4 estratégias para lidar com prazos de projeto irrealistas

Tenho apoiado a liderança das equipas, bem como participado diretamente em conversas difíceis com as partes interessadas do projeto. Conversas como estas garantem que todos têm o que precisam para alcançar o nível de qualidade esperado (mesmo com um prazo de projeto irrealista) e entregar um projeto bem-sucedido.

Como saber se o prazo de um projeto é realista

Os prazos dos projetos são uma questão de opinião e perspetiva, e pode haver muitos fatores em jogo quando o cliente insiste numa determinada data. 

Na perspetiva do cliente, um prazo pode parecer realista porque este pode não compreender tudo o que precisa de acontecer no processo de fazer chegar o produto à data final.

Comece por estes passos:

1. Faça um exercício de planeamento inverso. Identifique todos os passos que precisam de ser concluídos pela ordem inversa para determinar inicialmente se o calendário é realista e se existem restrições de tempo.
2. Compreenda a motivação para o prazo. Quais são os principais fatores ou marcos desta iniciativa, para que possa avaliar melhor como pode entregá-la dentro desse prazo? Pode existir uma necessidade empresarial importante que não foi comunicada. Isto ajudá-lo-á a determinar o que, se for caso disso, pode ser retirado do âmbito para entregar dentro do prazo definido.
3. Determine os recursos de que precisa para cada tarefa. Isto permite-lhe determinar se precisa de adicionar mais recursos, mas também perceber se a equipa inicialmente atribuída consegue realmente concluir o trabalho e se é possível evitar o esgotamento.
4. Peça uma segunda opinião sobre o exercício de planeamento inverso, o plano de recursos e o plano do projeto. Alguém como um designer ou programador poderá determinar melhor se é possível saltar passos, remover dependências, reduzir o tempo necessário para concluir o trabalho ou sobrepor determinadas fases ou conjuntos de funcionalidades ágeis.

4 estratégias para lidar com prazos irrealistas

Vejamos algumas estratégias para reforçar a sua determinação em contestar e defender a sua posição, continuando a demonstrar empatia pelas necessidades do cliente e da equipa do projeto.

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1. Documente o processo e as expectativas

Queremos garantir que todos compreendem como vamos chegar ao resultado final, para não perdermos tempo a perceber tudo pelo caminho. Pode não sentir que tem controlo sobre os acontecimentos ou circunstâncias que definem o prazo, mas aquilo sobre que tem controlo é o processo através do qual tenta concluir a entrega até essa data.

Eis o que deve fazer:

• Defina claramente o papel de cada pessoa e o que é esperado de cada uma na reunião inicial — tanto da sua equipa interna como de qualquer pessoa do lado do cliente. Essas pessoas também desempenham um papel fundamental na forma como cumprimos o prazo. Uma RACI é um ótimo ponto de partida para isso.
• Crie um mapa do processo que descreva como a equipa irá avançar em cada fase.
• Crie um fluxo de aprovação com datas e responsabilidades das partes interessadas. Isto responsabiliza o cliente, para que o peso não recaia todo sobre si e sobre a sua equipa. Do lado deles, precisam de ser rigorosos com o feedback, as aprovações e outros recursos que possam ser necessários para cumprir este prazo de projeto irrealista.
• Pode até ir mais longe e criar um plano de comunicação, para que todos saibam onde comunicar cada informação e a quem devem recorrer para cada assunto.

2. Aumente os recursos ou reduza o âmbito do projeto.

Adicionar mais uma ou duas pessoas à equipa pode ser exatamente aquilo de que precisa para cumprir esse prazo. Trabalhe com o seu gestor de recursos para determinar quem mais pode participar no projeto durante todo o calendário ou em determinadas fases. O trabalho em equipa torna os sonhos realidade 😁

Nota importante

Certifique-se de que, se estiverem a chegar novos recursos durante uma fase em curso, já têm todo o conhecimento transferido e podem começar, desde o primeiro dia, as tarefas que precisa que concluam.

Além disso, trabalhe com o seu representante de vendas e com o cliente para reduzir o âmbito. Isto poderá ser uma versão MVP do SOW ou um requisito para que o cliente elimine funcionalidades de menor prioridade que não sejam essenciais para a data de lançamento. Tenha em mente que isto resultará num aumento ou numa redução de custos (de acordo com o triângulo da gestão de projetos), dependendo do que for decidido, pelo que terá de abordar essa conversa com o seu cliente.

3. Gestão rigorosa do plano de trabalho

Para cumprir prazos apertados, precisa de acompanhar tudo e garantir que todas as pessoas da equipa, incluindo o cliente, fazem o mesmo. Os prazos irrealistas podem ser atenuados através da implementação de estratégias para gerir vários projetos, de modo a equilibrar eficazmente as cargas de trabalho.

Realizar as seguintes ações várias vezes por semana irá ajudá-lo a cumprir os prazos:

• Reuniões diárias: Estas podem incluir o cliente, para que obtenha comentários em tempo real e com frequência. Isto significa que haverá menos obstáculos com que a sua equipa se depare ou que tenha de ultrapassar.
• Revisões do cronograma: Se for necessário, utilize-o como imagem de fundo do seu portátil! É muito importante consultar constantemente o cronograma e antecipar o que se segue, para poder atenuar os riscos e agir proativamente para remover potenciais obstáculos que impeçam a sua equipa de concluir as tarefas dentro do tempo necessário.
• Verificações do processo: Verifique semanalmente, no mínimo, como é que a equipa está a avançar no processo do projeto. Isto também lhe permitirá remover obstáculos antes de se tornarem demasiado difíceis de resolver ou evitar num curto período de tempo.
• Estime até a tarefa mais trivial: Isto permite-lhe obter uma visão detalhada e realista da mais pequena coisa que pode colocar o seu cronograma numa situação perigosa. As ferramentas de gestão de projetos podem ser valiosas para esta estimativa e acompanhamento.

4. Comunique, comunique, comunique!

Isto é extremamente importante. Se sente que está a insistir com os membros da sua equipa e com os clientes, está a fazer o que deve. Coloque-se numa situação desconfortável, comunicando em excesso. 

É a única forma de garantir que todas as pessoas:

• Têm o que precisam para trabalhar de forma eficiente
• Se mantêm a par dos riscos e obstáculos
• São responsáveis pelo que têm a seu cargo. Isto inclui o cliente. Não pode atrasar o projeto ou fazer alterações ao âmbito e esperar que a sua equipa e você continuem a comprometer-se com os entregáveis definidos no início do cronograma do projeto.
• Falam continuamente sobre o cronograma, o motivo pelo qual o plano está estruturado dessa forma e os riscos de o encurtar. Quanto mais falar sobre isso, maior será a probabilidade de a informação ser assimilada, compreendida e se tornar uma prioridade para o cliente e para a equipa do projeto.

O que fazer se o prazo de um projeto for totalmente impossível

Já colocou as perguntas e reformulou o processo e os cronogramas, mas continua simplesmente sem conseguir entregar os entregáveis definidos até ao prazo. É um especialista em gestão do tempo, mas, na realidade, a única coisa que resta é ter uma conversa difícil com o cliente sobre o motivo pelo qual isso é impossível e sobre o que fez para chegar a essa conclusão.

Diga simplesmente que não.

Sim, acabei de dizer isso. Pensamos que não nos é permitido dizer que não, mas isso pode, na realidade, poupar muito tempo, dinheiro e stresse a todos, se pudermos simplesmente apoiar-nos no valor de entregar um produto de elevada qualidade. Mas, para isso, precisamos de tempo para executar. 

Expectativas e cronogramas irrealistas conduzem a muitos mais problemas que causam o fracasso dos projetos (saiba aqui como evitar o fracasso), quando comparados com simplesmente dizer que não. Não estou a dizer que esta é a sua primeira opção, mas é algo que deve ter presente ao aplicar as outras estratégias para lidar com prazos de projeto irrealistas.

O triângulo da gestão de projetos

O triângulo da gestão de projetos dourado afirma que o tempo, o âmbito e o custo precisam de ser equilibrados num projeto para entregar um resultado final de qualidade. Talvez o cliente não seja adequado para a sua organização se não valorizar a sua experiência relativamente aos requisitos necessários para proporcionar a qualidade que espera.

Em alternativa, pode usar o triângulo de ferro (com os pilares bom, rápido e barato) para fazer passar a sua mensagem.

Se quiser um produto de qualidade rapidamente, este não será barato. Se quiser um produto barato rapidamente, este não terá boa qualidade.

Compreendo que existam algumas ressalvas relativamente a esta estratégia, devido ao nível de autoridade que possa ter, mas defenda a sua equipa e apresente à liderança razões pelas quais não é aceitável continuar a aceitar projetos com estes prazos irrealistas.

Já está a meio caminho

Ninguém gosta de estar nesta situação, naturalmente, mas todos já passámos por isso ou passaremos por isso em algum momento das nossas carreiras. Aprendemos com a experiência e isso torna-nos melhores gestores de projetos. Conseguimos ter mais facilmente conversas difíceis com os nossos clientes sobre datas irrealistas para a conclusão dos projetos e qualquer outra oposição que possamos ter de enfrentar. Alguém falou em aumento descontrolado do âmbito?

Tudo neste artigo serve apenas para aperfeiçoar as competências que já possui, por isso já está a meio caminho!

Se está a lidar continuamente com projetos vendidos com prazos irrealistas ou com prazos não cumpridos no local onde trabalha, talvez queira apresentar esta questão como uma preocupação e analisar como pode ser evitada. 

Peça para fazer parte do processo de vendas. Isto permitirá que um especialista em cronogramas avalie as datas de entrega (e a gestão do âmbito) de forma proativa, para que, quando o projeto for ganho e iniciado, haja menos stress e todos possam desempenhar as suas funções com facilidade.

Pode encontrar mais estratégias de gestão de projetos aqui e não se esqueça de subscrever o boletim informativo do The Digital Project Manager para receber mais guias práticos que abordam os pormenores da gestão de projetos.