Administrator projektu a kierownik projektu: najważniejsze różnice
Jeśli dopiero zaczynasz pracę w obszarze zarządzania projektami lub rozważasz zmianę kariery, możesz zastanawiać się, dlaczego wydaje się, że kierownicy projektów wykonują tak wiele pracy administracyjnej.
W wielu organizacjach to kierownikowi projektu przypada sporządzanie notatek, tworzenie zaproszeń na spotkania, a nawet zamawianie cateringu lub sprzątanie sal konferencyjnych po spotkaniu albo sesji strategicznej.
Jeśli zastanawiasz się, gdzie kończy się rola administratora, a zaczyna rola kierownika projektu — i czy te role są w ogóle ze sobą powiązane — jest to całkowicie uzasadnione. Jasne jest, że ktoś musi wykonywać te zadania, ale dlaczego tak często jest to kierownik projektu i co możemy z tym zrobić, gdy w rzeczywistości nie powinno tak być?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kim jest administrator projektu?
Administrator projektu to osoba odpowiedzialna za administracyjną stronę projektu. Do zadań tej osoby może należeć:
- Aktualizowanie planu projektu
- Aktualizowanie narzędzia do zarządzania projektami
- Planowanie spotkań
- Dokumentowanie projektu (w tym notatek ze spotkań, agend, działań następczych i innych komunikatów)
- Archiwizowanie artefaktów projektu
- Wysyłanie lub opłacanie faktur oraz zarządzanie budżetem
- Zapewnianie wsparcia kierownikowi projektu
Administrator projektu niekoniecznie pełni tę samą funkcję co młodszy kierownik projektu lub koordynator projektu. Choć, podobnie jak wiele nazw stanowisk, określenia te są często używane zamiennie, administrator projektu może rozwijać własną ścieżkę kariery.
To, że ktoś pełni funkcję administracyjną w organizacji realizującej projekty, nie oznacza również, że chce zostać kierownikiem projektu.
Kim jest kierownik projektu?
Kierownicy projektów inicjują, realizują i kończą projekty w różnych branżach.
Ponieważ skupiamy się tutaj na zarządzaniu projektami cyfrowymi, kierownik projektu może kierować zespołem projektantów, programistów, copywriterów i specjalistów ds. doświadczeń użytkownika, aby stworzyć stronę internetową, stronę docelową, serię wpisów na blogu, oprogramowanie lub reklamę.
Ponieważ istnieje wiele różnych rodzajów projektów cyfrowych, w naszej branży można spotkać szeroki wybór opisów stanowisk, a nawet nazw funkcji kierownika projektu. Możesz spotkać się z określeniami takimi jak producent cyfrowy, lider zespołu, a na wyższych szczeblach nawet dyrektor ds. realizacji.
Wszystkie te określenia zasadniczo oznaczają to samo. Ta osoba odpowiada za całościową realizację projektu. Do obowiązków kierownika projektu należy:
- Określenie ogólnego zakresu projektu
- Ustalenie budżetu lub zarządzanie nim
- Nadzorowanie zespołu projektowego
- Planowanie częstotliwości komunikacji
- Wysyłanie aktualizacji statusu sponsorom projektu, klientom lub innym interesariuszom
- Monitorowanie postępów projektu w odniesieniu do planu projektu
- Zapobieganie niekontrolowanemu rozszerzaniu zakresu i sporządzanie zleceń zmian
- Odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem
- Zamykanie projektu po jego ukończeniu
- Prowadzenie analiz po zakończeniu projektu lub retrospektyw
- Dbanie o zarchiwizowanie materiałów projektowych
2 kluczowe różnice między administratorami projektów & kierownikami projektów
Czujesz, że utknąłeś przy wykonywaniu całej pracy administracyjnej związanej z projektami i nie wiesz, gdzie plasujesz się na skali między kierownikiem projektu a administratorem projektu? Te dwie kluczowe różnice mogą pomóc Ci lepiej zrozumieć, gdzie jesteś teraz lub dokąd chcesz zmierzać.
Kierownicy projektów koncentrują się na ogólnej strategii, a administratorzy mają bardziej taktyczne zadania
Kierownicy projektów wykonują lub delegują wszystko, co jest potrzebne do pomyślnej realizacji projektu.
Mogą odpowiadać za wybór członków zespołu projektowego lub wdrożenie ich do pracy, opracowanie zakresu wspólnie z klientem i działem rozwoju biznesu, zarządzanie budżetem przez cały cykl życia projektu oraz całą komunikację i dokumentację projektu.
Prowadzą spotkanie rozpoczynające projekt i aktualizacje statusu, dbają o właściwe zamknięcie projektu oraz prawidłowe uporządkowanie wszystkich artefaktów po jego zakończeniu.
To ogromna odpowiedzialność, a kierowanie ogólną strategią, rozwiązywanie problemów i zajmowanie się zadaniami administracyjnymi może prowadzić do przeciążenia pracą lub wypalenia zawodowego. Dlatego większość złożonych projektów, takich jak tworzenie dużej witryny internetowej lub nowego produktu cyfrowego, może wymagać więcej niż jednego kierownika projektu lub administratora projektu do obsługi wszystkich zadań.
W dużym wewnętrznym zespole cyfrowym lub agencji możesz spotkać od 2 do 10 kierowników projektów, kilku administratorów lub koordynatorów projektów oraz kierownika działu zarządzania projektami albo dyrektora, któremu podlegają wszyscy ci specjaliści.
Administratorzy projektów zapewniają projektowi wsparcie administracyjne. Mają doskonałe umiejętności organizacyjne i powinni być w stanie przejąć odpowiedzialność za takie zadania, jak planowanie spotkań, rezerwowanie sal konferencyjnych, konfigurowanie oprogramowania do zarządzania projektami i przydzielanie zadań członkom zespołu.
Mogą również monitorować zaległe zadania, tworzyć raporty statusu oraz pomagać członkom zespołu we wzajemnej koordynacji lub w koordynacji z klientami.
Ale właśnie tu pojawia się problem: każda osoba na stanowisku kierownika projektu może zostać zaszufladkowana i zajmować się określonymi administracyjnymi działaniami projektowymi tylko dlatego, że jest postrzegana jako najmniej ważny członek zespołu.
W niektórych zespołach cyfrowych uważa się, że do roli kierownika projektu należy pełnienie funkcji administratora zespołu. Nawet jeśli tak nie jest i nie znajduje się to w Twoim zakresie obowiązków, możesz ostatecznie zająć się tą pracą, ponieważ masz wrażenie, że nikt inny tego nie zrobi.
Doświadczenie i kwalifikacje
Doświadczenie i kwalifikacje to obszary, w których kierownicy projektów mogą różnić się od administratorów projektów. Na dzisiejszym rynku pracy można znaleźć stanowisko, które nie wymaga tytułu licencjata, ale prawdopodobieństwo takiego wymogu jest większe w przypadku poszukiwania stanowiska kierownika projektu.
Od bardzo doświadczonego kierownika projektu lub szefa biura zarządzania projektami (PMO) może być również wymagany tytuł magistra. Nie oznacza to jednak, że bez ukończenia czteroletnich studiów nie można znaleźć pracy i zdobyć niezwykle cennego doświadczenia w tej dziedzinie.
Kierownicy projektów mogą zdobywać certyfikaty, aby potwierdzić, że mają odpowiednie doświadczenie na swoim stanowisku. W świecie cyfrowym może to oznaczać uzyskanie certyfikatu mistrza Scrum (co jest inną rolą niż kierownik projektu) lub zdobycie certyfikatu zwinnego zarządzania od Project Management Institute (PMI). W innych branżach złotym standardem jest certyfikat PMP.
W przypadku administratorów projektów certyfikaty z zakresu zarządzania projektami mogą być pomocne przy próbie rozpoczęcia pracy w branży lub uzupełnienia umiejętności, które można wykorzystać w różnych rolach.
Certyfikaty z zakresu zarządzania projektami dla osób początkujących obejmują CAPM, certyfikat Google z zarządzania projektami, a nawet certyfikat Certified Scrum Master (CSM) przyznawany przez Scrum Alliance. Programy te nie wymagają żadnych warunków wstępnych poza uczestnictwem w wymaganej liczbie godzin szkolenia przed przystąpieniem do egzaminu.
2 podobieństwa między administratorami a kierownikami projektów
Utrzymywanie porządku
Kierownik projektu i administrator projektu odgrywają rolę w codziennym utrzymywaniu porządku.
Wspólnie planują zarządzanie zasobami, nadzorują i dokumentują wydatki w budżecie projektu oraz ogólnie dbają o aktualność plików i harmonogramów projektów. Mogą dzielić się odpowiedzialnością za aktualizowanie planów projektów i zadań w narzędziach takich jak Asana, Trello lub Workfront.
Stabilność zatrudnienia i rozwój kariery
Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, czy administratorem projektu, obie ścieżki kariery w dziedzinie zarządzania projektami oferują stabilność zatrudnienia i możliwości rozwoju zawodowego.
Chociaż obecnie obserwujemy wiele zwolnień w branży technologicznej, wykwalifikowani kierownicy projektów i administratorzy projektów zawsze znajdą pracę.
Zgodnie z badaniem luki kadrowej PMI (2017-2027), do 2027 roku pracodawcy na całym świecie będą potrzebować niemal 88 milionów osób na stanowiskach związanych z zarządzaniem projektami.
Co to oznacza dla Ciebie jako doświadczonego lub aspirującego specjalisty ds. zarządzania projektami? Oznacza to, że jest to dobry moment, aby rozpocząć lub rozwijać karierę. Jest to nie tylko umiejętność, na którą istnieje duże zapotrzebowanie, ale może ona również być bardzo dochodowa.
Jeśli pracujesz w pokrewnej dziedzinie i szukasz zmiany kariery, możesz wykorzystać posiadane już umiejętności, aby odnieść sukces jako kierownik projektu lub administrator projektu.
A jeśli chodzi o rozwój kariery, zdobywanie certyfikatów oraz rozwijanie umiejętności zarządzania projektami i umiejętności miękkich, takich jak umiejętności komunikacyjne, umiejętność zarządzania czasem czy umiejętności przywódcze, może pomóc Ci stale podnosić swoje kwalifikacje i podejmować się większych i bardziej złożonych projektów — co może również prowadzić do wyższego wynagrodzenia i większej mobilności zawodowej.
Pułapka obowiązków administracyjnych: uwaga na niewidzialną pracę
Kiedy zastanawiasz się, co oznacza bycie dobrym kierownikiem projektu (lub administratorem), możesz wyobrażać sobie osobę, która bierze odpowiedzialność za wszystko, co trzeba zrobić. Pracuje przez długie godziny, wykonuje wiele zadań jednocześnie i dba o sukces projektu.
Niektóre rzeczy, takie jak robienie notatek, zamawianie cateringu, pamiętanie o urodzinach itp., są bardzo ważne dla zespołu, ale nie wpływają bezpośrednio na sukces projektu. Jeśli te ważne zadania są dobrze wykonywane, rzadko się je docenia.
Jednak jeśli gdzieś coś zostanie przeoczone, wszyscy to zauważają. Głodny zespół może być rozdrażniony, a osoba, której urodzin nie zauważono, może poczuć się urażona i tak dalej. Ta praca jest czasami nazywana niewidzialną pracą — i choć ktoś musi ją wykonywać, nie zawsze musi to być kierownik projektu.
W wielu organizacjach, zwłaszcza tam, gdzie kierowniczkami projektów są głównie kobiety, może się oczekiwać, że PM zajmie się nie tylko pracą administracyjną związaną z projektem, ale także wszystkimi niewidzialnymi obowiązkami zespołu. Pamiętanie o zamówieniu tortu urodzinowego dla głównego programisty albo o tym, że projektant ma alergię na orzechy, wymaga czasu, wysiłku i energii.
Jak nie utknąć przy wykonywaniu niewidzialnej pracy
Jeśli po przeczytaniu kilku ostatnich akapitów przytakujesz ze zrozumieniem, nie jesteś sama. Badania opublikowane przez Harvard Business Review wykazały, że kobiety otrzymują o 44% więcej próśb niż mężczyźni o dobrowolne wykonywanie „zadań, które nie prowadzą do awansu” w pracy.
Zadania, które nie prowadzą do awansu, należą do kategorii niewidzialnej pracy i przynoszą korzyści organizacji, ale prawdopodobnie nie wpływają na ocenę wyników pracy ani rozwój kariery danej osoby.
Raport „Kobiety w miejscu pracy” z 2022 roku przygotowany przez Leanin.org i McKinsey wyjaśnia: „W porównaniu z mężczyznami na tym samym szczeblu kobiety na stanowiskach kierowniczych robią więcej, aby wspierać dobrostan pracowników i promować DEI — jest to praca, która poprawia retencję i satysfakcję pracowników, ale w większości firm nie jest formalnie nagradzana. Poświęcanie czasu i energii na pracę, która nie jest doceniana, utrudnia kobietom na stanowiskach kierowniczych awans i może częściowo wyjaśniać, dlaczego są bardziej wypalone zawodowo”.
Co więc możesz zrobić jako kierownik projektu lub administrator projektu, kiedy oczekuje się od Ciebie — albo, co gorsza, ktoś zgłasza Cię na ochotnika — że wykonasz tę niewidzialną pracę, a Ty widzisz, że nie jest ona sprawiedliwie dzielona w zespole? Oto kilka rzeczy, których możesz spróbować.
Taktyka 1: Po prostu przydziel to zadanie
Możesz z własnej inicjatywy zacząć przydzielać zadania innym osobom. Nie musisz niczego wyjaśniać.
Na przykład: „Greg, czy możesz robić notatki podczas tego spotkania?”. Jeśli Greg wygląda na zdezorientowanego lub oszołomionego, możesz powiedzieć: „Zwykle robię to ja i dziś chciałabym skupić się na prowadzeniu spotkania oraz słuchaniu pod kątem moich priorytetów. Myślę, że dobrze byłoby przydzielać tę rolę nowym osobom podczas każdego spotkania. Ty zaczynasz!”.
Inny przykład: jeśli poproszono Cię o wyjście po przekąski na przyjęcie urodzinowe, a jedyny czas, jaki masz między rozmowami, to 25 minut przeznaczonych na zjedzenie lunchu, rozważ przejrzenie kalendarzy i przydzielenie tego zadania osobie, która ma tego dnia najmniej spotkań.
Taktyka 2: Bądź transparentna
Jeśli chcesz być bardzo transparentna i wiesz, że Twój zespół jest na to otwarty, możesz od razu zmienić wszystkie oczekiwania, ogłaszając na początku spotkania — albo na jego końcu, jeśli trzeba zaplanować coś innego, lub w dowolnym momencie, gdy pojawi się ten temat: „Wiem, że zawsze robiłam ______, ale nie mogę nadal wykonywać tego zadania obok moich własnych obowiązków. Myślę, że jeśli sprawiedliwie rozdzielimy całą tę pracę, nie będzie ona obciążeniem dla jednej osoby”.
A jeśli ktoś zapyta Cię: „Dlaczego?”, zawsze możesz wprawić tę osobę w zakłopotanie, pytając z uśmiechem: „Czy jest jakiś problem z przejęciem części tych wspólnych obowiązków administracyjnych?”.
Taktyka 3: Zdobądź kilku sprzymierzeńców
Innym sposobem na to, aby PM nie był traktowany jak administrator biura, jest pozyskanie kilku sprzymierzeńców, którzy zwrócą na to uwagę, gdy to zauważą. Może to wyglądać tak: „Pam zawsze robi notatki. Tym razem ja je zrobię, a następnym razem może zrobić to Gus. W przeciwnym razie to nie jest zbyt sprawiedliwe”. Albo: „Dlaczego wszyscy zakładają, że Gail zorganizuje to spotkanie?”.
Często zadawane pytania dotyczące administratorów projektów
Jaka jest różnica między administratorem projektu a asystentem kierownika projektu?
W wielu organizacjach tytuły administratora projektu i asystenta kierownika projektu są używane zamiennie, ale oznaczają dwie wyraźnie różne role.
Podczas gdy administrator projektu zajmuje się zadaniami administracyjnymi, asystent kierownika projektu może odgrywać bardziej praktyczną rolę w realizacji projektu. Ryan podsumowuje to następująco:
Patrząc wstecz, nie przepadałem za tym, że zaczynałem jako asystent… ale było to cenne doświadczenie. Nauczyło mnie, jak wspierać ludzi i sprawnie doprowadzać projekt od początku do końca.
Tak więc, nawet jeśli asystent kierownika projektu może dzielić obowiązki z kierownikiem projektu lub zarządzać mniejszymi projektami w organizacji (a w niektórych przypadkach może robić jedno i drugie), jego rola może okazać się kluczowa przy awansie na inne stanowisko związane z zarządzaniem projektami.
Jaka jest różnica między koordynatorem projektu a administratorem projektu?
Koordynatorzy projektów mogą być kierownikami projektów na początkowym szczeblu kariery i zapewniać organizacji wsparcie przy mniejszych projektach. Administrator projektu to specjalista, który koncentruje się na potrzebach administracyjnych związanych z projektami organizacji. W niektórych przypadkach mogą to być bardzo doświadczeni specjaliści, którzy zdecydowali się rozwijać karierę w tym zawodzie.
Kolejne kroki
Podsumowując, kierownik projektu nie jest administratorem, Domyślnym Notującym ani Osobą Od Robienia Rzeczy, Na Które Nikt Inny Nie Ma Ochoty. Jako kierownik projektu nie musisz przejmować wszystkich zadań administracyjnych związanych z projektem — tylko tych, które mają najwięcej sensu.
Wyraź swoje zdanie, wyznacz granice i rozliczaj innych z odpowiedzialności. Rób to na własnych zasadach. Gdy wyznaczysz już swoje granice, zastosuj opisane taktyki (po prostu przydziel zadanie, zachowaj transparentność i znajdź sojuszników, którzy również zabiorą głos), aby wejść na właściwą drogę. I jeszcze jedno przypomnienie: jeśli widzisz kogoś uwięzionego w tej roli, również zabierz głos w jego obronie!
Pamiętaj, aby zapisać się do newslettera The Digital Project Manager, aby dowiedzieć się więcej o rolach i obowiązkach związanych z zarządzaniem projektami.
