Dlaczego kierownicy projektów potrzebują osobistego systemu organizacji w 2026 roku
Dlaczego rozmawiamy o osobistym systemie organizacji?
Cóż, miałem szczęście mieć na początku swojej kariery mentorkę, która była niezwykle zorganizowana. Ciągle zastanawiałem się, jak udawało jej się pamiętać najdrobniejsze szczegóły spotkań, które odbyły się kilka miesięcy wcześniej. Każdy chciał z nią pracować, ponieważ wiedział, że można na niej polegać.
W miarę rozwoju kariery wiedziałem, że właśnie takim kierownikiem projektu chcę być. Niezawodnym, skrupulatnym i nieustannie zaskakującym innych tym, jak wiele informacji potrafię przechowywać w pamięci.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Okazuje się, że sekret polega na tym, aby w ogóle nie polegać na swoim mózgu.
Dlaczego kierownicy projektów potrzebują osobistego systemu organizacji — i jak go zbudować
Gdy równoważysz wiele projektów, klientów i zespołów, możesz mieć wrażenie, że nieustannie jesteś bombardowany wszystkim, co napływa. Obejmuje to e-maile, powiadomienia ze Slacka, przypomnienia w kalendarzu czy po prostu „szybkie pytanie”, gdy mijasz współpracownika w drodze z biura.
Organizacja polega na tym, jak każdego dnia radzisz sobie ze wszystkimi doraźnymi zadaniami, prośbami, rozmowami, alertami (itp.), aby móc spojrzeć na swoją pracę i wiedzieć, że strategicznie zajmujesz się działaniami, które przybliżają Cię do celów.
Jak zachować organizację w pracy? Musisz opracować swój osobisty system organizacji.
Narzędzia a systemy
Wyjaśnijmy to sobie. Istnieją świetne narzędzia, takie jak aplikacje zwiększające produktywność i oprogramowanie do zarządzania czasem, które mogą pomóc Ci organizować zadania i czas, ale narzędzia nie są systemami. Kalendarz Google to świetne narzędzie do zarządzania harmonogramem, ale jego skuteczność zależy od tego, jak go używasz. To, jak go używasz, jest Twoim systemem.
Pomyśl o tym w ten sposób: nawet jeśli masz w kuchni wszystkie narzędzia potrzebne do zorganizowania idealnej kolacji, jeśli nie zaplanujesz strategicznie, jak wykorzystasz każde z nich, Twoi goście będą głodni.
Najważniejszy wniosek: Osobisty system organizacji to zestaw zasad, które tworzysz dla siebie, aby radzić sobie z wieloma sprawami, z którymi będziesz musieć mierzyć się w życiu.
Kilka przydatnych narzędzi do osobistej organizacji
Todoist
To potężna, a jednocześnie prosta w obsłudze aplikacja do tworzenia list zadań. Możesz kategoryzować elementy listy według projektów, przypisywać poziomy priorytetów i ustawiać zadania cykliczne.
Boomerang dla Gmaila
Lubię opisywać to jako „narzędzie do egzekwowania odpowiedzialności”, ponieważ pomaga ono wymagać od innych odpowiedzi na e-maile. Możesz utworzyć niestandardowe ustawienia dla każdej wysyłanej wiadomości, dzięki czemu, jeśli na przykład nikt nie odpowie w ciągu 2 dni, wiadomość ponownie pojawi się na górze skrzynki odbiorczej.
Kalendarz Google
To narzędzie nie wymaga przedstawiania, ale warto o nim wspomnieć, ponieważ mimo swojej prostoty, właściwie używane, jest jednym z najpotężniejszych narzędzi organizacyjnych w Twoim arsenale. Dużą część mojego systemu organizacji stanowi ustalenie, jak i kiedy chcę otrzymywać alerty z Kalendarza Google.
Wzmacniacz koncentracji
To narzędzie do osobistej organizacji zostało zaprojektowane, aby pomagać użytkownikom tworzyć produktywne nawyki pracy poprzez ograniczanie rozpraszaczy i utrzymywanie koncentracji dzięki blokowaniu czasu. Opiera się na technice Pomodoro (technice planowania czasu w blokach). Możesz używać go do porządkowania cykli pracy, a także śledzenia i analizowania czasu pracy.
Taskful
Taskful to narzędzie zwiększające produktywność, podobne do Todoist. Zaletą tego narzędzia do tworzenia list zadań jest to, że pozwala tworzyć podzadania potrzebne do realizacji większych zadań, a prosty pasek postępu pokazuje, jak blisko ukończenia znajduje się zadanie. Aplikacja ma również intuicyjny wygląd i przejrzyste funkcje, które są bardzo łatwe w obsłudze, nawet dla nowych użytkowników.
Toggl
Toggl to narzędzie do śledzenia czasu o naprawdę pięknym, przejrzystym wyglądzie. Możesz używać go do śledzenia czasu poświęcanego na każde zadanie oraz kategoryzowania czasu za pomocą etykiet i projektów. Jeśli nie masz pewności, na co przeznaczasz czas w ciągu dnia, skorzystanie z bezpłatnego narzędzia do śledzenia czasu, takiego jak Toggl, może pomóc Ci realistycznie ocenić, jak spędzasz swoje dni.
IFTTT
IFTTT („jeśli to, to tamto”) to aplikacja, której możesz używać do synchronizowania działań między innymi aplikacjami i na różnych urządzeniach.
Uwzględniam ją na tej liście narzędzi do osobistej organizacji, ponieważ może pomóc Ci zautomatyzować wiele drobnych zadań organizacyjnych, które możesz wykonywać w ciągu dnia, takich jak tworzenie kopii zapasowych plików, wprowadzanie danych do arkuszy kalkulacyjnych i setki innych czynności.
Rozszyfrowanie najlepszego sposobu korzystania z tego narzędzia zajmuje trochę czasu, ale gdy już znajdziesz odpowiadające Ci zautomatyzowane przepływy pracy, możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu i uwolnić zasoby umysłowe na ważniejsze przemyślenia.
Tworzenie własnego systemu organizacji
Lubię podchodzić do swojego systemu osobistej organizacji, zakładając, że zapomnę o czymś w chwili, gdy zniknie mi to z oczu. Jeśli ktoś przekaże mi coś ważnego, co będę musieć zrobić później, muszę dodać to do Todoist, nawet jeśli nie mam czasu, by dobrze to opisać. Na przykład:
Czasami, gdy masz spotkania jedno po drugim, nie masz czasu, by przekształcić notatki ze spotkania w zadania do wykonania. Może to zacząć przypominać klasyczny obrazek z Lucy i Ethel, które desperacko próbują nadążyć za niekończącą się linią cukierków.
Tyle że zamiast pysznej czekolady masz do czynienia z taśmociągiem pełnym pilnych próśb. Gdy tak się dzieje, poświęć 5 sekund na przypomnienie sobie, żeby później wrócić do notatek. Skuteczne strategie robienia notatek również mogą pomóc ograniczyć późniejsze porządkowanie i organizowanie informacji.
To tylko jedna zasada, która dobrze się u mnie sprawdza, ale musisz stworzyć własny zestaw zasad określających, jak i kiedy korzystasz z każdego narzędzia w swoim zestawie narzędzi do zarządzania projektami.
Stwórz własny zestaw zasad dotyczących osobistej organizacji
1. Sporządź listę swoich źródeł informacji.
Zacznij od zastanowienia się nad rodzajami informacji, które pojawiają się w Twoim życiu. Oto kilka przykładów:
- Powiadomienia ze Slacka
- E-maile od klientów
- Zadania do wykonania wynikające ze spotkań
- Papierowe rachunki dostarczane pocztą (ech)
- Rozmowy przy ekspresie do kawy
- Alerty z kalendarza
2. Zastanów się: ile czasu potrzebujesz, aby zająć się tymi sprawami na czas?
Załóżmy, że chcesz pamiętać o wysłaniu klientowi aktualizacji budżetu. Musisz wysłać ją w środę rano, ale potrzebujesz również co najmniej 30 minut na przygotowanie raportu budżetowego oraz musisz dopilnować, aby właściciel konta zatwierdził go przed wysłaniem klientowi.
Ustawienie przypomnienia na środę rano będzie po prostu zbyt późne, dlatego musisz ustawić przypomnienie na wtorek po południu, aby dokończyć raport i wysłać go właścicielowi konta. Następnie potrzebujesz drugiego przypomnienia na środę rano, aby upewnić się, że raport został zatwierdzony, a potem go wysłać.
Nie polegaj na Kalendarzu Google, który automatycznie ustawia za Ciebie przypomnienia. Gdy wsiadam do samolotu, często otrzymuję (automatycznie wygenerowane) powiadomienie z kalendarza dotyczące mojego lotu. Uważam to za przezabawne. Gdybyś polegał wyłącznie na Kalendarzu Google i na jego podstawie pamiętał o nadchodzącym locie, za każdym razem byś go przegapił.
3. Określ poziom alertu lub przypomnienia, którego potrzebujesz.
Potrzebujesz syreny alarmowej czy delikatnego przypomnienia? Niektóre elementy listy zadań są bardziej pilne niż inne. Przypomnienie o konieczności wyjścia na czas na spotkanie z klientem powinno być znacznie bardziej inwazyjne niż przypomnienie o złożeniu wniosku o urlop na przyszły miesiąc.
W przypadku delikatnych przypomnień lubię ustawiać cykliczne przypomnienia w Todoist. Zobaczę zadanie w skrzynce odbiorczej i będę wiedzieć, że muszę je wykonać w którymś momencie dzisiaj. Inną dobrą opcją jest użycie Boomerang lub funkcji Slacka „remind me”. Możesz odkładać przypomnienie tak długo, aż rzeczywiście będziesz mieć czas, aby się nim zająć.
W przypadku spraw naprawdę pilnych musisz dopilnować, aby zobaczyć alert niezależnie od tego, co robisz. Upewnij się, że te przypomnienia będą widoczne na komputerze i telefonie. Gdy mam coś, czego naprawdę nie mogę przegapić, ustawiam alarm w telefonie jako dodatkowe zabezpieczenie na wypadek alertu z Kalendarza Google.
4. Zarezerwuj regularny czas na organizację.
Najlepszym sposobem na upewnienie się, że rzeczywiście korzystasz z własnego systemu organizacji, jest zarezerwowanie na to czasu. Lubię być jedną z pierwszych osób w biurze. Jest cicho i nie ma spotkań, więc to idealny moment, aby przygotować się do dnia.
Jeśli nie jest to dla Ciebie możliwe, wpisz czas na organizację do kalendarza. Zablokuj ten czas, bo w przeciwnym razie prawdopodobnie to się nie wydarzy. W zależności od systemu kalendarza używanego w Twojej organizacji możesz po prostu ustawić ten czas jako „zajęty”, aby nikt nie próbował zaplanować wtedy spotkania.
A jeszcze lepiej — oznacz ten czas w bardziej widoczny sposób. To świetny przykład dla zespołu, pokazujący, że poświęcasz czas na uporządkowanie swojego życia. PM-owie są przecież ludźmi.
Korzyść z osobistego systemu organizacji = zaufanie
Oczywiście wielu z nas chce być lepiej zorganizowanych, ponieważ wiemy, że może nam to pomóc zwiększyć produktywność w pracy. Jednak posiadanie solidnego osobistego systemu organizacji przynosi także inne, bardziej subtelne korzyści: za każdym razem, gdy Twój system organizacji działa, robisz dobre wrażenie.
Twoi współpracownicy, pracownicy, klienci i szef uczą się Ci ufać. Podobnie świadomość, że osoby, z którymi pracujesz, są zorganizowane, pomaga Ci im zaufać. Nikt nie lubi pracować w niezorganizowanym miejscu pracy ani z kimś, na kim nie można polegać.
Za każdym razem, gdy nadzorowałem pracownika na poziomie początkującym, stosowałem tę zasadę: nie obchodzi mnie, jaki masz system, dopóki działa.
Nawet jeśli nie masz bezpośrednio podlegających Ci pracowników, możesz wpłynąć na całą organizację, dając dobry przykład. Następnym razem, gdy ktoś przekaże Ci zadanie do wykonania, spróbuj odpowiedzieć na przykład: „Rozumiem. Ustawię sobie przypomnienie, żeby zająć się tym w czwartek rano, i wtedy się z Tobą skontaktuję”.
Udzielając szczegółowej odpowiedzi, pokazujesz, że masz plan, jak się tym zająć, a także informujesz tę osobę, kiedy może spodziewać się od Ciebie wiadomości. Nie tylko zwiększasz jej zaufanie do siebie, lecz także wzmacniasz własne zaufanie do siebie, konsekwentnie wywiązując się ze swoich zobowiązań.
Co dalej?
Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami cyfrowych projektów, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych kierowników cyfrowych projektów na Slacku.
