor a nossa equipa dinâmica.
Dar aos seus clientes e colegas pequenos vislumbres da sua vida pessoal ajuda-os a ter uma imagem mais completa da pessoa multidimensional que é, construindo confiança e à-vontade na relação consigo. Cria uma relação mais próxima, proporciona um possível ponto em comum para descobrirem que partilham interesses e mostra-lhes que também podem sentir-se à vontade para partilhar mais sobre si próprios!
3. Reserve Tempo Para Conversar Cara A Cara
Esta dica está longe de ser revolucionária, mas vale a pena repeti-la: sempre que possível, opte por uma videochamada em vez de uma chamada em conferência! Pode utilizar um dos muitos programas de videoconferência ou ferramentas de colaboração por vídeo disponíveis para o efeito.
Mesmo que não possam ou optem por não ligar também a câmara, permita que o seu colega ou cliente veja o seu belo sorriso (e não se esqueça de o mostrar com frequência)! Mostre-lhes onde trabalha e que tem sempre uma chávena de café por perto, ou que gosta de trabalhar com o seu boné favorito dos Steelers.
Especialmente com os nossos colegas que trabalham à distância, considero que isto é fundamental para construir relações. Não temos tantas oportunidades de interagir com eles durante a semana nem de passar tempo juntos durante as nossas atividades de construção de equipas, por isso, descobrir que um dos meus programadores é um pintor incrível ou que outro tem um gato que adora aninhar-se no seu colo enquanto trabalha permite-me conhecê-los de uma forma que as chamadas em conferência não permitiriam.
Mesmo que a sua chamada dure apenas alguns minutos, ver o rosto e o ambiente de alguém, em vez de apenas ouvir a sua voz, promove uma ligação mais profunda e aumenta a simpatia (consulte o efeito de mera exposição). Abre a porta à revelação de particularidades, expressões faciais e sinais de linguagem corporal, tanto quanto possível à distância, e ajuda a construir uma relação mais próxima que contribuirá para o sucesso dos seus projetos atuais e futuros em conjunto.
4. Reconheça As Pessoas Quando Fazem Ou Dizem Algo Bom
Certifique-se de que as pessoas sabem que as ouve e que valoriza aquilo que acrescentam à conversa. Saliente quando fizeram algo bem, concorde com uma sugestão ou simplesmente reserve um momento para dizer “hmm, boa observação!”. Pode até ser algo tão simples (e disparatado) como deixar uma reação com um emoji à mensagem de alguém no Slack!
Queremos afastar-nos de nos concentrarmos apenas no próximo passo prático ou de acrescentarmos as nossas opiniões à conversa. Em vez disso, comece por reservar um momento para reagir positivamente ao que alguém disse, para que essa pessoa saiba que está a ouvir e que a sua presença é importante.
5. Faça Um Acompanhamento/Verifique Como Estão
Haverá sempre membros da sua equipa virtual que não têm tantas oportunidades de falar como os outros e haverá sempre pessoas que precisam de um pouco mais de atenção. Com essas pessoas, é especialmente importante garantir que sentem que a sua voz é ouvida (mesmo que falem muito mais do que imaginam).
Experimente perguntar aos seus colegas de equipa e às partes interessadas do projeto: “Tem alguma opinião sobre este tema?” “O que acha que correu nessa reunião?” “Como está a correr a sua semana?” “Há alguma coisa que eu possa fazer para tornar as coisas mais fáceis para si?” Normalmente, só o facto de perguntar a alguém o que pensa e sente, mesmo que essa pessoa acabe por não ter muito para dizer, faz com que se sinta valorizada e ouvida, e reforça a relação que está a construir com essa pessoa.
Porque é importante construir relações
É muito importante construir relações com os membros das suas equipas internas e das equipas dos clientes. Quando cria alianças com as partes interessadas do seu projeto, garante que o seu trabalho enquanto gestor de projetos terá mais peso e que quaisquer conversas difíceis que possa vir a ter mais tarde decorrerão de forma muito mais tranquila.
Ao comunicar intencionalmente com empatia, constrói uma relação entre seres humanos que têm pensamentos, sentimentos e interesses pessoais, e não apenas entre dois “recursos” a desempenhar os papéis de partes interessadas do projeto. À medida que trabalha para construir relações, mesmo através da comunicação digital, os seus projetos terão mais sucesso, as suas equipas serão mais felizes e aumentará a probabilidade de sucesso futuro com essas equipas virtuais.
Tenho constatado repetidamente que estas ações simples fazem uma enorme diferença nas relações profissionais. Construir relações pode não produzir um resultado tangível, mas terá sempre um efeito positivo nos resultados financeiros do seu projeto. Estou muito grato pelas relações que consegui construir com as partes interessadas daquele projeto difícil e, quando lançámos o produto, cada uma delas dedicou algum tempo a enviar-me um e-mail pessoal a agradecer o trabalho que eu e a minha equipa tínhamos realizado no projeto.
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Para obter mais dicas de comunicação, consulte o nosso artigo sobre como melhorar o tom na comunicação escrita.
