Czym jest projekt? Charakterystyka, rodzaje i przykłady

Zespoły projektowe stosują określone ramy lub metodyki, takie jak Zbiór wiedzy z zakresu zarządzania projektami (PMBOK) opracowany przez Project Management Institute (PMI), aby realizować zadania, kamienie milowe i cele projektu.

Projektami najlepiej zarządzać za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. 

Czym projekt nie jest?

Projekty nie są ciągłymi ani powtarzalnymi zadaniami bez określonego harmonogramu. Ich cele nie zmieniają się nieustannie. Codzienne działania i ciągłe procesy, takie jak poniższe, nie są uznawane za projekty:

• Zarządzanie procesami produkcyjnymi
• Funkcje administracyjne
• Kierowanie zespołami operacyjnymi
• Powtarzalne działania marketingowe i sprzedażowe

Cechy projektu

Projekty mają pewne wspólne elementy lub cechy, za które kierownicy projektów odpowiadają przez cały cykl życia projektu.

Kierownik projektu powinien identyfikować, analizować, dokumentować i komunikować te cechy interesariuszom, w tym zespołom projektowym. Dzięki temu wszyscy będą mieli wspólne spojrzenie na sytuację, a zespoły projektowe będą lepiej przygotowane do wykonania prac w ramach zakresu projektu. 

Ograniczenia

Ograniczenia projektowe nie ograniczają możliwości zespołu. Motywują go do większej kreatywności i rozwijania swoich umiejętności w dążeniu do osiągania lepszych rezultatów. 

(Tak właśnie postrzegam ograniczenia).

Zaakceptowanie faktu, że ograniczenia projektowe się pojawią — niezależnie od tego, czy dotyczą zasobów, interesariuszy, budżetu, celów, założeń czy harmonogramów — jest niezbędne. Potencjalne ograniczenia wymagają natychmiastowej uwagi, ponieważ jedna cecha nieuchronnie wpłynie na pozostałe. 

Niezbędne są również strategie zarządzania ryzykiem, takie jak tworzenie planów awaryjnych na wypadek niedoborów zasobów lub przygotowanie alternatywnych rozwiązań, gdy ograniczenia mogą zagrozić dowolnej cesze lub aspektowi projektu. 

Właśnie tutaj Twoja wiedza i doświadczenie zdobyte podczas szkolenia na kierownika projektu mogą wyróżnić Cię jako skutecznego lidera. Identyfikowanie ograniczeń na początku projektu oraz opracowywanie kreatywnych strategii zmniejszających potencjalne problemy może skierować Ciebie i Twój zespół na drogę do pomyślnej realizacji projektu oraz zapewnienia klientom solidnego zwrotu z inwestycji (ROI).

Zasoby

Zasoby projektu (zasoby ludzkie) mogą należeć do najtrudniejszych elementów zarządzania ze względu na ich wpływ na wszystkie aspekty skutecznego zarządzania projektami. Wpływają na wszystko — od współpracy i komunikacji po harmonogram oraz jakość projektów. Posiadanie odpowiednich zasobów wtedy, gdy są potrzebne, ma kluczowe znaczenie dla pomyślnej realizacji zależności. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Przykład:

Na przykład, jeśli firma boryka się z dużą rotacją pracowników w dziale marketingu produktu i ma trudności z zatrudnianiem nowych członków zespołu, poważnie utrudnia to plany wprowadzenia i promowania nowego produktu, nawet jeśli inne działy mają wystarczającą liczbę pracowników, odpowiednie kompetencje i są gotowe do działania.  

Jako kierownik projektu będziesz potrzebować odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami do planowania, przydzielania i śledzenia zasobów, aby szybko identyfikować potencjalne braki zasobów i wprowadzać korekty, zanim staną się problemem. 

Interesariusze

Interesariuszem projektu może być każda osoba, na którą projekt wpływa lub która wpływa na cele projektu albo pożądany rezultat. 

Oto tylko kilka przykładów:

• Klienci
• Sponsorzy projektu
• Członkowie zespołu projektowego
• Wewnętrzne działy funkcjonalne
• Zewnętrzne grupy lub osoby (organy rządowe, prawne lub ustawodawcze)

Niezależnie od tego, czy są wewnętrzni, czy zewnętrzni, interesariusze muszą mieć wspólne rozeznanie i być na bieżąco z postępami. Kierownik projektu odpowiada za terminową, jasną i dokładną komunikację ze wszystkimi interesariuszami. 

Budżet

Uzyskanie akceptacji budżetu projektu jest momentem decyzji o rozpoczęciu lub zaniechaniu projektu. Wstępna akceptacja to dopiero początek. Wiele projektów z zatwierdzonymi i wystarczającymi budżetami znalazło się w trudnej sytuacji, gdy zmieniły się warunki gospodarcze lub inne okoliczności. 

Przykład: 

Załóżmy, że otwierasz restaurację. Wszystko jest gotowe do otwarcia lokalu — a przynajmniej tak ci się wydawało. Twój główny szef kuchni nagle się wycofał z powodu zmieniających się czynników gospodarczych, które doprowadziły do obniżenia wynagrodzeń. Nie masz możliwości pozyskania dodatkowych środków. Brak rezerwy spowoduje opóźnienie terminu otwarcia restauracji.

Jako kierownik projektu musisz monitorować i kontrolować wydatki projektu w odniesieniu do budżetów, obliczać potencjalne ryzyko i opracowywać strategie zarządzania ryzykiem. Warto pozostawać w bliskim kontakcie ze sponsorami projektu w sprawie możliwości zmian budżetu. Jest to szczególnie ważne w przypadku projektów kapitałowych, w których kluczowym czynnikiem jest ich wysoki koszt.

Cele i założenia

Cele i założenia projektu powinny pozostać głównym punktem odniesienia. Co jednak dzieje się, gdy ten punkt odniesienia się zmienia? Czynniki wewnętrzne i zewnętrzne stwarzają wyzwania i ryzyko wpływające na cele projektu, a klienci mogą również prosić o zmiany celów. 

Śledzenie wielu zmieniających się elementów i aspektów projektu może być złożone, a nawet przytłaczające. Zarządzanie nimi i potencjalnym ryzykiem wymaga kompleksowego oprogramowania oraz narzędzi do zarządzania projektami, które umożliwiają rejestrowanie wszystkiego w jednym miejscu. 

Gdy cele lub założenia ulegają zmianie, projekt należy poddać ponownej ocenie, a zakres projektu musi zostać zmieniony, aby zapewnić sukces zespołu. 

Harmonogram

Aby można było uznać go za projekt w pełnym tego słowa znaczeniu, powinien mieć jasno określone ramy czasowe. Powinien obejmować wszystkie wymagane zadania oraz harmonogram projektu określający poziom bazowy, czas trwania każdego zadania, kamień milowy i przypisany do niego zasób. Kierownicy projektów zazwyczaj korzystają z narzędzi takich jak wykresy Gantta, aby śledzić harmonogramy projektów. 

Przypomina to korzystanie z systemu nawigacji satelitarnej (GPS) podczas jazdy do wybranego celu. GPS powinien informować, ile czasu zajmie dotarcie do celu, oraz pokazywać wszystkie przystanki (zadania), które trzeba po drodze wykonać, a także dostępne miasta, stacje benzynowe i restauracje (zasoby), które pomogą dotrzeć tam bezpiecznie i na czas. 

Przykład: 

Budowniczy domów obiecał kilku klientom, że ich domy będą gotowe za dziesięć miesięcy. W miarę upływu czasu opóźnienia po stronie dekarzy wydłużyły harmonogram, przez co niemożliwe stało się przekazanie klientom ukończonych domów w terminie. 

Co można było zrobić, aby tego uniknąć? W ramach strategii zarządzania ryzykiem kierownik projektu mógł dodać bufor do pierwotnego harmonogramu, aby zapobiec takiej sytuacji. Ponieważ tego nie zrobiono, najlepszym rozwiązaniem jest znalezienie innego dekarza, aby utrzymać realizację projektu zgodnie z planem, szczere poinformowanie klienta i omówienie dostępnych możliwości. 

Wszystkie cechy projektu odgrywają istotną rolę w jego ostatecznym wyniku. Żadna z nich nie jest ważniejsza od pozostałych, ponieważ każda może doprowadzić do niepowodzenia projektu, jeśli jej zabraknie lub nie zostanie jej poświęcona wystarczająca uwaga.

Rodzaje projektów i przykłady projektów

Wielu kierowników projektów prowadziło różnego rodzaju projekty. Poniżej przedstawiono częściej spotykane przykłady projektów, o których mogłeś słyszeć lub przy których mogłeś pracować.

Do typowych przykładów projektów należą:

• Projekty produkcyjne: Produkcja specjalistycznego sprzętu
• Projekty informatyczne lub związane z tworzeniem oprogramowania: Konfiguracja infrastruktury informatycznej lub projektowanie aplikacji 
• Projekty biznesowe: Fuzja lub przejęcie
• Projekty budowlane: Projektowanie i budowa budynku lub domu
• Projekty związane z wydarzeniami: Planowanie i organizacja konferencji, premiery produktu lub nawet wydarzenia osobistego, takiego jak ślub

Istnieją inne rodzaje projektów — kluczem jest spełnienie formalnej definicji projektu.

Przejdźmy teraz do faz projektu, które zapewniają sprawny przebieg procesów zarządzania projektami.

Fazy projektu

Niezależnie od rodzaju projektu przewodnik PMBOK opracowany przez PMI definiuje pięć odrębnych kroków zarządzania projektem, które wyznaczają kierunek pracy zespołów projektowych. Przyjrzyjmy się każdemu z nich.

Faza 1: Inicjowanie

Zanim będzie można zaplanować projekt, organizacja opracowuje uzasadnienie biznesowe wyjaśniające, dlaczego projekt jest potrzebny, oraz określa jego cele. Jest to faza inicjowania projektu, w której projekt musi zostać zatwierdzony, objęty budżetem i zdefiniowany na poziomie organizacji.

Faza 2: Planowanie

W tej fazie kierownik projektu opracowuje plan zarządzania projektem, określający charakterystykę projektu i zakres prac do wykonania. Sponsor projektu musi zatwierdzić plan projektu, zanim będzie można przystąpić do jego realizacji.

Faza 3: Realizacja

Faza realizacji projektu to etap, na którym zespoły projektowe wykonują prace niezbędne do osiągnięcia celów i założeń projektu określonych w planie projektu. Zespoły projektowe zazwyczaj stosują metodologię zarządzania projektem, taką jak zwinne zarządzanie projektami. Inne popularne metodologie to model kaskadowy, Scrum i Six Sigma. 

Wykorzystują również możliwości oprogramowania do zarządzania projektami, aby zapewnić zespołom i interesariuszom wspólne rozumienie sytuacji, monitorować postępy projektu i realizować projekty w określonym zakresie.

Faza 4: Monitorowanie i kontrolowanie

Przez cały cykl życia zarządzania projektem kierownik projektu dba o to, aby ukończone działania projektowe były zgodne z planem. Analizuje również i identyfikuje odchylenia, wdraża mechanizmy kontroli projektu w celu utrzymania zakresu, harmonogramu i budżetu, komunikuje się z interesariuszami oraz wprowadza niezbędne korekty.

Faza 5: Zamknięcie

Na tym ostatnim etapie projekt zostaje oficjalnie zamknięty. Zespoły projektowe przeprowadzają podsumowanie, podczas którego analizują i omawiają przebieg projektu oraz dokumentują jego wyniki i wyciągnięte wnioski, aby usprawniać realizację przyszłych projektów.

Wartość zarządzania projektami

Ben Aston, założyciel The Digital Project Manager, mówi: "Zarządzanie projektami jednoczy klientów i zespoły, tworzy plan realizacji na czas i w ramach budżetu oraz zapewnia wspólne rozumienie sytuacji przez interesariuszy." Nie mógłbym się z tym bardziej zgodzić.

To jednak nie wszystko. Wymienia on co najmniej kilkanaście innych korzyści związanych z ROI zarządzania projektami dla firm każdej wielkości i ze wszystkich branż. 

Oto tylko kilka z nich:

• Wyniki projektów przynoszące większą wartość
• Realizacja na czas i w ramach budżetu
• Efektywne zarządzanie zasobami
• Ciągłe uczenie się i doskonalenie
• Lepsze zgranie zespołu i kontrola
• Spójne rezultaty o wysokiej jakości

Jakie są moje przemyślenia? Celem projektu jest dostarczenie wartościowego rezultatu lub osiągnięcie wartościowego celu. Potrzeba realizacji projektu opiera się na jego wykonalności, co oznacza, że aby przynosił rzeczywiste korzyści, musi mieć strategiczny charakter przez cały cykl życia.

Nie chodzi o mechaniczne przechodzenie przez kolejne etapy lub fazy w celu ukończenia projektu na czas i w ramach budżetu. Zarządzanie projektami i kierownicy projektów muszą działać strategicznie, aby osiągnąć największy wpływ — to sposób myślenia. 

Różnica między samym zarządzaniem projektami a strategicznym zarządzaniem projektami wymaga ustanowienia wyraźnych powiązań między projektami a celami strategicznymi firmy.

Niezależnie od tego, czy pracujesz nad jednym projektem, czy nad kilkoma, nie powinny one funkcjonować w silosach. Chodzi o dostosowanie wszystkich celów i założeń projektów do celów i założeń całej firmy. Mając to na uwadze, każdy projekt może przynieść większy ROI.

Co dalej?

Jeśli interesuje Cię kariera kierownika projektu, sprawdź nasz kurs szkoleniowy dla kierowników projektów cyfrowych — Mistrzostwo w zarządzaniu projektami cyfrowymi. Obejmuje on cały cykl życia projektu od początku do końca, a także popularne metodyki zarządzania projektami i dostęp do różnorodnych szablonów ważnej dokumentacji projektowej.