7 tarefas diárias de um gestor de projetos: o que os gestores de projetos fazem diariamente
Ser gestor de projetos pode ser avassalador por vezes, mas, nesta publicação prática, vamos guiá-lo pela rotina diária de um gestor de projetos – descubra aquilo em que deve pensar e o que deve fazer todos os dias para ser um gestor de projetos excelente e tirar o máximo partido do seu dia.
Gostaria de começar esta publicação por dizer como é ótimo ter uma rotina diária que o prepara para o sucesso. O tipo de rotina em que acorda cedo (pelo menos duas horas antes de ter de sair de casa) e está a par de tudo. Quero dizer, mesmo a par de tudo: beber chá verde, fazer ioga, talvez fazer uma corrida rápida — esse tipo de rotina.
Mas isso não é algo sobre o qual tenha conhecimentos suficientes para me gabar.
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Em vez disso, vou falar sobre a rotina diária bem-sucedida que começa depois das 9:00.
7 coisas para a sua rotina diária de gestão de projetos
Eis uma visão interna daquilo que fará durante todo o dia enquanto gestor de projetos. Saiba mais sobre como tornar-se gestor de projetos, especialmente se não tiver experiência anterior.
1. Verifique o estado do seu projeto: para otimizar os caminhos críticos do seu projeto
Como diria Beyoncé, é importante verificar tudo antes de começar a trabalhar.
Embora seja pouco provável que tenha uma equipa composta por heróis do registo de horas (que introduzem horas diariamente), é boa ideia ter uma visão diária dos seus projetos e verificar o seu estado. Sobretudo se a equipa estiver a trabalhar ativamente em vários resultados.
As coisas tendem a acumular-se e a surgir inesperadamente durante a noite. Por isso, para evitar surpresas, é boa ideia começar o dia acompanhando o progresso. Isto também o ajudará a responder às inevitáveis perguntas que surgem ao longo do dia.
2. Reveja a caixa de entrada do Slack / ferramenta: para acompanhar as necessidades da sua equipa e evitar tornar-se um bloqueio
Aposto que pensou que eu diria para verificar já o seu e-mail. Não! Está ao serviço da sua equipa, e são as necessidades desta que terão um impacto imediato no seu dia. Qualquer ferramenta que utilize para facilitar as comunicações internas deve ser prioritária durante a manhã. É mais provável que se torne um bloqueio para o projeto se não souber onde a sua equipa precisa de si.
Dependendo da disposição do seu escritório, verificar a ferramenta de comunicação é muitas vezes substituído por alguém que simplesmente se aproxima da sua secretária e diz em voz alta aquilo que lhe vai na cabeça.
3. Prepare-se para as reuniões: para se manter informado proativamente e garantir que o tempo continua a ser produtivo e cumpre o calendário
Por muito que o manifesto do gestor de projetos seja “Todos os dias são diferentes”, por vezes não são assim tão diferentes. Existem alguns pilares bastante constantes nos nossos calendários, nomeadamente as reuniões rápidas da equipa e os pontos de situação com os clientes. Cada uma destas reuniões deve ser algo para o qual, enquanto gestor de projetos, se prepara antecipadamente.
É da sua responsabilidade ser o guardião do conhecimento e saber tudo. Vale a pena reservar algum tempo da sua manhã para criar e partilhar as agendas destas reuniões com os seus clientes e com a equipa interna.
4. Verifique os seus e-mails: para saber que perguntas e pedidos aguardam os seus clientes
Ao contrário do que se pensa, verificar os e-mails não deve ser a primeira coisa que faz durante o dia. Dicas de gestão de projetos 101. *Existe uma tendência para os e-mails frenéticos assumirem completamente o controlo das suas tarefas do dia e alterarem as suas prioridades. *Ou pode verificar os e-mails logo pela manhã, mas não permita que sejam os únicos determinantes das suas prioridades.
5. Participe nas reuniões: para finalizar planos de ação e tomar decisões definitivas para os seus projetos
Inevitável — é a ponte entre a equipa do cliente e a equipa da sua agência. As reuniões de rotina têm normalmente como único objetivo fornecer atualizações e visibilidade sobre os projetos em curso. Têm também o objetivo subjacente de construir relações; a confiança e a comunicação estão presentes em todas as oportunidades de contacto com clientes.
Se estiver ao seu alcance organizar o horário das reuniões com os clientes, a maioria dos DPM’s recomenda que estas ocorram de manhã. Existem várias razões para isso, incluindo:
- Fusos horários:
- Na costa oeste (PST), por vezes pode estar a trabalhar com um cliente que se encontra na costa leste, 3 horas à frente (EST). As nossas manhãs correspondem às tardes dos clientes da costa leste. Assim, o limite horário para uma reunião com um cliente da costa leste termina normalmente às 13:30 (PST), o mais tardar.
- Surgiram menos problemas durante o dia do cliente antes da reunião — o que significa menos assuntos aos quais terá de reagir! (Só podemos dizer “Isso é um pedido de alteração” tantas vezes antes de perder o encanto).
- Terá mais tempo à tarde para agir efetivamente sobre aquilo que discutiu com o cliente, antes de este colocar as inevitáveis perguntas urgentes: “Porque é que isto ainda não foi feito? Falámos sobre isso ontem...”
6. Mãos à obra: Para obter o que precisa para manter o ritmo dos seus projetos
As manhãs são normalmente mais estruturadas e orientam geralmente as suas atividades e os próximos passos até ao final do dia de trabalho. As tardes são mais dedicadas a garantir que tem uma boa visão sobre tudo o que aconteceu nesse dia.
Esta é a altura do dia que reservou para si , o que significa que estará essencialmente a tratar de:
- Preparar o dia seguinte / o resto da semana
- Rever o trabalho e as tarefas recebidos
- Responder aos e-mails dos clientes
- Comunicar com a equipa interna para concretizar as tarefas!
7. Leia: Para ser a pessoa mais inteligente da sala
Provavelmente, uma das coisas mais difíceis, mas também mais impactantes, que pode fazer à tarde, ou a certa altura do dia, é passar dez minutos a pesquisar o mundo e o setor que o rodeiam.
Enquanto profissionais dinâmicos e influentes na esfera digital, é vantajoso manter-se a par do jargão do seu setor e dos termos de gestão de projetos. Isto pode ajudá-lo a trazer ideias para a equipa e para os seus clientes. Seguem-se alguns recursos que pode consultar:
- First Round Review: Para obter informações sobre produtos, pessoas e cultura, bem como sugestões de gestão
- Uxdesign.cc: Para obter informações sobre experiência do utilizador, usabilidade e design de produtos.
- Google Design: Veja quem são os pioneiros no radar de design da Google
- Vancouver Tech Journal: Um e-mail enviado todos os domingos (pode utilizar as tardes de trabalho para o ler) que lhe permite saber o que está a acontecer na área de Vancouver, na Colúmbia Britânica – especificamente no setor tecnológico.
- Fastcodesign.com: Um clássico de sempre.
- E, CLARO, O DIGITAL PROJECT MANAGER !
E quando tudo o que foi referido acima estiver tratado, de repente já passa das 17h e, espere, é a última pessoa no escritório, outra vez?
Bem, pelo menos isso significa que é menos provável que leve o trabalho para casa!
….Certo?
Uma última nota–esta rotina pode parecer bastante diferente se for novo numa organização, por isso não entre em pânico se ainda não tiver começado algumas destas tarefas da lista. Se isso se aplica a si, recomendamos que trabalhe com o seu gestor para criar um plano de 30-60-90 dias que reflita melhor as suas responsabilidades.
O que se segue?
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