24 perguntas para a sessão de descoberta que os gestores de projeto devem fazer
Uma causa comum do fracasso de um projeto ou de um cliente insatisfeito no final de um projeto é o facto de o cliente não ter recebido aquilo que pensava que iria receber. Como podemos garantir que estamos todos alinhados?
No workshop inicial de descoberta do projeto, precisamos de colocar as perguntas certas na sessão de descoberta, para dar aos clientes a oportunidade de nos transmitirem todas as informações importantes que precisamos de conhecer para entregar o projeto com sucesso.
O que é uma sessão de descoberta de um projeto?
Uma sessão ou workshop de descoberta de um projeto é uma reunião entre o cliente e o gestor de projeto nas fases muito iniciais de um projeto. É possível que ainda nem sequer tenha sido identificado um projeto específico — o cliente sabe que precisa de algo, mas não tem a certeza do que é exatamente.
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O objetivo da chamada de descoberta é permitir que o gestor de projeto compreenda o modelo de negócio, as operações, o processo de tomada de decisão e os objetivos & estratégia gerais da empresa do cliente, para o ajudar a definir a solução ou o projeto certo para resolver um problema específico. É também uma boa oportunidade para criar uma relação de confiança com o cliente.
Esta sessão difere ligeiramente da reunião de arranque do projeto, na qual o gestor de projeto e a equipa do projeto já têm uma ideia bastante clara dos entregáveis e das tarefas específicas em que irão trabalhar. A reunião de descoberta faz parte do processo mais abrangente de arranque do projeto e de iniciação do projeto.
Mais de 24 perguntas a fazer numa sessão de descoberta de um projeto
Eis as perguntas mais importantes que terá de fazer na sessão de descoberta do projeto. Dividi-as nos 6 tipos de perguntas de descoberta seguintes:
- Perguntas sobre estratégia
- Perguntas sobre a experiência do utilizador
- Perguntas sobre conteúdo
- Perguntas sobre criatividade
- Perguntas técnicas
- Perguntas sobre gestão de projetos
Esta lista não pretende ser utilizada como um questionário para os clientes preencherem, mas sim como uma estrutura para ajudar a compreender as necessidades do nosso cliente ou potencial cliente, bem como o problema empresarial, para que possamos conceber corretamente uma solução adequada.
Cada uma destas perguntas é aberta, permitindo-lhe aprofundar a análise e compreender por que motivo a solução atual não está a funcionar e o que é necessário na solução potencial.
Perguntas sobre estratégia
1. Objetivos
Porque estamos a fazer isto? Quais são os objetivos deste site? Quais são os KPIs e as métricas? Como iremos medir e avaliar o sucesso? De que forma irá contribuir para os resultados financeiros da sua empresa? O que precisa de alcançar do ponto de vista empresarial? O que deverá concretizar? De que forma os objetivos empresariais estão alinhados com necessidades dos consumidores que ainda não foram satisfeitas?
2. Mensagens
Quais são as mensagens principais a comunicar? Qual é a única coisa que queremos que as pessoas pensem/sintam/façam? O que podemos dizer para as levar a fazê-lo? Como se enquadra isto na estratégia mais abrangente de marketing e comunicação? Como se compara com o posicionamento da concorrência? O que estamos a comunicar que é diferente; qual é a nossa proposta de valor única (USP)?
Perguntas sobre a experiência do utilizador
3. Público-alvo
Com quem estamos a tentar comunicar? Quem são os seus públicos-alvo primário/secundário/terciário? Porquê? Esse público é diferente do público que pretende alcançar? Quais são os seus dados demográficos? Porque visitariam o site? Quando o visitariam? Porque voltariam?
4. Percursos dos utilizadores
Quem são os utilizadores do site? Quais são as suas diferentes necessidades? O que queremos que façam? Quais são as barreiras atuais? Como podemos aumentar a satisfação dos clientes? Como podemos gerar fidelização? Como podemos aumentar a conversão?
5. Funcionalidades
Que tipos de funcionalidades, para além de páginas de conteúdo estático, são necessários? Deteção do navegador? Deteção de Geo-IP? Suporte multilingue? Carrinho de compras ou comércio eletrónico? Recolha de dados? Formulários? Impressão de ecrã? Cookies? Conteúdo dinâmico? Mapas interativos? Localizadores de lojas? Blogues? Calendário de eventos? Listagens de empregos? Um feed para conteúdo atualizado com frequência? Uma galeria de fotografias? Integração com redes sociais? Porque é necessário? Como irá esta funcionalidade contribuir para alcançar os nossos objetivos empresariais?
6. Usabilidade
Quais são os requisitos para realizarmos testes com utilizadores? Que dispositivos iremos suportar? Que navegadores iremos suportar? Para que plataformas estamos a desenvolver? Qual é o tamanho mínimo de ecrã para o qual devemos desenvolver em cada caso? Quais são os requisitos e as normas para o cumprimento das regras de acessibilidade?
Perguntas sobre conteúdo
7. Tipos
Qual é o conteúdo que iremos carregar no site? Trata-se de reutilizar conteúdo antigo ou de criar conteúdo novo? Quantas secções de conteúdo haverá? Que páginas são necessárias? Que diferentes tipos de conteúdo precisamos de suportar? Por que motivo é necessário? O que irá alcançar? Como será o conteúdo interligado? Como se relaciona o conteúdo com outros conteúdos?
8. Gestão
Quem o irá escrever? Quando estará pronto? Quem irá carregar o conteúdo no site? Quem fará a sua manutenção? Que fluxo de trabalho, níveis de permissão e aprovações são necessários?
9. Localização
Quantos mercados precisam de ser suportados? Quantos idiomas diferentes existem nesses mercados? Quais são as diferenças de conteúdo entre os diferentes mercados? Quando precisam de ser lançados os diferentes mercados? De que outros requisitos específicos de cada mercado devemos ter conhecimento?
Perguntas criativas
10. Aspeto e sensação
Que trabalhos criativos viu de que gostou? O que é que não gostamos? Porquê?
11. Recursos
Que trabalho de marca já foi realizado? Qual é a sua popularidade interna e externa junto dos clientes? Onde podemos encontrar os recursos da marca — logótipos, diretrizes da marca, fotografias?
12. Diretrizes da marca
Quão bem definidas estão as diretrizes da marca? Quão rígido é o guia de estilo existente? Que passos podemos acrescentar ao processo de fluxo de trabalho criativo para garantir a consistência da marca?
13. Tom
Existem sites de que goste que possam oferecer inspiração criativa para o aspeto e a sensação pretendidos? Gostaríamos que o nosso público partisse com algum estado emocional específico?
Perguntas técnicas
14. URL
Qual é o URL deste site? Quem é o atual agente de registo do domínio? Como iremos suportar mercados multilingues?
15. Alojamento
Quem aloja o site? IIS ou Apache Linux ou Windows ou outro? Qual é a carga atual no servidor? Estão a ser utilizadas bases de dados e, em caso afirmativo, de que tipo? Existem preferências relativamente às bases de dados? Que mecanismos de cópia de segurança são necessários? Haverá picos de tráfego que exijam uma rede de distribuição de conteúdos (CDN), como AWS, Akamai ou Edgio?
16. Integração com sistemas legados
A que sistemas existentes terá este site de se ligar?
17. Segurança
Precisaremos de criar contas de utilizador? Será necessária encriptação? Haverá áreas protegidas por palavra-passe? Que dados pessoais teremos de armazenar e proteger?
18. Preferências de desenvolvimento
Estamos a desenvolver com base num sistema de gestão de conteúdos (CMS), como WordPress, Drupal ou Sitecore? Existe alguma estrutura de desenvolvimento que tenhamos de utilizar? Que dispositivos, navegadores e plataformas precisam de ser suportados?
19. Monitorização
Como iremos monitorizar os KPI? Iremos utilizar ferramentas de análise, como Webtrends ou Google Analytics, ou outras tecnologias de medição, como ClickTale, ou algo mais abrangente, como Adobe SiteCatalyst?
Perguntas de gestão de projetos
20. Processo
Como se relaciona este projeto com outros projetos em curso? Qual é o plano do projeto? O que vamos fazer (SoW)? Qual é a ordem de execução das atividades (metodologia)? Quando (plano temporal)? Quanto irá custar (orçamento)?
21. Comunicação
Quais são os melhores canais de comunicação a utilizar? Quem precisa de estar envolvido e quando? Que ferramentas iremos utilizar para comunicar, colaborar e partilhar?
22. Governação
Como iremos gerir o processo? Quem são as partes interessadas? Quem é responsável, quem presta contas, quem deve ser consultado e quem deve ser informado? Como iremos gerir eventuais alterações aos requisitos?
23. Processo de aprovação
Como iremos gerir eficazmente a equipa do projeto e as partes interessadas ao longo do ciclo de vida do projeto?
24. Gestão de projetos
Como estamos a acompanhar o progresso para garantir que cumprimos os requisitos definidos, respeitamos os prazos e mantemos o orçamento? Qual é o prazo para a entrada em produção? Porquê? O que está a impulsionar a necessidade de cumprir essa data?
Qual é o próximo passo?
Após o processo de descoberta, certifique-se de que envia um e-mail de acompanhamento com a indicação dos próximos passos e das ações a realizar. Também deverá começar a trabalhar nos passos seguintes do processo de iniciação do projeto — comece por definir os seus resultados a entregar, preparar a declaração de trabalho e planear a reunião de lançamento.
O que acha que me está a escapar? O que mais há a definir relativamente à ideia em que os PMs deveriam estar a pensar ao dar início à fase de descoberta de um projeto? Gostaria muito de saber se tem mais alguma dica — partilhe-as utilizando os comentários abaixo!
