Czym jest wykres RACI? Jak go utworzyć, szablon i przykłady
Gdy w projekt zaangażowanych jest kilka osób, nie zawsze jest jasne, kto wykonuje pracę, kto ją zatwierdza, a kto potrzebuje jedynie aktualnych informacji. W ten sposób zadania zostają pominięte, a decyzje utkną w miejscu.
Macierz RACI jasno określa te obowiązki. Oto jak ją utworzyć, kiedy warto jej używać i jak unikać typowych błędów. Dodałem również praktyczny przykład oraz szablon do pobrania, aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy.
Czym jest macierz RACI?
Macierz RACI to narzędzie do zarządzania projektami, które pokazuje, kto jest odpowiedzialny za wykonanie, kto ponosi odpowiedzialność za rezultat, z kim należy się skonsultować i kogo należy poinformować w przypadku każdego zadania lub rezultatu prac. Nazywana również macierzą przypisania odpowiedzialności, pomaga zespołom wyjaśnić zakres odpowiedzialności, uprawnienia do zatwierdzania oraz oczekiwania dotyczące komunikacji, zanim rozpocznie się praca.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Możesz utworzyć ją podczas planowania projektu i korzystać z niej przez cały czas realizacji. Umieszczenie jej w oprogramowaniu do zarządzania projektami zapewnia wszystkim wspólny punkt odniesienia, gdy zakresy odpowiedzialności ulegają zmianie.
Szablon i przykład macierzy RACI
Przygotowałem dla Ciebie szablon macierzy RACI do pobrania. Znajdziesz w nim również przykład, listę kontrolną i ściągawkę. Szablon automatycznie dobiera kolory na podstawie wprowadzonych danych. Możesz swobodnie dostosować kolory do swoich preferencji!
Ten szablon jest dostępny w ramach członkostwa DPM. Zostań członkiem i uzyskaj dostęp do szablonu macierzy RACI, a także do ponad 100 innych szablonów, próbek i przykładów dokumentacji projektowej.
Co oznacza skrót RACI?
RACI wyróżnia cztery rodzaje zaangażowania w projekt:
- R = Responsible (wykonujący pracę): Osoba realizująca zadanie lub rezultat prac. Zaangażowanych w wykonanie zadania może być kilka osób, jednak zakres odpowiedzialności powinien być jasno określony.
- A = Accountable (odpowiadający za rezultat): Osoba ostatecznie odpowiedzialna za wykonanie i zatwierdzenie zadania. Aby uniknąć sprzecznych decyzji, do każdego zadania przypisz jedną osobę odpowiadającą za rezultat.
- C = Consulted (konsultowany): Osoby, których wiedza specjalistyczna lub opinia są potrzebne przed rozpoczęciem pracy lub w jej trakcie. Komunikacja odbywa się w obu kierunkach.
- I = Informed (informowany): Osoby, które muszą znać postępy, decyzje lub rezultaty, ale nie oczekuje się od nich bezpośredniego udziału. Komunikacja zazwyczaj jest jednostronna.
Najwięcej niejasności powoduje rozróżnienie między odpowiedzialnością za wykonanie a odpowiedzialnością za rezultat. Odpowiedzialność za wykonanie oznacza realizowanie pracy. Odpowiedzialność za rezultat oznacza dopilnowanie, aby praca została wykonana i spełniała oczekiwania. Jedna osoba może pełnić obie role.
Tutaj znajdziesz więcej informacji na temat macierzy RACI!
Kiedy używać macierzy RACI?
Nie każdy projekt wymaga macierzy RACI. W przypadku małego zespołu, w którym zakresy odpowiedzialności są oczywiste, może ona oznaczać więcej pracy administracyjnej niż korzyści. Jest najbardziej przydatna, gdy kilka osób lub działów pracuje nad tym samym zadaniem. Możesz odwoływać się do struktury RACI przez cały cykl życia projektu, ponieważ RACI wskazuje, kiedy zaangażować właściwe osoby i na jakim etapie.
Rozważ jej użycie w przypadku:
- Złożone projekty z udziałem wielu interesariuszy: Wyjaśnij, kto zatwierdza rezultaty, przekazuje uwagi i otrzymuje aktualizacje, zanim podejmowanie decyzji stanie się wąskim gardłem.
- Projekty z niejasnym zakresem odpowiedzialności: Zidentyfikuj luki, nakładające się zakresy odpowiedzialności oraz zadania, które każdy zakłada, że realizuje ktoś inny.
- Projekty międzyfunkcyjne lub silnie ustrukturyzowane: Koordynuj zakresy odpowiedzialności między działami, dostawcami lub zespołami, szczególnie gdy praca przechodzi przez wiele etapów zatwierdzania.
Jeśli Twój zespół już wie, kto jest odpowiedzialny za każdą decyzję i każdy rezultat, prawdopodobnie nie potrzebujesz kolejnej tabeli.
Przykład tabeli RACI: studium przypadku z życia
Oto przykład tabeli RACI, którą utworzyłem dla projektu obejmującego uruchomienie programu lojalnościowego dla marki modowej.
Ta tabela RACI pochodzi z projektu programu lojalnościowego, którym zarządzałem dla marki modowej. Ponieważ po stronie klienta zaangażowanych było kilku interesariuszy, utworzenie tabeli ujawniło trzy kwestie wymagające rozwiązania:
- Zbyt wielu interesariuszy: Skoncentrowałem tabelę na zakresach odpowiedzialności po stronie klienta, a mniejszy zespół agencji połączyłem w jedną rolę.
- Niejasne grupy interesariuszy: Oddzieliłem kluczowych starszych rangą interesariuszy od szerszej grupy kierowniczej, zamiast wymieniać wszystkich osobno.
- Skoncentrowana odpowiedzialność: Początkowo zbyt wiele zadań zależało od właściciela produktu po stronie klienta, dlatego omówiliśmy rozdzielenie odpowiedzialności między odpowiednie role.
To ćwiczenie pomogło nam uzgodnić zakresy odpowiedzialności, zanim te nakładanie się kompetencji przerodziło się w problemy z realizacją.
Zalety i wady tabel RACI
Zalety i wady tabel RACI
Tabela RACI może zwiększyć przejrzystość zakresów odpowiedzialności w projekcie, ale sama w sobie nie naprawi słabej komunikacji ani niejasnego procesu podejmowania decyzji. Oto sytuacje, w których pomaga, oraz te, w których może powodować dodatkową pracę.
| Zalety | Wady |
|---|---|
| Większa przejrzystość odpowiedzialności: Wskazuje, kto wykonuje pracę i kto odpowiada za jej rezultat. | Dodatkowa administracja: Utworzenie i utrzymywanie tabeli wymaga czasu, szczególnie gdy zakresy odpowiedzialności często się zmieniają. |
| Szybsze podejmowanie decyzji: Wyraźnie określa odpowiedzialność za zatwierdzanie, ograniczając niepotrzebną wymianę wiadomości. | Sztywne przypisanie ról: Zakresy odpowiedzialności mogą się zdezaktualizować wraz z rozwojem projektu. |
| Bardziej ukierunkowana komunikacja: Rozróżnia osoby, które muszą przekazać uwagi, od tych, które potrzebują jedynie aktualizacji. | Napięcia wśród interesariuszy: Ludzie mogą nie zgadzać się z przypisanymi im rolami lub czuć się wykluczeni z podejmowania decyzji. |
| Lepszy wgląd w obciążenie pracą: Pokazuje, kiedy zbyt wiele zadań zależy od jednej osoby lub zespołu. | Fałszywe poczucie jasności: Ukończona tabela nie gwarantuje, że ludzie rozumieją swoje zakresy odpowiedzialności ani je akceptują. |
Częste pułapki RACI i sposoby ich unikania
Nawet dobrze zaprojektowana tabela RACI może powodować problemy, jeśli przypisania są niejasne lub zespół się z nimi nie zgadza. Zwróć uwagę na te częste błędy:
- Obarczanie kierownika projektu odpowiedzialnością za wszystko: Przypisuj pracę osobom, które faktycznie ją wykonują — niezależnie od tego, czy są to projektanci, programiści czy kierownicy działów. Kierownik projektu nie powinien automatycznie odpowiadać za każdy rezultat.
- Mylenie odpowiedzialności za wykonanie z odpowiedzialnością za rezultat: Sprawdź, czy do każdego zadania przypisano osobę, która je wykona, oraz jedną osobę odpowiedzialną za jego rezultat. Może to być ta sama osoba, ale nie musi.
- Tworzenie napięć między interesariuszami konsultowanymi i informowanymi: Wyjaśnij, dlaczego niektóre osoby przekazują uwagi, podczas gdy inne otrzymują jedynie aktualizacje. Bycie informowanym nie oznacza mniej istotnej roli. Oznacza po prostu, że ich opinia nie jest wymagana w przypadku danej decyzji.
Przejrzyj te przypisania z zespołem przed sfinalizowaniem tabeli. Dobre zarządzanie interesariuszami zaczyna się od ustalenia jasnych oczekiwań. Krótka rozmowa teraz może zapobiec późniejszym nieporozumieniom dotyczącym odpowiedzialności.
Jak utworzyć tabelę RACI w 6 krokach
Na poniższej grafice podsumowałem sześć kroków tworzenia tabeli RACI:
Przeanalizujmy sześć kroków na przykładzie dobrze znanej misji Drużyny, której celem było dostarczenie Pierścienia do Góry Przeznaczenia w Władcy Pierścieni.
Pomysł pochodzi z wystąpienia Meghan McInerny podczas Digital PM Summit 2017. To przydatny przykład pokazujący, jak można podzielić zakresy odpowiedzialności w zespole.
Krok 1: Zidentyfikuj role w projekcie
Zacznij od wypisania wszystkich osób zaangażowanych w projekt w górnej części wykresu. Możesz użyć nazw stanowisk lub imion i nazwisk, zależnie od sposobu pracy zespołu.
- Użyj ról, gdy zakresy odpowiedzialności powinny pozostać spójne mimo zmian kadrowych lub gdy jedna osoba pełni kilka funkcji.
- Użyj imion i nazwisk, gdy istotne jest przypisanie odpowiedzialności konkretnej osobie lub gdy kilka osób ma to samo stanowisko.
Wybierz podejście, które ułatwia zrozumienie zakresów odpowiedzialności, i stosuj je konsekwentnie.
Krok 2: Zidentyfikuj zadania lub rezultaty projektu
Wypisz główne zadania lub rezultaty projektu w lewej kolumnie. Jako punkt wyjścia wykorzystaj plan projektu lub listę rezultatów.
Zachowaj rozsądny poziom szczegółowości. Wykres RACI powinien wyjaśniać zakresy odpowiedzialności, a nie stawać się drugim narzędziem do śledzenia zadań. Skoncentruj się na pracach wymagających koordynacji, podejmowania decyzji lub zatwierdzenia.
Krok 3: Przypisz elementy RACI do każdej roli i zadania
Do każdego zadania przypisz role odpowiedzialne za wykonanie, rozliczane z realizacji, konsultowane i informowane. Każde zadanie powinno mieć co najmniej jedną osobę odpowiedzialną za jego wykonanie i dokładnie jednego właściciela rozliczanego z realizacji. Dodaj interesariuszy konsultowanych i informowanych tylko wtedy, gdy jest to konieczne.
W naszym przykładzie Frodo odpowiada za zaniesienie Pierścienia do Góry Przeznaczenia. Gandalf udziela wskazówek, a Sam aktywnie wspiera pracę Froda. To rozróżnienie pokazuje również, kiedy przydatny może być rozszerzony model, taki jak RASCI, uwzględniający rolę wspierającą.
Krok 4: Uzgodnij to z zespołem
Omów przypisania z osobami wykonującymi pracę. Sprawdź, czy zakresy odpowiedzialności są realistyczne, czy nikt nie ma zbyt wielu obowiązków oraz czy któremukolwiek zadaniu nie brakuje jasno określonego właściciela.
Wprowadź zmiany, zanim udostępnisz wykres szerszemu gronu.
Krok 5: Uzgodnij to z kluczowymi interesariuszami projektu
Udostępnij projekt kluczowym interesariuszom, aby potwierdzić uprawnienia do zatwierdzania, zakresy odpowiedzialności za podejmowanie decyzji oraz oczekiwania dotyczące komunikacji.
Skoncentruj przegląd na uzupełnieniu braków lub rozwiązaniu rozbieżności, zamiast zapraszać wszystkich do przeprojektowania wykresu.
Etap 6: Uczyń go użytecznym przez cały okres trwania projektu
Macierz RACI pomaga tylko wtedy, gdy ludzie rzeczywiście z niej korzystają. Nie pozwól, aby po rozpoczęciu projektu zniknęła w jego folderze.
- Odwołuj się do niej podczas realizacji: Sprawdzaj przypisania podczas rozpoczynania pracy, proszenia o zatwierdzenia lub rozwiązywania kwestii związanych z odpowiedzialnością.
- Aktualizuj ją, gdy zmieniają się zakresy odpowiedzialności: Weryfikuj macierz po zmianach w składzie zespołu, korektach zakresu lub zmianach uprawnień decyzyjnych.
- Zadbaj o jej dostępność: Przechowuj ją we współdzielonej lokalizacji, takiej jak Confluence, Dokumenty Google lub oprogramowanie do zarządzania projektami używane przez Twój zespół. Jeśli korzystasz z programu Excel, upewnij się, że każdy ma dostęp do aktualnej wersji.
- Przeanalizuj ją przy zamknięciu projektu: Określ, gdzie odpowiedzialność działała prawidłowo, gdzie zatwierdzenia utknęły oraz czy zaangażowanych było zbyt wiele osób.
Traktuj macierz jako żywy dokument projektowy, a nie jednorazowe ćwiczenie planistyczne.
Posłuchaj tego w formie podcastu
Suze przedstawia swoją opinię na temat tego, jak przestać zrzucać na siebie winę i po prostu zabrać się do pracy.
Najlepsze praktyki dotyczące macierzy RACI
Zanim zaczniesz korzystać z macierzy RACI, sprawdź te pięć kwestii:
- Używaj jej tam, gdzie przynosi wartość. Proste projekty z jasno określonymi zakresami odpowiedzialności mogą nie wymagać formalnej macierzy.
- Zdefiniuj role przed ich przypisaniem. Upewnij się, że każdy rozumie różnicę między osobą odpowiedzialną za wykonanie, osobą rozliczaną z rezultatu, osobą konsultowaną i osobą informowaną.
- Przypisz jednego właściciela odpowiedzialnego za każde zadanie. Wielu właścicieli odpowiedzialnych za rezultat może spowalniać zatwierdzanie i pozostawiać decyzje nierozstrzygnięte.
- Rozważnie wybieraj osoby, które muszą otrzymywać aktualizacje. Nie każdy interesariusz musi pojawiać się w każdym wierszu. W szerszej komunikacji korzystaj z planu zarządzania interesariuszami.
- Twórz ją razem z zespołem. Jeśli tak jest łatwiej, przygotuj projekt macierzy samodzielnie, ale zasięgnij opinii osób odpowiedzialnych za wykonanie i zatwierdzanie pracy.
Celem nie jest wypełnienie każdej komórki. Chodzi o to, aby odpowiedzialności były wystarczająco jasne, tak by praca mogła posuwać się naprzód bez zbędnych pytań lub zatwierdzeń.
Jakie są alternatywy dla RACI?
RACI nie jest jedynym sposobem na wyjaśnienie ról i zakresów odpowiedzialności decyzyjnej. Istnieje kilka wariantów, które modyfikują terminologię lub wprowadzają dodatkowe role, aby dopasować model do różnych zespołów.
- RASCI (odpowiedzialny za wykonanie, rozliczany z rezultatu, wspierający, konsultowany, informowany): Dodaje rolę wspierającą dla osób, które aktywnie pomagają w realizacji zadania. Przydatne, gdy praca angażuje wielu współtwórców.
- CARS (komunikowanie, zatwierdzanie, odpowiedzialność za wykonanie, wsparcie): Koncentruje się na komunikacji, zatwierdzaniu, realizacji i wsparciu, zamiast rozróżniać interesariuszy konsultowanych i informowanych.
- RAS (odpowiedzialny za wykonanie, zatwierdzający, wspierający): Uproszczony model z trzema rolami. Przydatny, gdy zespół potrzebuje mniejszej liczby rozróżnień, choć może nie uwzględniać wszystkich wymogów związanych z odpowiedzialnością.
- DACI (inicjator, zatwierdzający, współtwórca, informowany): Koncentruje się bardziej bezpośrednio na podejmowaniu decyzji, wskazując, kto prowadzi proces decyzyjny, kto zatwierdza decyzję i kto dostarcza informacji.
- CLAM (współtworzy, kieruje, zatwierdza, monitoruje): Wykorzystuje role zorientowane na działanie, aby rozróżnić uczestnictwo, przywództwo, zatwierdzanie i nadzór.
Najlepszy wybór zależy od tego, co próbujesz wyjaśnić. Użyj RACI do określania właścicieli zadań i odpowiedzialności, DACI do podejmowania decyzji lub RASCI, gdy osoby wspierające realizację potrzebują wyraźnego uznania ich wkładu.
Możesz również zapoznać się z RACI 2.0, czyli inną wersją tego modelu.
Co dalej?
Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy w zarządzaniu projektami i kierowaniu zespołami, zapisz się na nasz kurs „Zaawansowane zarządzanie projektami cyfrowymi”. Obejmuje on cały cykl życia projektu — od rozpoczęcia do zamknięcia — a także szeroki zakres metodyk projektowych, które pomagają osiągnąć sukces projektu.
