Kompletny przewodnik po zarządzaniu projektami biznesowymi

Czym jest zarządzanie projektami biznesowymi?

Zarządzanie projektami biznesowymi to zestaw procesów pracy, które organizacje stosują do planowania, realizacji i zarządzania projektami wewnętrznymi. Aby zrozumieć, co obejmuje zarządzanie projektami biznesowymi, rozważmy każdy z tych procesów według faz: 

• W fazie planowania kierownicy projektów analizują proponowany zakres projektu, aby dopasować cele projektu do celów organizacji. Ustalają również kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) lub inne mierniki służące do oceny wyników projektu.

• W fazie realizacji kierownicy projektów współpracują z zespołem projektowym, aby ukończyć elementy projektu i monitorować postępy prac.

Zarządzanie projektami biznesowymi a ogólne zarządzanie projektami

Ogólne zarządzanie projektami obejmuje planowanie, realizację i monitorowanie zestawu działań wymaganych do osiągnięcia określonych celów klienta.

Zarządzanie projektami biznesowymi jest częścią zarządzania projektami, która dotyczy projektów wewnętrznych. Są to projekty podejmowane przez organizację w celu realizacji celów strategicznych lub usprawnienia działalności. Projekty biznesowe nie generują przychodów, a ich docelowymi „klientami” są interesariusze wewnętrzni, a nie klienci zewnętrzni.

Poniższa tabela przedstawia najważniejsze różnice między zarządzaniem projektami biznesowymi a ogólnym zarządzaniem projektami:

Dlaczego zarządzanie projektami biznesowymi ma znaczenie

Mimo że projekty biznesowe nie generują przychodów dla organizacji, skuteczne zarządzanie tymi działaniami nadal leży w najlepiej pojętym interesie firmy.

Stosowanie spójnych metodyk zarządzania projektami w przypadku projektów biznesowych może pomóc organizacji wybierać i ustalać priorytety projektów, które będą miały największy wpływ na poprawę efektywności organizacji. Poświęcenie czasu na udokumentowanie zakresu projektu i umiejętności wymaganych do jego ukończenia może również pomóc zapobiegać niekontrolowanemu rozszerzaniu zakresu oraz usprawnić przydzielanie zasobów.

Wdrożenie zarządzania projektami biznesowymi zapewnia również spójne procesy raportowania kamieni milowych projektu, wspiera podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym i umożliwia monitorowanie potencjalnych zagrożeń, które mogłyby zakłócić powodzenie projektu.

Korzyści z zarządzania projektami biznesowymi

Zarządzanie projektami biznesowymi oferuje wiele korzyści w zakresie zarządzania projektami:

• Dopasowanie projektów do celów biznesowych: Podejście to ustanawia skuteczny proces wyboru projektów, który dokumentuje cele i zakres projektu, aby zapewnić zgodność celów projektu z celami organizacji.
• Poprawa efektywności i produktywności: Proces ten standaryzuje sposoby pracy, aby ograniczyć wąskie gardła i zoptymalizować wydajność zespołu. 
• Zarządzanie ryzykiem i niepewnością: Dzięki gromadzeniu dokładniejszych danych podczas realizacji projektu łatwiej jest monitorować pojawiające się zagrożenia w całym portfelu projektów i reagować na nie.
• Większa elastyczność biznesowa: Gromadzenie danych w czasie rzeczywistym wspiera podejmowanie świadomych decyzji dotyczących tego, kiedy podczas realizacji projektu należy zmienić przydział zasobów i/lub ustalanie priorytetów zadań. 
• Usprawnienie współpracy i komunikacji: Metoda ta zapewnia ustalony zestaw protokołów komunikacyjnych, które ograniczają nieporozumienia dotyczące tego, kiedy i jak komunikować się w poszczególnych grupach interesariuszy.

Podstawowe zasady zarządzania projektami biznesowymi

Zarządzanie projektami biznesowymi zazwyczaj opiera się na zestawie podstawowych zasad. Pamiętanie o tych zasadach pomoże Ci skuteczniej wdrażać procesy zarządzania projektami biznesowymi w Twojej organizacji:

1. Planowanie ukierunkowane na cele

Skuteczne planowanie projektu biznesowego wymaga uzgodnienia przez interesariuszy pożądanych celów projektu i udokumentowania tych celów w karcie projektu. Jeśli nie uda Ci się osiągnąć porozumienia co do powodu realizacji projektu, prawdopodobnie zostanie on w pewnym momencie odłożony na rzecz innych priorytetów biznesowych.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Zarządzanie zasobami i ich optymalizacja

Optymalizacja zasobów jest szczególnie ważna w przypadku projektów, które nie generują przychodów, ponieważ kontrola kosztów jest głównym obszarem zainteresowania w zarządzaniu projektami biznesowymi. Staraj się obsadzać projekty zasobami, które są opłacalne i posiadają umiejętności niezbędne do osiągnięcia rezultatów projektu.

3. Pomiar wyników i KPI

Aby rozliczać swoją organizację z realizacji celów projektu, musisz ustalić formalne kryteria sukcesu oraz sposoby oceny postępów za pomocą KPI.

4. Ciągłe doskonalenie i elastyczność

Optymalizacja przepływów pracy w projekcie zmniejsza wydatki i zwiększa wartość dostarczaną interesariuszom. Wykorzystuj dane zbierane podczas fazy monitorowania i kontroli, aby stale udoskonalać procesy zarządzania projektem w świetle zmieniających się okoliczności. 

Kluczowe fazy zarządzania projektami biznesowymi

Skuteczne zarządzanie projektem zapewnia płynny przebieg prac przez cały cykl życia projektu. Poniżej przedstawiono kluczowe fazy, które należy uwzględnić w zarządzaniu projektami biznesowymi:

1. Rozpoczęcie

Na tym etapie oceniasz, czy warto realizować projekt. Może to wymagać opracowania uzasadnienia biznesowego i/lub studium wykonalności w celu ustalenia, czy projekt powinien przynieść zwrot z inwestycji.

2. Planowanie

Jeśli kierownictwo zdecyduje się na realizację projektu, przechodzi on do fazy planowania. Na tym etapie określisz wymagania projektu, wykorzystasz strukturę podziału pracy, aby podzielić cele projektu na odrębne zadania, utworzysz szczegółowy harmonogram projektu i ustanowisz proces zarządzania ryzykiem. Najważniejszym rezultatem tej fazy jest plan zarządzania projektem.

3. Realizacja

Faza realizacji koncentruje się na zarządzaniu zadaniami. Przydzielisz pracę, zmobilizujesz członków zespołu wokół wspólnego celu i będziesz współpracować z nimi, aby ukończyć rezultaty zidentyfikowane podczas fazy planowania.

4. Monitorowanie i kontrola

Monitorowanie i kontrola idą w parze z realizacją. W miarę jak zespół wykonuje działania projektowe, kierownik projektu ocenia KPI i raportuje postępy kluczowym interesariuszom.

5. Zamknięcie i ocena

Podczas zamykania projektu zespół projektowy finalizuje wszelkie zaległe rezultaty. Kierownik projektu przeprowadza spotkanie podsumowujące w celu zebrania opinii na temat wyników projektu i dokumentuje wyciągnięte wnioski, które można zastosować w przyszłych projektach.

Jak rozpocząć zarządzanie projektami biznesowymi 

Pierwsze wdrożenie systemu zarządzania projektami biznesowymi może wydawać się przytłaczające. Aby ułatwić Ci rozpoczęcie, przedstawiamy prosty zestaw kroków, które możesz wykonać:

1. Określ jasne cele i KPI

Brak uzgodnienia celów projektu lub określenia, jak wygląda sukces projektu, stanowi jedno z największych zagrożeń dla powodzenia projektu. Współpracuj z interesariuszami od samego początku projektu, aby jasno określić zamierzone cele i sposób mierzenia postępów przez cały projekt.

2. Zbuduj kompetentny zespół zarządzania projektem

Praca zespołowa prowadzi do sukcesu! Analizując rezultaty wymagane do ukończenia projektu, zastanów się, ile osób i o jakich umiejętnościach będziesz potrzebować, aby osiągnąć rezultaty projektu. Wybór członków zespołu posiadających wiedzę niezbędną do spełnienia wymagań projektu znacznie upraszcza realizację projektu.

3. Wybierz odpowiednie narzędzia i technologię

Nie pomijaj znaczenia narzędzi do zarządzania projektami jako kluczowego zasobu wymaganego w projekcie. Wdrożenie na przykład oprogramowania do zarządzania projektami może pomóc w stworzeniu planu projektu, wizualizacji harmonogramu projektu oraz wsparciu automatyzacji procesu tworzenia oprogramowania.

4. Ustanów skuteczne kanały komunikacji

Jednym z kluczowych obowiązków kierownika projektu jest wspieranie współpracy między interesariuszami. Zdefiniuj i uzgodnij zatwierdzone kanały komunikacji, w tym określ, kiedy należy korzystać z danego kanału, oraz zapoznaj z tymi narzędziami współpracy cały zespół, aby zapewnić spójność działań.

5. Monitoruj postępy i dostosowuj strategie

W miarę postępów w projekcie porównuj pozostały budżet i harmonogram z działaniami, które nie zostały jeszcze wykonane, i wprowadzaj niezbędne korekty, aby utrzymać projekt na właściwym torze.

Modele i metodyki zarządzania projektami biznesowymi

Podobnie jak w przypadku ogólnego zarządzania projektami, system zarządzania projektami biznesowymi można wdrożyć z wykorzystaniem różnych metodyk zarządzania projektami. Przykłady takich modeli i metodyk obejmują:

• Model kaskadowy: Zakłada zebranie na początku wymagań, które prawdopodobnie nie ulegną zmianie. Projekty realizowane według modelu kaskadowego przebiegają liniowo przez odrębne fazy prac, prowadząc do dostarczenia produktu końcowego o dokładnie określonym zakresie.
• Metodyka zwinna: Kładzie nacisk na przyrostowe dostarczanie produktu w całym cyklu życia projektu. W projektach zwinnych zespół projektowy reaguje na wymagania, które mogą szybko się zmieniać w zależności od zmian wartości biznesowej i/lub bieżących opinii interesariuszy.
• Scrum: Forma zwinnego zarządzania projektami, która organizuje pracę w określonych przedziałach czasowych, czyli sprintach, aby zmaksymalizować dostarczaną wartość na podstawie ustalonych priorytetów.
• Lean Six Sigma: Forma zwinnego zarządzania projektami, która koncentruje się na zwiększaniu efektywności i ograniczaniu marnotrawstwa poprzez usprawnianie i upraszczanie procesów w celu maksymalizacji wartości dla klienta.

Wybór odpowiedniej metodyki

Istniejące procesy organizacyjne i/lub preferencje interesariuszy mogą decydować o tym, którą metodykę ostatecznie zastosujesz w projekcie. 

Jeśli jednak wybór należy do Ciebie jako kierownika projektu, warto uwzględnić takie czynniki jak wielkość projektu, jego złożoność, standardy jakości, oczekiwane tempo realizacji, a także zaangażowanie interesariuszy, aby ustalić, która metodyka będzie dla Ciebie odpowiednia.

More Articles

• Macierz Eisenhowera: jak mądrze ustalać priorytety zadań
• Wskazówki dotyczące budowania profilu na Slacku
• Jak opanować zarządzanie zasobami w zarządzaniu projektami

Pomiar sukcesu w zarządzaniu projektami biznesowymi

Kierownicy projektów mogą oceniać kondycję swojego systemu zarządzania projektami biznesowymi, analizując wskaźniki KPI ustalone podczas fazy planowania projektu. 

Oto kilka przykładów wskaźników KPI, zarówno ilościowych, jak i jakościowych, które możesz rozważyć w przypadku swoich projektów biznesowych:

• Zgodność z budżetem: Kontrolowanie kosztów ma szczególne znaczenie w przypadku projektów, które nie generują przychodów. Wskaźnik ten ocenia, czy projekt jest zagrożony przekroczeniem budżetu.
• Zwrot z inwestycji (ROI): Uzasadnienie biznesowe projektu prawdopodobnie wymagało wykazania, czy organizacja odzyska początkową inwestycję. Wskaźnik ten porównuje koszty projektu z osiągniętymi lub prognozowanymi korzyściami.
• Czas realizacji: Wskaźnik ten ocenia, czy projekt jest na dobrej drodze do ukończenia w określonych ramach czasowych. 
• Zadowolenie klienta: W ramach tego wskaźnika przeprowadza się ankiety wśród wewnętrznych interesariuszy, aby ustalić, czy są oni zadowoleni z rezultatów projektu.

Pamiętaj, że skuteczne zarządzanie projektami wymaga podejścia iteracyjnego. Weryfikuj użyteczność wskaźników w całym cyklu życia projektu i w razie potrzeby wprowadzaj zmiany, aby gromadzić bardziej przydatne dane projektowe.

Co więcej, nie czekaj do zakończenia projektu, aby przeprowadzić retrospektywy dotyczące potencjalnych obszarów doskonalenia. Jeśli stosujesz zwinne zarządzanie projektami, zaplanuj czas na gromadzenie wniosków wyciągniętych z doświadczeń pod koniec każdego sprintu.

Narzędzia do zarządzania projektami biznesowymi

Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga firmom skutecznie zarządzać projektami. Możesz na przykład używać narzędzi do zarządzania projektami, aby dzielić złożone projekty na łatwe do zarządzania zadania, porządkować rejestr pozostałych prac oraz tworzyć wizualizacje, takie jak tablice Kanban, wykresy Gantta i pulpity, służące do raportowania postępów projektu.

Więcej informacji znajdziesz na naszej liście najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami dla firm:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Best for an all-in-one work management software
2. 2. Productive — Best for task and budget tracking
3. 3. Celoxis — Best project portfolio management software for enterprise
4. 4. Miro — Best for visual project management and collaboration
5. 5. Bonsai Agency Software — Best for integrated project, client, and financial management
6. 6. Kintone — Best for creating custom business applications
7. 7. JIRA — Best project and issue tracking solution for agile teams
8. 8. Trello — Best business project management software for Kanban boards
9. 9. ClickUp — Best for an all-in-one work management solution
10. 10. monday.com — Best for aligning goals, projects, and tasks

Najlepsze praktyki zarządzania projektami biznesowymi

Oto kilka najlepszych praktyk zarządzania projektami dotyczących wdrażania systemu zarządzania projektami biznesowymi:

• Standaryzuj procesy i przepływy pracy: Ustanowienie spójnych procesów i przepływów pracy we wszystkich projektach biznesowych upraszcza realizację i ułatwia ocenę kondycji projektów w całym portfelu.
• Korzystaj z oprogramowania do zarządzania pracą: Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami pozwala skonfigurować automatyzację typowych przepływów pracy projektowej, aby usprawnić realizację zadań międzyfunkcyjnych. Możesz także skonfigurować alerty, które powiadomią Cię o potencjalnych zagrożeniach dotyczących harmonogramu lub budżetu, zanim się pojawią.
• Wyznaczaj jasne cele i priorytety: Na etapie inicjowania projektu udokumentuj jego cele i upewnij się, że są one zgodne z priorytetami organizacji. Po osiągnięciu porozumienia między wszystkimi interesariuszami dokładniej określ, co wchodzi w zakres projektu, a co się w nim nie mieści, aby wesprzeć pomyślną realizację. 
• Stale monitoruj i dostosowuj działania: Zwłaszcza w przypadku projektów biznesowych należy koncentrować się na ciągłym doskonaleniu, aby ograniczać wydatki na projekty, które nie generują przychodów. Śledź postępy projektu i raportuj je, a także współpracuj z zespołem nad sposobami optymalizacji realizacji.
• Dokumentuj i wdrażaj wyciągnięte wnioski: Wiedza zdobyta podczas realizacji projektu jest przydatna tylko wtedy, gdy poświęcisz czas na uwzględnienie wyciągniętych wniosków w przyszłych projektach. Zaplanuj czas na etapie inicjowania projektu i w fazach planowania projektu, aby analizować i stosować wyciągnięte wnioski przy wyborze projektów i zarządzaniu pracą.

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji o zarządzaniu projektami

Chcesz nawiązać kontakt z innymi menedżerami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych.