4 formas de melhorar o seu processo de estimativa de projetos
Vamos falar sobre estimativas.
O processo de estimativa de projetos é um verdadeiro tormento para tantos gestores de projetos. Não se trata apenas de ser uma tarefa de grande pressão, apressada e geralmente feita de forma improvisada. Também acontece que os nossos esforços acabam normalmente reduzidos a um compromisso que quase nunca é exato nem ideal.
Mas há algo de que gosto mesmo no processo de fazer estimativas: a oportunidade que cria para trazer à superfície algumas conversas realmente importantes.
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Ao longo dessas conversas, imaginamos o melhor e receamos o pior. Fazemos planos que sabemos que irão mudar e resistimos a assumir compromissos relativamente a coisas que ainda não conseguimos ver com clareza. Analisamos projetos anteriores e a nossa visão para o futuro da empresa.
Na verdade, acredito que cada conversa sobre estimativas é, na realidade, uma oportunidade para falar sobre processos, qualidade, visão e valores.
Se tem sentido que o processo de recolher e rever estimativas consome um pouco de energia e tempo, experimente estas sugestões para tornar o processo mais gratificante, menos mecânico e talvez até um pouco divertido.
1. Passe menos tempo a fazer estimativas sozinho e mais tempo a discuti-las
A estimativa de custos exige algum tempo de concentração, mas não vale a pena criar uma estimativa perfeita se esta não se enquadrar no restante contexto. Treine a sua equipa de projeto para estabelecer pontos de partida que possam ser aperfeiçoados através da discussão. Isto ajudará todos a ver o panorama geral e a compreender melhor as respetivas áreas de especialização dos membros da equipa.
Também pode utilizar IA na estimativa de custos de projetos para criar um ponto de partida para as discussões.
2. Transforme-o num processo criativo e não pressione ninguém
Lidar com a ambiguidade é o obstáculo mais comum para as pessoas a quem é pedido que criem uma estimativa de custos de um projeto. O segundo obstáculo mais comum é o receio de produzir uma estimativa imprecisa. Utilize o seu papel de gestor de projetos para manter a conversa algures entre o essencial e o cenário ideal, documentando pressupostos, reiterando restrições e colocando questões desafiantes.
3. Informe os seus clientes e patrocinadores
Seja através de factos concretos ou de metáforas que envolvam construir uma casa ou preparar um café, certifique-se de que não promete mais do que uma estimativa de projeto pode oferecer. Defina expectativas de que será necessário aperfeiçoá-la quando houver mais informação, de que está sujeita a alterações e de que o orçamento do projeto é algo que terá de ser gerido proativamente em conjunto.
Veja este exemplo real de como uma gestora de projetos da nossa comunidade lidou com um projeto de grande visibilidade tendo praticamente zero fundos e conseguiu orientar as partes interessadas para concluir o projeto.
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4. Não presuma que os seus dados históricos são um atalho viável
Poderia consultar todas as folhas de horas dos últimos 5 projetos semelhantes, mas isso só lhe será útil se planear utilizar exatamente o mesmo processo de um projeto anterior e também tiver uma compreensão clara das variáveis que irão reduzir ou aumentar a estimativa do esforço. Pode certamente aumentar a precisão e reduzir o tempo dedicado às estimativas, mas não sem realizar o trabalho necessário antecipadamente!
Conclusão
Esse último ponto é provavelmente o mais importante, porque muitos de vocês poderão estar a perguntar: “qual é o objetivo de tornar o processo de estimativa gratificante se as nossas estimativas estão sempre erradas?”.
Bem, eu diria que as conversas sobre estimativas conduzem a conversas sobre processos, que conduzem a conversas sobre dados. E isso cria uma base para estimativas mais consistentes e precisas.
Na verdade, foi precisamente sobre isso que falámos num episódio de podcast com Marcel Petitpas, defensor das estimativas orientadas por dados. Os membros da DPM também podem ver aqui, a pedido, uma sessão de Pergunte-me o que quiser com Marcel.
