10 Técnicas de Motivação da Equipa do Projeto para o Sucesso do Projeto

Nas últimas duas décadas, liderei muitas equipas de projeto e experimentei técnicas que estimulam e inspiram as pessoas. Também ensinei estratégias de motivação padrão que são úteis na construção de equipas.

Vamos discutir a importância da motivação das equipas de projeto e as dez técnicas mais essenciais para envolver as equipas de projeto.

A Importância da Motivação da Equipa do Projeto

Uma das formas de garantir o sucesso de um projeto é motivar os membros da equipa. Um novo projeto começa sempre com grande entusiasmo — formam-se novas relações, definem-se objetivos e todos aguardam com expectativa algo novo.

No entanto, à medida que o projeto avança, as coisas deixam de ser tão promissoras como eram no início — começam a surgir alterações, a tecnologia torna-se desafiante, os níveis de stress aumentam e, de modo geral, as coisas tornam-se hostis. Tudo isto reduz a motivação da equipa.

Segundo a Gallup, a maioria da força de trabalho dos EUA (65%) não está envolvida, o que não é um bom sinal para as empresas.

• Os departamentos com elevado envolvimento registam uma diferença de 81% no absentismo e uma diferença de 14% na produtividade.
• Nas organizações com elevada rotatividade, os departamentos com elevado envolvimento alcançam uma diferença de 18% na rotatividade.
• Nas organizações com menor rotatividade, os ganhos são ainda mais significativos: os departamentos com elevado envolvimento alcançam uma diferença de 43% na rotatividade.
• Os departamentos com elevado envolvimento alcançam uma diferença de 10% nas avaliações dos clientes e de 18% nas vendas.
• Os comportamentos dos departamentos com elevado envolvimento resultam numa diferença de 23% na rentabilidade.

O principal papel de um gestor de projetos é criar um elevado nível de motivação e inspirar os membros da equipa desde o início do projeto, mantendo-o ao longo de todo o projeto. 

Consulte mais estatísticas de gestão de projetos aqui.

Técnicas para a Motivação da Equipa do Projeto

1. Defina objetivos realistas

Deve começar o seu projeto por definir os principais objetivos do projeto e os objetivos da equipa. Certifique-se de que define objetivos claros e envolva os membros séniores da equipa durante a sua definição. Depois de definidos os objetivos, deve convertê-los em metas mensuráveis.

Os objetivos e as metas são diferentes. Os objetivos são semelhantes a declarações de visão, que definem os resultados do projeto. Resumem o propósito do projeto.

As metas diferem dos objetivos, uma vez que podem ser estabelecidas como referência e medidas. Os objetivos, por outro lado, são normalmente abrangentes e não podem ser medidos.

Pode utilizar o modelo SMART (conforme descrito abaixo) para definir metas práticas para o projeto:

• Específicos: Os objetivos devem ser precisos e diretos. Não deve existir ambiguidade nem confusão.
• Mensuráveis: Certifique-se de que os objetivos incluem alguns números que possam ser facilmente medidos. Deve ser possível avaliar quanto foi concluído e quanto falta concluir.
• Atingíveis: Os objetivos devem ser realistas e alcançáveis. Objetivos absurdos e irrealistas podem desencorajar e desmotivar as pessoas. Não tenha como objetivo escalar o Evereste quando só precisa de subir uma colina.
• Relevantes: Defina objetivos alinhados com os resultados do projeto e os objetivos organizacionais. Concentre-se no que é necessário, em vez daquilo que seria bom ter.
• Com prazo definido: Defina sempre um prazo realista para os seus objetivos. Isto comunica as limitações de tempo aos membros da equipa e permite-lhes gerir e dar prioridade às suas tarefas de forma eficaz.

Depois de definir as metas e os objetivos, deve partilhá-los com a sua equipa. Nada é tão desmotivador para a equipa como objetivos pouco claros. As pessoas ficam desmoralizadas e entram em conflito quando os gestores de projeto não conseguem atribuir responsabilidades ou definir prazos. Isto pode levar a derrapagens de tempo e custos, o que, por sua vez, pode causar insatisfação por parte do cliente.

Ao partilhar os objetivos, tente ser o mais direto possível. Fale diretamente com os membros da sua equipa, defina as respetivas funções e atribua-lhes responsabilidades específicas. Tente eliminar qualquer confusão logo no início do projeto. 

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2. Seja um líder de equipa

A liderança é diferente da gestão. A gestão consiste em produzir resultados de forma consistente, mas a liderança implica motivar as pessoas para que confiem em si e o apoiem.

A gestão pode ser entendida como a gestão de números, modelos, gráficos, tabelas e sistemas informáticos, mas a liderança consiste em envolver e motivar as pessoas. Os gestores de projeto não devem encarar as pessoas como números (embora seja possível contar o número de membros da equipa).

As competências de liderança incluem competências interpessoais, como a capacidade de comunicar eficazmente, negociar, resolver problemas e liderar pelo exemplo.

Como líder de equipa, deve fazer todas as coisas seguintes ao longo do projeto:

1. Mantenha-se motivado: Se é o gestor de projeto, tudo começa consigo. Os membros da equipa irão segui-lo; não estarão entusiasmados nem motivados com o projeto se sentirem que o respetivo gestor de projeto não está suficientemente motivado. No entanto, se for positivo, a sua atitude positiva irá influenciar os outros. Irão apreciá-lo se se mantiver positivo e firme ao lado deles durante uma crise.
2. Lidere pelo exemplo: Deve esforçar-se sempre por liderar pelo exemplo. As pessoas observam sempre os seus gestores com grande interesse. Tenderão a seguir aquilo que faz — seja direto, honesto e transparente em todas as suas transações. Desfrute do seu trabalho e incentive os outros a fazer o mesmo.
3. Seja humano: Os membros da equipa confiarão em si se for amável com eles e compreender os seus problemas. Todos desejam ser ouvidos, reconhecidos e valorizados. Gestos simples, como uma palmada nas costas e uma mensagem de felicitações, podem contribuir muito para demonstrar que se preocupa genuinamente com eles e valoriza o seu trabalho.
4. Seja claro e direto: Deve ser transparente e direto em todas as suas comunicações. A comunicação deve ser inequívoca. Ao mesmo tempo, tente criar um ambiente de projeto aberto, onde as pessoas possam discutir as suas preocupações sem receio.
5. Elogie os membros da sua equipa: Mantenha um fluxo constante de feedback construtivo e celebre as pequenas conquistas. Agradeça aos membros da equipa o excelente trabalho, o que os fará sentir valorizados e inspirados.

3. Mantenha os canais de comunicação abertos

As características mais importantes de um ambiente de equipa são a abertura e a tolerância. Os membros da equipa, sejam juniores ou seniores, não devem hesitar em expressar as suas opiniões. Devem poder apresentar os seus pontos de vista, por mais controversos que possam ser.

Os membros da equipa devem poder contactar e dirigir-se livremente aos seus gestores diretos. Para manter um ambiente aberto, os gestores de projeto devem utilizar diferentes mecanismos de comunicação, como e-mails, chamadas telefónicas e reuniões presenciais. Deve ser elaborado um plano de comunicação logo no início do projeto.

Se algum método de comunicação não estiver a funcionar, devem existir outras formas de comunicar com o gestor direto. Os membros da equipa devem sentir que o seu gestor é flexível e facilmente acessível.

As pessoas que se sentem à vontade para partilhar as suas opiniões serão mais ativas, envolvidas e inovadoras. Além disso, ter um ambiente de trabalho aberto e transparente pode ajudá-lo a identificar determinados pressupostos implícitos dos membros da equipa que poderiam prejudicar a qualidade geral do trabalho.

Ao mesmo tempo, é igualmente essencial que os membros da equipa possam discutir e partilhar os seus pontos de vista sem qualquer hesitação. 

4. Avalie o desempenho da equipa e faça revisões regulares

Um em cada três profissionais aponta o tédio como a principal razão para se despedir (fonte).

A maioria das empresas tem um programa anual de avaliação dos colaboradores, mas muitas vezes isso não é suficiente para motivar os membros da equipa do projeto.

Enquanto gestor de projeto, deve realizar reuniões regulares e periódicas de avaliação com os membros da sua equipa. A frequência das reuniões pode ser mensal, quinzenal ou até semanal, dependendo das circunstâncias do seu projeto. Durante estas reuniões, deve dialogar com eles para lhes fornecer feedback formal e compreender os seus pontos de vista.

Estas reuniões devem ser utilizadas para fornecer feedback construtivo, que pode ajudar a alcançar os objetivos do projeto e o crescimento pessoal individual. Deve agradecer aos membros da sua equipa e elogiá-los quando necessário. Diga-lhes de que forma o seu trabalho árduo contribuiu para o projeto.

Através destas reuniões, pode criar uma relação mais forte com os membros da sua equipa e fazê-los sentir-se ligados.

As sessões periódicas de avaliação devem começar logo no início do projeto, para que a equipa esteja preparada para receber feedback positivo e negativo ao longo de todo o projeto.

As reuniões periódicas de avaliação podem ser complementadas por reuniões informais, que podem ajudar a fornecer feedback direto e claro aos membros da equipa, de forma descontraída e casual.

Pode também ouvir este episódio do podcast DPM para compreender como dar um feedback melhor.

5. Conheça a sua equipa e incentive o trabalho em equipa

Os colaboradores que sentem que a sua voz é ouvida têm 4,6 vezes mais probabilidades de se sentirem preparados para dar o seu melhor no trabalho (fonte).

Uma vez que cada pessoa é única, o gestor de projeto deve criar uma relação pessoal com cada membro da equipa. Esta é uma parte importante da gestão de pessoas — deve estabelecer uma ligação com cada membro da equipa individualmente e enquanto equipa.

Isto pode ser feito tendo em conta a personalidade de cada membro da equipa. Pode incentivá-los a fazer perguntas? Envolva-se em conversas significativas com eles e descubra o que os motiva, especialmente no que diz respeito ao seu trabalho.

Além disso, os gestores de projeto devem desenvolver a capacidade de avaliar, identificar e gerir os seus sentimentos pessoais em relação aos membros da equipa. Devem reduzir a tensão e melhorar a colaboração com os membros da equipa, prestando atenção às suas preocupações e antecipando as suas ações.

Os membros da equipa confiarão e respeitarão o gestor a quem reportam quando souberem que este compreende as suas preferências, aversões, pontos fortes e fragilidades. Sentir-se-ão inspirados e motivados ao interagir com o gestor.

Ter uma boa relação com cada membro da equipa pode ajudar a lidar com a situação específica dessa pessoa.

Os gestores de projeto podem tornar-se a figura central que capacita a sua equipa, criando um ambiente de apoio que os incentiva a fazerem parte dele e a apoiarem-se mutuamente. Devem utilizar um software de gestão de equipas de referência para simplificar o trabalho. Isto ajudará todos a estabelecer ligações e a participar no trabalho em equipa. 

6. Gira os conflitos

Os conflitos nos projetos surgem por vários motivos, como as necessidades de recursos, as prioridades de calendarização e os estilos de trabalho pessoais, mas todos os conflitos devem ser resolvidos. Caso contrário, podem causar descontentamento e desmotivação entre os membros da equipa.

Boas práticas de gestão de projetos, como o planeamento do projeto, a clareza das funções, objetivos realistas, a gestão de recursos, a comunicação regular e a transparência podem reduzir a frequência dos conflitos, mas estes continuam a acontecer. 

Os gestores de projeto devem lidar com os conflitos rapidamente e, geralmente, em privado. Podem utilizar um dos principais métodos de resolução de conflitos. A resolução deve ser realizada através de uma abordagem aberta e colaborativa.

O sucesso do projeto depende da capacidade dos gestores de projeto e das suas equipas para resolverem os conflitos. Técnicas eficazes de gestão de conflitos conduzem a uma maior produtividade e a relações de trabalho harmoniosas. Se a divergência de opiniões for gerida adequadamente, pode resultar em mais criatividade e numa melhor tomada de decisões.

Se o conflito prejudicar a relação de trabalho, podem ser utilizados procedimentos formais, como medidas disciplinares. 

7. Realize atividades de formação de equipas

As atividades regulares de formação de equipas são úteis para estimular e revitalizar o ambiente da equipa do projeto. Isto pode ser feito facilmente através da organização de pequenos convívios e da celebração dos sucessos.

As celebrações devem ocorrer depois de um projeto. Além disso, a conclusão de pequenos marcos também deve ser celebrada.

Os membros da equipa sentem-se mais motivados e inspirados e dedicam mais esforço ao seu trabalho quando são elogiados pelas suas contribuições. As celebrações são uma excelente oportunidade para elogiar os membros da equipa.

As suas celebrações podem ser tão simples como sair para tomar um café ou organizar um almoço.

8. Recompensas e reconhecimento

39% dos colaboradores sentem que não são tão valorizados no trabalho como deveriam, enquanto 77% afirmam que trabalhariam mais se fossem melhor reconhecidos (fonte).

As pessoas sentem-se motivadas quando os seus gestores de linha valorizam o seu trabalho. O reconhecimento e as recompensas contribuem muito para demonstrar essa valorização.

Muitas organizações acreditam que o dinheiro é a única forma de recompensar os membros da equipa, mas não é suficiente. As recompensas intangíveis podem ser tão eficazes como os benefícios monetários tangíveis.

As pessoas sentem-se motivadas quando lhes é permitido aprender, quando são envolvidas em tarefas de maior responsabilidade, valorizadas publicamente, responsabilizadas pelos objetivos do projeto e incumbidas de gerir problemas complexos. Os gestores de projeto devem valorizar os membros da sua equipa ao longo de todo o projeto, em vez de esperarem até à sua conclusão.

Os gestores de projeto devem ter em conta que cada pessoa é diferente. Devem conhecer as suas preferências e proporcionar-lhes aquilo que pretendem. 

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9. Confie nos membros da sua equipa

A confiança é um ingrediente crucial para criar um ambiente de equipa produtivo. Embora a confiança seja uma ideia vaga, tem um impacto poderoso na motivação da equipa.

A confiança gera confiança. Se confiar nos membros da sua equipa, eles também confiarão em si.

Os gestores de projeto não devem controlar todos os pormenores. Devem confiar nas competências dos membros da sua equipa e permitir-lhes concluir o trabalho de forma autónoma. Devem dizer regularmente aos seus colaboradores que confiam nas suas capacidades.

Um gestor de projeto que tenta controlar cada momento e cada decisão dos membros da equipa acabará por diminuir a sua autoconfiança e afetar a sua motivação. Pode ler o nosso artigo detalhado sobre como criar confiança entre equipas de projeto para conhecer técnicas de construção de confiança. 

10. Proporcione formação

A nível mundial, 6 em cada 10 colaboradores acreditam que a formação no local de trabalho lhes permite adaptar-se melhor à mudança (Fonte).

A formação não só aumenta as competências e a capacidade dos membros da equipa, como também reforça a sua motivação. A formação, seja formal ou informal, é benéfica para elevar o seu moral. A aprendizagem contínua motiva as pessoas a assumir maiores responsabilidades e a contribuir mais.

Os gestores de projeto devem garantir que a equipa dispõe das ferramentas adequadas e de formação proporcional às suas funções. Isso fará com que se sintam confiantes e permitirá que concluam as suas tarefas com sucesso.

Não pode esperar que as pessoas alcancem os objetivos do projeto se não tiverem os conhecimentos necessários para desempenhar o seu trabalho.

A formação pode ser proporcionada de várias formas: online, numa sala de aula, através de computador, no local de trabalho, por orientação e através de acompanhamento. Pode participar na nossa formação em gestão de projetos para dominar as competências necessárias ao sucesso dos projetos. 

O que se segue?

Tem de aprender como gerir equipas de projeto e encontrar formas de incentivar os membros da equipa a manterem-se concentrados, especialmente quando as coisas não correm como planeado.

Os projetos nem sempre avançam conforme o esperado. Existem sempre algumas surpresas e contratempos. As suas competências interpessoais e de inspiração são mais importantes para concluir o projeto com sucesso.

Competências de nível superior, como a gestão da comunicação e a resolução de conflitos em projetos, podem motivar e apoiar os membros da sua equipa, criando a verdadeira diferença entre resultados medíocres e projetos bem-sucedidos.