Gestor de Projetos Stressado? 10 Dicas Para Recuperar a Sua Motivação
É um gestor de projetos stressado? Não é de surpreender que a gestão de projetos possa ser incrivelmente stressante. Somos responsáveis por entregar dentro do prazo, do orçamento e do âmbito, mas muitas vezes temos de lidar com recursos limitados ou mal equipados, expectativas irrealistas dos clientes e uma lista de tarefas que poderia facilmente chegar à Lua e voltar. Então, o que podemos fazer? Temos de cerrar os dentes e suportar a vida como gestores de projetos stressados ou há alguma forma de recuperarmos a nossa motivação para a gestão de projetos?
Neste blogue, apresento as minhas principais dicas para um gestor de projetos stressado, com base nas minhas próprias experiências na gestão de vários projetos desafiantes que me deixaram à beira de um esgotamento.
Era uma situação clássica de uma equipa tecnológica com recursos insuficientes e de gestores de projetos insuficientes para dar resposta ao trabalho. O que, enquanto gestora de projetos conscienciosa, me levou a passar seis meses sem dormir bem. A privação de sono, combinada com o stress profissional associado, deixou-me exausta e a irromper em lágrimas — tinha-me tornado uma sombra da gestora de projetos competente que eu sabia ser.
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Atualmente, os adultos médios do Reino Unido passam um dia por semana online. A trabalhar no setor tecnológico, pode parecer que estamos permanentemente ligados aos nossos ecrãs digitais. Como resultado, em 2016, um em cada três utilizadores adultos da Internet (34%) — o equivalente a 15 milhões de pessoas no Reino Unido — procurou passar algum tempo offline (Ofcom 2016).
A indústria digital tem registado um aumento de relatos de ambientes de trabalho sobrecarregados e de alta pressão, que fazem subir os níveis de stress e ansiedade. Para agravar a situação, é habitual disponibilizar-se um telemóvel aos funcionários, o que faz com que demasiados de nós tentemos, lamentavelmente, realizar várias tarefas ao mesmo tempo durante as reuniões e sintamos constantemente a necessidade de verificar o que se passa. Então, como podemos alcançar esse tão importante equilíbrio entre a vida profissional e a vida digital — e como podemos ajudar as nossas equipas a alcançá-lo também?
Dicas para um gestor de projetos stressado
1. Não planeie demasiado o seu dia
Se é um gestor de projetos stressado, reavalie as três principais tarefas inegociáveis que tem de realizar todos os dias e certifique-se de que reserva tempo para elas. Isto remete para a simples sabedoria de que o próprio ato de registar uma tarefa na agenda significa que é mais provável que a concretize.
Outra ferramenta simples de aprendizagem consiste em deixar sempre tempo disponível para as tarefas não planeadas que podem desviar o seu dia. Todos já passámos por isso: marcámos demasiadas reuniões consecutivas e, depois, quando algo corre mal, o dia inteiro fica arruinado!
2. Mapeie a matriz de prioridades
A conhecida matriz de Eisenhower, frequentemente designada por matriz urgente-importante, é um recurso muito útil para ajudar a concentrar-se no que deve fazer. Especialmente quando se trata do quarto quadrante, o das coisas que “não deve fazer”. Quais são os seus hábitos que desperdiçam tempo? Procurar GIFs engraçados? Ficar a olhar para a caixa de entrada, a arquivar mensagens, a arquivar e-mails antigos? Da próxima vez que se sentir stressado, utilize-a para encontrar uma forma de dar prioridade à sua carga de trabalho.
3. Compreenda os requisitos
E, por requisitos, não me refiro apenas ao âmbito funcional de um projeto ou às histórias de utilizador. Dedique algum tempo, no início de um projeto, a estabelecer regras básicas e a clarificar o que a equipa e o cliente esperam de si. Por exemplo, se concordar que é necessário um relatório de estado semanal à sexta-feira, certifique-se de que reserva tempo na sua agenda todas as quintas-feiras. Isto significa que estará um passo à frente e libertará tempo nesse dia para outras tarefas que possam exigir o seu contributo.
4. Reserve tempo para investigação
Todos já ouvimos falar dos famosos 20% do tempo que os funcionários da Google podem utilizar nos seus próprios projetos paralelos — embora haja algo a dizer sobre reservar tempo para investigar novas ideias e abordagens à gestão de projetos. Obter novas ideias sobre como lidar com clientes, colegas e também connosco próprios pode ser inestimável para desenvolver um conjunto de ferramentas que nos ajude a ser mais resilientes. Enquanto gestores de projetos, podemos sentir a pressão de manter a equipa/o projeto unido, pelo que dedicar tempo ao desenvolvimento de competências essenciais para a vida, como a definição de prioridades e a atenção plena, também nos pode fazer sentir mais preparados para lidar com situações stressantes.
5. Saiba impor-se
Para mim, este é um ponto realmente importante no que diz respeito à gestão do stress e que, na minha opinião, é frequentemente ignorado: tenha a coragem de, por vezes, se impor e dizer não. Os gestores de projetos procuram muitas vezes agradar a todos e isso pode causar-nos muitos problemas se dissermos que sim a tudo, porque não queremos desiludir as pessoas. Aprender a dizer não e a contestar, da forma certa e no momento certo, é uma competência realmente importante.
Saber o que consegue realizar no decorrer de um dia ou de uma semana é fundamental para sentir orgulho e realização no seu trabalho. Por exemplo, uma forma simples de experimentar isto é perguntar: qual é o objetivo deste convite para uma reunião? Preciso de participar? Todos sabemos como as reuniões inúteis podem consumir tempo, por isso, sempre que possível, comprometa-se apenas com aquilo que acrescenta valor aos seus projetos e ajuda a concretizar as tarefas.
Saber o que consegue realizar no decorrer de um dia ou de uma semana é fundamental para sentir orgulho e realização no seu trabalho. Por exemplo, uma forma simples de experimentar isto é perguntar: qual é o objetivo deste convite para uma reunião? Preciso de participar? Todos sabemos como as reuniões inúteis podem consumir tempo, por isso, sempre que possível, comprometa-se apenas com aquilo que acrescenta valor aos seus projetos e ajuda a concretizar as tarefas.
6. Divida a tarefa
Todos conhecemos as vantagens das histórias de utilizador e de dividir uma tarefa em partes componentes mais pequenas — em última análise, isto permite-nos compreender melhor o tempo necessário. Enquanto gestores de projeto, podemos muitas vezes estar focados no panorama geral, por isso reserve algum tempo para pensar no seu próprio trabalho e defina tarefas geríveis que possa realizar de forma realista nos períodos de tempo que lhe foram atribuídos.
Se é um gestor de projeto stressado e se sente sobrecarregado com o trabalho, esta dica pode ser especialmente útil — em vez de tentar tratar de tudo de uma só vez, ter uma lista de tarefas mais pequenas pode parecer mais fácil de gerir.
7. Faça a pausa para almoço longe da sua secretária
Quando tem muito trabalho, pode sentir que está a afundar-se — levando-o a pensar: “Não posso dar-me ao luxo de fazer uma pausa!”. Isto é uma falsa economia e, pela experiência, quanto mais tempo permanecer stressado à sua secretária, pior se pode sentir. Afastar-se da sua secretária durante 10-15 minutos para respirar ar fresco e refletir sobre o que é importante pode fazer toda a diferença.
Nas agências, constatei que os programadores e designers fazem as suas pausas completas para almoço, enquanto os gestores de projeto permanecem stressados às suas secretárias. Muitas vezes, são os gestores de projeto ou gestores de recursos que não se dão o tempo de que precisam — por isso, enquanto gestores de projeto, devemos estabelecer as mesmas expectativas para nós próprios.
8. Partilhe a carga
Analise o trabalho pelo qual é responsável e que pode ser delegado a outros membros da equipa. Aprendi que é fácil assumir as tarefas administrativas da equipa, como reescrever comentários para que sejam adequados para o cliente e até escrever textos. Dar autonomia à equipa para ajudar a assumir algumas das tarefas para as quais não tem tempo ajuda a garantir que os seus gestores estão cientes das competências que está a ter de acumular.
9. Fale com o seu chefe e com a equipa
Não há vergonha em manifestar as suas preocupações e, na verdade, pela experiência, os gestores de projeto são as pessoas que simplesmente arregaçam as mangas e não querem dar a entender que estão a ter dificuldades. Neste caso, se é um gestor de projeto stressado, é ainda mais importante falar com o seu gestor, pois este pode nem sequer ter consciência de que está a passar por uma fase difícil.
Essencialmente, ao ter uma discussão aberta, aplica-se o velho ditado: “ajude-os a ajudá-lo”. Colabore, delegue e partilhe a carga com os seus colegas gestores de projeto. As conversas abertas e francas também podem revelar problemas dos quais os colegas não têm conhecimento, permitindo-lhe a si e aos outros perceber como as coisas poderiam ser geridas melhor.
10. Reserve um momento para refletir
Se, depois de ler estes pontos, tentou aplicá-los mas continua a sentir-se stressado, reserve algum tempo para refletir e decidir se o trabalho é adequado para si.
Como expliquei no início deste artigo, encontrei-me num ambiente de trabalho stressante — e, depois de falar com a direção, percebi que a cultura da empresa e as atitudes em relação à realização do trabalho não se adequavam de todo aos meus princípios. Por isso, em vez de chegar a um ponto em que detestasse o meu trabalho, percebi que aquele não era o lugar certo para mim. Nenhuma quantidade de truques de produtividade e dicas de gestão do stress pode resolver o problema se, na verdade, a questão estiver relacionada com o local de trabalho.
Desde que mudei de emprego este ano, já não sou um gestor de projeto extremamente stressado, mas, quando as cargas de trabalho ficam naturalmente um pouco excessivas, aplico frequentemente as dicas acima para ajudar a manter o equilíbrio e uma saudável conciliação entre a vida profissional e a pessoal.
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