Jak zbudować macierz wpływu i wysiłku (przewodnik krok po kroku)

Macierz ma oś poziomą, na której użytkownik może zaznaczyć poziom wpływu, oraz oś pionową, na której może zaznaczyć poziom nakładu pracy. Cztery ćwiartki macierzy wpływu i nakładu pracy to:

• Duży wpływ – mały nakład pracy (szybkie zwycięstwa)
• Duży wpływ – duży nakład pracy (duże projekty)
• Mały wpływ – mały nakład pracy (zadania uzupełniające – niski priorytet)
• Mały wpływ – duży nakład pracy (pożeracze czasu – usuń lub deleguj)

Dlaczego warto używać macierzy wpływu i nakładu pracy? 

Gdy masz do wykonania dużo pracy, trudno może być określić, od czego zacząć. Najlepszym punktem wyjścia jest zidentyfikowanie zadań, które zapewniają duży wpływ przy małym nakładzie pracy. Znalezienie takich zadań często może mieć kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu.

Umieszczenie swojej pracy w macierzy wpływu i nakładu pracy może być łatwym wizualnym przedstawieniem wszystkich zadań, które musisz wykonać. Może pomóc Ci zrozumieć, gdzie znajdują się szybkie zwycięstwa, a także określić, które zadania można odłożyć.

Z drugiej strony możliwość wyszczególnienia zadań wymagających dużego nakładu pracy i mających mały wpływ może pomóc w podjęciu decyzji, co odłożyć lub delegować. Kiedy jesteś bardzo zajęty, po co poświęcać dużo cennego czasu na zadania o wyjątkowo małym potencjalnym wpływie na Twój zespół lub projekt?

Korzyści z używania macierzy wpływu i nakładu pracy

Używanie macierzy wpływu i nakładu pracy wraz z innymi narzędziami wspomagającymi podejmowanie decyzji przynosi wiele korzyści. Należą do nich:

Jaśniejsze ustalanie priorytetów

Trudno ignorować najważniejsze priorytety, gdy widzisz je przed sobą po stronie macierzy przeznaczonej dla zadań o wysokim priorytecie. Spójrz na działania o największym wpływie i najmniejszym nakładzie pracy – to dość łatwy punkt wyjścia. 

Możesz również czuć satysfakcję, wiedząc, że podejmujesz świadome decyzje dotyczące swoich priorytetów, ponieważ patrzysz na szerszy obraz zamiast rozpatrywać zadania indywidualnie.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Szybsze podejmowanie decyzji 

Gdy próbujesz zdecydować, co jest najważniejsze, macierz może pomóc Ci szybciej dojść do wniosku. Widok wszystkich zadań umieszczonych w macierzy może pomóc Ci szybciej i lepiej decydować o tym, jak Ty i członkowie Twojego zespołu wykorzystujecie czas.

Pamiętaj, aby uwzględnić jak najwięcej swoich zadań, a nie tylko te, które są częścią dużych projektów lub ważnych inicjatyw, aby uzyskać całościowy obraz pracy swojego zespołu.

Lepsza alokacja zasobów 

Koncentrując zasoby na działaniach o największym wpływie, możesz usprawnić alokację zasobów i pomóc zespołowi uniknąć wypalenia zawodowego. Członkowie zespołu, którzy poświęcają dużo czasu na zadania o małym wpływie, za które nikt im nie dziękuje, zwykle szybciej tracą zaangażowanie i czują się wypaleni niż członkowie zespołu pracujący nad zadaniami o dużym wpływie, które są bardzo widoczne w organizacji. 

Patrząc na zadania w ten sposób, możesz usprawnić sposób alokowania zasobów w ramach pracy i upewnić się, że każdy ma czas, aby znaleźć się w centrum uwagi.

Lepsze zgranie zespołu

Udostępnienie macierzy zespołowi może pomóc upewnić się, że wszyscy są w pełni zgodni i nadają zadaniom takie same priorytety — nawet jeśli wywoła to pewną debatę. W zależności od roli niektórzy inni członkowie zespołu mogą uważać, że nakład pracy jest większy lub mniejszy, niż oszacowano. 

Niezależnie od tego korzystanie z macierzy wpływu i nakładu pracy może być świetnym sposobem na ułatwienie wartościowych dyskusji, które prowadzą do lepszego zgrania zespołu.

Większe ukierunkowanie strategiczne

Kolejną korzyścią wynikającą z korzystania z macierzy wpływu i nakładu pracy jest lepsze ukierunkowanie strategiczne. Jeśli spojrzysz na ćwiartkę macierzy oznaczającą mały wpływ i duży nakład pracy i zauważysz, że nie jest ona zgodna z celami projektu lub zespołu, prawdopodobnie warto współpracować z zespołem kierowniczym, aby przekazać te zadania innemu zespołowi lub wykonawcy albo całkowicie obniżyć ich priorytet. 

W zależności od tego, co odkryjesz, możesz opracować alternatywny plan dla tych zadań, aby skupić się wraz z zespołem na tym, co ma największe znaczenie.

Kiedy korzystać z macierzy wpływu i nakładu pracy

Warto rozważyć korzystanie z macierzy wpływu i nakładu pracy, gdy masz dużo pracy do wykonania w stosunkowo krótkim czasie. Jeśli masz do zrobienia tylko kilka rzeczy, przygotowanie i uzupełnienie macierzy może zająć więcej czasu niż samo wykonanie pracy.

Jeśli jednak jesteś kierownikiem projektu od jakiegoś czasu, taka sytuacja prawdopodobnie nie jest ci znajoma. Niezależnie od tego, czy prowadzisz wiele projektów, angażujesz się w inicjatywy biznesowe, czy mentorujesz mniej doświadczonych pracowników, ustalanie priorytetów zadań i decydowanie, co opóźnić lub delegować, prawdopodobnie jest dla ciebie codziennością. 

Dlatego rozpoczęcie i prowadzenie własnej macierzy wpływu i nakładu pracy może być dla ciebie wartościowym działaniem.

Krok po kroku: jak stworzyć macierz wpływu i nakładu pracy

Jeśli nigdy wcześniej nie tworzono macierzy wpływu i nakładu pracy,  przejdziemy wspólnie przez kolejne kroki i omówimy proces ustalania priorytetów.

1. Wybierz przedział czasowy

Zacznij od określenia przedziału czasowego, którego będzie dotyczyć macierz. Załóżmy, że analizujesz tylko ten tydzień. Niektóre zadania na twojej liście mogą wymagać większego nakładu pracy, gdy masz mniej czasu na ich wykonanie, dlatego po ukończeniu macierzy dla tego tygodnia warto również spojrzeć szerzej — do końca miesiąca lub kwartału. 

Nie chcesz stracić z oczu całości, skupiając się na szczegółach, ale nie chcesz też się przytłoczyć ani doprowadzić do szaleństwa przez ciągłe kwestionowanie macierzy.

2. Wypisz wszystkie potencjalne elementy

Następnym krokiem jest sporządzenie listy wszystkich elementów znajdujących się na liście zadań. Na razie nie przejmuj się czasem trwania ani wpływem — w tym miejscu chodzi tylko o uzyskanie pełnego obrazu swojej pracy.

Dlatego nawet jeśli uważasz, że zadanie jest stratą czasu albo masz pewność, że nie uda ci się go wykonać w tym tygodniu, mimo wszystko umieść je na liście. Chodzi o to, aby zebrać wszystko i przeanalizować jednocześnie — możesz się zdziwić, co zobaczysz, jeśli niczego nie pominiesz. 

3. Oszacuj wpływ

Teraz, gdy masz pełną listę zadań, uszereguj elementy od największego do najmniejszego wpływu. Im więcej osób dotyczy dane zadanie lub im większy jest projekt bądź inicjatywa, z którą jest ono powiązane, tym większe prawdopodobieństwo, że będzie miało duży wpływ na projekt lub organizację.

4. Oszacuj nakład pracy

Po zakończeniu szacowania wpływu powtórz ten proces, aby oszacować nakład pracy. Pamiętaj, że chodzi o twój nakład pracy. Szczerze oceń swoje możliwości i ograniczenia. Możesz również zaznaczyć, jeśli zadanie wymaga od ciebie dużego nakładu pracy, ale dla innego członka zespołu mogłoby być łatwe do wykonania. 

Może to być świetne zadanie do delegowania, jeśli później okaże się, że musisz zdjąć z siebie część obowiązków. Jeśli jednak ma ono mały wpływ, warto zastanowić się, czy trzeba je wykonać teraz (lub w ogóle).

5. Umieść elementy na macierzy

Następnym krokiem jest umieszczenie elementów na macierzy. Teraz będziesz w stanie wizualnie zobaczyć, gdzie znajduje się każdy element z listy pod względem wpływu i nakładu pracy. Wykonanie tej części może zająć trochę czasu — na początku może być też nieco niezgrabne — ale za każdym razem, gdy tworzysz nową macierz, możesz dążyć do ciągłego doskonalenia. Praktyka czyni mistrza.

6. Przeanalizuj i ustal priorytety

Gdy wszystkie zadania zostaną umieszczone na macierzy, czas przeanalizować sytuację i ustalić priorytety pracy. Zacznij od elementów, które wymagają minimalnego nakładu pracy, ale będą miały maksymalny wpływ. Następnie przechodź przez kolejne obszary macierzy. Im większego nakładu pracy wymaga zadanie i im mniejszy ma wpływ na zespół lub firmę, tym niżej powinno znaleźć się na liście priorytetów.

Przykład macierzy wpływu i nakładu pracy z życia wzięty 

Przyjrzyjmy się rzeczywistemu przykładowi macierzy wpływu i wysiłku. Wyobraź sobie, że jesteś kierownikiem projektu nadzorującym trzy projekty deweloperskie w swojej firmie: nową witrynę internetową, nową sekcję witryny oraz zmianę marki sztandarowego programu. 

Nowa witryna internetowa jest najbardziej prestiżowym i dysponującym największym budżetem spośród tych trzech projektów, a zmiana marki jest najmniejszym z nich. Oprócz projektów masz również pewne obowiązki administracyjne. Oto aktualna lista zadań do wykonania: 

• Umów spotkanie kontrolne z Jennifer w sprawie planu przekierowań dla nowej witryny internetowej. 
• Wyślij Jennifer i Susan e-mailem listę pytań, które zespół miał po zakończeniu kontroli jakości witryny
• Dokończ artykuł do firmowego biuletynu na temat najlepszych praktyk kontroli jakości witryn internetowych
• Skontaktuj się z Jonem w sprawie projektów zmiany marki — prezentacja dla interesariuszy odbędzie się za 4 dni 
• Uzyskaj zatwierdzenie ostatecznych projektów nowej sekcji witryny internetowej — zespół ds. treści poprosił o kilka zmian przed rozpoczęciem prac deweloperskich w przyszłym tygodniu
• Sprawdź i zatwierdź karty czasu pracy oraz wnioski o urlop 
• Zaktualizuj harmonogram pozostałej części projektu zmiany marki 
• Zaktualizuj prognozę na najbliższe dwa tygodnie 

Niski wysiłek — wysoki wpływ (Wykonaj najpierw)

• Umów spotkanie kontrolne z Jennifer w sprawie planu przekierowań dla nowej witryny internetowej. 
• Wyślij Jennifer i Susan e-mailem listę pytań, które zespół miał po zakończeniu kontroli jakości witryny
• Skontaktuj się z Jonem w sprawie projektów zmiany marki — prezentacja dla interesariuszy odbędzie się za 4 dni 

Wysoki wysiłek — wysoki wpływ (Wykonaj w następnej kolejności)

• Dokończ artykuł do firmowego biuletynu na temat najlepszych praktyk kontroli jakości witryn internetowych
• Sprawdź i zatwierdź karty czasu pracy oraz wnioski o urlop 
• Zaktualizuj prognozę na najbliższe dwa tygodnie 

Niski wysiłek — niski wpływ (Wykonaj szybko lub deleguj)

• Uzyskaj zatwierdzenie ostatecznych projektów nowej sekcji witryny internetowej — zespół ds. treści poprosił o kilka zmian przed rozpoczęciem prac deweloperskich w przyszłym tygodniu

Wysoki wysiłek — niski wpływ (Deleguj, odłóż lub nie wykonuj)

• Zaktualizuj harmonogram pozostałej części projektu zmiany marki 

More Articles

• Oprogramowanie do zarządzania projektami kontra Excel: kluczowe różnice
• 13 demonstracji oprogramowania do zarządzania projektami, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie
• Menedżer projektów i edukator wspomagany przez AI przedstawia prosty przepływ pracy AI, który zasadniczo zmienia sposób realizacji projektów
• 8 demonstracji zarządzania zasobami, które pomogą Ci znaleźć najlepsze rozwiązanie
• Wykres Gantta a wykres PERT: najważniejsze różnice

Wskazówki dotyczące najlepszego wykorzystania macierzy

Chcesz uzyskać największy wpływ przy najmniejszym wysiłku dzięki swojej macierzy (widzisz, co zrobiłem)? Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci jak najlepiej wykorzystać macierz

• Wykorzystaj opinie zespołu, aby ograniczyć stronniczość: To, co wydaje Ci się ważne, może nie być równie ważne dla Twojego zespołu, więc nie wahaj się go zapytać. Uwzględnienie opinii zespołu na temat wpływu zadań może pomóc ograniczyć Twoją stronniczość. Niestety, jeśli zadania dotyczą Ciebie, tylko Ty możesz dokładnie ocenić wymagany poziom wysiłku.
• Nie analizuj przesadnie punktacji: Zaufaj intuicji! Zazwyczaj pierwsze przeczucie dotyczące tego, ile wysiłku wymaga dane zadanie lub jaki ma wpływ, jest prawidłowe. Nawet jeśli kilka elementów nie znajduje się w „idealnej” kolejności, to nic nie szkodzi. Celem macierzy jest umożliwienie Ci pracy tak efektywnej, jak to możliwe; perfekcja ani nieomylność nie są tutaj celem!
• Regularnie wracaj do macierzy, gdy zmieniają się warunki: Zadania, które w określonym momencie miesiąca lub projektu mają niewielki wpływ, w innym momencie mogą mieć wpływ większy. Na przykład, jeśli jednym z Twoich zadań jest spotkanie z klientem w celu uzyskania listy tematów dla autora tekstów na czerwiec, może ono mieć mniejszy wpływ 1 maja niż 28 maja, ponieważ chcesz mieć pewność, że autor tekstów otrzyma tematy przed początkiem czerwca.
• W razie potrzeby połącz ją z innymi narzędziami do ustalania priorytetów lub podejmowania decyzji: Twoja macierz wpływu i wysiłku nie musi być samodzielnym działaniem. W razie potrzeby skorzystaj z backlogu produktu, oprogramowania do zarządzania zadaniami lub nawet narzędzia do prognozowania, aby pomóc sobie w uzupełnieniu macierzy. Te narzędzia cyfrowe mogą dostarczyć dodatkowego kontekstu, który pomoże Ci prawidłowo umieścić zadania dla siebie i swojego zespołu. Możesz również połączyć ją z metodą Ivy'ego Lee, która pomaga przełożyć wnioski z macierzy na skoncentrowaną codzienną listę zadań.

Typowe błędy, których należy unikać

Skoro udało mi się przedstawić macierz wpływu i nakładu pracy jako łatwe narzędzie o dużym potencjale przynoszenia korzyści zarówno Twojemu sposobowi pracy, jak i całej organizacji, nadszedł czas na odrobinę ostrożności. Chociaż macierz może pomóc wyjaśnić, nad którymi zadaniami należy pracować w pierwszej kolejności, nie jest cudownym rozwiązaniem. 

Oto kilka błędów, które zdarzało mi się obserwować u kierowników projektów i zespołów korzystających z macierzy wpływu i nakładu pracy (oraz sposoby ich unikania):

• Zbyt subiektywna ocena bez konsensusu grupy: Mówiłem już o tym wcześniej i powtórzę to jeszcze raz — tylko dlatego, że coś jest zadaniem o dużym wpływie lub wymagającym niewielkiego nakładu pracy dla Ciebie, nie oznacza, że tak samo będzie dla osoby, która musi je wykonać, ani dla całego zespołu. Aby uniknąć zawyżania lub zaniżania ocen w którymkolwiek obszarze, zadbaj o uzyskanie akceptacji zespołu.
• Próba osiągnięcia zbyt dużej precyzji w szacunkach: Szacunki mają być najlepszym przybliżeniem czasu potrzebnego na wykonanie czegoś, opartym na dostępnych informacjach. Szczerze mówiąc, czasami — szczególnie na początku projektu — nie masz wystarczających informacji, aby przygotować dokładny szacunek. 

Może kusić Cię, aby od razu wszystko ustalić, ale łatwo możesz poświęcić na szacowanie niemal tyle samo czasu, ile zajęłoby po prostu wykonanie danego zadania. Zrób więc wszystko najlepiej, jak potrafisz, i rozważ ponowne oszacowanie czasu, gdy zdobędziesz więcej informacji. 

Dzięki temu zaoszczędzisz na początku czas, który można lepiej wykorzystać na inne zadania. (Jeśli musisz, uznaj to za zadanie wymagające dużego nakładu pracy i przynoszące niewielki wpływ!)

• Brak regularnego aktualizowania macierzy: Macierz wpływu i nakładu pracy nie jest ćwiczeniem, które wykonuje się tylko raz. Warto ją aktualizować w miarę postępów prac nad projektem. W miarę zbliżania się terminów wpływ i nakład pracy związane z konkretnymi zadaniami mogą wzrosnąć. Ważne jest, aby mieć tego świadomość i zapewnić zespołowi czas oraz zasoby potrzebne do realizacji zadań w miarę postępów prac nad projektem.
• Ignorowanie łatwych zwycięstw wymagających niewielkiego nakładu pracy: Macierz wpływu i nakładu pracy może wskazać łatwe do osiągnięcia cele lub szybkie sukcesy. To świetny punkt wyjścia, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynasz. 

Może to pomóc wytworzyć w zespole ogromny pozytywny impet, dlatego nie ignoruj tych sukcesów na rzecz rozpoczynania od czegoś większego i bardziej czasochłonnego.

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji o zarządzaniu projektami

Chcesz nawiązać kontakt z innymi cyfrowymi kierownikami projektów, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, wzorów i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych cyfrowych kierowników projektów na Slacku.